Programmmanagement vs Projektportfoliomanagement: Definitionen & Unterschiede

Programmmanagement und Projektportfoliomanagement steuern mehrere Projekte gleichzeitig in einem Unternehmen, um strategische Ziele effizient umzusetzen und Ressourcen optimal zu nutzen.

Programmmanagement vs Portfoliomanagement – was sind die Unterschiede? Das Programmmanagement konzentriert sich auf thematisch verbundene Projekte mit einem gemeinsamen inhaltlichen Ziel. Das Portfoliomanagement umfasst die Gesamtheit aller Projekte und Programme in einem Unternehmen und steuert und priorisiert diese übergeordnet. 

Das Programmmanagement und das Projektportfoliomanagement unterscheiden sich in mehreren zentralen Bereichen. Dazu zählen Ziele, Fokus, Ressourcenmanagement, Risikomanagement, Metriken zur Erfolgsmessung, Stakeholder-Ansprache und die eingesetzte Software. Beide Ansätze teilen jedoch eine wesentliche Gemeinsamkeit, nämlich die strategische Ausrichtung und Überwachung von Projekten, damit diese am besten auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind.

Programmmanagement kommt zum Einsatz, wenn Projekte thematisch eng miteinander verbunden sind und gemeinsam ein übergeordnetes Ziel erreichen sollen. Portfoliomanagement ist sinnvoll, wenn es darum geht, alle Projekte und Programme eines Unternehmens zu steuern und zu priorisieren.

In diesem Artikel gehen wir näher auf die Definitionen, die Gemeinsamkeiten und Unterschiede sowie die Methoden im Programm- und Projektportfoliomanagement ein. Zudem erläutern wir Ihnen, warum die Wahl der richtigen Software entscheidend ist. Denn sie verbessert die Transparenz und Effizienz sowohl im Programm- als auch im Portfoliomanagement erheblich.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Programmmanagement?
2. Was ist Projektportfoliomanagement?
3. Was sind die Unterschiede von Programm- und Projektportfoliomanagement?
4. Was sind die Gemeinsamkeiten von Programm- und Projektportfoliomanagement?
5. Wann sollten Unternehmen Programmmanagement einsetzen?
6. Wann sollten Unternehmen Projektportfoliomanagement einsetzen?
7. Welche PM-Software ist für Programm- und Projektportfoliomanagement geeignet?
8. Fazit: Wie unterscheiden sich Programm- und Projektportfoliomanagement?
9. FAQs

Was ist Programmmanagement?

Programmmanagement bezeichnet die Steuerung und Umsetzung einer Gruppe von Projekten, die inhaltlich miteinander verbunden sind und gemeinsam auf ein übergeordnetes strategisches Unternehmensziel hinarbeiten. Ein Programm wird dabei als eine Einheit betrachtet, deren Projekte nicht isoliert, sondern in enger Abstimmung geplant und gesteuert werden.

Dabei weisen die Projekte nicht nur inhaltliche Abhängigkeiten auf. Ressourcen, Zeitpläne und Ergebnisse der einzelnen Projekte müssen sorgfältig aufeinander abgestimmt werden, um Konflikte zu minimieren und das Gesamtziel zu erreichen. Die inhaltliche Verbindung der Projekte ist daher das zentrale Merkmal, das ein Programm vom Projektmanagement und auch vom Portfoliomanagement unterscheidet.

Im Kontext des Programmmanagements sind Projekte die einzelnen, klar abgegrenzten Bestandteile eines Programms. Deren erfolgreiche Umsetzung ist zur Erreichung des übergeordneten Programmziels notwendig.

Ein Projekt wird dabei als zeitlich befristet, mit klar gesetzten Zielen definiert und zielt darauf ab, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu schaffen. Es zeichnet sich durch einen festgelegten Start- und Endpunkt sowie konkrete Anforderungen an Ressourcen, Zeitpläne und Budget aus.

Die wichtigsten Aufgaben und Ziele des Programmmanagements:

• Strategische Ausrichtung: Gewährleistung, dass alle Projekte im Programm auf ein übergeordnetes Ziel hinarbeiten und mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
• Koordination der Projekte: Abstimmung der Zeitpläne, Ressourcen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projekten. Effiziente Planung und Zuweisung von Personal, Budget und Materialien über alle Projekte hinweg.
• Risikomanagement: Identifizierung, Bewertung und Steuerung von Risiken, die mehrere Projekte im Programm betreffen könnten.
• Monitoring des Programms: Überwachung und Steuerung der einzelnen Projekte, um sicherzustellen, dass Meilensteine erreicht und Zielvorgaben eingehalten werden.
• Kommunikation und Stakeholder-Management: Aufbau transparenter Kommunikationsstrukturen und Einbindung relevanter Interessengruppen.
• Bewertung des Programmfortschritts: Definition von Kennzahlen und Sicherstellen, dass die erwarteten Ergebnisse erzielt werden.

Programmmanagement bietet Unternehmen klare Vorteile, indem es Projekte strategisch bündelt und effizient steuert.

Zu den Vorteilen zählen:

• Gezielte Ressourcenoptimierung
• Strategische Fokussierung
• Risikominimierung
• Synergieeffekte
• Verbesserte Kommunikation
• Effizientes Change Management
• Langfristige Planung

Programmmanagement sorgt dafür, dass Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie den größten Nutzen bringen und Konflikte zwischen Projekten vermieden werden. Zudem ist die Priorität von Projekten in einem Programm eindeutiger erkennbar, sodass die Ressourcenverteilung entsprechend koordiniert werden kann. Die Abstimmung aller Projekte gewährleistet, dass sie nicht nur individuell erfolgreich sind, sondern gemeinsam größere strategische Ziele erreichen. Durch klare Kommunikation und effektives Risikomanagement werden Verzögerungen reduziert und Veränderungen nachhaltig umgesetzt.

Was ist Projektportfoliomanagement?

Projektportfoliomanagement bezeichnet die übergeordnete Steuerung, Priorisierung und Optimierung aller Projekte und Planungsobjekte einer Organisation. Es soll sicherstellen, dass diese Aktivitäten strategisch ausgerichtet sind und die verfügbaren Ressourcen effektiv genutzt werden.

Dabei wird ein Portfolio als Gesamtheit aller Projekte und Planungsobjekte verstanden, unabhängig davon, ob diese inhaltlich miteinander verbunden sind. Im Fokus steht die Maximierung des Gesamtnutzens für das Unternehmen bei gleichzeitiger Minimierung von Risiken und Konflikten.

Die wichtigsten Aufgaben und Ziele des Portfoliomanagements lauten wie folgt:

• Strategische Ausrichtung: Sicherstellung, dass alle Projekte und Programme im Portfolio auf die langfristigen Unternehmensziele einzahlen.
• Priorisierung: Bewertung und Einstufung der Projekte nach ihrem Beitrag zur Strategie, ihrem Geschäftswert und ihrer Dringlichkeit.
• Ressourcenoptimierung: Grobplanung von Budget, Personal und anderen Ressourcen über das gesamte Portfolio.
• Risikomanagement: Identifizierung und Steuerung von Risiken, die sich aus der Gesamtzusammensetzung des Portfolios ergeben könnten.
• Reporting: Laufende Überwachung der KPIs für die strategische Planung sowie regelmäßige Berichterstattung an das Management.
• Transparenz: Erstellung einer klaren Projektportfolioübersicht, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen und auf Marktveränderungen zu reagieren.

Projektportfoliomanagement bietet Unternehmen dadurch Vorteile, dass es eine ganzheitliche Sicht auf alle Projekte und Programme ermöglicht. Durch die strategische Ausrichtung wird sichergestellt, dass alle Aktivitäten gezielt zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

Die Priorisierung der Projekte nach beispielsweise Geschäftswert und Dringlichkeit erlaubt eine optimale Ressourcenplanung, wodurch sowohl Engpässe als auch Überkapazitäten vermieden werden. Risiken, die sich aus der Zusammensetzung des Portfolios ergeben, werden frühzeitig erkannt und gesteuert, was die Planungs- und Handlungssicherheit erhöht.

Zusätzlich schafft Portfoliomanagement Transparenz über den Status und die Leistung aller Projekte, wodurch fundierte Entscheidungen auf Managementebene erleichtert werden. Die Möglichkeit, flexibel auf Veränderungen im Marktumfeld oder neue Chancen zu reagieren, macht Unternehmen agiler und wettbewerbsfähiger.

Was sind die Unterschiede von Programm- und Projektportfoliomanagement?

Programmmanagement und Projektportfoliomanagement unterscheiden sich grundlegend in Umfang, Zielen, Fokus, Zeit und Prozessen. Das Programmmanagement zielt inhaltlich und strategisch auf eine Gruppe verbundener Projekte ab, die gemeinsam ein übergeordnetes Ziel erreichen sollen. Portfoliomanagement betrachtet die Gesamtheit aller Projekte und Programme eines Unternehmens.

Das Programmmanagement konzentriert sich darauf, Abhängigkeiten und Überschneidungen bei der Umsetzung von Projekten zu steuern und Synergien zu maximieren, während das Projektportfoliomanagement Projekte und Programme strategisch priorisiert und optimiert, um den maximalen Geschäftswert zu erzielen.

Ein weiterer Unterschied liegt im Zeithorizont. Programmmanagement ist auf die Dauer eines Programms und dessen Projekte beschränkt und endet, sobald die Ziele erreicht sind. Im Gegensatz dazu ist Portfoliomanagement ein langfristiger und kontinuierlicher Prozess, der sich auf alle laufenden und zukünftigen Planungsvorhaben erstreckt.

Auch die Prozesse unterscheiden sich. Im Programmmanagement stehen die operative Koordination und die Synchronisierung der Projektpläne im Vordergrund. Das Projektportfoliomanagement hingegen fokussiert sich auf strategische Bewertungs- und Entscheidungsprozesse.

Die verschiedenen Zielsetzungen im Programm- und Projektportfoliomanagement führen auch zu unterschiedlichen Vorgehensweisen im Risikomanagement, Ressourcenmanagement und in den allgemeinen Verantwortlichkeiten.

Die wesentlichen Unterschiede in der Zielsetzung, dem Umfang, dem Fokus und dem zeitlichen Rahmen von Programm- und Projektportfoliomanagement stellen wir in folgender Tabelle übersichtlich dar:

Wie unterscheiden sich Programm- und Projektportfoliomanagement im Risikomanagement?

Im Programmmanagement liegt der Fokus des Risikomanagements auf projektübergreifenden Risiken, die innerhalb eines Programms durch Abhängigkeiten zwischen den Projekten entstehen können. Es handelt sich dabei um operative Risiken, wie Verzögerungen, Ressourcenengpässe oder Konflikte, die durch die Verknüpfung der Projekte auftreten. Das Ziel ist, Risiken zu identifizieren und deren Auswirkungen auf das Gesamtziel des Programms zu minimieren.

Im Portfoliomanagement hingegen bezieht sich das Risikomanagement auf strategische Risiken, die das gesamte Portfolio und damit die Zielerreichung auf Unternehmensebene gefährden könnten. Dazu gehören Risiken wie die Fehlausrichtung von Projekten hinsichtlich der Unternehmensstrategie, Überlastung von Ressourcen oder mangelnde Diversifikation innerhalb des Portfolios.

Sowohl für das Programmmanagement als auch für das Projektportfoliomanagement stehen verschiedene Risikomanagement-Methoden zur Verfügung, um die Identifizierung von Risiken und die Einleitung von Maßnahmen effizient zu gestalten.

Wie unterscheiden sich Programm- und Projektportfoliomanagement in der Ressourcenplanung?

Im Programmmanagement konzentriert sich die Ressourcenplanung darauf, Ressourcen zwischen den einzelnen Projekten effizient zu koordinieren. Hierbei werden Abhängigkeiten berücksichtigt, um sicherzustellen, dass die Projekte zeitgerecht und mit den notwendigen Mitteln abgeschlossen werden. Ressourcenengpässe oder Überschneidungen zwischen Projekten werden durch sorgfältige Planung vermieden, um das übergeordnete Ziel des Programms zu sichern.

Im Portfoliomanagement erfolgt die Ressourcenplanung auf strategischer Ebene. Hier liegt der Fokus darauf, die begrenzten Unternehmensressourcen optimal auf alle Projekte und Programme des Portfolioszu verteilen. Die Priorisierung erfolgt anhand der strategischen Bedeutung, des erwarteten Geschäftswerts und der Dringlichkeit der Projekte. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Ressourcen auf die Projekte mit dem höchsten Nutzen für das Unternehmen ausgerichtet sind.

Während das Programmmanagement die Ressourcenplanung operativ innerhalb eines Programms koordiniert, richtet das Projektportfoliomanagement die Ressourcenverteilung strategisch über alle Programme und Projekte eines Unternehmens hinweg aus.

Wie unterscheiden sich Programm- und Projektportfoliomanagement in den Verantwortlichkeiten?

Im Programmmanagement vs Portfoliomanagement finden sich auch Unterschiede in den Verantwortlichkeiten. Der Programmmanager verantwortet das Programmmanagement. Er ist derjenige, der die Koordination, Zielerreichung und Abhängigkeiten der einzelnen Projekte steuert. Er berichtet an die Programmleitung oder die Geschäftsführung.

Im Projektportfoliomanagement ist der Portfoliomanager verantwortlich für die strategische Auswahl, Priorisierung und Ressourcenverteilung auf Unternehmensebene. Er berichtet direkt an die Unternehmensleitung oder das Executive Board.

Wie unterscheiden sich PM-Methoden im Programm- und Projektportfoliomanagement?

Die Methoden im Projektmanagement werden nach klassischen und agilen Methoden unterschieden. Zu den klassischen Methoden zählen beispielsweise die Meilensteintrendanalyse (MTA) oder die Wasserfallmethode. Bei den agilen Projektmanagement-Methoden sind vor allem Kanban und Scrum bekannt.

Im Programmmanagement werden häufig klassische Projektmanagement-Methoden eingesetzt. Diese linearen Ansätze eignen sich besonders für Programme mit klar definierten Zielen und festen Zeitplänen, da sie eine strukturierte Planung und Kontrolle ermöglichen.

Die Wasserfallmethode bietet durch ihre sequenzielle Vorgehensweise Transparenz und Nachvollziehbarkeit, was für die Koordination mehrerer Projekte innerhalb eines Programms vorteilhaft ist. Die Meilensteinplanung hilft dabei, den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Projekte auf Kurs bleiben.

Im Projektportfoliomanagement hingegen kommen vermehrt agile Methoden zum Einsatz. Diese flexiblen Ansätze ermöglichen eine schnelle Anpassung an Veränderungen und fördern eine iterative Planung, bei der das Projektportfolio häufig quartalsweise abgestimmt wird.

Kanban bietet durch sein visuelles Management eine klare Übersicht über den Status verschiedener Projekte und erleichtert die Priorisierung. Scrum unterstützt durch seine kurzen Arbeitszyklen und regelmäßigen Überprüfungen die kontinuierliche Verbesserung und Anpassung des Portfolios.

Grundsätzlich sind klassische Methoden vorteilhaft, wenn Stabilität und Vorhersehbarkeit im Vordergrund stehen. Agile Methoden sind besser geeignet, wenn Flexibilität und schnelle Reaktionsfähigkeit gefragt sind. Eine Kombination beider Ansätze kann in vielen Fällen sinnvoll sein, um sowohl Struktur als auch Anpassungsfähigkeit zu gewährleisten.

Was sind die Gemeinsamkeiten von Programm- und Projektportfoliomanagement?

Programm- und Portfoliomanagement teilen mehrere zentrale Gemeinsamkeiten. Beide Ansätze verfolgen die strategischen Ziele eines Unternehmens, indem sie sicherstellen, dass Projekte und Planungsobjekte gezielt ausgerichtet, priorisiert und letztlich umgesetzt werden.

Sowohl im Programm- als auch im Portfoliomanagement stehen die Überwachung und die Kontrolle der Fortschritte im Mittelpunkt, um die Zielerreichung zu gewährleisten. Zudem spielt die Einbindung relevanter Stakeholder eine entscheidende Rolle, um Transparenz, Kommunikation und Unterstützung sicherzustellen.

Welche gemeinsamen Herausforderungen gibt es im Programm- und Projektportfoliomanagement?

Im Programm- und Portfoliomanagement gibt es mehrere gemeinsame Herausforderungen, die sich aus der Komplexität und strategischen Bedeutung beider Ansätze ergeben.

Sowohl Programme als auch Portfolios erfordern eine klare Priorisierung, um sicherzustellen, dass die Ressourcen auf die wichtigsten und strategisch relevantesten Projekte konzentriert werden.

Ressourcen wie Budget, Personal und Material sind oft knapp. Die Herausforderung besteht darin, diese effizient zuzuweisen, Überschneidungen zu vermeiden und Engpässe zu verhindern.

In beiden Ansätzen müssen Abhängigkeiten zwischen Projekten oder Programmen identifiziert und gesteuert werden, um Verzögerungen oder Konflikte zu minimieren.

Risiken, die mehrere Projekte oder Programme betreffen, müssen frühzeitig erkannt und mit geeigneten Maßnahmen adressiert werden. Eine transparente Kommunikation über alle Ebenen hinweg ist entscheidend, um Stakeholder einzubinden, Missverständnisse zu vermeiden und die Ziele klar zu vermitteln.

Diese Herausforderungen erfordern systematische Ansätze und eine enge Zusammenarbeit, um den Gesamterfolg sicherzustellen.

Wann sollten Unternehmen Programmmanagement einsetzen?

Programmmanagement ist besonders dann geeignet, wenn operative Projekte mit einem gemeinsamen Ziel koordiniert werden müssen. Das Projektportfoliomanagement eignet sich eher, wenn es um die strategische Planung geht.

Ein typisches Beispiel ist ein Softwareunternehmen, das an einer Gruppe von Aktualisierungen für eine Kartendienst-Plattform arbeitet. Diese Aktualisierungen und die damit verbundenen Projekte können wie folgt aussehen:

• Aufnahme weiterer Orte
• Verbesserte Suchfunktionen
• Darstellung entlegener Landstriche
• Erweiterter Routenplaner

Verschiedene Projektmanager beaufsichtigen jeweils die Arbeiten an einzelnen Komponenten, während ein Programmmanager die Verantwortung für die übergreifende Koordination und das Monitoring des Fortschritts übernimmt.

Wann sollten Unternehmen Projektportfoliomanagement einsetzen?

Unternehmen sollten Portfoliomanagement einsetzen, wenn sie fortlaufend mehrere Projekte und Programme strategisch steuern müssen, die nicht zwangsläufig inhaltlich miteinander verbunden sind, aber alle zu den langfristigen Zielen der Organisation beitragen. Das Programmmanagement ist dafür keine gute Wahl, weil es sich auf die operative Umsetzung von Projekten konzentriert.

Ein Beispiel hierfür ist die Digitalisierungsstrategie eines führenden deutschen Herstellers von Premiummöbeln. Das Unternehmen hat die Digitalisierung genutzt, um Optimierungspotenziale entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu realisieren.

Einzelne Projekte innerhalb dieser Strategie umfassen:

• Einführung eines digitalen Warenwirtschaftssystems
• Optimierung von Produktionsprozessen durch IoT-Technologien
• Entwicklung eines E-Commerce-Portals

Diese Projekte unterscheiden sich thematisch, erfordern jedoch eine einheitliche Priorisierung und Steuerung im Portfoliomanagement, um die digitale Transformation innerhalb des Rahmens des Unternehmensportfolios umzusetzen.

Welche PM-Software ist für Programm- und Projektportfoliomanagement geeignet?

Eine Projektmanagement-Software, die sowohl Programmmanagement als auch Portfoliomanagement abdeckt, muss unterschiedliche Anforderungen erfüllen, um Unternehmen gezielt zu unterstützen. Während das Projektportfoliomanagement strategische Entscheidungen über die Auswahl und Priorisierung von Projekten trifft, liegt der Fokus des Programmmanagements auf der operativen Steuerung von Projekten, die in Programmen gebündelt sind. Die Software sollte daher sowohl strategische als auch operative Anforderungen erfüllen können.

PLANTA bietet mit PLANTA Project die passende Software.

• PLANTA Project unterstützt das Projektportfoliomanagement, indem es die Bewertung, Priorisierung und strategische Planung von Projekten ermöglicht. Unternehmen können Planungsobjekte anhand definierter Kriterien bewerten, priorisieren und ihre Ressourcen gezielt einsetzen. Überwachung und Fortschrittskontrolle gewährleisten eine kontinuierliche Optimierung des Projektportfolios.
• Außerdem hilft PLANTA Project Unternehmen bei der Planung, Steuerung und Überwachung ihrer Projekte. Die Software bietet Funktionen wie Termin- und Ressourcenplanung, Kostenkontrolle sowie Risiko- und Änderungsmanagement. Durch die Integrationsmöglichkeit verschiedener Tools lässt sich PLANTA Project sehr gut in die bestehende Softwarelandschaft einbinden. Die Software ermöglicht eine prozessorientierte Planung und Steuerung von Projekten, unterstützt durch anpassbare Prozessmodelle und unternehmensspezifische Workflows.

Fazit: Wie unterscheiden sich Programm- und Projektportfoliomanagement?

Programm- und Portfoliomanagement unterscheiden sich in Fokus und Zielsetzung. Während das Projektportfoliomanagement strategisch alle Projekte eines Unternehmens priorisiert und Ressourcen verteilt, liegt der Schwerpunkt des Programmmanagements auf der operativen Koordination von Projekten innerhalb eines Programms.

Portfolios streben langfristige strategische Unternehmensziele an, während Programme Projekte mit gleicher Thematik und Zielsetzung realisieren.

Beide Ansätze ergänzen sich, indem das Projektportfoliomanagement die Unternehmensstrategie unterstützt und das Programmmanagement die operative Umsetzung gewährleistet.

Unternehmen profitieren vom Einsatz von PLANTA Project, um sowohl strategische als auch operative Ziele effizient umzusetzen.

FAQs

Was ist der Unterschied zwischen einem Programmmanager und einem Portfoliomanager?

Ein Programmmanager koordiniert Projekte innerhalb eines Programms, sorgt für deren Abstimmung und die fristgerechte Umsetzung. Ein Portfoliomanager steuert strategisch alle Projekte eines Unternehmens, priorisiert diese nach den strategischen Unternehmenszielen und optimiert die Ressourcenverteilung. Der Fokus des Programmmanagers ist operativ, während der Portfoliomanager strategisch arbeitet.

Wie messe ich den Erfolg von Programm- und Projektportfoliomanagement?

Der Erfolg von Programmmanagement wird anhand von KPIs wie Zielerreichung, Einhaltung von Budget und Zeitplänen sowie der Erreichung programmübergreifender Meilensteine gemessen. Dazu zählen beispielsweise die Kostenersparnis oder gesteigerte Effizienz, die durch Synergien eines Programms umgesetzt werden. Portfoliomanagement bewertet strategische Zielerreichung, ROI, Ressourcenauslastung, Risikominderung und die Ausgewogenheit zwischen kurzfristigen und langfristigen Investitionen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einem Programm?

Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem klaren Ziel und konkreten Ergebnissen. Ein Programm besteht aus mehreren thematisch zusammenhängenden Projekten, die gemeinsam auf eine übergeordnete Zielsetzung ausgerichtet sind.