Methoden des Risikomanagements im Projektmanagement

In der schnelllebigen Welt des Projektmanagements ist das Risikomanagement bei Projekten ein entscheidender Erfolgsfaktor: Es kann maßgeblich dafür verantwortlich sein, ob Projekte innerhalb des geplanten Zeitraums und Budgets mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen umgesetzt werden. Beim Bau des Flughafens Berlin Brandenburg (BER) führte unter anderem ein unzureichendes Risikomanagement dazu, dass die laut Statista ursprünglich geplanten Kosten von 1,9 Milliarden Euro auf 5,9 Milliarden Euro stiegen.

Was ist Risikomanagement im Projektmanagement? Risikomanagement ist ein strukturierter Ansatz zur Minimierung von Risiken und zur Maximierung von Chancen im Projektmanagement. Es umfasst alle Prozesse und Methoden, die darauf abzielen, potenzielle Probleme und Störfaktoren in Projekten frühzeitig zu erkennen, zu analysieren und zu bewältigen.

Bei der Risikoerkennung kommen verschiedene Techniken und Tools zum Einsatz, die es ermöglichen, auch verborgene und nicht sofort erkennbare Risiken zu identifizieren. Die Risikoanalyse und -bewertung beschäftigt sich mit der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkung identifizierter Risiken, woraus dann ein Maßnahmenplan abgeleitet werden kann.

Die proaktive Identifizierung und Bewältigung von Risiken sowie die Nutzung von Chancen als positive Risiken ermöglichen eine konkrete Planung in Projekten und eine effizientere Ressourcennutzung. Maßnahmen wie die Erstellung einer detaillierten Risikocheckliste, regelmäßige Risikobewertung sowie die Implementierung von Risikominderungsstrategien erhöhen die Sicherheit in Projekten, helfen Verluste zu minimieren und Chancen effektiv zu nutzen. 

In unserem Artikel stellen wir Ihnen nicht nur Risikomanagement-Instrumente vor, sondern zeigen Ihnen auch, wie geeignete Software Ihre Risikoplanung vereinfacht.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Risikomanagement im Projektmanagement?
2. Welche Risikomanagement-Methoden gibt es im Projektmanagement?
3. Wie wähle ich die passende Risikomanagement-Methode für mein Projekt?
4. Wie erfolgt die Risikoanalyse und ‑bewertung in Projekten?
5. Welche Strategien und Maßnahmen umfasst das Risikomanagement?
6. Risikomanagement im Projektmanagement mit der passenden Software
7. Inwiefern beeinflusst moderne Technologie das Risikomanagement in Projekten?
8. Fazit zum Risikomanagement in Projekten
9. FAQs

Was ist Risikomanagement im Projektmanagement?

Risikomanagement für Projekte beinhaltet sämtliche Risikomanagement-Methoden und Techniken, die darauf abzielen, potenzielle Gefahren für das Projekt frühzeitig zu erkennen, zu bewerten und zu steuern, bevor sie zu echten Problemen in der Projektumsetzung führen. Neben der reinen Problemvermeidung dient das Risikomanagement auch dazu, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit eines Projekts zu erhöhen, indem es kontinuierlich auf veränderte Rahmenbedingungen reagiert.

Risikomanagement hat sich bei Projekten von einer kaum strukturierten Praxis zu einem unverzichtbaren Bestandteil des modernen Projektmanagements entwickelt, der für den Erfolg von Projekten unerlässlich ist.

In den 1950er und 1960er Jahren war das Projekt-Risikomanagement noch rudimentär und wurde oft ohne systematische Analyse durchgeführt. In den 1970er und 1980er Jahren führten komplexere Projekte, insbesondere in der Luft- und Raumfahrt sowie im Bauwesen, zur formalen Einführung von Risikomanagement-Prozessen wie der Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA).

In den 1990er Jahren etablierten Institutionen wie das Project Management Institute (PMI) Standards und Richtlinien. Seit den 2000er Jahren haben Software-Tools und datengetriebene Analysen das Risikomanagement weiter verfeinert. Agile Methoden sowie Lean-Ansätze machen das kontinuierliche Risikomanagement zu einem integralen Bestandteil des Projektlebenszyklus.

Warum ist Risikomanagement für den Projekterfolg entscheidend?

Aus folgenden Gründen ist das Risikomanagement für den Projekterfolg entscheidend:

• Früherkennung und Vermeidung von Risiken
• Optimierung von Ressourcen
• Steigerung der Planungs- und Projektsicherheit
• Chancennutzung
• Strategische Entscheidungsfindung

Wie trägt Risikomanagement in Projekten zur Vermeidung von Fehlern bei?

Fehler und Kostenüberschreitungen im Projekt entstehen oft durch unerkannte oder unzureichend bewältigte technische, finanzielle oder zeitliche Risiken, die während der Projektdurchführung auftreten. Sie können durch Risikomanagement verhindert oder reduziert werden.

Wie unterstützt und sichert Risikomanagement die Projektziele?

Risikomanagement unterstützt und sichert die Projektziele auf mehreren Ebenen:

• Fördert Stabilität und Kontrolle über den Projektablauf: Potenzielle Hindernisse werden frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen sind rechtzeitig möglich.
• Unterstützt strategische Planung und Ausrichtung des Projektes: Die relevanten KPIs werden festgelegt und die nötigen Priorisierungen vorgenommen.

Trägt zur Einhaltung der Ressourcen bei: Zeit, Budget und Personal lassen sich effizient nutzen und Zusatzausgaben werden minimiert, wenn rechtzeitig Ressourcen für kritische Projektbereiche sichergestellt werden.

Welche Risikomanagement-Methoden gibt es im Projektmanagement?

Die Erkennung von Risiken in Projekten erfolgt entweder über eine Risikoanalyse oder eine Simulation. Die Analyse von Risiken in Projekten konzentriert sich auf die Bewertung und Identifizierung potenzieller Gefahren und Schwachstellen, während die Simulation die Auswirkungen dieser Risiken unter verschiedenen Bedingungen modelliert und quantifiziert.

Verschiedene Risikoerkennungstechniken und ihre Anwendungsgebiete:

Gängige Analysemethoden im Risikomanagement:

• Delphi-Methode
• SWOT-Analyse
• Pre-Mortem
• FMEA (Failure Mode and Effects Analysis)

Simulationsbasierte Methoden sind unter anderem:

• Monte-Carlo-Simulation
• Szenario-Analyse

Nachstehend erläutern wir Ihnen die Funktionsweise der verschiedenen Methoden und nennen praktische Anwendungsbeispiele.

Delphi-Methode

• Experten geben anonym ihre Einschätzungen zu potenziellen Risiken ab, die dann zusammengefasst und analysiert werden.
• Diese Vorgehensweise fördert eine vielfältige Expertenperspektive, ist jedoch zeitaufwendig.
• Im Projektmanagement ist es damit möglich, fundierte Entscheidungen zu treffen, langfristige Strategien zu entwickeln und dadurch Risiken zu minimieren. Die Delphi-Methode ist eine gute Wahl in Projekten, in denen es um die Entwicklung von neuen Technologien geht.

SWOT-Analyse

• Die SWOT-Analyse betrachtet interne Stärken und Schwächen sowie externe Bedrohungen und Chancen, die in einer Matrix abgebildet werden. 
• Sie zeigt Risiken sowie Möglichkeiten des Projektes und ist einfach anzuwenden, bleibt jedoch oft oberflächlich.
• Die Methode kommt häufig in strategischen Projekten zum Einsatz, beispielsweise zur Entwicklung neuer Produkte. Die Identifizierung von strategischen Optionen und der frühzeitigen Erkennung von Risiken unterstützen bei der Entscheidung, welche Produkte erfolgreich am Markt eingeführt werden und zu einem Wettbewerbsvorteil führen können.

Pre-Mortem

• Teammitglieder stellen sich vor, dass das Projekt bereits gescheitert ist und welche Ursachen dem Scheitern zugrunde liegen. 
• Diese Vorgehensweise erfordert positive Teamdynamik und Offenheit für kritisches Nachdenken über Schwachstellen im Projekt. Andernfalls kann sie pessimistische Perspektiven hervorbringen.
• Ein konkretes Beispiel für die Anwendung der Pre-Mortem-Methode stammt aus dem Bereich des Gesundheitswesens. Vor der Einführung eines neuen medizinischen Verfahrens oder einer neuen Behandlungsmethode führt ein multidisziplinäres Team diese Analyse durch und stellt sich vor, es seien Nebenwirkungen aufgetreten, die dadurch in der Praxis verhindert werden könnten.

FMEA

• FMEA geht über das reine Erkennen der Risiken in einem Projekt hinaus. Mit dieser Methode werden nicht nur potenzielle Ausfallursachen systematisch bewertet, sondern auch die Wahrscheinlichkeit des Auftretens und ihre Auswirkungen ermittelt.
• Sie identifiziert konkrete Risikobereiche und fördert präventive Maßnahmen, erfordert jedoch detaillierte Daten und Fachkenntnisse für eine genaue Bewertung.
• Die Automobilindustrie nutzt FMEA etwa, um mechanische Defekte oder elektronische Störungen zu identifizieren und Kosten durch spätere Produktfehler zu reduzieren.

Monte-Carlo-Simulation

• Zufällige Variablen und Wahrscheinlichkeitsverteilungen werden genutzt, um verschiedene Szenarien zu modellieren und deren Auswirkungen auf das Projekt zu bewerten.
• Sie berücksichtigt die Unsicherheit und Komplexität von Risiken und liefert quantitative Ergebnisse, erfordert jedoch umfassende Daten und Kenntnisse über Wahrscheinlichkeitsverteilungen.
• Die Monte-Carlo-Simulation lässt sich in komplexen Projekten einsetzen, etwa im Bereich des Finanzwesens, wenn es um die Auswertung von zufälligen Variablen wie etwaigen Marktschwankungen geht.

Szenario-Analyse

• Die Szenario-Analyse bedient sich unterschiedlicher Annahmen, auf deren Basis die Auswirkungen auf das Projekt ermittelt werden.
• Die Auswertung ist meistens sehr detailliert, es muss jedoch abgewogen werden, ob die Szenarien realistisch und plausibel sind.
• Wenn es darum geht, Zukunftsszenarien abzubilden, etwa im Energiesektor, dann ist diese Methode effektiv. Dafür werden unterschiedliche Annahmen wie Rohstoffpreise, regulatorische Veränderungen oder technologische Fortschritte zugrunde gelegt und die Auswirkungen auf das Projekt simuliert.

Wie wähle ich die passende Risikomanagement-Methode für mein Projekt?

Die zu Ihrem Projekt passende Risikomanagement-Methode ist von der Projektspezifikation abhängig. Im Wesentlichen kommt es bei der Auswahl der Methode darauf an, wie komplex das Projekt ist und wie schnell etwaige Entscheidungen getroffen werden müssen.

In komplexen Projekten mit variablen Risiken sollten Sie die ausführliche FMEA oder Monte-Carlo-Simulation anwenden. Für weniger komplexe Projekte sind die Delphi-Methode oder die SWOT-Analyse ausreichend. 

Für Risikomanagement in agilen Projekten, wie in einem schnelllebigen IT-Projekt, werden agile Risikomanagement-Methoden wie Pre-Mortem bevorzugt, während für ein langfristiges Bauprojekt mit starken Sicherheits- und Compliance-Anforderungen eine detaillierte FMEA erforderlich sein kann.

Wie erfolgt die Risikoanalyse und -bewertung in Projekten?

Die Risikoanalyse und -bewertung erfolgt in Projekten qualitativ oder quantitativ. Qualitative Methoden konzentrieren sich auf die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkung der Risiken. Der quantitativen Risikoanalyse liegen dagegen konkrete Fakten und Zahlen zugrunde.

Beide Methoden haben die systematische Bewertung und Identifizierung potenzieller Risiken gemeinsam. Die quantitative Risikobewertung liefert dabei präzisere und messbare Ergebnisse.

Was ist die phasenspezifische Risikobewertung?

Risiken verändern sich im Verlauf eines Projekts und müssen daher phasenspezifisch betrachtet werden. Die verschiedenen Projektphasen bringen jeweils eigene Risikoprofile mit sich, die unterschiedliche Bewertungsansätze erfordern. In der Initiierungsphase stehen strategische Risiken im Vordergrund, während in der Umsetzungsphase operative Risiken dominieren. Eine phasenorientierte Risikobetrachtung ermöglicht eine zielgerichtete Risikosteuerung und verbessert die Effektivität der Risikomanagement-Maßnahmen.

Welche Werkzeuge zur Risikoanalyse im Projektmanagement gibt es?

Nach der Identifizierung der Projektrisiken geht es darum, die gefundenen Risiken zu analysieren und zu bewerten. Dazu hilft es, die Risiken grafisch aufzubereiten, um auf den ersten Blick eine Einschätzung der Risikosituation zu erhalten. Die zur Verfügung stehenden Werkzeuge zur Risikoanalyse setzen bei der Visualisierung auf verschiedene Schwerpunkte.

Das Tornado-Diagramm zeigt, wie sensitiv die verschiedenen Risiken für das Projektergebnis sind. Es ordnet die verschiedenen Risiken nach ihrem Einfluss und bildet sie als Balkendiagramm ab. Das Diagramm hilft, die wichtigsten Einflussfaktoren schnell zu identifizieren und zu priorisieren, indem es zeigt, wie Änderungen in den Eingabedaten das Projektergebnis beeinflussen.

Eine Risikomatrix positioniert die Eintrittswahrscheinlichkeit gegen die potenzielle Auswirkung der Risiken. Abgebildet wird die Risikomatrix in einem zweidimensionalen Diagramm, wobei die Schwere der Risiken nach dem Ampelsystem dargestellt wird. Dadurch wird eine schnelle visuelle Bewertung und Priorisierung der Risiken ermöglicht.

Die Analyse per Entscheidungsbaum zeigt verschiedene Prozesse und die Wahrscheinlichkeiten sowie Auswirkungen von Entscheidungen und Risiken in einem baumartigen Diagramm. Dadurch lassen sich auch komplexe Entscheidungsprozesse einfach darstellen, um die beste Vorgehensweise wählen zu können.

Heatmaps verwenden Farben, um die Intensität von Risiken über verschiedene Projektbereiche oder -phasen hinweg darzustellen. Je intensiver die Farbe, desto höher wird das angezeigte Risiko bewertet.

Quantitative Risikobewertung durch Leistungsmessung

Neben qualitativen Bewertungen können quantitative Methoden wertvolle Einblicke in Projektrisiken liefern. Das Earned Value Management für Risikobewertung ermöglicht eine objektive Beurteilung der Projektperformance und frühzeitige Erkennung von Abweichungen.

Welche Strategien und Maßnahmen umfasst das Risikomanagement?

Best Practices im Risikomanagement in Projekten umfassen Strategien wie die Risikovermeidung, bei der potenzielle Risiken durch gezielte Maßnahmen eliminiert werden. Risikominderung zielt darauf ab, die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen von Risiken zu reduzieren, während Risikoakzeptanz bedeutet, dass bestimmte Risiken bewusst in Kauf genommen werden.

Zum Umgang mit Risiken im Projektmanagement werden Maßnahmen- und Reaktionspläne entwickelt und implementiert. Dazu gehört die Festlegung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitplänen für die Umsetzung der Maßnahmen.

Die Steuerung der Risiken erfolgt über klar definierte Verantwortungen. Der Risikomanager koordiniert die Risikoanalyse, -bewertung und -behandlung innerhalb des Projekts. Projektmitarbeiter und Teamleiter sind für die kontinuierliche Überwachung von Risiken in ihren jeweiligen Aufgabenbereichen zuständig.

Eskalationsverfahren bei kritischen Risiken

Nicht alle Risiken können auf Projektebene gelöst werden – manche erfordern Entscheidungen der Unternehmensführung. Ein strukturiertes Eskalationsmanagement ist daher ein wichtiger Baustein des Risikomanagements. Klare Eskalationswege und definierte Schwellenwerte helfen dabei, kritische Situationen rechtzeitig an die richtige Entscheidungsebene weiterzuleiten. Dies gewährleistet, dass wichtige Risiken die notwendige Aufmerksamkeit erhalten und angemessene Ressourcen für ihre Bewältigung bereitgestellt werden.

Wie trägt Monitoring zur Risikosteuerung im Projektmanagement bei?

Kontinuierliches Monitoring ermöglicht es Projektteams, Risiken frühzeitig zu erkennen und deren Auswirkungen zu überwachen, was eine rechtzeitige Anpassung der Risikostrategie ermöglicht.

Regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass neue Risiken evaluiert und bereits identifizierte Risiken aktualisiert werden, um die Wirksamkeit der Risikomanagementmaßnahmen zu gewährleisten.

Teams sollten agile Methoden des Projektmanagements anwenden, um flexibel auf unerwartete Risiken zu reagieren.

Welche Rolle spielt die Aufgabenplanung im Risikomanagement bei Projekten?

Die Aufgabenplanung im Projektmanagement bestimmt den Zeitpunkt und die Methode der Risikoanalyse und -bewältigung, was die Effizienz und Effektivität des Projekts positiv beeinflusst. Eine ungenügende Planung kann zu Verzögerungen und ineffektiver Risikosteuerung führen.

Welche Rolle spielt die Ressourcenplanung im Risikomanagement bei Projekten?

Die Ressourcenplanung im Projektmanagement stellt sicher, dass genügend Mittel zur Verfügung stehen, um Risiken effektiv zu bewältigen. Gute Ressourcenplanung stärkt das Risikomanagement durch optimale Zuteilung und Nutzung von Ressourcen, während schlechte Planung zu Engpässen und ineffizienter Risikobehandlung führen kann.

Risikomanagement im Projektmanagement mit der passenden Software

Die richtige Software für das Projekt-Risikomanagement, wie die PLANTA Project–Software für das Projektmanagement, spielt eine zentrale Rolle bei der Bewältigung von Herausforderungen und der Umsetzung von Strategien und Maßnahmen. Software-Tools bieten Funktionen, welche die Risikoerkennung mit verschiedenen Methoden wie der Delphi-Methode, SWOT-Analyse oder Pre-Mortem unterstützen. Die automatische Integration steigert die Effizienz und Genauigkeit dieser Methoden.

Eine kontinuierliche Überwachung und die regelmäßige Überprüfung von Risiken durch eine Software führen zu schnelleren Reaktionen und kürzeren Bearbeitungszeiten. Mit PLANTA Project Enterprise etwa werden Risiken eines Projektes zielgerichtet gesteuert, nachdem sie zuvor anhand von Fragen evaluiert und gewichtet wurden.

Die PLANTA Project–Software unterstützt Sie nicht nur im Risikomanagement, sondern auch in der strategischen Projektplanung.

Mit Simulationen können potenzielle Auswirkungen quantifiziert und verschiedene Szenarien modelliert werden, was eine fundierte Entscheidungsfindung ermöglicht. Weitere Vorteile von PLANTA Project im Bereich Risikomanagement mit Checkliste und Grundlagen finden Sie in nachfolgenden Flyer.

Visualisierungen wie automatisch generierte Blasendiagramme (Bubble Charts) und anpassbare Risikoberichte bieten klare und nachvollziehbare Einblicke, die das Management bei Entscheidungen unterstützen. PLANTA Project stellt diese Bubble Charts und eine Risikotrendanalyse zur Verfügung. Mit PLANTA Project lassen sich auf diese Weise Risiken grafisch nach vordefinierten KPIs abbilden und messen.

Software-gestütztes Risikomanagement durch Ressourcenplanung

Effektives Risikomanagement erfordert systematische Dokumentation und kontinuierliche Überwachung, die durch geeignete Software erheblich erleichtert wird. Eine spezialisierte Ressourcenplanung Software ermöglicht eine strukturierte Erfassung und Bewertung von ressourcenbezogenen Projektrisiken.

Integration von Risikomanagement in die Projektsteuerung

Risikomanagement funktioniert am besten, wenn es nahtlos in die tägliche Projektsteuerung integriert wird. Eine effektive Projektsteuerung berücksichtigt identifizierte Risiken bei allen Entscheidungen und Planungsaktivitäten. Regelmäßige Risikoreviews sollten fester Bestandteil der Projektsteuerungsprozesse sein. Dadurch können Projektleiter proaktiv auf Veränderungen reagieren und rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten, bevor Risiken zu tatsächlichen Problemen werden.

Inwiefern beeinflusst moderne Technologie das Risikomanagement in Projekten?

Moderne Technologien im Risikomanagement ermöglichen präzisere Vorhersagen und fundiertere Entscheidungsprozesse, was die Effektivität des Risikomanagements erheblich steigert. Sie verbessern die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Risikoerkennung und -analyse, indem sie große Datenmengen in Echtzeit verarbeiten und Muster sowie Anomalien schneller identifizieren. Beispielsweise kann eine automatisierte Risikoanalyse, die auf Machine-Learning-Algorithmen basiert, große Datenmengen in Minuten verarbeiten, was im manuellen Prozess Stunden oder sogar Tage dauern könnte.

Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz (KI) für das Risikomanagement in Projekten?

KI spielt insofern eine Rolle im Risikomanagement, indem sie Muster erkennt, Vorhersagen trifft und Entscheidungsprozesse durch datengetriebene Analysen unterstützt. Technologische Fortschritte wie Machine Learning und Big Data ermöglichen eine präzisere und schnellere Identifizierung sowie Bewertung von Risiken. Herausforderungen und Grenzen der Technologie im Risikomanagement umfassen die Notwendigkeit hochwertiger Daten, die Komplexität der Implementierung und das Risiko von Fehlinterpretationen oder übermäßiges Vertrauen in automatisierte Systeme.

Fazit zum Risikomanagement in Projekten

Ein effektives Risikomanagement ist entscheidend für den Projekterfolg. Es umfasst die systematische Identifizierung, Analyse und Bewältigung potenzieller Risiken. Methoden wie Delphi, SWOT, Pre-Mortem und Simulationsverfahren, unterstützt durch visuelle Werkzeuge wie Tornado-Diagramme und Risikomatrizen, ermöglichen eine strategische Risikoplanung.

Der Einsatz von Software-Tools erleichtert die Erfassung, Analyse und Überwachung von Risiken, fördert eine bessere Planung und optimierte Ressourcennutzung. Insgesamt trägt Risikomanagement bei Projekten dazu bei, Fehler und Kostenüberschreitungen zu vermeiden und den Projekterfolg nachhaltig zu sichern.

FAQs

Wie wird Risikomanagement in agilen vs. traditionellen Projektmanagement-Methoden gehandhabt?

Im traditionellen Projektmanagement erfolgt das Risikomanagement strukturiert nach Identifikation, Analyse und Maßnahmen. Agile Projekte sind flexibler und das Risikomanagement ist kontinuierlich in die Projektstruktur integriert. Dadurch werden neue Risiken frühzeitig erkannt und schnelle Reaktionen sind möglich.

Wie beeinflusst die Unternehmenskultur die Effektivität des Risikomanagements in Projekten?

Eine offene Unternehmenskultur fördert das Risikomanagement, statt eventuelle Risiken zu verdrängen. Transparenz und eine offene Kommunikation erleichtern proaktives Handeln, während eine Unternehmenskultur der Fehler- und Risikoleugnung dazu führen kann, dass Risiken verborgen oder gar nicht erst erkannt werden.

Können digitale Tools das Risikomanagement in Projekten automatisieren?

Obwohl digitale Tools im Risikomanagement die Identifikation, die Analyse und die Bewertung automatisieren können, müssen Menschen weiterhin die finalen Entscheidungen treffen. Die Grenzen der Automatisierung liegen in der Interpretation komplexer Kontextinformationen, der Beurteilung von strategischen Auswirkungen und der Bewertung von Entscheidungen.