Phasen des Projektmanagements: die 5 Projektphasen im Detail
Projektphasen sind wesentliche Schritte im Rahmen des Projektmanagements: Sie tragen dazu bei, ein Projekt systematisch und effizient zum Erfolg zu führen. Jede Phase hat ihre eigene Zielsetzung und bringt spezifische Aufgaben mit sich, die den gesamten Ablauf eines Projektes strukturieren. Indem Sie ein Projekt in klar definierte Phasen unterteilen, lässt sich der Fortschritt besser überwachen, Risiken frühzeitig erkennen und die Qualität der Ergebnisse sicherstellen. Eine klare Struktur im Projektmanagement hilft Ihnen auch dabei, Ressourcen gezielt einzusetzen und rechtzeitig auf Veränderungen im Projektumfeld zu reagieren.
Die 5 Phasen im Projektmanagement sind:
- Start des Projektes: Projektziele, Ressourcen und Zeitrahmen werden grob definiert und es erfolgt eine erste Abstimmung mit Stakeholdern.
- Planung des Projektes: Projektanforderungen, Ziele und Ergebnisse werden präzise festgelegt und detaillierte Pläne (Zeit, Kosten, Ressourcen, Risiken) erstellt.
- Durchführung des Projektes: Das Projekt wird gemäß dem Plan umgesetzt und Aufgaben werden bearbeitet.
- Überwachung des Projektes: Der Projektfortschritt wird kontinuierlich überwacht und mit dem Plan verglichen – bei Abweichungen werden Steuerungsmaßnahmen ergriffen.
- Abschluss des Projektes: Alle Arbeiten werden formal beendet, Ergebnisse übergeben, Erfahrungen dokumentiert und das Projekt abgeschlossen.
Die Projektphasen bauen aufeinander auf, wobei jede Phase die Grundlage für die nächste bildet. Eine klare Struktur ist essenziell und hilft, Ziele präzise zu definieren, Risiken zu minimieren und Ressourcen effizient zu nutzen.
In der Startphase eines Projektes helfen Methoden wie die SWOT-Analyse oder die Stakeholder-Analyse, die Ausgangslage und Bedürfnisse genau zu erfassen. Bei der Planungsphase kommen die Critical Path Method (CPM) oder Gantt-Diagramme zum Einsatz, um Zeitpläne und Ressourcen sinnvoll zu strukturieren. Während der Durchführung und Überwachung wird der Fortschritt häufig mit Instrumenten wie der Earned Value Analyse (EVA) kontrolliert, um rechtzeitig Anpassungen vornehmen zu können.
Warum ist Projektmanagement-Software für die Erfüllung der Phasen wichtig? Eine gute Projektmanagement-Software ist in jeder Projektphase essenziell. Sie unterstützt nicht nur bei der Planung und Dokumentation, sondern erleichtert auch die Steuerung und Kommunikation innerhalb des Teams, was eine zügige und präzise Umsetzung über alle Projektphasen hinweg ermöglicht.
Klassische und agile Methoden weisen oft Unterschiede hinsichtlich der Projektphasen auf. Klassische Ansätze wie das Wasserfallmodell folgen oft einer klaren, linearen Struktur, während agile Methoden wie Scrum iterativ und flexibler sind. Trotz unterschiedlicher Vorgehensweisen beeinflusst jede Phase die Balance des magischen Dreiecks im Projektmanagement, was für den Projekterfolg unerlässlich ist.
Inhaltsverzeichnis
- Projektphase: Start eines Projektes (Initialisierung)
- Projektphase: Planung des Projektes (Definition & Planung)
- Projektphase: Durchführung des Projektes (Umsetzung)
- Projektphase: Überwachung des Projektes (Steuerung)
- Projektphase: Abschluss des Projektes (Closure)
- Welche Vorteile hat strukturiertes Projektmanagement?
- Wie unterscheiden sich die 5 Phasen des Projektmanagements im klassischen und agilen Ansatz?
- Gibt es einen Zusammenhang zwischen den 5 Phasen eines Projektes und dem magischen Dreieck?
- Fazit zu den 5 Phasen eines Projektes
- FAQs
1. Projektphase: Start eines Projektes (Initialisierung)
Die erste Projektphase legt den Grundstein für das gesamte Vorhaben. In dieser Start- oder Initialisierungsphase entsteht aus einer ersten Idee oder einem konkreten Bedarf ein formales Projekt. Es geht darum, die Projektziele grob zu umreißen, den erwarteten Nutzen zu definieren und die wichtigsten Stakeholder zu identifizieren. Weiter wird eine erste Einschätzung der Machbarkeit (technisch, wirtschaftlich, organisatorisch) vorgenommen. Die Ergebnisse dieser Phase sollten in einem Projektauftrag oder Projektsteckbriefdokumentiert werden und sind von entscheidender Bedeutung für die nachfolgende detaillierte Planung des Projektes in der zweiten Phase.
Eine solide Initialisierungsphase ist wichtig, weil Sie hier die strategischen Weichen für das gesamte Projekt stellen. Eine klare Vision und eindeutig formulierte Ziele verhindern, dass das Projekt in die falsche Richtung läuft oder der Umfang später unkontrolliert ausufert.
Zu den ersten Schritten gehören meistens:
- Stakeholder-Analyse, um die Erwartungen und Anforderungen zentraler Interessengruppen zu verstehen
- Definition der übergeordneten Projektziele
- Erste zeitliche Rahmensetzung
- Offizielle Ernennung des Projektleiters
- Kosten-Nutzen-Analyse
Typische Fehler in der ersten Projektphase umfassen unklare oder unrealistische Zielvorgaben, eine oberflächliche Analyse der Stakeholder-Bedürfnisse oder die Unterschätzung der notwendigen Ressourcen und potenziellen Risiken. Um diese Fallstricke zu vermeiden, sollten Sie ausreichend Zeit für die Klärung des Projektauftrags einplanen, alle relevanten Parteien frühzeitig involvieren und eine ehrliche erste Machbarkeitsprüfung durchführen. Ein klar formulierter und abgestimmter Projektauftrag schafft Verbindlichkeit und dient als Referenz für die nächsten Phasen.
2. Projektphase: Planung des Projektes (Definition & Planung)
Nach dem offiziellen Start des Projektes folgt die detaillierte Planungsphase. Diese Phase dient dazu, den Weg zum Ziel exakt zu definieren – dafür legen Sie alle notwendigen Schritte, Ressourcen, Kosten und Rahmenbedingungen fest. Hier wird der grobe Rahmen aus der Initiierungsphase mit konkreten Details gefüllt: Aufgaben werden ausgearbeitet und strukturiert, Abhängigkeiten identifiziert, Zeitpläne erstellt, Kosten kalkuliert, Risiken analysiert und die benötigten Ressourcen geplant. Eine sorgfältige und umfassende Planung ist die unverzichtbare Basis für die spätere erfolgreicheDurchführung eines Projektes und dessen kontinuierliche Überwachung.
Die präzise Formulierung von Zielen und die Definition klarer Erfolgskriterien spielen eine zentrale Rolle in der Projektplanung. Was genau soll bis wann, mit welchem Budget und in welcher Qualität erreicht werden? Wie wird der Erfolg gemessen? Methoden wie SMART-Ziele, CLEAR-Ziele oder OKRs (Objectives and Key Results) helfen dabei, Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert zu gestalten.
Durch eine gute Planung entwickeln Sie einen umsetzbaren Fahrplan, der Ihrem Team Orientierung gibt und eine solide Grundlage für das Controlling schafft. Für eine erfolgreiche Projektplanung sollten Sie die folgenden Kriterien berücksichtigen:
- Projektumfang (Scope)
- Verfügbare Zeit
- Vorhandenes Budget
- Qualitätserwartungen
- Benötigte Ressourcen (Personal, Material, Finanzen)
- Potenzielle Risiken
Wesentliche Planungsinstrumente unterstützen diesen Prozess. Der Projektstrukturplan (PSP) zerlegt das Gesamtprojekt in überschaubare Arbeitspakete und schafft Transparenz über den gesamten Leistungsumfang. Gantt-Diagramme visualisieren den Zeitplan, zeigen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben auf und sind ein zentrales Werkzeug für die Terminsteuerung. Weiter ist die Ressourcenplanung in dieser Phase essenziell. Ohne eine realistische Planung, wer wann welche Aufgaben übernimmt und welche Mittel dafür benötigt werden, sind Konflikte und Verzögerungen vorprogrammiert.
Welche Rollen spielt das Risikomanagement in der zweiten Projektphase?
Die zweite Phase ist eng mit dem Risikomanagement in Projekten verknüpft. Welche potenziellen Gefahren könnten den Projekterfolg bedrohen? Wie wahrscheinlich ist ihr Eintreten und welche Auswirkungen hätten sie? Indem Sie Risiken systematisch identifizieren und bewerten, können Sie Maßnahmen zur Vermeidung oder Minderung planen. Damit verbunden ist auch das Ressourcenmanagement: Sind die benötigten Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen sowie die Sachmittel zur richtigen Zeit verfügbar? Mithilfe einer vorausschauenden Ressourcenplanung verhindern Sie Engpässe und Überlastungen während der Durchführung. Sowohl Risikomanagement als auch Ressourcenmanagement sind entscheidend, um die Erfolgswahrscheinlichkeit des Projektes signifikant zu erhöhen.
3. Projektphase: Durchführung des Projektes (Umsetzung)
In der Durchführungs- oder Umsetzungsphase werden die sorgfältig erarbeiteten Pläne in die Tat umgesetzt. Das Projektteam arbeitet aktiv an den im PSP definierten Aufgaben, um die Projektziele zu erreichen. In dieser Projektphase findet die eigentliche Wertschöpfung statt: Die Qualität der vorherigen Planung zeigt sich nun in der praktischen Umsetzung.
Das Projektteam und dessen effektive Zusammenarbeit spielen dabeieine zentrale Rolle. Eine eindeutige Aufgabenverteilung sorgt dafür, dass jedes Teammitglied seine Verantwortlichkeiten, die erwarteten Ergebnisse und Fristen kennt. Regelmäßige Teambesprechungen (z. B. Daily-Stand-ups oder wöchentliche Status-Meetings), klare Kommunikationswege und der Einsatz von Collaboration-Tools fördern den Informationsfluss und helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Weiter ist eine offene und konstruktive Feedbackkultur unerlässlich.
In dieser Phase können Teile des Projektes mit verschiedenen Methoden gesteuert werden. Oft werden operative Aufgaben agil mit Kanban-Boards in den Projektteams bearbeitet, während die Gesamtsteuerung weiterhin klassisch im Wasserfallmodell oder über ein Gantt-Diagramm erfolgt.
Typische Herausforderungen in der Durchführungsphase sind:
- Unerwartete technische Probleme
- Änderungen der Anforderungen durch den Kunden
- Ressourcenkonflikte (z. B. Mitarbeiter werden für andere Aufgaben benötigt)
- Kommunikationsschwierigkeiten
Fortschrittskontrollen helfen Ihnen, den Überblick zu behalten. Durch regelmäßige Statusberichte, den Abgleich mit Meilensteinterminen oder Reviews von Arbeitsergebnissen identifizieren Sie Abweichungen vom Plan frühzeitig und können rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten.
Warum ist eine klare Aufgabenverteilung essenziell?
Unklare Verantwortlichkeiten führen unweigerlich zu Ineffizienz und Fehlern: Aufgaben bleiben liegen, werden doppelt bearbeitet oder entsprechen nicht den Qualitätsanforderungen. Dies resultiert in Verzögerungen, erhöhten Kosten, sinkender Qualität und Frustration im Team. Eine eindeutige Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten stellt sicher, dass alle notwendigen Arbeiten effizient erledigt werden und fördert die erfolgreiche Durchführung eines Projekts.
4. Projektphase: Überwachung des Projektes (Steuerung)
Parallel zur Durchführung läuft die vierte der Projektphasen: die Überwachungs- und Steuerungsphase. Diese Phase ist kein separater Block nach der dritten Projektphase, sondern begleitet diese kontinuierlich. Ihr Zweck ist es, den tatsächlichen Projektfortschritt anhand der definierten Pläne zu messen und Abweichungen systematisch zu identifizieren. Bei Bedarf können Sie korrigierend eingreifen, um das Projekt auf Kurs zu halten oder bewusst neu auszurichten. Die Erkenntnisse und Entscheidungen aus dieser Phase sind entscheidend für den weiteren Verlauf und bilden die Grundlage für den finalen Abschluss des Projektes.
Die Überwachungsphase ist essenziell für den Projekterfolg, da sie Transparenz schafft. Ohne kontinuierliches Monitoring besteht das Risiko, dass Probleme zu spät erkannt, Budgets unkontrolliert überschritten, Termine nicht eingehalten oder Qualitätsmängel übersehen werden. Durch die regelmäßige Kontrolle der relevanten Parameter können Projektmanager proaktiv handeln. Das ermöglicht es Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Probleme zu managen, bevor sie entstehen.
Zur Leistungsmessung können Sie verschiedene Methoden und Kennzahlen (KPIs) heranziehen. Meilensteine dienen als wichtige Kontrollpunkte, um erreichte Etappenziele im Projektverlauf zu überprüfen. Das Earned Value Management (EVM) ist ein umfassender Ansatz, der den Planwert, den Fertigstellungswert und die Ist-Kosten in Beziehung setzt. Dies zeigt nicht nur den aktuellen Status, sondern ermöglicht auch Prognosen für den weiteren Projektverlauf.
Welche Projektcontrolling-Methoden helfen bei der Projektsteuerung und Überwachung?
Vergleich: Klassisches vs. Agiles Vorgehen
Klassisch (z.B. Wasserfall)
- Detaillierte Vorabplanung des gesamten Projekts (Umfang, Zeit, Kosten).
- Sequenzieller Ablauf: Eine Phase folgt der nächsten.
- Plan gilt als Referenz; Änderungen sind formal und aufwendig.
- Fokus auf vollständige Spezifikation zu Beginn.
Agil (z.B. Scrum)
- Grobe Vision am Anfang, detaillierte Planung iterativ (pro Sprint/Zyklus).
- Inkrementeller Ablauf: Lieferung funktionsfähiger Teile in kurzen Zyklen.
- Plan ist adaptiv; Änderungen werden begrüßt und integriert (Backlog).
- Fokus auf frühem Feedback und Anpassung.
Klassisch (z.B. Wasserfall)
- Lineare Umsetzung der geplanten Arbeitspakete.
- Klare Rollentrennung und Hierarchien.
- Dokumentation oft zentral und nachgelagert.
- Fokus auf Einhaltung des Plans.
Agil (z.B. Scrum)
- Iterative Entwicklung in festen Zeitfenstern (Sprints).
- Selbstorganisierte, cross-funktionale Teams.
- Kontinuierliche Integration und Auslieferung.
- Fokus auf Zusammenarbeit und schnellem Feedback.
Klassisch (z.B. Wasserfall)
- Geringe Flexibilität gegenüber Änderungen nach der Planungsphase.
- Formale Change-Request-Prozesse für Anpassungen.
- Risiko, dass das Endprodukt bei Fertigstellung nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen entspricht.
Agil (z.B. Scrum)
- Hohe Anpassungsfähigkeit durch kurze Zyklen und regelmäßiges Feedback.
- Änderungen können zwischen den Sprints leicht in das Backlog aufgenommen werden.
- Produkt wird kontinuierlich an aktuelle Anforderungen angepasst.
Klassisch (z.B. Wasserfall)
- Kontrolle primär über Meilensteine und Soll-Ist-Vergleiche (Plan vs. Realität).
- Fokus auf Einhaltung von Zeit, Budget und Umfang.
- Berichtswesen oft formal und periodisch.
Agil (z.B. Scrum)
- Kontinuierliche Überwachung durch tägliche Meetings (Daily Scrum), Sprint Reviews und Retrospektiven.
- Fokus auf Fortschritt (Burndown-Charts), Teamgeschwindigkeit und Kundenzufriedenheit.
- Hohe Transparenz im Team.
Klassisch (z.B. Wasserfall)
- Software unterstützt v.a. bei detaillierter Planung (Gantt, PSP), Ressourcen- und Kostenmanagement.
- Fokus auf Planerstellung und ‑verfolgung.
Agil (z.B. Scrum)
- Tools unterstützen Backlog-Management, Sprint-Planung, Task-Boards (Kanban) und Visualisierung des Fortschritts.
- Fokus auf Team-Kollaboration und Transparenz.
Moderne Projektmanagement-Software wie PLANTA Project bietet oft das Beste aus beiden Welten. Sie ermöglicht sowohl eine strukturierte, klassische Planung und Steuerung als auch die agile Umsetzung von Aufgabenpaketen mit integrierten Werkzeugen wie Kanban-Boards. So können Sie hybride Ansätze wählen, die optimal zu Ihrem Projekt passen.
Gängige Techniken im Projektcontrolling unterstützen die Überwachung und Steuerung. Dazu gehören Soll-Ist-Vergleiche (z. B. Kosten und Termine), Trendanalysen (z. B. Meilensteintrendanalyse) und Prognoserechnungen. Hier zwei Beispiele für eine klassische und eine agile Methode:
- Meilensteintrendanalyse (klassische Methode): Damit werden die geplanten und prognostizierten Termine für definierte Meilensteine über den Projektverlauf hinweg grafisch dargestellt. So können Sie Trends (z. B. konstante Verzögerungen bestimmter Arbeitspakete) frühzeitig erkennen und analysieren. Dies ermöglicht eine fundierte Prognose des Projektendtermins.
- Earned Value Analyse (agile Methode): Die EVA ist eine ursprünglich klassische Projektcontrolling-Methode, die den Fertigstellungsgrad mit den Kosten eines Projekts vergleicht. Im Einsatz bei agilen Projekten vergleicht man anstelle des finanziellen Aspekts (Projektbudget) die zeitliche Abweichung vom ursprünglichen Projektplan (Aufwand IST vs Aufwand PLAN). Die EVA ist ideal für agile Projekte, da bei sich ändernden Anforderungen schnell ein neuer Gesamtaufwand für die Berechnung der Abweichungen zugrunde gelegt werden kann.
Welche Projektcontrolling-Methoden zum Einsatz kommen, hängt stark von der Projektart und der gewählten Vorgehensmethodik ab – dabei haben alle ihre spezifischen Vor- und Nachteile.
| Controlling-Methode | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Meilensteintrendanalyse |
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| Earned Value Analyse |
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5. Projektphase: Abschluss des Projektes (Closure)
Die fünfte und letzte der Projektphasen ist der formale Projektabschluss (Closure). Diese Phase markiert das offizielle Ende des Projektes und stellt sicher, dass alle vereinbarten Arbeiten abgeschlossen und die Projektergebnisse formal an die relevanten Stakeholder übergeben werden. Ein umfassender Abschlussbericht fasst die zentralen Projektdaten zusammen (u. a. erreichte Ziele, Erfolge, Herausforderungen und signifikante Abweichungen vom ursprünglichen Plan).
Die Dokumentation und Auswertung der gesammelten Erfahrungen ist wichtig: Ein strukturierter Abschluss sichert den Projekterfolg nachhaltig und ermöglicht wertvolles organisatorisches Lernen. Die Ergebnisse dieser Phase, insbesondere die Lessons Learned und Abschlussberichte, fließen als Wissensbasis in den Start neuer Projekte ein.
Leider wird die Nachbereitung in der Praxis oft vernachlässigt – besonders wenn das Team bereits auf das nächste Projekt übergeht oder das Projekt nicht erfolgreich war. Die Folgen sind gravierend: Wertvolles Erfahrungswissen geht verloren und dieselben Fehler werden in Folgeprojekten wiederholt. Außerdem fehlt oft eine saubere Übergabe, was zu Unklarheiten bei der Nutzung oder Wartung der Projektergebnisse führen kann. Ein unvollständiger Abschluss kann zudem die Motivation des Teams negativ beeinflussen.
Für eine effektive Abschlussanalyse sollten Sie ausreichend Zeit und Ressourcen einplanen. Nutzen Sie strukturierte Formate und Moderationstechniken für die Lessons Learned (z. B. Fragebögen, moderierte Workshops mit klarer Agenda). Fokussieren Sie sich nicht nur auf Probleme, sondern identifizieren Sie gezielt auch Erfolgsfaktoren und Best Practices. Ferner gehört die Optimierung bestehender Templates und die Nutzung der Erfahrungen zur Anpassung von Aufwandsschätzungen für künftige, ähnliche Projekte, dazu.
Entscheidend ist, die gewonnenen Erkenntnisse konkret zu dokumentieren und Verantwortlichkeiten für die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen festzulegen. Indem Sie das Wissen aktiv zugänglich machen, kann es tatsächlich in den entsprechenden Phasen von zukünftigen Projekten genutzt werden und so langfristig einen Mehrwert bringen.
Welche Vorteile hat strukturiertes Projektmanagement?
Ein professionelles, strukturiertes Vorgehen entlang der definierten Phasen erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten signifikant. Es geht weit über das bloße Abarbeiten von Aufgaben hinaus und bietet sowohl Unternehmen als auch den beteiligten Stakeholdern klare Vorteile:
- Verbesserte Planbarkeit
- Transparenz und Kontrolle über strategische und operative Vorhaben
- Effizientere Allokation und Nutzung von Ressourcen
- Reduzierung von Projektrisiken
- Höhere Qualität der Projektergebnisse
- Größere Zufriedenheit bei Kunden und Stakeholdern
Einheitliche Prozesse, wie sie durch die Anwendung der Projektmanagement-Phasen gefördert werden, verbessern nicht nur die Vergleichbarkeit von Projekten: Sie erleichtern außerdem das Portfoliomanagement und ermöglichen fundierte Entscheidungen auf Managementebene. Zahlreiche Untersuchungen, etwa vom Project Management Institute (PMI) belegen immer wieder, dass Organisationen mit einem hohen Reifegrad im Projektmanagement ihre Projektziele wesentlich häufiger erreichen.
Auch für die Projektteams ergeben sich spürbare Vorteile. Klare Strukturen, definierte Rollen und Verantwortlichkeiten sowie transparente Kommunikationswege reduzieren Unsicherheiten, Missverständnisse und Stress. Die Gliederung in Phasen schafft klare Etappenziele, deren Erreichung motivierend wirkt und ein Gefühl des Fortschritts vermittelt. Ein systematisches Vorgehen fördert die effektive Zusammenarbeit. Das Team kann sich so auf die inhaltlichen Herausforderungen konzentrieren, anstatt sich mit organisatorischem Chaos zu beschäftigen.
Eine entscheidende Rolle für die erfolgreiche Umsetzung aller Projektphasen spielt eine leistungsfähige Projektmanagement-Software. Sie unterstützt nicht nur bei der Planung, Steuerung und Dokumentation, sondern fördert auch die Zusammenarbeit im Team. Indem sie relevante Informationen zentral und aktuell bereitstellt, hilft sie, Standards über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg zu etablieren.
Alle Projektphasen im Überblick mit der Projektmanagement-Software PLANTA Project
Die konsequente Anwendung der fünf Projektphasen stellt sicher, dass Ihre Projekte strukturiert, nachvollziehbar und effizient ablaufen. Eine professionelle Softwarelösung wie die Projektmanagement-Software PLANTA Project kann Sie und Ihr Team dabei über den gesamten Ablauf eines Projekts hinweg maßgeblich unterstützen. So meistern Sie die typischen Herausforderungen jeder Phase.
Von der Erfassung und Bewertung von Projektanträgen während der Initialisierung über die detaillierte Planung mit leistungsfähigen Werkzeugen (z. B. interaktive Gantt-Diagramme für die Terminplanung, PSP sowie integriertem Ressourcen- und Kostenmanagement) bietet PLANTA Project die notwendigen Funktionen für eine solide Basis. In der Durchführungsphase erleichtert die Software die Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben (über integrierte Kanban-Boards für hybride Ansätze), unterstützt die Zeiterfassung und fördert die teaminterne Kommunikation. Aussagekräftige Berichte und anpassbare Dashboards sorgen für eine kontinuierliche Überwachung, um den Projektstatus jederzeit im Blick zu behalten. Schließlich hilft die Software auch beim Projektabschluss durch Funktionen zur zentralen Dokumentation, Abschlussberichte und Archivierung. Mit PLANTA Project meistern Sie die Schritte im Projektmanagement effizient und sichern nachhaltig den Erfolg Ihrer Projekte.
Wie unterscheiden sich die 5 Phasen des Projektmanagements im klassischen und agilen Ansatz?
Obwohl der grundsätzliche Prozess bei beiden Ansätzen derselbe ist, unterscheidet sich die konkrete Ausprägung der Projektphasen im klassischen und agilen Projektmanagement erheblich.
- Klassisches Projektmanagement: Hier werden die fünf Phasen eines Projektes in der Regel streng sequenziell durchlaufen. Eine Phase muss also weitgehend abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt. Der Schwerpunkt liegt auf einer detaillierten und vollständigen Vorabplanung, die während der Durchführung möglichst exakt umgesetzt werden soll. Änderungen am einmal festgelegten Plan sind unerwünscht, oft aufwendig und werden über formale Change-Request-Prozesse gemanagt. Die Überwachung konzentriert sich stark auf die Kontrolle der Einhaltung des ursprünglichen Plans. Dieser Ansatz eignet sich gut für Projekte mit klaren, stabilen Anforderungen und einem geringen Maß an Unsicherheit.
- Agiles Projektmanagement: Agile Ansätze arbeiten iterativ und inkrementell. Zwar gibt es auch hier eine Art Initialisierung (z. B. Produktvision, initiales Product Backlog) und einen formalen Abschluss (z. B. Release), aber alle weiteren Phasen verschmelzen und wiederholen sich in kurzen Zyklen (Iterationen oder Sprints, typischerweise 1–4 Wochen). In jedem Zyklus wird ein kleiner Teil des Gesamtprodukts geplant, entwickelt, getestet und den Stakeholdern präsentiert (Review), woraufhin Feedback eingeholt wird. Die Planung ist adaptiv und erfolgt fortlaufend; das Backlog wird regelmäßig angepasst. Die Überwachung findet fast täglich (z. B. Daily Scrum) und am Ende jedes Zyklus (Sprint Review, Retrospektive) statt. Agilität eignet sich besonders gut für Projekte mit sich ändernden Anforderungen, hoher Komplexität oder großer Unsicherheit.
Hybride Modelle versuchen oft, die Stärken beider Ansätze zu kombinieren, etwa durch eine klassische Rahmenplanung und die agile Umsetzung von Arbeitspaketen.
Gibt es einen Zusammenhang zwischen den 5 Phasen eines Projektes und dem magischen Dreieck?
Das magische Dreieck des Projektmanagements veranschaulicht die fundamentalen Zielkonflikte und Abhängigkeiten zwischen den drei primären Steuerungsgrößen eines jeden Projektes: Zeit, Kosten und Leistung. Jede Entscheidung, jede Aktivität und jedes Ereignis innerhalb der Projektphasen beeinflusst unweigerlich dieses empfindliche Gleichgewicht.
Die Art und Weise, wie Sie die Phasen eines Projektes managen, hat direkte und oft unmittelbare Auswirkungen auf die Dimensionen des magischen Dreiecks – im Folgenden zwei Beispiele:
- Start & Planung (Phase 1 & 2): In diesen frühen Phasen werden die Eckpunkte des magischen Dreiecks maßgeblich definiert und festgelegt. Hier legen Sie den initialen Zeitrahmen fest, kalkulieren das benötigte Budget und definieren detailliert den Leistungsumfang sowie die Qualitätsanforderungen. Eine unrealistische Planung in dieser Phase (z. B. zu knappe Zeitvorgaben, unterschätzte Kosten, unklare Anforderungen) führt fast zwangsläufig zu Problemen und Zielkonflikten im weiteren Projektverlauf.
- Durchführung & Überwachung (Phase 3 & 4): Während dieser Phasen wird versucht, die in der Planung definierten Zielvorgaben zu erfüllen und gleichzeitig das magische Dreieck in Balance zu halten. Treten jedoch unvorhergesehene Ereignisse auf (z. B. technische Schwierigkeiten, neue Anforderungen), entstehen Abweichungen vom Plan. Jede notwendige Steuerungsmaßnahme beeinflusst dann mindestens eine Dimension des Dreiecks: Eine Beschleunigung des Projektes zur Einhaltung eines Termins verursacht häufig zusätzliche Kosten (z. B. für Überstunden) oder erfordert Kompromisse bei der Qualität. Eine Budgetkürzung kann zu längeren Laufzeiten oder einer Reduzierung des Leistungsumfangs führen.
Das bewusste Management der Projektphasen, inklusive der Übergänge zwischen ihnen, ist somit der entscheidende Hebel, um die Balance im magischen Dreieck aktiv zu steuern. So können Sie Zielkonflikte transparent machen und das Projekt trotz unvermeidlicher Herausforderungen erfolgreich und im Sinne der Prioritäten des Auftraggebers abschließen.
Fazit zu den 5 Phasen eines Projektes
Die Gliederung eines Vorhabens in die fünf zentralen Projektphasen – Start, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss – bildet das Rückgrat für erfolgreiches Projektmanagement. Dieser strukturierte Ablauf eines Projektes schafft die notwendige Transparenz, ermöglicht eine gezielte Steuerung und hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu managen.
Unabhängig davon, ob Sie klassische, agile oder hybride Methoden einsetzen: Das Verständnis und die sorgfältige Bearbeitung dieser Phasen im Projektmanagement, idealerweise unterstützt durch eine professionelle Projektmanagement-Software, sind entscheidend für das Erreichen Ihrer Projektziele.
FAQs
Wie misst man den Erfolg eines Projektes über alle Phasen hinweg?
Der Projekterfolg wird durch kontinuierliches Monitoring von KPIs gemessen, die sich auf Zeit, Kosten, Umfang und Qualität beziehen. Methoden wie Soll-Ist-Vergleiche, Meilensteintrendanalysen, Earned Value Management und regelmäßige Reviews helfen, den Fortschritt objektiv zu bewerten und den Zielerreichungsgrad festzustellen.
Wie hilft ein Projektstrukturplan für die Projektmanagement-Phasen?
Der PSP ist fundamental in der Planungsphase (Phase 2). Er gliedert das Projektziel hierarchisch in lieferbare Ergebnisse und Arbeitspakete. Das schafft Klarheit über den gesamten Scope und bildet die unverzichtbare Basis für die Detailplanung von Terminen, Kosten und Ressourcen sowie für die Aufgabenverteilung und Fortschrittskontrolle in der Durchführungs- und Überwachungsphase (Phase 3 & 4).
Welche typischen Fehler passieren in den 5 Phasen des Projektmanagements?
Typische Fehler sind: unklare Ziele oder mangelndes Commitment im Start (Phase 1), unrealistische Zeit- oder Ressourcenplanung (Phase 2), schlechte Kommunikation oder unklare Verantwortlichkeiten (Phase 3), verspätetes Erkennen von Abweichungen durch unzureichende Überwachung (Phase 4) und das Vernachlässigen der Lessons Learned im Abschluss (Phase 5).
