Projektsteuerung: Erklärung, Aufgaben und Methoden

Die Projektsteuerung ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements und umfasst alle Aktivitäten, die darauf abzielen, die Ist-Werte eines Projekts wie Termine, Kosten oder Ergebnisse möglichst nahe an den geplanten Projektvorgaben zu halten. Sie spielt eine entscheidende Rolle während der Projektdurchführung, indem sie Soll- und Ist-Werte kontinuierlich abgleicht, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und gezielte Maßnahmen einzuleiten.

Was unterscheidet die Projektsteuerung vom Projektmanagement? Im Gegensatz zur Projektleitung, welche die Gesamtverantwortung für das Projekt trägt, konzentriert sich die Projektsteuerung auf die operative Umsetzung und Kontrolle.

Während der Projektleiter unter anderem die Ziele definiert, die Planung verantwortet und das Team führt, liegt der Schwerpunkt der Projektsteuerung auf der Überwachung und Anpassung von Zeit- und Budgetplänen, der Qualitätssicherung sowie dem Risiko- und Änderungsmanagement.

Die Rolle der Projektleitung und der Projektsteuerung kann, je nach Ansatz, kombiniert sein oder separat durch unterschiedliche Personen oder Gremien wahrgenommen werden.

Ein wesentlicher Bestandteil der Projektsteuerung ist der regelmäßige Soll-Ist-Vergleich. Dieser ermöglicht es, den Fortschritt eines Projekts genau zu überwachen und sicherzustellen, dass Abweichungen frühzeitig erkannt werden. Zu den wichtigsten Methoden, die dabei unterstützen, zählen die Meilensteintrendanalyse, die Kostentrendanalyse, das Earned Value Management sowie ein strukturiertes Risikomanagement. Diese Instrumente helfen, den Fortschritt zu visualisieren, Kosten und Zeitpläne zu bewerten und Risiken proaktiv zu steuern.

Die Projektsteuerung wird durch den Einsatz moderner Projektmanagement-Software zusätzlich unterstützt. Solche Tools zentralisieren die Planung, Überwachung und Kommunikation, wodurch die Effizienz erhöht und eine präzisere Kontrolle gewährleistet wird. Letztendlich trägt die Projektsteuerung maßgeblich dazu bei, komplexe Projekte erfolgreich, termingerecht und innerhalb des Budgets in der gewünschten Qualität umzusetzen.

In unserem Artikel gehen wir genauer auf die Definition der Projektsteuerung ein, zeigen den Unterschied zwischen Projektsteuerung und Projektmanagement, informieren über die wichtigsten Methoden der Projektsteuerung und geben Tipps, wie die richtigen Tools die Projektsteuerung vereinfachen.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Projektsteuerung?
2. Was sind die Aufgaben in der Projektsteuerung?
3. Was sind die Ziele der Projektsteuerung?
4. Welche Projektsteuerungs-Tools und -Features gibt es?
5. Welche Rolle spielt eine Projektmanagement-Software bei der Projektsteuerung?
6. Fazit zur Projektsteuerung
7. FAQs

Was ist Projektsteuerung?

Projektsteuerung bezeichnet die systematische Kontrolle und Anpassung aller projektbezogenen Prozesse, um die Einhaltung der Ziele hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität sicherzustellen. Sie umfasst die kontinuierliche Überwachung von Soll- und Ist-Werten, das Erkennen von Abweichungen und die Einleitung entsprechender Gegenmaßnahmen. Ziel ist es, operative Abläufe effizient zu koordinieren und den Projekterfolg durch gezielte Steuerung zu gewährleisten.

Typische Einsatzbereiche der Projektsteuerung sind komplexe Bauvorhaben, IT-Projekte, Produktentwicklungen und Infrastrukturprogramme. Sie agiert als Schnittstelle zwischen Projektleitung, Auftraggebern und ausführenden Teams, um eine reibungslose Kommunikation und Umsetzung sicherzustellen.

Die Abgrenzung zum Projektmanagement zeigt sich vor allem auf der Verantwortungsebene. Während das Projektmanagement die Gesamtverantwortung für das Projekt trägt, fokussiert sich die Projektsteuerung auf die operative Umsetzung. Der Projektsteuerer übernimmt die Kontrolle sowie Überwachung und schlägt bei Abweichungen entsprechende Maßnahmen vor. Er trifft jedoch keine eigenständigen strategischen Entscheidungen.

Die Projektsteuerung ist unverzichtbar, weil sie Transparenz schafft, Risiken minimiert und durch gezielte Kontrolle zur Zielerreichung beiträgt. Ohne eine konsequente Steuerung können Projekte schnell aus dem geplanten Rahmen fallen, was zu Zeitverzögerungen, Kostenüberschreitungen oder Qualitätsmängeln führen kann. Sie ist damit ein entscheidender Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Projektdurchführung.

Welche Projektsteuerungs-Definitionen und -Standards gibt es?

Die Projektsteuerung wird in verschiedenen Standards definiert und interpretiert, wobei alle Ansätze darauf abzielen, Projekte effizient und zielgerichtet zu überwachen und zu kontrollieren.

Die bekanntesten Standards sind:

• DIN 69901
• PRINCE2
• PMBOK Guide

Sie bieten jeweils spezifische Perspektiven und Methoden zur Projektsteuerung an.

Die DIN 69901 definiert den Begriff der Projektsteuerung als eine der fünf Phasen und damit Hauptaufgaben im Projektmanagement. Laut DIN 69901 meint Projektsteuerung die operative Führung eines Projekts, die sich auf die Koordination, Überwachung und Anpassung von Zeit-, Kosten- und Leistungszielen konzentriert.

Sie versteht die Projektsteuerung als Teilprozess des Projektmanagements, der die Einhaltung der definierten Rahmenbedingungen sicherstellt. Die DIN legt dabei besonderen Wert auf Strukturierung und klare Verantwortlichkeiten. Die Steuerung ist laut DIN keine isolierte Prozesskomponente.

In PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) wird die Projektsteuerung als eigenständiger Prozess definiert, der sich klar von anderen Managementprozessen abgrenzt. Der Prozess „Controlling a Stage” ist darauf ausgelegt, jede Projektphase unabhängig zu steuern.

Innerhalb dieses Prozesses werden Fortschritte überprüft, Abweichungen identifiziert und Maßnahmen eingeleitet, bevor die nächste Phase beginnen kann. Dabei endet jede Phase mit einem formalen Review und einer Steuerungsentscheidung durch den Lenkungsausschuss, der über die Fortführung des Projekts entscheidet. Diese phasenbezogene Trennung der Steuerung unterscheidet PRINCE2 maßgeblich von der DIN 69901.

Der PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Guide definiert Projektsteuerung als Teil der Prozessgruppe „Monitoring and Controlling”, die kontinuierlich über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg angewandt wird. Im Gegensatz zur DIN 69901 wird die Projektsteuerung hier nicht explizit als eigenständige Funktion verstanden, sondern als Aktivität, die vom Projektmanager und relevanten Stakeholdern durchgeführt wird. Sie umfasst die Erfassung und Bewertung von Abweichungen sowie die Einleitung von Maßnahmen, um Projekte im Einklang mit Zeit, Kosten und Qualitätszielen zu halten.

Dabei werden standardisierte Werkzeuge wie Earned Value Management, KPI-Tracking und Change Management eingesetzt, um eine präzise Steuerung zu gewährleisten.

Im Unterschied zu PRINCE2, das die Steuerung phasenbasiert organisiert, ist die Steuerung im PMBOK Guide ein durchgehender, dynamischer Prozess, der besonders für Projekte geeignet ist, die eine flexible Anpassung und kontinuierliche Kontrolle erfordern.

Trotz dieser unterschiedlichen Ansätze gibt es klare Gemeinsamkeiten: Alle Standards betonen die Bedeutung der Überwachung von Ist- und Soll-Werten, Anpassung und Sicherstellung der Zielerreichung sowie die enge Verbindung zwischen Projektsteuerung und Projektmanagement.

Unterschiede liegen in der Methodik und dem Umfang: Während DIN 69901 die Projektsteuerung eher als operative Komponente sieht, betrachten PRINCE2 und der PMBOK Guide sie als integralen Bestandteil eines umfassenderen Projektmanagements. PRINCE2 ist stärker prozessorientiert und strukturiert die Steuerung in klar definierten Phasen, während der PMBOK Guide mehr Flexibilität durch eine modulare Herangehensweise bietet.

Für kleine bis mittelgroße Projekte mit klaren Rahmenbedingungen eignet sich DIN 69901, da sie eine praktische und leicht anwendbare Orientierung bietet. PRINCE2 ist ideal für komplexe, organisationsübergreifende Projekte, da es stark auf Prozesse und klare Rollen setzt. Der PMBOK Guide eignet sich besonders für Projekte, die ein hohes Maß an Individualisierung und Integration erfordern, wie beispielsweise für die Projektsteuerung im Bau oder in IT-Projekten.

Unternehmen profitieren von etablierten Standards in der Projektsteuerung, da sie klare Richtlinien für die Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten bieten. Sie erleichtern die Auswahl eines methodisch passenden Steuerungsansatzes, der individuell auf die spezifischen Anforderungen eines Projekts zugeschnitten werden kann. Durch die Nutzung internationaler Standards können Unternehmen zudem die Zusammenarbeit in interdisziplinären oder multinationalen Teams erleichtern und die Qualität ihrer Projekte sichern.

In nachstehender Tabelle fassen wir die Beschreibung und den Einsatzbereich der drei Standards für die Projektsteuerung zusammen.

Projektsteuerung im Bauwesen: Das AHO-Leistungsbild

Die Projektsteuerung im Bauwesen folgt eigenen, klar definierten Regelwerken – und wer in dieser Branche tätig ist, kommt an der AHO-Schrift Nr. 9 nicht vorbei. Herausgegeben vom Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e. V. (AHO), bildet dieses Dokument seit Jahrzehnten den maßgeblichen Leistungsstandard für Projektsteuerer im Bauwesen.

Zum Hintergrund: Bis zur HOAI-Novelle 2009 war die Projektsteuerung im Bauwesen in § 31 der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) geregelt. Mit der Novellierung wurde die Projektsteuerung aus der HOAI herausgenommen, weil sie keine klassische Planungsleistung darstellt, sondern eine Beratungs- und Managementleistung. Seitdem bildet die AHO-Schrift Nr. 9 den anerkannten Marktstandard – freiwillig, aber faktisch weitgehend verbindlich.

Die 5 Projektstufen der AHO-Schrift Nr. 9

Das AHO-Leistungsbild gliedert ein Bauprojekt in fünf aufeinanderfolgende Projektstufen, entlang derer die Steuerungsleistungen erbracht werden:

1. Projektvorbereitung: Definition der Projektziele, Bedarfsplanung, Prüfung der Rahmenbedingungen sowie Aufstellung eines ersten Projektstrukturplans.
2. Planung: Begleitung und Koordination der Planungsprozesse, Kontrolle der Planungsziele hinsichtlich Kosten, Termine und Qualitäten.
3. Ausführungsvorbereitung: Mitwirkung bei der Vergabestrategie, Prüfung von Ausschreibungsunterlagen sowie Kontrolle der Vergabeergebnisse.
4. Ausführung: Überwachung der Bauausführung in Bezug auf Termine, Kosten und Qualitäten, Koordination der am Bau Beteiligten sowie Steuerung von Änderungen.
5. Projektabschluss: Übergabe und Inbetriebnahme, Kostenfeststellung, Auswertung des Projektverlaufs und Archivierung der Projektdokumentation.

Die 5 Handlungsbereiche der AHO-Schrift Nr. 9

Parallel zu den Projektstufen definiert die AHO-Schrift Nr. 9 fünf Handlungsbereiche, die in jeder Projektstufe durchgängig relevant sind. Sie beschreiben, was der Projektsteuerer in der jeweiligen Phase konkret zu leisten hat:

1. Organisation, Information, Koordination und Dokumentation: Dieser Handlungsbereich bildet das Fundament der gesamten Projektsteuerung im Bauwesen. Er umfasst die Aufstellung und Pflege der Projektorganisation, die Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses zwischen allen Projektbeteiligten, die Koordination der verschiedenen Fachplaner und ausführenden Unternehmen sowie die lückenlose Dokumentation aller projektrelevanten Vorgänge. Ohne eine funktionierende Kommunikations- und Dokumentationsstruktur verlieren selbst die besten Terminpläne ihren Wert.
2. Qualitäten und Quantitäten: Hier geht es um die Sicherstellung, dass die vereinbarten Planungs- und Ausführungsqualitäten eingehalten werden. Der Projektsteuerer überprüft, ob die Leistungsbeschreibungen vollständig sind, die definierten Standards und Normen eingehalten werden und die tatsächlich erbrachten Leistungen den vertraglichen Vorgaben entsprechen. Quantitative Aspekte wie Flächenermittlungen oder Raumprogramme sind ebenfalls Bestandteil dieses Handlungsbereichs.
3. Kosten und Finanzierung: Die Kostenkontrolle und -steuerung über den gesamten Projektverlauf ist einer der anspruchsvollsten Handlungsbereiche. Dazu gehören die Aufstellung und Fortschreibung von Kostenrahmen, Kostenschätzungen, Kostenberechnungen und Kostenfeststellungen gemäß DIN 276. Ebenso zählen die Überwachung der Mittelabflüsse, das Nachtragsmanagement und die Kontrolle der Finanzierungsplanung dazu. Kostentransparenz ist hier keine Option, sondern Pflicht.
4. Termine, Kapazitäten und Logistik: Dieser Handlungsbereich deckt die gesamte Terminsteuerung ab – von der Aufstellung übergeordneter Rahmenterminpläne bis hin zur Detailsteuerung auf der Baustelle. Hinzu kommen die Überwachung von Kapazitäten der Planungs- und Ausführungsbeteiligten sowie logistische Anforderungen, etwa bei der Materialanlieferung auf beengten innerstädtischen Baustellen. Verzögerungen in einem Teilbereich können sich wie Dominosteine auf den gesamten Projektverlauf auswirken – die frühzeitige Erkennung und Gegensteuerung ist daher essenziell.
5. Verträge und Versicherungen: Der fünfte Handlungsbereich umfasst die Mitwirkung bei der Aufstellung von Vertragsunterlagen, die Prüfung von Planungs- und Bauverträgen auf Vollständigkeit und Projektkonformität sowie die Überwachung der Vertragserfüllung durch alle Beteiligten. Darüber hinaus gehört die Kontrolle der erforderlichen Versicherungen (z. B. Bauherrenhaftpflicht, Bauleistungsversicherung) sowie das Nachtragsmanagement bei Leistungsänderungen in diesen Bereich.

AHO-Leistungsbild vs. allgemeine Projektsteuerung: Was ist anders?

Der wesentliche Unterschied liegt in der Branchenspezifik und regulatorischen Tiefe. Während allgemeine Projektsteuerungsstandards wie die DIN 69901 oder der PMBOK Guide branchenübergreifend anwendbar sind, ist das AHO-Leistungsbild explizit auf die Anforderungen von Bauprojekten zugeschnitten. Es berücksichtigt bauspezifische Normen (DIN 276 für Kosten, DIN 18960 für Nutzungskosten), vergaberechtliche Anforderungen (VOB, UVgO) und die vielschichtige Beteiligtenstruktur in Bauprojekten mit Architekten, Fachplanern, ausführenden Unternehmen und Bauherren.

Für Unternehmen, die Bauprojekte steuern, bietet die AHO-Schrift Nr. 9 damit eine unverzichtbare Orientierung – nicht nur als Leistungsbeschreibung, sondern auch als Grundlage für Honorarverhandlungen und die rechtssichere Abgrenzung von Verantwortlichkeiten.

Projektsteuerung und Projektplan: Ist ein Projektplan notwendig?

Ein Projektplan ist für die Projektsteuerung unerlässlich, weil er als Grundlage dafür dient. Er definiert die Soll-Werte, die gegen die Ist-Werte abgeglichen werden, wie Zeitpläne und Ressourcen, die für eine erfolgreiche Umsetzung erforderlich sind. Der Projektplan schafft eine klare Orientierung für alle Beteiligten.

Ohne die Erstellung eines detaillierten Projektplans ist es nahezu unmöglich, Abweichungen zu erkennen, Fortschritte zu messen oder rechtzeitig Steuerungsmaßnahmen einzuleiten.

Zu den wichtigsten Bestandteilen eines Projektplans gehören:

1. Meilensteine: Sie markieren zentrale Etappenziele im Projektverlauf und dienen als Kontrollpunkte, um den Fortschritt zu überprüfen. Meilensteine helfen, komplexe Projekte in überschaubare Abschnitte zu gliedern und ermöglichen eine frühzeitige Identifikation von Verzögerungen oder Problemen.
2. Terminpläne: Sie legen die zeitliche Abfolge von Aufgaben, Phasen und Meilensteinen fest. Zeitpläne ermöglichen die Überwachung des Fortschritts und bieten eine Basis für die Steuerung, insbesondere dann, wenn Anpassungen oder Priorisierungen notwendig werden.
3. Ressourcen: Dazu gehören Personal, Budget und Materialien, die für die Umsetzung des Projekts erforderlich sind. Ein klarer Ressourcenplan sorgt dafür, dass Engpässe vermieden und vorhandene Kapazitäten optimal genutzt werden können.

Ein gut strukturierter Projektplan bildet somit das Rückgrat der Projektsteuerung. Er bietet eine klare Grundlage für den Abgleich von Soll- und Ist-Werten.

Projektsteuerung in der IT-Branche: Welche Besonderheiten gibt es?

Die Dynamik und Komplexität von Projekten in der IT-Branche führen zu spezifischen Anforderungen an die Projektsteuerung. Die Steuerung übernimmt hier eine zentrale Rolle bei der Projektumsetzung, um technische und organisatorische Herausforderungen zu bewältigen und sicherzustellen, dass Projekte termingerecht, kosteneffizient und in der gewünschten Qualität abgeschlossen werden.

Zu den wesentlichen Handlungsbereichen der IT-Projektsteuerung gehören:

• Qualitätskontrolle: Konzentriert sich auf die Einhaltung von Entwicklungsstandards, Tests und Abnahmekriterien.
• Terminplanung: Passt sich iterativen Entwicklungsprozessen wie Scrum oder Kanban an.
• Kostenmanagement: Berücksichtigt sowohl direkte Projektkosten als auch langfristige Wartungskosten.

Die Projektsteuerung begleitet alle Projektstufen der fünf Phasen des Projektmanagements: von der Initialisierung, über die Definition, Planung und Steuerung bis hin zum Abschluss des Projekts. Mit der Übergabe wird die Lösung erfolgreich in Betrieb genommen.

Jede Phase erfordert spezifische Steuerungsmaßnahmen, wie regelmäßige Reviews, Risikoanalysen und die Koordination zwischen Entwicklern, Testern und Auftraggebern.

Typische Herausforderungen in IT-Projekten sind sich ändernde Anforderungen, technologische Komplexität und Kommunikationsprobleme zwischen technischen und nicht-technischen Stakeholdern. Die Projektsteuerung begegnet diesen durch transparente Prozesse, den Einsatz von agilen Methoden und die Nutzung spezialisierter Software-Tools, die Soll-Ist-Vergleiche und kollaboratives Arbeiten ermöglichen.

Eine gut organisierte Steuerung sorgt dafür, dass ein Projekt flexibel bleibt, ohne dabei den Überblick über Zeit, Kosten und Qualität zu verlieren.

Was sind die Aufgaben in der Projektsteuerung?

Die Projektsteuerung umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die darauf abzielen, den Projekterfolg sicherzustellen. Dabei übernimmt der Projektsteuerer eine zentrale Rolle, indem er als operative Kontrollinstanz agiert, Prozesse koordiniert und Abweichungen frühzeitig identifiziert.

Trotz dieser vielfältigen Aufgaben stehen drei Kernbereiche im Fokus der Projektsteuerung:

• Zeitmanagement: Der Projektsteuerer stellt sicher, dass alle Aufgaben termingerecht umgesetzt werden. Dies beinhaltet die Erstellung und Pflege von Zeitplänen, die Definition von Meilensteinen und die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts. Verzögerungen werden frühzeitig erkannt und Maßnahmen zur Einhaltung des Zeitplans werden eingeleitet.
• Kostenmanagement: Im Kostenmanagement liegt der Fokus auf der Kontrolle des Projektbudgets. Der Projektsteuerer überwacht die Ausgaben und vergleicht diese regelmäßig mit den geplanten Kosten. Bei Abweichungen werden umgehend Anpassungen vorgenommen, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden und finanzielle Risiken zu minimieren.
• Qualitätsmanagement: Die Qualitätssicherung umfasst die Einhaltung der vereinbarten Standards und Zielvorgaben. Der Projektsteuerer überprüft regelmäßig, ob alle Prozesse und Ergebnisse den Anforderungen entsprechen, und sorgt bei Bedarf für Optimierungen.

Die Projektsteuerung ist auch die Schnittstelle zu anderen Projektrollen. Während der Projektleiter die Zielvorgaben definiert und Entscheidungen trifft, liefert der Projektsteuerer die notwendigen Daten und Analysen, um diese Entscheidungen zu unterstützen. Ebenso arbeitet der Projektsteuerer eng mit dem Projektteam zusammen, indem er Fortschritte überwacht, Hindernisse identifiziert und Lösungsvorschläge erarbeitet.

Was sind die Ziele der Projektsteuerung?

Auf den Punkt gebracht, ist das oberste Ziel der Projektsteuerung, ein Projekt auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass die definierten Projektziele erreicht werden. Dabei geht es jedoch um mehr als nur die reine Überwachung des Fortschritts. Die eigentliche Herausforderung und Kernaufgabe besteht darin, proaktiv auf Abweichungen zu reagieren und die drei zentralen Dimensionen eines jeden Projekts – Zeit, Kosten und Qualität bzw. Umfang – auszubalancieren. Ändert sich eine dieser Variablen, müssen die anderen angepasst werden. Die Kunst der Projektsteuerung liegt also darin, durch gezielte Maßnahmen das magische Dreieck im Gleichgewicht zu halten und so den Projekterfolg trotz unvorhergesehener Ereignisse zu sichern.

Welche Aufgaben übernimmt ein Projektsteuerer?

Ein Projektsteuerer ist eine eigenständige Rolle innerhalb des Projekts. Alternativ wird die Aufgabe der Projektsteuerung vom Projektleiter mit übernommen. Die Projektsteuerung nimmt eine zentrale operative Rolle innerhalb eines Projekts ein und ist die Schnittstelle zwischen den Projektbeteiligten.

Zu den spezifischen Aufgaben der Projektsteuerung gehören:

• Planung und Koordination: Unterstützung und Überwachung bei der Umsetzung des Projektplans und bei der Zuordnung der Arbeitspakete.
• Überwachung und Kontrolle: Kontinuierliche Überprüfung von Plan-Werten wie Zeit, Kosten und Qualität im Vergleich zu den tatsächlichen Fortschritten.
• Risikomanagement: Identifikation potenzieller Risiken durch Analysen, Szenarioplanung und die Bewertung von Auswirkungen. Ergreifen gezielter Schritte, wenn Abweichungen oder Risiken auftreten, um den Projekterfolg zu sichern.
• Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Vermittlung zwischen den Anforderungen des Auftraggebers und der Umsetzung durch das Projektteam. Regelmäßige Berichterstattung über den Projektstatus, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
• Qualitätssicherung: Überprüfen der Projektergebnisse, um sicherzustellen, dass sie den definierten Standards und Zielen entsprechen.
• Vergabe von Unteraufträgen: Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren – von der Erstellung der Leistungsbeschreibungen bis zur Auswertung von Angeboten und der Empfehlung geeigneter Auftragnehmer. Gerade in Bauprojekten oder bei der Beauftragung von Subunternehmern kommt diesem Aufgabenfeld erhebliche Bedeutung zu.
• Interne Abnahme von Projektergebnissen: Überprüfung und Abnahme von Zwischenergebnissen, Arbeitspaketen und Lieferobjekten anhand der definierten Qualitäts- und Leistungskriterien – bevor diese an den Auftraggeber weitergegeben oder in der nächsten Projektphase weiterverwendet werden.
• Verhandlungen mit Auftraggebern: Vorbereitung und Begleitung von Verhandlungsgesprächen mit dem Auftraggeber, insbesondere bei Leistungsänderungen, Nachträgen, Terminverschiebungen oder Budgetanpassungen. Der Projektsteuerer liefert die dafür erforderliche Datenbasis und bereitet Entscheidungsvorlagen auf.
• Beantragung von Projektreviews: Initiierung strukturierter Projektreviews an definierten Punkten im Projektverlauf, um den Gesamtstatus zu bewerten, Risiken zu identifizieren und gegebenenfalls strategische Kurskorrekturen einzuleiten. Reviews sind kein Selbstzweck, sondern ein aktives Steuerungsinstrument.
• Beantragung des Projektabbruchs: Wenn ein Projekt trotz aller Steuerungsmaßnahmen nicht mehr wirtschaftlich oder zielführend weitergeführt werden kann, ist es Aufgabe des Projektsteuerers, die Entscheidungsgrundlagen für einen kontrollierten Projektabbruch aufzubereiten und diesen beim zuständigen Entscheidungsgremium zu beantragen. Das erfordert Mut, ist aber professionell und verantwortungsbewusst.

Die Projektsteuerung sorgt dafür, dass Auftraggeber, Projektteams und externe Partner effektiv zusammenarbeiten. Sie übersetzt strategische Vorgaben des Auftraggebers in operative Aufgaben für das Team und stellt sicher, dass Rückmeldungen aus der Umsetzung wieder in die Planung einfließen. Diese Funktion erfordert ein hohes Maß an Kommunikations- und Organisationsgeschick, um Konflikte zu lösen und Abstimmungsprobleme zu vermeiden.

Projektsteuerer analysieren systematisch mögliche Risiken, die sich aus Zeitverzögerungen, Budgetüberschreitungen oder qualitativen Abweichungen ergeben könnten. Das Risikomanagement in Projekten erfolgt durch Methoden wie SWOT-Analysen, Checklisten oder Monitoring-Tools. Die Steuerer eines Projekts priorisieren Risiken basierend auf ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihren potenziellen Auswirkungen. Darauf basierend entwickeln sie Strategien zur Risikovermeidung, -minderung oder -bewältigung.

Projektsteuerer setzen verschiedene Tools ein, um ihre Aufgaben effizient zu erfüllen, darunter:

• Projektmanagement-Software für Zeit- und Kostenpläne sowie zur Überwachung des Fortschritts
• Collaboration-Tools für die Abstimmung und Zusammenarbeit im Team
• Analyse- und Tracking-Tools wie Earned Value Management und KPI-Dashboards für die Überwachung von Projektkennzahlen
• Risikomanagement-Tools zur Identifikation und Bewertung von Risiken

Projektcontrolling als Teil der Projektsteuerung

Das Projektcontrolling ist ein zentraler Bestandteil der Projektsteuerung und trägt entscheidend dazu bei, die Zielerreichung sicherzustellen. Es konzentriert sich auf die Überwachung von Zeit, Kosten und Qualität, indem Planwerte mit den tatsächlichen Entwicklungen verglichen werden. Abweichungen werden analysiert, dokumentiert und durch gezielte Maßnahmen korrigiert, um den Projekterfolg nicht zu gefährden.

Obwohl die beiden Begriffe im Projektalltag häufig synonym verwendet werden, beschreiben Projektsteuerung und Projektcontrolling unterschiedliche Schwerpunkte – die jedoch eng miteinander verzahnt sind. Die folgende Tabelle macht den Unterschied auf einen Blick deutlich:

Der Projektsteuerer übernimmt hierbei die operative Verantwortung für die Umsetzung des Controllings und arbeitet eng mit dem Projektleiter zusammen. In vielen Projekten werden diese Rollen jedoch kombiniert, sodass eine Person sowohl die Steuerung als auch die Leitung übernimmt und damit die Gesamtverantwortung für Planung, Überwachung und Umsetzung trägt.

Projektsteuerung und Projektcontrolling ergänzen sich somit: Das Controlling liefert die Daten und Analysen, die Steuerung setzt darauf aufbauend notwendige Anpassungen um. Ohne verlässliche Controlling-Daten tappt die Steuerung im Dunkeln – und ohne konsequente Steuerung bleiben die schönsten Controlling-Berichte wirkungslos.

Kennzahlen und KPIs in der Projektsteuerung: Vollständige Übersicht

Eine fundierte Projektsteuerung lebt von verlässlichen Kennzahlen. Nur wer weiß, wo ein Projekt tatsächlich steht, kann gezielt eingreifen. Im Projektcontrolling werden daher regelmäßig definierte KPIs (Key Performance Indicators) erhoben, ausgewertet und interpretiert.

Die folgende Tabelle gibt eine strukturierte Übersicht über die wichtigsten Kennzahlen – inklusive Formel, Richtwert und Interpretationshinweis:

Diese Kennzahlen liefern in ihrer Gesamtheit ein präzises Bild des Projektstatus. Besonders aussagekräftig werden sie im Zusammenspiel: Ein CPI von 0,85 kombiniert mit einem SPI von 0,78 signalisiert beispielsweise, dass ein Projekt sowohl hinter dem Zeitplan als auch über dem Budget liegt – und dass dringender Handlungsbedarf besteht.

Welche Projektsteuerungs-Tools und -Features gibt es?

Die effiziente Steuerung von Projekten erfordert den Einsatz geeigneter Tools und Features, welche die Planung, Überwachung und das Reporting optimal unterstützen. Ein zentrales Instrument der Projektsteuerung ist eine umfassende Projektmanagement-Software (PM-Software), die alle wesentlichen Funktionen in einem System integriert.

Ergänzend zur klassischen PM-Software können KI-gestützte Tools in komplexen Projekten mit dynamischen Anforderungen eingesetzt werden. Sie unterstützen durch automatisierte Analysen, Prognosen und Optimierungsvorschläge. Diese Funktionen bieten besondere Vorteile bei datenintensiven Vorhaben, wie z. B. IT- oder Forschungsprojekten, und ermöglichen eine präzisere Entscheidungsfindung.

Methoden der Projektsteuerung: Meilensteintrendanalyse, Kostentrendanalyse und Earned Value Management

Neben den softwareseitigen Features sind es vor allem bewährte Analysetools und -methoden, die das Herzstück einer professionellen Projektsteuerung bilden. Die drei bedeutendsten Methoden – Meilensteintrendanalyse, Kostentrendanalyse und Earned Value Management – ergänzen sich gegenseitig und liefern zusammen ein umfassendes Bild des Projektstatus.

Meilensteintrendanalyse (MTA)

Die Meilensteintrendanalyse ist eine der bekanntesten und am weitesten verbreiteten Methoden der Projektsteuerung. Sie visualisiert, wie sich die geplanten Fertigstellungstermine einzelner Meilensteine im Laufe der Zeit entwickeln – und macht damit Termintrends auf einen Blick sichtbar.

Das Prinzip ist denkbar einfach: In regelmäßigen Abständen (z. B. wöchentlich oder monatlich) wird für jeden Meilenstein erfasst, wann er voraussichtlich erreicht werden wird. Diese Prognosewerte werden in einem Diagramm eingetragen, auf dessen X-Achse die Berichtszeitpunkte und auf dessen Y-Achse die Meilensteinzeitpunkte abgetragen werden. Verläuft die Kurve eines Meilensteins horizontal, liegt das Projekt im Plan. Steigt sie an, deutet das auf eine Verschiebung hin – und je früher dieser Trend erkannt wird, desto mehr Spielraum bleibt für Gegenmaßnahmen.

Die MTA ist damit ein Frühwarnsystem für Terminrisiken, das ohne aufwändige Berechnungen auskommt und auch für Stakeholder ohne tiefes Projektmanagement-Wissen leicht verständlich ist.

Kostentrendanalyse (KTA)

Die Kostentrendanalyse ist das direkte Pendant zur Meilensteintrendanalyse – mit dem Unterschied, dass sie nicht Termine, sondern Kosten im Zeitverlauf visualisiert. Sie zeigt, wie sich die Kostenprognosen für das Gesamtprojekt oder einzelne Arbeitspakete über den Berichtszeitraum entwickeln, und macht damit Kostentrends früh erkennbar.

Konkret funktioniert die KTA so: Zu jedem Berichtszeitpunkt wird eine aktualisierte Prognose der Gesamtkosten (oder Teilkosten) erstellt und in ein Trenddiagramm eingetragen. Steigt die Kostenkurve über mehrere Berichtszeiträume hinweg an, ist das ein klares Signal, dass das Budget unter Druck gerät – auch wenn die tatsächlichen Ausgaben noch im Rahmen liegen. Dieser vorausschauende Charakter macht die KTA zu einem unverzichtbaren Instrument für das proaktive Kostenmanagement.

Die Kostentrendanalyse arbeitet am besten im Zusammenspiel mit dem Earned Value Management: Während die KTA den Kostentrend auf Basis von Prognosen visualisiert, liefert das EVM eine rechnerisch exakte Analyse der Kosteneffizienz auf Basis tatsächlich erbrachter Leistungen. Gemeinsam ermöglichen beide Methoden eine ganzheitliche Kostenkontrolle, die sowohl den aktuellen Stand als auch die Entwicklungsrichtung des Projekts abbildet.

Earned Value Management (EVM)

Das Earned Value Management ist die methodisch anspruchsvollste, aber auch aussagekräftigste der drei Methoden. Es integriert die drei zentralen Projektdimensionen – Zeit, Kosten und Leistungsumfang – in einem einheitlichen Kennzahlensystem und erlaubt damit eine präzise Bewertung des Projektstatus.

Die drei Basiskennzahlen des EVM sind:

• Planned Value (PV): Der geplante Wert der zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigten Arbeit gemäß Baseline.
• Actual Cost (AC): Die tatsächlich angefallenen Kosten für die bis dato erbrachte Leistung.
• Earned Value (EV): Der Wert der tatsächlich erbrachten Leistung, bewertet zu den geplanten Kosten.

Aus diesen drei Größen lassen sich alle weiteren EVM-Kennzahlen ableiten – darunter CPI, SPI, EAC und TCPI, die in der oben stehenden KPI-Tabelle ausführlich beschrieben werden. Das EVM liefert damit nicht nur eine rückblickende Analyse, sondern auch eine Hochrechnung der voraussichtlichen Gesamtkosten und des voraussichtlichen Projektabschlusses – ein unschätzbarer Vorteil für jede Projektsteuerung.

Die folgende Tabelle bietet eine Übersicht über bewährte Projektsteuerungs-Features inklusive ihrer Vor- und Nachteile.

Was sind innovative Ansätze in der Projektsteuerung?

Zu den innovativen Ansätzen in der Projektsteuerung gehören vor allem hybride Projektmanagement-Methoden, die klassische und agile Ansätze kombinieren. Hybride Methoden ermöglichen eine flexible Anpassung an spezifische Projektanforderungen, indem sie die Stabilität klassischer Planungsmethoden (wie Gantt-Charts) mit der Agilität und Anpassungsfähigkeit von Methoden wie Scrum oder Kanban verbinden.

Hybride Projektmanagement-Methoden finden Anwendung in Projekten, die klare Anfangsziele haben, aber im Verlauf Änderungen oder neue Anforderungen berücksichtigen müssen. Ein Beispiel ist die Kombination von Wasserfallmethoden für die initiale Planungsphase und agilen Ansätzen für die Umsetzung, etwa bei der Softwareentwicklung. Hier kann ein fester Zeitplan für die Hauptziele aufgestellt werden, während einzelne Arbeitspakete agil abgearbeitet werden.

Innovationen wie KI-gestützte Tools und Big-Data-Analysen können die Projektsteuerung unterstützen. Sie ermöglichen eine präzisere Planung durch Datenanalysen, eine automatische Erkennung von Risiken sowie Vorhersagen zu Zeit- und Kostenentwicklungen. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich, was eine stärkere Fokussierung auf die operative Koordination und das Management von Abweichungen ermöglicht. Dies unterstützt den Projektmanager bei der Vorbereitung und Umsetzung strategischer Entscheidungen. Echtzeit-Dashboards und Automatisierungen sorgen für Transparenz und schnellere Entscheidungsprozesse.

Unternehmen profitieren von diesen innovativen Ansätzen folgendermaßen:

1. Flexible Reaktion auf Veränderungen, ohne den Überblick zu verlieren.
2. Ersparnis von Zeit und Kosten, da Prozesse effizienter gestaltet werden.
3. Erzielung besserer Projektergebnisse, weil Risiken frühzeitig identifiziert und Anpassungen rechtzeitig vorgenommen werden können.
4. Bessere Zusammenarbeit durch den Einsatz moderner Collaboration-Tools und Transparenz in der Kommunikation.

Projektmanagement-Software ist ein unverzichtbares Werkzeug für eine effiziente Projektsteuerung. Sie hilft, die Planung, Überwachung und Steuerung zu optimieren, indem sie zentrale Funktionen wie Ressourcenmanagement, Collaboration und Echtzeit-Reporting bereitstellt. Mit einer geeigneten Software können Teams ihre Prozesse vereinheitlichen, Transparenz schaffen und Abweichungen frühzeitig erkennen, um rechtzeitig Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Eine hochwertige Projektmanagement-Software sollte folgende Funktionen bieten:

• Ressourcenplanung: Effektive Zuordnung von Personal, Budget und Materialien, um Engpässe zu vermeiden und Kapazitäten optimal zu nutzen.
• Collaboration-Tools: Tools wie Chats, gemeinsame Dashboards oder Dokumentenmanagement, um die Zusammenarbeit im Team zu fördern und Informationen zentral bereitzustellen.
• Echtzeit-Reporting: Automatische Erstellung von Berichten zu Fortschritt, Kosten und Terminen, um Transparenz für alle Beteiligten sicherzustellen.
• Termin- und Budgetmanagement: Funktionen wie Gantt-Charts, Meilensteine und Budgetverfolgung zur Überwachung von Zeit- und Kostenrahmen.
• Risikomanagement: Identifikation, Bewertung und Steuerung potenzieller Risiken.
• Integration: Anbindung an andere Systeme wie Jira, SAP oder Outlook, um bestehende Arbeitsabläufe nahtlos zu ergänzen.

PLANTA Project bietet eine ideale Lösung für die Projektsteuerung und wurde als beste Software für Projektmanagement 2024 ausgezeichnet. Sie vereint klassische und agile Methoden und eignet sich sowohl für projektgetriebene Teams in KMU als auch für große Unternehmen. Zudem ermöglicht diese Software eine hybride Projektsteuerung.

Mit PLANTA Project profitieren Anwender wie folgt:

• Umfangreiche Funktionen: Die Software unterstützt Multiprojektmanagement, Gantt-Diagramme, Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Controlling. Features wie Budgetverwaltung und Workflow-Automatisierung erhöhen die Effizienz.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Als SaaS- oder On-Premises-Lösung verfügbar, passt sie sich den individuellen Anforderungen jeder Organisation an.
• Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Oberfläche und ergänzende Tutorials machen den Einstieg leicht.
• Datenschutz: Made in Germany, mit DSGVO-konformen Servern, bietet PLANTA höchste Standards im Datenschutz.
• Integration: Dank der PLANTA-Universalschnittstelle können Unternehmen Systeme wie Jira, SAP und Outlook problemlos einbinden.

Fazit zur Projektsteuerung

Die Projektsteuerung umfasst die operative Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten, um Zeit-, Kosten- und Qualitätsvorgaben zu erfüllen. Der Fokus der Rolle liegt auf der praktischen Umsetzung und Kontrolle der Soll- und Ist-Werte. Wichtige Aufgaben sind die Überwachung von Termin- und Budgetplänen, Fortschrittskontrolle sowie Risiko- und Änderungsmanagement. Methoden wie die Meilensteintrendanalyse, die Kostentrendanalyse und das Earned Value Management sowie eine gute Projektmanagement-Software verbessern Effizienz und Transparenz. Im Bauwesen prägt zudem das AHO-Leistungsbild mit seinen fünf Handlungsbereichen und Projektstufen den Standard der Branche. Der Einsatz der richtigen Tools und Techniken ist entscheidend, um komplexe Projekte zielgerichtet und erfolgreich abzuschließen.

FAQs

Kann man agiles und klassisches Projektmanagement kombinieren?

Agiles Projektmanagement lässt sich mit klassischem Projektmanagement kombinieren, um die Stärken beider Ansätze zu nutzen. Klare Strukturen und Planbarkeit treffen dabei auf Flexibilität und iterative Arbeitsweisen, was eine effiziente Anpassung an unterschiedliche Projektanforderungen ermöglicht.

Für welche Projekte ist agiles Projektmanagement ungeeignet?

Agiles Projektmanagement ist ungeeignet für Projekte mit festen Anforderungen, strikten Zeitplänen oder stark regulierten Rahmenbedingungen, wie in der Bauindustrie oder Luftfahrt. Wichtige Metriken zur Erfolgsmessung sind Kundenzufriedenheit, die Geschwindigkeit der Fertigstellung (Durchlaufzeit) sowie die Einhaltung von Budget und Qualität.

Welche Branchen nutzen klassisches Projektmanagement am häufigsten?

Klassisches Projektmanagement wird häufig in der Luftfahrt, im Bauwesen und der Automobilindustrie genutzt, insbesondere bei Projekten mit langen Entwicklungszyklen und umfangreichen Wasserfall-Plänen, etwa bis zur Modellreife. Allerdings setzen auch stark regulierte Branchen wie die Pharmabranche zunehmend auf hybride Ansätze, um flexibler zu agieren.

Was ist der Unterschied zwischen Meilensteintrendanalyse und Kostentrendanalyse?

Beide Methoden verfolgen dasselbe Grundprinzip – die Visualisierung von Entwicklungstrends über den Berichtszeitraum –, fokussieren aber auf unterschiedliche Projektdimensionen. Die Meilensteintrendanalyse zeigt, wie sich die Terminprognosen für definierte Meilensteine verändern, und ist damit ein Frühwarnsystem für Terminrisiken. Die Kostentrendanalyse hingegen verfolgt die Kostenprognosen im Zeitverlauf und macht drohende Budgetüberschreitungen sichtbar, bevor sie sich in den tatsächlichen Ausgaben niederschlagen. Beide Methoden werden idealerweise parallel eingesetzt und durch das Earned Value Management ergänzt.

Was regelt die AHO-Schrift Nr. 9?

Die AHO-Schrift Nr. 9 definiert das Leistungsbild der Projektsteuerung im Bauwesen und hat seit der Herausnahme der Projektsteuerung aus der HOAI im Jahr 2009 den Status eines anerkannten Marktstandards. Sie beschreibt die Steuerungsleistungen entlang von fünf Projektstufen (Projektvorbereitung, Planung, Ausführungsvorbereitung, Ausführung, Projektabschluss) und fünf Handlungsbereichen (Organisation/Information/Koordination/Dokumentation, Qualitäten/Quantitäten, Kosten/Finanzierung, Termine/Kapazitäten/Logistik sowie Verträge/Versicherungen). Sie dient als Grundlage für Leistungsbeschreibungen, Honorarverhandlungen und die Abgrenzung von Verantwortlichkeiten in Bauprojekten.