Glossar des Projektmanagements
Wichtige Begriffe aus dem Projekt‑, Portfolio- und Aufgabenmanagement
A
Ablaufplanung
Eine Ablaufplanung ist die Dokumentation eines geplanten Arbeitsablaufs einschließlich aller Arbeitspakete und ihrer Abhängigkeiten. Im Terminplan werden die Arbeitspakete der Ablaufplanung zeitlich gegliedert und den Ressourcen zugeordnet, die sie ausführen.
Agile
Agile ist eine Methode, bei der Teams in kurzen, zeitlich beschränkten Sprints arbeiten. Sie können daher flexibel auf Veränderungen reagieren.
B
Backlog
Ein Backlog ist eine Liste mit den Aufgaben eines Projekts oder Arbeitspakets, die noch zu erledigen sind.
Budget
Das Budget ist der verfügbare finanzielle Rahmen eines Projekts. Die geplanten Einnahmen und Ausgaben werden hier gegenübergestellt.
C
Controlling
Das Controlling ist die Kontrolle, Überwachung und Steuerung eines Projekts über die gesamte Laufzeit. Über Projektkennzahlen werden Projektfortschritt und Erfolg eines Projekts hinsichtlich Kosten, Aufwand und Terminen gemessen.
Customizing
Das Customizing ist die Anpassung einzelner Standardelemente in einem Software-System an individuelle Bedürfnisse. Diese kann von Anpassungen an der Oberfläche bis hin zu Änderungen am Code gehen.
D
Dashboard
Dashboards sind Benutzeroberflächen, die Daten aus Reports in Grafiken visualisieren. Im Projektmanagement enthalten Dashboards verdichtete Zahlen zur Planung und Steuerung der Projekte, so dass sich das Management einen besseren Überblick verschaffen kann. Dashboards werden auch Cockpits genannt.
E
Engpass
Ein Engpass beschreibt eine Verzögerung bei einer Arbeitsphase, die durch verschiedene z. T. unvorhersehbare Probleme auftreten kann (Krankheit der Mitarbeiter, Defekt einer Maschine o. ä.) und den geplanten Arbeitsfluss bzw. die Kapazität im Projekt reduziert.
G
Gantt-Diagramm
Ein Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm, welches die zeitlichen Abhängigkeiten zwischen Projektaufgaben darstellt.
Grobplanung
Die Grobplanung ist der erste Schritt der Projektplanung. Darin werden die Projektphasen (vgl. Prozessmodell), Meilensteine und das Budget festgelegt sowie Projektziel und Projektergebnis definiert.
H
Hybrid
Hybrides Projektmanagement kombiniert verschiedene Projektmanagement-Methoden, um einen individuellen Ansatz zu schaffen. Ein Beispiel für eine hybride Methode ist Scrum-Waterfall. Dabei werden agile Methoden für die schnelle Umsetzung kleinerer Projekte und die Waterfall-Methode für komplexere Projekte verwendet.
I
Idee
Ideen im Projektmanagement sind Vorschläge für Projekte, die zunächst ohne Details wie Termine und Ressourcenzuordnung festgehalten werden. Ideen können zu Vorhaben oder Projekten weiterentwickelt werden.
IT-Tickets
Ein IT-Ticket ist ein elektronisch erfasstes Problem, eine Anfrage oder ein Ereignis, für das Unterstützung durch die IT-Abteilung angefragt wird.
J
Jour fixe
Der Jour fixe ist ein regelmäßiger und sich wiederholender Termin der gleichen Personen eines Projektteams, bei Bedarf inkl. Stakeholder.
K
Kanban
Kanban ist eine Methode im agilen Projektmanagement, welche Aufgaben und Abläufe visuell darstellt. Meistens werden dafür Kanban-Boards, also Projekttafeln verwendet, bei denen die Aufgabenkarten in Spalten und Swimlanes angeordnet werden.
Key Performance Indicator (KPI)
KPIs, dt. Schlüsselkennzahlen, sind Kennzahlen, mit denen die Leistung von Aktivitäten, der Fortschritt des Projekts und der Erfüllungsgrad des Ziels gemessen werden können.
Konfliktmanagement
Das Konfliktmanagement ist dafür zuständig, aufkommende Probleme zu lösen. Darunter fallen zum Beispiel unterschiedliche Ziele im Projekt oder Schwierigkeiten bei der Ressourcenverteilung.
Kostenmanagement
Das Kostenmanagement beinhaltet alle Aktivitäten zur Planung, Analyse und Steuerung der Kosten eines Projekts mit dem Ziel, das Risiko einer Budgetüberschreitung zu minimieren.
Kostenplanung
Die Kostenplanung ist die Abschätzung der zukünftigen Kosten und des Aufwands für einzelne Projekte und Vorgänge.
M
Mastermeilenstein
Ein Mastermeilenstein ist ein Meilenstein mit besonders hoher Bedeutung.
Meilenstein
Ein Meilenstein ist ein Zwischenziel in einem Projekt und markiert die Erledigung eines wichtigen Arbeitsschritts. Über Meilensteine lässt sich der Fortschritt und die Pünktlichkeit des Projekts verfolgen.
Multiprojektmanagement
Das Multiprojektmanagement ist ein “organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte” (DIN 69909). Alle Einzelprojekte des Unternehmens können im Multiprojektmanagement gemeinsam verwaltet werden, um den Überblick über Termine, Ressourcen, Kosten sowie Risiken und Chancen zu behalten. Die Unternehmensprojekte können in Portfolios oder Programmen organisiert werden.
P
Programm
Im Projektmanagement fasst ein Programm mehrere Projekte zusammen. Die Bündelung von Projekten zu Programmen bietet sich bei Projekten mit gleichen Zielen an und hilft dabei, den Überblick über Meilensteine und Kosten zusammengehöriger Projekte zu behalten.
Projekt
Ein Projekt ist eine geplante oder bereits begonnene, zeitlich befristete und meist komplexe Aufgabe mit aufeinander abgestimmten Einzelaufgaben und einem definierten Ziel.
Projektkommunikation
Unter Projektkommunikation versteht man den Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten eines Projekts. Dies betrifft das Management, die Projektleitung und die Projektteams, aber auch externe Personen und Stakeholder.
Projektlebenszyklus
Der Projektlebenszyklus ist die Zeitspanne von der Planung eines Projekts bis zu dessen Vollendung. Er ist meistens in vier Phasen unterteilt: Initiierung, Planung, Ausführung und Abschluss.
Projektplan
Ein Projektplan fasst die wichtigsten Punkte zusammen, die ein Projekt ausmachen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen: Phasen, Aufgaben, Verantwortliche, Fälligkeitstermine. Weitere Details werden etwa im Projektstrukturplan, Kostenplan oder Ressourcenplan festgehalten.
Projektportfoliomanagement (PPM)
Im PPM werden Projekte strategisch im Hinblick auf die Unternehmensziele geplant. Darunter fällt der gesamte strategische Entscheidungsprozess von der Projektidee über die Bewertung der Risiken und Chancen bis zum Projektantrag und dem eingeplanten Projekt.
Projektstrukturplan (PSP)
Der Projektstrukturplan ist die hierarchische Gliederung eines Projekts in kleinere Arbeitspakete und wird meist in Form eines Baumdiagramms dargestellt.
Projektteam
Das Projektteam besteht aus allen Personen, die zusammen an einem Projekt arbeiten. Die Beteiligten können aus verschiedenen Abteilungen stammen.
Projektziel
Das Projektziel ist das Ergebnis oder der Zustand, der am Ende des Projekts erreicht werden soll. Das Projektziel sollte klar definiert und messbar sein, damit der Erfolg des Projekts bewertet werden kann.
Prozessmodell
Ein Prozessmodell zeigt die Phasen des Projektmanagementprozesses auf, zum Beispiel nach DIN 69901: Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss. Diese Phasen umfassen wiederum mehrere untergeordnete Prozesse. Mit anpassbaren Prozessmodellen lassen sich in einer Software individuelle Workflows abbilden.
Q
Quality Management
Beim Quality Management werden Maßnahmen zur Qualitätssicherung im Projekt ergriffen. Darunter fallen u. a. die Planung und Steuerung von Prozessen, um eine hohe Qualität im Projekt zu erzielen.
R
Ressourcen
Ressourcen sind Mittel, die benötigt werden, um Projekte durchzuführen. Dies können Personen, Abteilungen, Maschinen und Räumlichkeiten sein, oder aber auch Zeit und Finanzmittel.
Ressourcenmanagement
Ressourcenmanagement ist ein Prozess, bei dem projektbeteiligte Ressourcen geplant, terminiert und zugeordnet werden.
Risikomanagement
Das Risikomanagement unterstützt bei Projektentscheidungen. Ziel ist es, potenzielle Risiken zu identifizieren, zu bewerten und geeignete Maßnahmen einzuleiten. Daher ist das Risikomanagement dafür zuständig, die Chancen für das Erreichen der Projektziele zu steigern.
Risikowert
Der Risikowert beziffert den zu erwartenden Schaden. Er wird ermittelt aus der geschätzten Schadenshöhe und der Eintrittswahrscheinlichkeit des Schadens.
Roadmap
Eine Roadmap stellt eine Übersicht für den Ablauf eines Projekts dar und zeigt nur die wichtigsten Schritte, Meilensteine und Ziele auf.
S
Scrum
Scrum ist eine agile Methode im Projektmanagement, bei der ein Team in kurzen Iterationen (sogenannten Sprints) stufenweise arbeitet, um kontinuierlich Fortschritte bei gemeinsamen Zielen zu erreichen.
Single Sign-On
Single Sign-On ist eine IT-Authentifizierungsmethode, bei der ein Benutzer nach einer einmaligen Anmeldung von seinem Arbeitsplatz aus auf alle Rechner und Dienste zugreifen kann, für die er berechtigt ist.
Sprint
Sprints sind kurze definierte Zeitspannen, in welchen Projektteams ihre Aufgaben erledigen.
Stakeholder
Stakeholder sind Personen, die interessiert an oder betroffen von einem Projekt sind. Dazu zählen nicht nur Projektteams selbst, sondern auch Auftraggeber sowie ggf. externe Lieferanten.
Statusbericht
Ein Statusbericht erfasst den aktuellen Stand eines Projekts und seinen Fortschritt zum jeweiligen Zeitpunkt. Mit diesem Dokument sollen der Projektleiter und die Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden.
T
Trendanalyse
Mit der Trendanalyse wird die aktuelle Tendenz für den Verlauf des Projekts untersucht, beispielsweise Kosten‑, Aufwands‑, Risiko- und Chancentrend. Durch die frühzeitige Prognose von Entwicklungen können negative Aspekte identifiziert werden, um entsprechend zu reagieren.
V
Vorhaben
Das Vorhaben ist eine Vorstufe eines Projekts. Es ist konkreter als eine Projektidee, aber noch nicht so ausformuliert wie ein Projekt selbst. Im Gegensatz zu einem Projekt müssen Arbeitspakete, Budgets und Ressourcen bei einem Vorhaben noch nicht detailliert geplant sein.
W
Wasserfall-Modell
Das Wasserfall-Modell ist eine Methode des Projektmanagements, bei der die einzelnen Arbeitspakete nacheinander durchlaufen werden. Im Allgemeinen baut jede Projektphase auf den Ergebnissen der vorherigen Phase auf. Daher sind Änderungen im Projektverlauf schwer umzusetzen.
Webinar
Ein Webinar (oder Web-Seminar) ist ein Kurs oder Seminar, welches über das Internet live übertragen wird.
WIP (Work in Progress)
Work in Progress bezeichnet Aufgaben, die in Bearbeitung, aber noch nicht abgeschlossen sind. In einem Kanban-Board kann über WIP-Limits eingestellt werden, wie viele Karten eine Liste des Boards enthalten darf.
Z
Zeiterfassung
Die Zeiterfassung ist der Prozess, bei dem Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten aufzeichnen. Dies erfüllt nicht nur die gesetzliche Pflicht, die seit 2022 in Deutschland besteht, sondern ermöglicht Unternehmen auch, den Fortschritt ihrer Projekte zu verfolgen und die Ressourcennutzung zu optimieren. Lesen Sie hier, wie Sie die Zeiterfassung für das Projektmanagement nutzen.
