Projektcontrolling: Definition, Methoden und Kennzahlen
Als Teil des Projektmanagements ist Projektcontrolling unverzichtbar, um Projekte termingerecht und unter Einhaltung hoher Qualitätsstandards zu realisieren. Doch was genau ist unter dem Controlling von Projekten zu verstehen? Welche Aufgaben gehören dazu und welche Methoden gibt es?
Welche Vorteile bietet Projektcontrolling? Projektcontrolling hat zahlreiche Vorteile. Dazu gehört die Sicherstellung, dass Projekte innerhalb des geplanten Zeit- und Budgetrahmens bleiben sowie die Einhaltung der Qualitätsstandards. Es ermöglicht eine frühzeitige Erkennung und Korrektur von Problemen. Außerdem verbessert es die Transparenz und Kommunikation im Projektteam und unterstützt fundierte Entscheidungsfindungen durch kontinuierliche Überwachung und Analyse der Projektdaten.
Nachfolgend erklären wir Ihnen alles Wissenswerte rund um das Projektcontrolling. Beginnen wollen wir mit einer Projektcontrolling-Definition und damit, was die wichtigsten Aufgaben von Controllern sind.
Was ist Projektcontrolling?
Projektcontrolling ist eine zentrale Disziplin im Projektmanagement, die sich auf die Überwachung und Steuerung von Projekten konzentriert. Es umfasst die systematische Planung, Kontrolle und Verwaltung von Ressourcen, Kosten, Zeitplänen und Ergebnissen. Der Ursprung des Begriffs lässt sich auf die 1960er Jahre zurückführen, als das moderne Projektmanagement als eigenständige Disziplin an Bedeutung gewann.
Controlling im Projektmanagement ist für den Erfolg entscheidend, da es sicherstellt, dass Projekte innerhalb des festgelegten Zeit- und Budgetrahmens abgeschlossen werden und die definierten Qualitätsstandards erfüllen. Durch die engmaschige Überwachung und Analyse von Projektdaten können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
Nachfolgend erklären wir Ihnen alles Wissenswerte rund um das Projektcontrolling. Beginnen wollen wir mit einer Projektcontrolling-Definition und damit, was die wichtigsten Aufgaben von Controllern sind.
Was sind die Aufgaben des Projektcontrollings?
Projektcontrolling lässt sich mit einem großen Orchester vergleichen, bei dem die Verantwortlichen das Zusammenspiel aller Projektkomponenten dirigieren. Die Projektcontrolling-Aufgaben sind vielseitig und stellen sicher, dass alle Aspekte – von der Planung über die Ressourcenverteilung bis hin zur Kostenkontrolle – nahtlos zusammenarbeiten.
Controller überwachen den Fortschritt, analysieren Abweichungen und koordinieren Anpassungen, um das Projekt reibungslos und erfolgreich abzuschließen. Wie ein Dirigent halten sie alle Fäden in der Hand und sorgen dafür, dass das Projekt sein volles Potenzial entfaltet.
Die folgenden Aufgaben sind Teil einer Projektumsetzung und unterliegen der Steuerung durch den Controller:
- Zieldefinition: Festlegung klarer, messbarer Projektziele hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität. Sie erfolgt in der Regel in Abstimmung mit dem Management auf Basis des Projektportfolios des Unternehmens.
- Projektplanung: Erstellung detaillierter Pläne für Ressourcen, Zeitpläne und Budgets.
- Ressourcenmanagement: Planung und Steuerung der benötigten Ressourcen wie Personal, Maschinen und Materialien.
- Kostenkontrolle: Monitoring und Kontrolle der Projektkosten durch Soll-Ist-Vergleiche und Budgetverfolgung.
- Zeitmanagement: Erstellung und Beaufsichtigung von Zeitplänen, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird.
- Qualitätsmanagement: Sicherstellung, dass die Projektziele die geforderten Qualitätsstandards erfüllen.
- Risikomanagement: Identifikation, Analyse und Überwachung von Risiken sowie die Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominderung.
- Berichtswesen: Regelmäßige Berichterstattung über Projektstatus, Fortschritt und Probleme an die Stakeholder.
- Abweichungsanalyse: Analyse von Diskrepanzen zwischen geplanten und tatsächlichen Werten und Ergreifen von Korrekturmaßnahmen.
- Meilensteinüberwachung: Verwaltung und Bewertung von wichtigen Projektmeilensteinen zur Sicherstellung des Fortschritts.
- Kommunikationsmanagement: Sicherstellung der effizienten Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit externen Stakeholdern.
- Änderungsmanagement: Verwaltung und Dokumentation von Projektänderungen, um sicherzustellen, dass alle Anpassungen ordnungsgemäß genehmigt und umgesetzt werden.
- Dokumentation und Archivierung: Erstellung und Pflege der Projektdokumentation und Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Archivierung für zukünftige Referenzen.
- Lessons Learned: Analyse und Dokumentation von Erfahrungen und Erkenntnissen aus dem Projektverlauf zur Verbesserung zukünftiger Projekte.
Unverzichtbar ist im Projektmanagement das Controlling bei Szenarien oder Projekten, die hohe Komplexität und erhebliche Ressourcen erfordern. Typische Beispiele umfassen Großbauprojekte wie Brücken, Hochhäuser und Infrastrukturprojekte, bei denen präzises Controlling erforderlich ist, um Kosten, Zeitpläne und Ressourcen effektiv zu managen. Die im Bereich Stahlbetonbau tätige Unternehmensgruppe Max Frank hat mit Einführung einer Projektmanagement-Software einen transparenten Budgetprozess für sämtliche Investitionsprojekte etabliert.
Ebenso spielt Controlling eine wichtige Rolle bei IT-Implementierungsprojekten, wie der Einführung neuer ERP-Systeme oder umfassender Softwarelösungen, um Budgetüberschreitungen und Verzögerungen zu minimieren.
Forschungs- und Entwicklungsprojekte, insbesondere in der Pharmaindustrie, erfordern engmaschige Überwachung, um lange Entwicklungszeiten und hohe Kosten zu umgehen. Auch bei der Produktion neuer Waren ist das Controlling der Projekte unerlässlich, um enge Zeit- und Kostenpläne einzuhalten und rechtzeitige Markteinführungen zu gewährleisten.
Wie laufen Projektcontrolling-Prozesse ab?
Das Projektcontrolling umfasst mehrere Schritte, die gemäß DIN 69901 strukturiert sind. Es handelt sich um eine Normenreihe für das Projektmanagement, die besonders in Deutschland weit verbreitet ist. Sie bietet eine Grundlage für die Planung, Steuerung und das Monitoring von Projekten.
Die DIN 69901–5:2009–1 beschreibt die spezifischen Projektcontrolling Methoden und Prozesse. Diese Normen kommen häufig in Unternehmen zum Einsatz, um ein standardisiertes Vorgehen im Projektmanagement zu gewährleisten.
- Der Prozess beginnt mit der Zielsetzung, bei der die Controller klare, messbare Ziele hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität definieren. Diese Ziele bilden die Grundlage für den gesamten Projektverlauf.
- Darauf folgt die Planung, bei der ein detaillierter Projektplan erstellt wird. Dieser Plan umfasst die Zuordnung von Ressourcen, die Festlegung von Zeitplänen und das Setzen von Meilensteinen, um den Fortschritt zu messen.
- Während der Projektumsetzung erfolgt die Datenerfassung. Hierbei werden kontinuierlich relevante Projektdaten wie IST-Daten aus der Zeiterfassung auf erledigte Aufgaben und Vorgänge gesammelt, um den aktuellen Stand des Fortschritts zu dokumentieren.
- Anschließend erfolgt ein Soll-Ist-Vergleich, bei dem diese aktuellen Daten regelmäßig mit den geplanten Werten abgeglichen werden, um zu sehen, ob die Entwicklung nach Plan läuft.
- Es folgt die Abweichungsanalyse, in der die Ursachen festgestellter Abweichungen analysiert werden. Ziel ist es, die Auswirkungen der Diskrepanzen zu verstehen und entsprechende Korrekturmaßnahmen zu planen.
- Schließlich entwickeln und implementieren Projektmanager konkrete Gegenmaßnahmen, um negative Abweichungen zu korrigieren und das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Dieser iterative Zyklus wird während des gesamten Projektverlaufs wiederholt, um sicherzustellen, dass die Projektziele eingehalten werden und kontinuierlich Verbesserungen stattfinden, wenn sie notwendig sind.
Welche Projektcontrolling-Methoden gibt es?
Es gibt eine Vielzahl von Methoden für das Projektcontrolling, die je nach Projektbedarf und Einsatzbereich auf unterschiedliche Weise hilfreich sein können. Zu den wichtigsten gehören Statusberichte, Meilensteine und Meilensteintrendanalysen, Soll-Ist-Analysen, Earned Value Analysen, sowie Risikomanagement und Chancenbewertung. Nachfolgend gibt es die wichtigsten Methoden auf einen Blick.
Übersicht von Projektcontrolling-Methoden und deren Einsatz
| Methode | Kurzbeschreibung | Beispiele für Einsatzbereiche | Vorteile |
|---|---|---|---|
| Projektstrukturplan (PSP) | Hierarchische Unterteilung eines komplexen Projekts in kleinere Teilaufgaben | Bauprojekte für Unterteilung in Bauphasen oder Software-Projekte mit ihren Entwicklungszyklen | Übersichtlichkeit durch klare Strukturierung, Kontrolle durch detaillierte Überwachung, verbesserte Kommunikation durch einfachere Abstimmung |
| Statusberichte | Tracking des Projektfortschritts, Identifizierung von Abweichungen | F&E, Maschinenbau oder IT-Projekte, um den Verlauf eines Projekts z.B. wochenweise oder monatsweise zu tracken | Schaffung von Transparenz und Erleichterung der Entscheidungsfindung |
| Meilensteine | Festsetzung von zeitgebundenen, spezifischen Zwischenzielen | Projektarten, bei denen die Projekte in groben Phasen strukturiert werden, z.B. in KFZ-oder Maschinenbauprojekten | Frühzeitige Problemerkennung, besserer Überblick über den Projektfortschritt |
| Quality Gates | Kontrollpunkte im Verlauf des Projekts; Brücke zwischen Portfolio- und Projektmanagement | Medikamentenentwicklung, wo Quality Gates zwischen präklinischer und klinischer Phase definiert sind | Effektivere Qualitätssicherung, einfachere Erkennung von Diskrepanzen zwischen Planung und aktuellem Fortschritt |
| Soll-Ist-Vergleich | Vergleich der geplanten und tatsächlichen Projektkosten | Forschungs- und Entwicklungsprojekte,um zusätzlich anfallende Kosten zu tracken | Präzise Nachverfolgung der Kostenentwicklung, Budgetkontrolle |
| Earned Value Analyse | Erweiterte Soll-Ist-Analyse unter Berücksichtigung des geschätzten Fertigstellungsgrads | In der Luft- und Raumfahrtindustrie, um hochkomplexe Projekte zu verwalten | Frühzeitige Erkennung von Kostenabweichungen, besonders realistische Einschätzung von Rest- und Gesamtkosten |
| Risiken und Chancen | Kategorisierung von Risiken und Chancen und Analyse der Auswirkungen auf das Projekt | Produkteinführungen, um mögliche Probleme und Gelegenheiten zu identifizieren | Übersicht möglicher Herausforderungen und des Potenzials vor der Fertigstellung eines Projekts |
| Abschlussberichte | Zusammenfassung der Meilensteine, Probleme und angewandten Lösungen | Beim Bau eines Produktionswerks, wo Baukosten und Abschlusstermine dokumentiert sind | Abschließende Übersicht über den Projektverlauf, Transparenz über die Durchführung |
Die Auswahl der geeigneten Methode hängt dabei von den individuellen Anforderungen des Projekts ab. Mithilfe der Methoden erkennen Projektmanager Abweichungen von der Zielsetzung durch kontinuierliche Datenerfassung und Vergleiche der anvisierten und tatsächlich erreichten Etappen. Nachfolgend beschreiben wir die einzelnen Methoden ein wenig genauer.
Projektstrukturplan (PSP)
Diese Methode unterteilt ein Projekt hierarchisch in kleinere, besser handhabbare Teilaufgaben. Der Plan bietet eine visuelle Darstellung der Projektstruktur und hilft, den Umfang des Projekts klar zu definieren. Der PSP funktioniert durch die Aufteilung des Projekts in Arbeitspakete, für eine detaillierte Planung und gezielte Zuweisung von Ressourcen. Er wird in der Planungsphase erstellt und während des gesamten Projekts verwendet.
Zu den wesentlichen Vorteilen gehören die Übersichtlichkeit durch klare Strukturierung, die erleichterte Kommunikation im Team und die Möglichkeit zur umfassenden Übersicht und Steuerung des Projekts. Ihr Potenzial zeigt die Methode zum Beispiel bei Bauprojekten, bei denen Bauphasen und Aufgaben strukturiert werden, sowie bei der Softwareentwicklung, bei denen Entwicklungszyklen und Features geplant werden.
Statusberichte
Statusberichte dienen zur regelmäßigen Überwachung und Kommunikation des Projektfortschritts. Sie zeigen die fixierten Daten zu Kosten, Aufwand, Terminen und anderen relevanten Faktoren eines Projekts auf und geben eine visuelle Einschätzung des Projektmanagers zu diesen Aspekten. Durch die regelmäßige Erstellung von Statusberichten wird Transparenz geschaffen und die Entscheidungsfindung erleichtert.
Leistungsstarke Projektmanagement-Tools wie die PLANTA-Software unterstützen den Arbeitsalltag, indem sie die Erstellung und Verwaltung von Statusberichten vereinfachen. Diese lassen sich auf Knopfdruck auf Basis der Ist-Werte erstellen und zum Beispiel in PowerPoint-Präsentationen exportieren, wobei individuelle Vorlagen verfügbar sind.
Die Baseline-Funktion ermöglicht Vergleichsberichte und ist ebenfalls Bestandteil vieler Statusberichte. Dabei werden Abweichungen vom fixierten Stand beispielsweise durch Ampel-Darstellungen visualisiert. Der Projekttrend wird ebenfalls dargestellt und ermöglicht eine kontinuierliche Übersicht und Anpassung.
Meilensteine
Als Meilensteine gelten bedeutende Ereignisse und Zwischenziele im Projektverlauf, die wichtige Fortschrittspunkte markieren. Diese Methode funktioniert durch das Festlegen von spezifischen, zeitgebundenen Zielen, die es zu erreichen gilt, bevor das Projekt fortschreiten kann. Meilensteine werden zu Beginn eines Projekts definiert und während der Planung und Durchführung eingesetzt.
Die Meilenstein-Methode bietet den Vorteil einer verbesserten Kontrolle und eines einfacheren Überblicks über den Projektfortschritt sowie die frühzeitige Erkennung von Problemen. Die Meilensteine kommen zum Beispiel bei IT-Infrastrukturprojekten zum Einsatz, bei denen die Installation eines Systems als Meilenstein gilt.
Quality Gates
Quality Gates sind Kontrollpunkte im Projektverlauf, die ähnlich wie Meilensteine wichtige Fortschritte markieren. Sie sind jedoch spezifischer und fungieren als eine Art Brücke zwischen Portfoliomanagement und Projektmanagement. Sie ermöglichen es, die Projektdurchführungsphase durch termingebundene Abschnittskontrollen transparenter zu gestalten.
Quality Gates werden eingesetzt, um sicherzustellen, dass bestimmte Qualitätskriterien und Anforderungen erfüllt sind, bevor das Projekt in die nächste Phase übergeht. Sie gewährleisten eine Verbesserung der Qualitätssicherung und helfen dabei, frühzeitig zu erkennen, ob der ursprüngliche Plan vom Kurs abweicht.
Ein Beispiel für den Einsatz dieser Projektcontrolling-Methode ist die Entwicklung eines neuen Medikamentes, bei dem ein Quality Gate nach der präklinischen Testphase sicherstellt, dass alle notwendigen Daten und Sicherheitsbewertungen abgeschlossen sind, bevor klinische Studien beginnen.
Soll-Ist-Vergleich
Die Soll-Ist-Analyse ist eine bewährte Methode der Kostenkontrolle. Sie vergleicht die geplanten Kosten (Soll-Kosten) mit den tatsächlich angefallenen Kosten (Ist-Kosten) zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dies ermöglicht eine präzise Nachverfolgung der Kostenentwicklung und hilft, das Budget unter Kontrolle zu halten.
Die einfache Anwendung und die klare Visualisierung von Abweichungen zählen zu den Stärken dieser Methode. Durch den direkten Vergleich können Projektmanager schnell reagieren und Anpassungen vornehmen, um das Budget einzuhalten.
Eine solche Analyse kann bei jeder Art von Projekt zum Einsatz kommen. Es können jederzeit unerwartete Kosten für Logistik, Technik oder Personal anfallen, sodass die Soll-Ist-Analyse unverzichtbar ist, um budgetbewusst zu agieren.
Earned Value Analyse
Hinter der Earned Value Analyse (EVA), die auch als Leistungswertanalyse bekannt ist, verbirgt sich ein Werkzeug des Projektcontrollings, das über die klassische Soll-Ist-Analyse hinausgeht. Die EVA bietet realistische Einschätzungen der Rest- und Gesamtkosten, indem sie den geschätzten Fertigstellungsgrad in die Berechnung einbezieht. Dadurch können Projektverantwortliche frühzeitig Kostenabweichungen erkennen.
Mit dieser Methode gelingt eine detaillierte Fortschrittsbewertung von Projekten, indem sie die aktuelle Termin- und Kostensituation anhand von Kennzahlen beschreibt. Wichtige Schlüsselwerte sind dabei die Plan-Kosten (planned cost), Ist-Kosten (actual cost) und der Leistungswert (earned value). Voraussetzungen für den Einsatz der EVA sind unter anderem die Darstellung der Abhängigkeiten, die Priorisierung der Aufgaben und die Aufwandsschätzung der Tätigkeiten.
Die EVA wird häufig in großen und komplexen Projekten eingesetzt, um eine präzise Kosten- und Leistungsüberwachung zu gewährleisten – so zum Beispiel in zahlreichen F&E‑Projekten wie beispielsweise in der Luft- und Raumfahrtindustrie, um Projekte wie den Bau von Satelliten oder Flugzeugen zu verwalten und zu steuern.
Risiken und Chancen
Diese Methode beinhaltet die Identifikation und Analyse von potenziellen Risiken sowie Chancen und deren Auswirkungen auf das Projekt. Die resultierenden Schadens- und Erfolgswerte werden angezeigt und die einzelnen Risiken und Chancen mit ihren Maßnahmen aufgelistet. Ein zentrales Instrument zur Visualisierung ist das Matrixdiagramm.
Das Diagramm kategorisiert Risiken und Chancen basierend auf deren Schadensausmaß oder Erfolgsgrad sowie deren Eintrittswahrscheinlichkeit. Diese Kategorien werden in hoch, mittel und niedrig eingeteilt. Risiken mit hoher Wahrscheinlichkeit und hohem Schadenspotenzial werden besonders hervorgehoben und erfordern spezifische Maßnahmen zur Risikominderung. Ebenso werden Chancen mit hohem Erfolgsgrad und hoher Wahrscheinlichkeit priorisiert.
Dieses Werkzeug kann beispielsweise bei der Einführung eines neuen Produkts in der Konsumgüterindustrie nützlich sein. Hier können Risiken wie Lieferkettenunterbrechungen oder Marktakzeptanzprobleme sowie Chancen wie Marktführerschaft oder Kostensenkungen bewertet werden.
Abschlussberichte
Nach dem Erreichen des IST-Endes eines Projekts können Abschlussberichte erstellt werden. Sie bieten eine umfassende Übersicht über die finalen Termine, Budgets und Kosten eines Projekts und müssen vom Projektverantwortlichen freigegeben werden. Einmal fixiert, können diese Berichte nicht mehr geändert werden.
Die Erstellung eines Abschlussberichts beginnt mit der Sammlung aller relevanten Daten und der Analyse des Projektverlaufs. Der Bericht enthält eine Zusammenfassung der erreichten Meilensteine, der aufgetretenen Schwierigkeiten und der angewandten Lösungen. Zudem werden die endgültigen finanziellen Ausgaben und der Zeitaufwand im Vergleich zu den ursprünglichen Planungen dargestellt.
Der Abschlussbericht dient mehreren Zwecken: Er bietet eine detaillierte Dokumentation des Projekterfolgs, hilft bei der Identifizierung von Best Practices und leistet wertvolle Beiträge für zukünftige Projekte. Zusätzlich unterstützt er die Transparenz gegenüber Entscheidungsträgern.
Solche Berichte kommen beispielsweise beim Bau eines neuen Produktionswerks zum Einsatz, bei dem die endgültigen Baukosten, der Fertigstellungstermin und die Einhaltung der Qualitätsstandards dokumentiert werden.
Welche Kennzahlen sind im Projektcontrolling relevant?
Projektcontroller haben in ihrem Arbeitsalltag mit bestimmten Kennzahlen und Werten zu tun, die dabei helfen, den Fortschritt und die Effizienz von Projekten zu überwachen. Wichtige Kennzahlen im Projektcontrolling umfassen die Projektlaufzeit, Kosten, Aufwand, Fertigstellungsgrad, Projektumsatz und Projektergebnis.
Zudem sind Plan-Kosten, Ist-Kosten und der Earned Value unverzichtbar, um Disparitäten frühzeitig zu erkennen. Diese Werte helfen Projektmanagern, den aktuellen Stand des Projekts zu bewerten, Probleme zu identifizieren und rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um die Projektziele zu erreichen.
Kennzahlen im Projektcontrolling:
- Projektlaufzeit: Diese Kennzahl misst die Dauer vom Projektbeginn bis zum Projektende. Sie wird benötigt, um sicherzustellen, dass das Projekt im geplanten Zeitrahmen abgeschlossen wird. Gemessen wird sie in Tagen, Wochen oder Monaten ab dem offiziellen Startdatum bis zum Abschlussdatum.
- Kosten: Hierbei geht es um alle finanziellen Ausgaben eines Projekts. Die Überwachung der Kosten ist essenziell, um Überschreitungen des festgelegten Budgets zu vermeiden. Kosten werden in der Regel in Währungseinheiten wie Euro oder Dollar erfasst und regelmäßig mit den geplanten Ausgaben verglichen.
- Aufwand: Der Aufwand misst die gesamte Arbeitszeit, die für ein Projekt aufgewendet wird. Diese Kennzahl ist von Bedeutung, um die Effizienz und Produktivität des Projektteams zu bewerten. Gemessen wird der Aufwand in Stunden, Tagen oder Personenmonaten.
- Fertigstellungsgrad: Mit dieser Kennzahl wird der Anteil der bereits erledigten Aufgaben im Verhältnis zur Gesamtaufgabe ausgedrückt. Sie ist notwendig, um den Projektfortschritt im Blick zu behalten. Der Fertigstellungsgrad wird in Prozenten ausgedrückt und kann durch Methoden wie die 0/100-Methode oder die Meilensteinmethode gemessen werden.
- Projektumsatz: Diese Kennzahl erfasst die Einnahmen, die durch das Projekt generiert werden. Den Projektumsatz brauchen Verantwortliche, um den finanziellen Erfolg des Projekts zu bewerten. Er wird in Währungseinheiten gemessen und mit den geplanten Einnahmen verglichen.
- Projektergebnis: Das Projektergebnis zeigt den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts durch den Vergleich der erzielten Ergebnisse mit den geplanten Zielen. Diese Kennzahl ist entscheidend für die Bewertung der Projektleistung und wird in qualitativen und quantitativen Werten gemessen.
- Plan-Kosten: Hierbei handelt es sich um die geschätzten Gesamtkosten eines Projekts, basierend auf der Projektplanung. Die Kennzahl hilft dabei, volle Budgetkontrolle zu gewährleisten. Plan-Kosten werden in der Regel regelmäßig mit den Ist-Kosten abgeglichen.
- Ist-Kosten: Dieser Wert beschreibt alle tatsächlich angefallenen Kosten während des Projektverlaufs und dient dazu, Abweichungen vom Budget zu identifizieren. Die Ist-Kosten werden mit den Plan-Kosten abgeglichen.
- Earned Value (EV): Bei diesem Wert wird der tatsächliche Fortschritt eines Projekts in Bezug auf das Budget ausgedrückt. Der EV wird den Plan- und Ist-Kosten gegenübergestellt.
- SPI/CPI-Trend: Der Schedule Performance Index (SPI) und der Cost Performance Index (CPI) zeigen die Zeiteffizienz und Kosteneffizienz eines Projekts an. Sie sind Teil der Earned Value Analyse (EVA) und dafür da, um den zeitlichen und finanziellen Fortschritt zu bewerten.
- SV/CV-Trend: Der Schedule Variance (SV) und der Cost Variance (CV) sind ebenfalls Teil der EVA und messen, ob Zeitplan und Budget eingehalten werden. Diese Projektcontrolling-Kennzahlen sind wichtig, um Verzögerungen und Kostenüberschreitungen zu identifizieren.
Berechnung des Schedule Performance Index’: SPI = EV / PV
Der SPI ist eine Kennzahl, die anzeigt, wie schnell das Projektteam bisher gearbeitet hat. Dazu erfolgt eine Bewertung des Fertigstellungsgrads (= Earned Value, EV) und ein Vergleich mit den zum Stichtag geplanten Projekt-Kosten (= Planned Value, PV). Liegt der SPI bei exakt 1, ist die Leistung zum Stichtag genau die, die ursprünglich geplant war. Ist der Wert höher als 1, wurde schneller gearbeitet. Ein SPI unter 1 steht für Verzug.
Berechnung des Cost Performance Index’: CPI = EV / AC
Der CPI sagt aus, wie kosteneffizient das Projekt bisher durchgeführt wurde. EV steht dabei für Earned Value und AC für Actual Cost. Diese beiden Werte werden ebenfalls miteinander verglichen. CPI = 1 bedeutet, dass für den bisherigen Projektfortschritt exakt so viel Geld ausgegeben wurde wie ursprünglich geplant. Liegt der CPI unter 1, ist die bisherige Leistung kostspieliger und bei einem CPI von mehr als 1 ist sie günstiger.
Mithilfe solcher Berechnungen lassen sich frühzeitig Probleme in Kosten- und Zeiteffizienz erkennen. Der Projektmanager kann daraufhin Maßnahmen ergreifen, etwa Ressourcen umverteilen oder zusätzliche Arbeitskräfte einsetzen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Wie unterstützt Projektmanagement-Software das Projektcontrolling?
PM-Tools wie die PLANTA project Projektmanagement-Software erleichtern den Controllingprozess durch eine Vielzahl spezialisierter Funktionen und Werkzeuge. Zu den wichtigsten Funktionen von PLANTA project für das Projektcontrolling gehören die Ressourcenplanung, das Risikomanagement, die Kostenplanung sowie die Integration von Zeiterfassung und Finanzkennzahlen.
PLANTA unterstützt Methoden wie das Ampelcontrolling, indem es den Projektstatus visuell darstellt. Farbige Ampeln zeigen auf einen Blick, ob Projekte im Plan liegen (grün), leicht davon abweichen (gelb) oder kritisch sind (rot). Diese Visualisierung hilft Projektmanagern, schnell auf Probleme zu reagieren.
Die EVA wird durch PLANTA ebenfalls unterstützt. Die Software liefert grafische Auswertungen zu geplanten, tatsächlichen und erbrachten Werten, basierend auf Statusberichten und Baselines. Diese Auswertungen ermöglichen eine detaillierte Fortschrittsbewertung und Trendanalyse.
Zusätzlich bietet PLANTA Funktionen wie die Ressourcensimulation und ‑priorisierung, um Engpässe zu vermeiden und die Projektdurchführung zu optimieren. PLANTA project sorgt somit für eine umfassende und transparente Projektkontrolle, indem die Software alle relevanten Daten integriert und aussagekräftige Berichte und Analysen auf Knopfdruck bereitstellt.
Welche Faktoren beeinflussen den Erfolg im Projektcontrolling?
Der Erfolg im Projektcontrolling wird von einer Vielzahl interner und externer Faktoren beeinflusst. Sie bestimmen, wie effektiv ein Projekt beaufsichtigt und gesteuert werden kann, um die gesetzten Ziele zu erreichen.
Risikomanagement ist ein integraler Bestandteil des Projektcontrollings, um diese Faktoren zu kontrollieren. Risikomanagement im Projektmanagement umfasst die Identifikation, Analyse und Minderung potenzieller Risiken.
Interne Faktoren
Ein zentraler interner Faktor ist die Kommunikation. Ein effektiver Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten und eine zentrale Datenhaltung aller relevanten Projektinformationen stellen sicher, dass alle auf dem neuesten Stand sind und Missverständnisse vermieden werden. Regelmäßige Meetings und Berichte sind dabei essenziell. Ein guter Kommunikationsfluss sorgt dafür, dass alle Entscheidungsträger stets informiert sind, während die Fachkompetenz des Teams sicherstellt, dass die angewendeten Methoden effektiv sind und Probleme effizient gelöst werden.
Außerdem sind die verwendeten Projektmanagement-Methoden von Bedeutung. Ein weiterer interner Faktor ist die Ressourcenplanung. Eine sorgfältige Planung und Verwaltung der benötigten Ressourcen, wie Personal, Material und Finanzen, stellt sicher, dass diese optimal genutzt werden und keine Engpässe entstehen.
Externe Faktoren
Zu den externen Faktoren, die den Erfolg im Projektcontrolling beeinflussen, gehört die Marktentwicklung. Veränderungen im Marktumfeld, wie neue Wettbewerber oder technologische Fortschritte, können erhebliche Auswirkungen auf das Projekt haben.
Regulatorische Vorgaben und gesetzliche Anforderungen sind ebenfalls von Bedeutung, da sie die Projektumsetzung beeinflussen und Compliance-Risiken vermieden werden müssen. Wirtschaftliche Bedingungen, wie Inflation oder Rezession, können die Projektkosten und Zeitpläne erheblich beeinflussen.
Wie funktioniert die Kommunikation im Projektcontrolling?
Die Kommunikation stellt den Informationsfluss zwischen Projektmanagern, Projektcontrollern und anderen Projektmitgliedern sicher. Klare Kommunikationswege werden durch regelmäßige Meetings, Statusberichte und moderne Kommunikationsplattformen wie Projektmanagement-Software eingerichtet. Projektmanager und Projektcontroller nutzen diese Tools, um insbesondere bei verteilt arbeitenden Projektteams aktuelle Informationen auszutauschen und alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
Die Implementierung eines Kommunikationsplans hilft dabei, die Frequenz und Art der Kommunikation zu standardisieren. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern bietet viele Vorteile. Sie fördert ein gemeinsames Verständnis der Projektziele, verbessert die Entscheidungsfindung und erleichtert die schnelle Identifikation und Lösung von Problemen.
Dies führt zu einer verbesserten Projektkontrolle, da potenzielle Risiken und auftretende Schwierigkeiten frühzeitig erkannt und gemanagt werden können. Durch diese effiziente Kommunikation wird sichergestellt, dass alle am Projekt Beteiligten stets informiert sind und das Projektteam optimal zusammenarbeiten kann, um die Projektziele erfolgreich zu erreichen.
Wie harmonieren Projektcontrolling und Projektmanagement-Methoden?
Projektcontrolling und Projektmanagement-Methoden wie der PMBOK Guide und PRINCE2 arbeiten eng zusammen, indem sie strukturierte Ansätze für die Umsetzung von Projekten bieten. Sie geben den Mitgliedern eines Projektteams konkrete Handlungsempfehlungen an die Hand – und das für jede Projektphase.
- Der PMBOK Guide: (Project Management Body of Knowledge) vom Project Management Institute (PMI) umfasst verschiedene Wissensgebiete, darunter Kosten- und Zeitmanagement, die direkt im Projektcontrolling angewendet werden.
- PRINCE2 (Projects In Controlled Environments): beschreibt die Bedeutung klar definierter Rollen und Verantwortlichkeiten sowie regelmäßiger Überprüfungen des Projektstatus. In PRINCE2 werden Kontrollmechanismen wie Quality Gates und Meilensteintrendanalysen genutzt, um den Fortschritt und die Qualität zu tracken.
Diese Strategien und Methoden des Projektmanagements strukturieren die Prozesse im Projektcontrolling, indem sie standardisierte Verfahren für Planung, Überwachung und Berichterstattung bereitstellen. Durch die Integration dieser Methoden in das Projektcontrolling können Projektmanager systematisch Probleme und Planabweichungen identifizieren und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um die Projektziele zu erreichen.
Wie wichtig ist Ressourcenplanung im Projektcontrolling?
Die Planung von Ressourcen stellt sicher, dass alle notwendigen Ressourcen wie Personal, Material und Finanzmittel effektiv und effizient genutzt werden. Sie umfasst die Identifikation, Zuweisung und Überwachung der Ressourcen über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg.
Eine sorgfältige und gründliche Ressourcenplanung hilft, Engpässe zu vermeiden und Überlastungen zu verhindern, wodurch die Projektziele termingerecht und im Budgetrahmen erreicht werden können. Durch die genaue Planung und Kontrolle der Ressourcen wird zudem die Produktivität erhöht und das Risiko von Verzögerungen und Kostenüberschreitungen minimiert.
Fazit zu Projektcontrolling
Projektcontrolling ist eine Disziplin im Projektmanagement, die eine umfassende und effektive Verwaltung von Projekten ermöglicht. Durch die Anwendung strukturierter Methoden wie Statusberichte, Meilensteinanalysen und EVA stellt das Projektcontrolling sicher, dass Projekte innerhalb des geplanten Zeit- und Budgetrahmens bleiben und die Qualitätsstandards erfüllen.
Eine effektive Kommunikation und sorgfältige Ressourcenplanung sind zentrale Faktoren für den Erfolg im Projektcontrolling. Softwarelösungen wie PLANTA unterstützen diesen Prozess durch spezialisierte Funktionen, die Transparenz schaffen und eine präzise Kontrolle ermöglichen. Insgesamt trägt das Projektcontrolling maßgeblich dazu bei, Projekte effizient und erfolgreich abzuschließen.
FAQs
Was ist der Unterschied zwischen Projektcontrolling und Projektmanagement?
Projektmanagement umfasst die Planung, Steuerung und Durchführung von Projekten, um definierte Ziele zu erreichen. Projektcontrolling hingegen konzentriert sich auf die Überwachung und Kontrolle dieser Prozesse, um sicherzustellen, dass Projekte im Rahmen bezüglich Zeit, Budget und Qualität bleiben.
Wie unterscheidet sich Projektcontrolling in agilen und traditionellen Projekten?
Im traditionellen Projektcontrolling liegt der Fokus auf detaillierter Planung, strikter Kontrolle von Zeitplänen und Budgets sowie festen Meilensteinen. Agile Projekte hingegen setzen auf flexible Anpassung, kontinuierliche Überwachung und iterative Reviews. Agile Controlling-Methoden betonen regelmäßige Feedback-Schleifen und dynamische Anpassungen, um auf Veränderungen schnell reagieren zu können.
Welche Softwarelösungen sind besonders hilfreich für das Projektcontrolling?
Besonders hilfreich für das Projektcontrolling sind Softwarelösungen mit Funktionen zur detaillierten Planung, Ressourcenverwaltung, Kostenkontrolle und Fortschrittsüberwachung – wie PLANTA project. Solche Tools gewährleisten eine effektive Steuerung und Analyse von Projekten.
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