Planung von Ressourcen im Projektmanagement: ein Leitfaden
Für den Erfolg eines Projekts ist es entscheidend, dass alle notwendigen Ressourcen – von Mitarbeitern bis hin zu Arbeitsmaschinen – in ausreichender Menge und zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind. Da diese Ressourcen nicht unbegrenzt vorhanden sind, ist eine sorgfältige Organisation der Verfügbarkeiten und Kapazitäten unerlässlich. Hier kommt die Ressourcenplanung ins Spiel.
Doch was ist Ressourcenplanung im Projektmanagement überhaupt? Es handelt sich dabei um die Planung von Ressourcen, wie Personal, Sachmittel und Kapital, innerhalb von Projekten. Dabei ist es wichtig, dass keine Ressourcen verschwendet und im besten Fall ohne Leerlauf eingesetzt werden. Daher ist es sinnvoll, einen Ressourcenplan zu erstellen, auf den auch andere Teams zugreifen können, die die Ressource ebenfalls benötigen. Dieser kann auch für die Budgetplanung genutzt werden.
In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Ressourcen, die Unterscheidung zwischen strategischer, taktischer und operativer Ressourcenplanung. Ebenso informieren wir Sie darüber, wie Sie Ressourcenkonflikte vermeiden können und was Sie von Ressourcenplanungssoftware beziehungsweise Projektmanagement-Tools erwarten dürfen.
Was ist Ressourcenplanung im Projektmanagement?
Unter Ressourcenplanung im Projektmanagement — im Englischen auch “Resource Planning” genannt — versteht man die Planung, Terminierung und Zuweisung von Ressourcen. Dies können laut Definition Personen, Technologien, Geld- und Sachmittel sein.
Ziel von einem effektiven Ressourcenplan ist es, vorhandene Ressourcen so einzusetzen, dass sie optimal ausgelastet werden und dem Unternehmen größtmöglichen Nutzen bringen. Auch soll dieser Konflikte vermeiden und Schäden abwenden.
Warum ist Ressourcenplanung im Projektmanagement wichtig?
Werden Ressourcen im Projekt korrekt geplant, ist es möglich, Ressourcen effektiv auszulasten und Kosten zu senken, da Auslastungslücken erkannt und anderweitig genutzt werden können. Dies erfolgt dadurch, dass ermittelt wird:
- wie viele Stunden die Ressource im Projekt benötigt wird,
- mit welchen Anforderungen und
- ob und wie lange diese zu dem gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist.
Falls die Ressource nicht verfügbar ist, können spezielle Softwareprodukte und Tools zur Ressourcenplanung im Projektmanagement gezielt Alternativen aufzeigen. Unsere Projektmanagement-Software PLANTA project zum Beispiel unterstützt mit dem “Anfrage-Workflow für Ressourcenplanung” die Verantwortlichen bei der Planung und Freigabe von benötigten Ressourcen.
So kann das Projektteam kosteneffizient zusammengestellt und hohe Kostenfaktoren erkannt werden. Hat ein anderer Mitarbeiter die benötigten Qualifikationen, jedoch einen niedrigeren Stundensatz, kann dieser im Projekt eingesetzt werden. Auch können diese Ergebnisse zur Personalplanung und zur rechtzeitigen Einstellung neuer Mitarbeiter verwendet werden. Unser Whitepaper zu effizientem Ressourcenmanagement zeigt Ihnen, wie Ressourcenmanagement Ihre Kosten senkt und Gewinne steigert.
Inwiefern unterscheidet sich die Ressourcenplanung in agilen Projekten von traditionellen Projekten?
Ressourcenplanung im traditionellen Sinne bezieht sich auf einen langfristigen Einsatz von Ressourcen. Beim agilen Projektmanagement wird in der Regel in kurzen Sprints geplant.
Dies führt dazu, dass auf aktuelle Geschehnisse, wie zum Beispiel der Ausfall einer Maschine oder die Neuanschaffung einer weiteren Maschine, besser reagiert und Ressourcen effektiver eingesetzt werden können. Im Gegensatz zur traditionellen Planung, bei der Entscheidungen von oben nach unten getroffen werden, wird bei agilem Projektmanagement das Team bei Entscheidungen einbezogen. Dies erhöht oftmals die Agilität und Motivation im Team.
Welche Elemente umfassen eine effektive Ressourcenplanung?
Ein effektiver Ressourcenplan umfasst folgende Komponenten, die als Ressourcen für die Umsetzung von Projekten benötigt werden:
- Ressourcen: Hierzu zählen unter anderem Personen, Abteilungen/Teams, Maschinen und Räume. Zum Personal zählt das Projektteam, welches für die Umsetzung benötigt wird. Hinterlegt werden sollten dabei auch die zugehörigen Personalkosten und bei Externen die entsprechenden Stundensätze. Auch geplante Abwesenheiten (wie Urlaub, Geschäftsreise, etc.), wöchentliche Arbeitsstunden und ‑tage, Betriebsurlaub sowie Feiertage sollten abrufbar sein.
- Skills: Jeder Mitarbeiter hat andere Kenntnisse und Erfahrungen. Die Software sollte es unterstützen, beispielsweise einen IT-Mitarbeiter mit entsprechenden Skills für ein Projekt auszuwählen.
- Kapazitäten: Zu den Projektmanagement-Methoden der Ressourcenplanung zählt auch die Kapazitätsplanung, da jede Ressource begrenzt ist. So spielen beispielsweise Stückzahlen bei Produktionsmaschinen, die Kapazitäten von Mitgliedern im Projektteam, die Höhe des Budgets, etc. eine entscheidende Rolle.
- Zeit: Zeit ist ebenfalls ein wichtiger Faktor. Es gibt Fristen einzuhalten, Meilensteine, Projektziele, Zeitaufwände für die Erledigung von Aufgaben einzuschätzen und oft gibt es eine zeitliche Abfolge von Aufgaben, die miteinander in Verbindung stehen. Verschiebt sich die Erledigung, verschieben sich gegebenenfalls die Folgeaufgaben und eingeplante Ressourcen sind nicht mehr oder nur teilweise verfügbar, was die Projektkosten in die Höhe treiben kann.
- Daten: Im Ressourcenmanagement spielen Daten eine wichtige Rolle. Sie ermöglichen es, den Projektauftrag genau zu definieren und vorhandene Ergebnisse, Auswertungen und Projektabläufe einfließen zu lassen. Liegen bereits Daten eines Vergleichsproduktes vor, können diese zur Ressourcenplanung herangezogen werden. Dies macht den Ressourcenplan genauer und reduziert mögliche Fehlerquellen bei der Einschätzung vorhandener Bearbeitungs‑, Prototyperstellungs- oder Produktionszeiten.
Jede dieser Ressourcen ist relevant, um ein Projekt erfolgreich umzusetzen. Wenn eine der Ressourcen, wie ein Mitarbeiter zur Bedienung einer Maschine, nicht verfügbar ist, dann stockt die Produktion, wenngleich die Maschine ausschließlich für das Projekt eingeteilt und “frei” ist.
Sind alle Ressourcenanforderungen klar und hat bestenfalls eine softwaregestützte Ressourcenplanung stattgefunden, kann eine Vorhersage des Ressourcenbedarfs in Projekten (Personal, Budget, Zeit) erstellt werden. Auch können potenzielle Risiken abgeschätzt werden. Dies ermöglicht eine klare Kommunikation mit dem Kunden, welcher anhand der Prognose in Entscheidungen einbezogen oder über Kosten und Risiken informiert werden kann.
Wie unterscheiden sich strategische, taktische und operative Ressourcenplanung?
Gibt es kurzfristige Projekte und Aufgaben, spricht man von operativer Ressourcenplanung. Sie stellt sicher, dass alle aktuellen Projekte geplant und Aufgaben im operativen Tagesgeschehen umgesetzt werden.
Bei mittelfristigen Aktionen und Entscheidungen, wie zum Beispiel Budgetfragen, spricht man von einer taktischen Ressourcenplanung. Dabei geht es darum, mittelfristige Ziele zu verfolgen und in Handlungen herunterzubrechen.
Strategische Kapazitätsplanung im Projektmanagement fokussiert sich auf langfristige Ziele. Ziel ist es, Ressourcen optimal und im Einklang mit den Projekt- und Unternehmenszielen einzusetzen und Vorteile im Vergleich zu anderen Mitbewerbern zu schaffen.
Werden diese Planungsebenen differenziert betrachtet und bewertet, können Projekte in Unternehmen optimal umgesetzt, geplant und strategisch eingebunden werden. Oft arbeiten Unternehmen fast überwiegend auf der operativen Ebene, was langfristig dazu führen kann, dass andere Unternehmen diese überholen. Unternehmen, die ihr Projektportfolio planen, identifizieren die Projektideen, die am ehesten die strategischen Unternehmensziele verfolgen, und prüfen die Risiken und Chancen dieser Projektideen. Die geeigneten Projekte werden dann priorisiert, in Projektportfolios eingeplant und als operative Projekte eingesteuert.
Wie können Ressourcenkonflikte und Kapazitätsprobleme gelöst werden?
Ein häufiges Problem bei Ressourcenkonflikten ist, dass es verschiedene Projekte in verschiedenen Abteilungen gibt und diese gleich hohe Prioritäten haben. Dies führt zwangsläufig zu Kollisionen. Eine Multiprojektmanagement-Software hilft dabei, parallel laufende Projekte im Überblick zu betrachten, Prioritäten projektintern und ‑übergreifend zu vergeben und Überschneidungen/Konflikte zu erkennen.
Weiterhin können Projektplanungs- und Freigabeprozesse abgebildet und für alle Ebenen im Unternehmen zugänglich gemacht werden. Das Tool hilft Ihnen auch, Aufgaben in Projekten zu priorisieren und die Kapazitäten Ihrer Ressourcen sowie die Budgets strategisch zu planen.
Je genauer die Planung, die erforderlichen Skills, die Höhe der jeweiligen Kosten, die Verfügbarkeit, mögliche Alternativen bekannt und in einem System hinterlegt sind, desto leichter lassen sich Veränderungen in Planungen und damit auch in den Kosten vornehmen. Manche Unternehmen bestimmen gezielt Ressourcenmanager für die Ressourcenplanung, um die Projektleiter zu entlasten.
Ein weiterer kritischer Punkt ist das Budget. Oft ist dies ein Grund, warum Ressourcen nicht oder in nicht ausreichender Form zur Verfügung stehen. Durch entsprechende Software und Tools für Ressourcenmanagement können Sie Ressourcen, deren Kosten und Verfügbarkeiten anlegen sowie Kalkulationen erstellen. Dies hilft, Kosten bereits bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen und Alternativen zu finden. Dabei kann eine Vergabe an Externe eine Lösung sein, wenn es beispielsweise um Zeiten für Spitzenauslastungen geht. Ebenfalls werden Szenarien abgebildet, sodass Sie Auswirkungen auch in Form von Kosten, Terminen sowie Auslastung sehen.
Ursache von Konflikten ist häufig mangelnde Kommunikation. Laut dem Project Management Institute (PMI) ist dies einer der Hauptgründe, warum ein Drittel der Projekte nicht erfolgreich abgeschlossen werden. Projektmanagement-Software-Produkte für Ressourcenplanung bieten hier Funktionen wie Aufgaben- und Teamsteuerung. Diese bringen Klarheit für alle Beteiligten und unterstützen bei der Lösungsfindung. Gleichzeitig wird Zeit gespart, da die Tools auf Projektbedürfnisse abgestimmt sind. Manche Unternehmen sprechen davon, dass sie Aufgaben in einem Drittel der Zeit erledigen können bei besserer Qualität der Daten und damit mehr Zeit gewinnen. Diese Zeit kann genutzt werden, um etwa dem Team mehr Informationen zur Verfügung zu stellen, diese zu schulen oder anderweitig die Kommunikation zu verbessern.
Hier einige Praxisbeispiele von Unternehmen, die ihr Ressourcenmanagement mit Software von PLANTA verbessern konnten:
- Vor Einführung der PLANTA-Software arbeitete die DRV BW (Deutsche Rentenversicherung Baden-Württemberg) mit uneinheitlichen Planungs- und Steuerungsmethodiken. Diese führten dazu, dass die DRV BW keine zuverlässigen Informationen über Aufwände, Kosten, Termine und Ressourcenauslastungen vor der Projektfreigabe und während der Laufzeit zur Verfügung hatte und monatliche Projektlisten einen sehr hohen manuellen Aufwand verursachten. Ebenfalls fehlte die Transparenz über kommunizierte Überbelastungen von Mitarbeitern. Weitere Probleme verursachten die wechselnden Priorisierungen innerhalb der Projekte. Durch die Einführung des PLANTA Multiprojektmanagement-Systems werden nun alle Daten in einem gemeinsamen Tool erfasst und verwaltet. Die DRV BW kann allen Projektbeteiligten jederzeit aktuelle Zahlen zur Verfügung stellen und genau benennen, was ein Projekt nach Abschluss wirklich gekostet hat.
- Bei eQ‑3 waren die Zustände der Projekte nicht transparent und die Auslastung des Personals unübersichtlich, was es schwierig machte neue Projekte zu planen und laufende Projekte zu steuern. Vor allem bei Projekten, in denen mehrere Mitarbeiter involviert waren und die Entwicklungsvorhaben mehrere Einzelentwicklungen umfassten. Durch Einführung des PLANTA Multiprojektmanagement-Systems hat das Unternehmen jetzt einen genauen Überblick über die gesamte Projektsituation inklusive aller Projektkosten, der Laufzeit und der Ressourcenplanung und kann Abweichungen schnell erkennen und lösen.
- Uhde High Pressure Technologies (UHPT) hatte Probleme bei der Termin- und Ressourcenplanung. Diese führten dazu, dass Liefertermine häufig nicht eingehalten werden konnten und Ressourcen ineffektiv geplant wurden. Auch fehlte ein einheitlicher Projektplanungsprozess. Daher suchte UHPT nach einer Software, die den gesamten Prozess — von Planung, Entwicklung, Fertigung und Service nach Auslieferung — zuverlässig unterstützt. Mit PLANTA project kann das Unternehmen nun Projekte einheitlich abbilden und Prozesse steuern, alle Mitarbeiter integrieren und Simulation von Projekten bzw. –Veränderungen durchführen, ohne dass diese direkten Einfluss auf die produktive Umgebung haben.
Ressourcenplanung im Projektmanagement mit der passenden Software und Tools
Zur Ressourcenplanung gibt es verschiedene Software-Produkte und Tools. Kleine Projekte mit wenigen Ressourcen werden häufig mit vorhandenen Softwareprodukten, wie Tabellen- oder Textprogrammen sowie Kalendern oder Dienstplanungsprogrammen gelöst. Werden Projekte umfangreicher und mehr Ressourcen benötigt, kommen diese Programme oft an ihre Grenzen. Auch die Tatsache, dass es keine oder nur wenige Schnittstellen zu vorhandenen Programmen und Problemen mit Zugriffsrechten gibt, wenn dort beispielsweise auch andere persönliche Daten hinterlegt sind, verursachen Fehlerquellen und reduzieren Schnelligkeit und Transparenz in Entscheidungen.
Daher sollten Projektmanagern und ausgewählten Projektmitarbeitern ein professionelles Tool beziehungsweise professionelle Software zur Verfügung stehen. Diese kann Schnittstellen zu anderen Programmen herstellen und nur die Daten importieren, die wirklich benötigt werden. Entsprechende Zugriffsrechte auf das Ressourcenmanagement für Projektmanagement sichern hier die Einhaltung des Datenschutzes und betriebsinterner Vorgaben.
Hier ist eine Projektmanagement-Software für Ressourcenplanung mit entsprechendem Funktionsumfang sinnvoll, sodass bereits hinterlegte Abhängigkeiten und Folgetermine automatisch angepasst und optimiert werden. Ist ein Mitarbeiter dann nicht mehr oder nur teilweise verfügbar, zeigen viele Programme Alternativen, damit andere Kollegen mit ähnlichen Qualifikationen das Projekt ganz oder teilweise übernehmen können. Auch bieten professionelle Software-Produkte Warnhinweise an, falls Verzögerungen auf dem kritischen Pfad das Projektziel gefährden.
Achten Sie ebenfalls darauf, dass die Projektmanagement-Software ausreichend Multiprojektmanagement-Funktionen anbietet, damit Sie Ihre parallel laufenden Projekte optimal steuern können, zum Beispiel mit dem Multiprojektmanagement-Tool PLANTA project.
Ebenfalls sollte sie eine Statusbericht-Funktion haben. Diese spart jedem Projektleiter circa vier Stunden pro Monat, die ansonsten für die Zusammenstellung der Daten aus verschiedenen Quellen benötigt werden. Auch ein standardmäßiges Reporting spart bares Geld — monatlich circa zwei Stunden pro Projektleiter.
Ein wichtiges Thema ist auch der Datenschutz. Professionelle Software für Projektmanagement bietet Schnittstellen zu gängigen Programmen und importiert definierte und freigegebene Daten ins System. Andere Daten bleiben geschützt und sind je nach Berechtigungsstufe nicht, teilweise oder komplett sichtbar. Sie setzt zudem Datenschutzstandards um, wie zum Beispiel Datenhaltung nach DSGVO und BDSG, Server-Standorte in Deutschland und Europa und vieles mehr. So sollten Daten, wie beispielsweise Statusberichte, unveränderbar gespeichert werden, nachdem sie freigegeben wurden.
Alle Projektmitarbeiter, die den entsprechenden Zugriff haben, arbeiten im gleichen System und haben damit gleiche und vergleichbare Daten. Professionelle Software ermöglicht es auch, sich innerhalb der Software auszutauschen. Dies führt zu einer Effizienzsteigerung durch Ressourcenmanagement. Hinterlegte Vorlagen und Templates, die nicht erneut erstellt werden müssen, reduzieren die Projektzeit je neuem Projekt um etwa vier Stunden.
Gute Projektmanagement-Software sollte die Auslastung von Abteilungen anzeigen und bei Ressourcenkonflikten die Umplanung unterstützen, beispielsweise durch das Verschieben von Projekten per Mausklick. Die Möglichkeit, alternative Planungen in Simulationen zu betrachten, erleichtert es, Folgen abzuschätzen. Auch Features für Risikomanagement und Kostenmanagement sind essenziell.
Welche Herausforderungen und Best Practices gibt es bei der Ressourcenplanung?
Unklare Anforderungen sind eine der Herausforderungen, die bei der Erstellung vom Ressourcenplan auftreten können. Ebenso können unzureichende Daten und Informationen dazu führen, dass Zeiteinschätzungen nicht genau genug sind und in der Praxis zu Unter- oder Überlastung führen können. Mangelnde Führung, unklare Aufgabenzuteilungen, nicht vorhandene Kommunikation im Team sowie Ressourcenknappheit sind weitere Herausforderungen im Projektalltag. Auch erschweren unerwartete Situationen die Ressourcenplanung.
Folgende Maßnahmen können dabei Abhilfe schaffen:
- klare Aufgaben- und Zieldefinitionen,
- stetige Überprüfung von Zielen, Ergebnisse und Terminen,
- gemeinsame Abstimmung von Prioritäten,
- offene Kommunikation,
- Kritikfähigkeit,
- Fehler anzuerkennen und daraus zu lernen,
- Teamdynamik und
- Ressourcenmanagement.
Dies alles kann die Ressourcenplanung erleichtern und dazu führen, dass Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Dabei sollten Daten im System aktuell gehalten werden, sodass zum einen Prognosen auf Echtdaten basieren und zum anderen die Ergebnisse für spätere vergleichbare Projekte herangezogen werden können.
Welche Rolle spielen Soft Skills in der Ressourcenplanung?
Im Projektmanagement sind viele Menschen eingebunden, wie Projektmanager, das Projektteam, Lieferanten, Stakeholder, Kunden, Mitarbeiter und vieles mehr. Daher spielen zusätzlich zu den erforderlichen Fachkenntnissen auch Soft Skills, wie Kommunikations‑, Team- und Kritikfähigkeit und Stressmanagement, eine wichtige Rolle.
Transparente Kommunikation im Projektmanagement bezieht sich meist darauf, dass jeder im Team weiß, welche Aufgabe wie weit erledigt ist, wo es Probleme gibt und wer an der Aufgabe dran ist. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn verteilte Teams zusammenarbeiten.
Häufige Probleme bei Ressourcenplanung im Projektmanagement
Nachfolgend sehen Sie, welche Probleme bei der Ressourcenplanung auftreten können:
- Unzureichende Ressourcenschätzung: Die Schätzung des Ressourcenbedarfs ist oft ungenau, was zu Mangel oder Überschuss führt und die Projektkosten und ‑zeitpläne beeinträchtigt und in die Höhe treiben kann.
- Fehlende Flexibilität: Projekte unterliegen stets Änderungen und aktuellen Geschehnissen. Starre Ressourcenpläne können sich jedoch nicht schnell genug anpassen, was zu Verzögerungen oder Qualitätseinbußen führt.
- Kommunikationslücken: Mangelnde Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Abteilungen und Stakeholdern führt oft zu Missverständnissen und Fehlallokationen von Ressourcen.
- Konflikte bei der Ressourcenzuweisung: Konkurrierende Projekte und Prioritäten führen zu Konflikten bei der Zuweisung begrenzter Ressourcen, was die Projektarbeit behindert und Zeitziele verzögern kann.
- Mangel an spezialisierten Fähigkeiten: Das Fehlen von Teammitgliedern mit den benötigten spezialisierten Fähigkeiten oder Erfahrungen kann kritische Projektphasen verlangsamen oder zum Scheitern bringen. Ebenso können diese Projektkosten erhöhen, falls Experten extern eingekauft werden müssen.
Diese Probleme können mit der PLANTA-Software-Suite effizient aufgegriffen und oftmals behoben beziehungsweise vermieden werden. Sie sparen Kosten und auch Nerven, da Sie klare Projektübersichten erhalten und aussagekräftige Reports auf Knopfdruck erstellen und auswerten können.
FAQs zur Ressourcenplanung im Projektmanagement
Wie kann man den Ressourcenbedarf für ein neues Projekt genau vorhersagen?
Um Vorhersagen treffen zu können, können Sie unter anderem folgende Methoden verwenden:
- Analogieschätzung: Vergleich mit ähnlichen Projekten hinsichtlich Inhalt/Produkten.
- Parametrische Schätzung: Mathematische Beziehung zwischen Projektumfang und Ressourcenbedarf.
- Bottom-up-Schätzung: Einschätzung der einzelnen Aufgabenpakete, deren Summierung und Hochrechnung.
- Expertenschätzung: Befragung von Fachleuten, beispielsweise aus dem eigenen Projektteam.
Um Unsicherheiten und potenzielle Risiken in der Planungsphase zu minimieren, versuchen Sie so viele historische Ergebnisse und Daten wie möglich einzusetzen. Diese verbessern die Genauigkeit von Einschätzungen. Beachten Sie, dass je größer und komplexer ein neues Projekt ist, mehr Fehler entstehen können und die Genauigkeit der Vorhersagen etwas mehr infrage zu stellen sind. Vor allem, wenn es das Projekt in dieser Form noch nie gab.
Was braucht es für eine Ressourcenplanung?
Effektive Ressourcenplanung besteht aus mehreren Faktoren, die zusammenspielen. Hierzu gehören:
- Eine klare Definition von Zielen und Aufgaben,
- Die Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen.
- Software, die speziell für das Ressourcenmanagement im Projektmanagement entwickelt wurde.
- Erfahrungswerte wie Statistiken, Vergleichsprojekte und Marktergebnisse.
- Ein Team, welches miteinander kommuniziert und aus Erfahrungen lernt.
Warum ist Ressourcenplanung wichtig?
Ressourcenplanung im Projektmanagement ist wichtig und gilt auch als Königsdisziplin im Planungsprozess, da bei unzureichenden Ressourcen keine ausreichende Leistung erbracht und das Projekt nicht fertiggestellt werden kann. Mit einem professionellen Ressourcenplan und der richtigen Software beziehungsweise den richtigen Tools kann schnell erkannt werden, ob das Projektziel überhaupt erreicht werden kann, welche und wo genau Risiken bestehen, wie hoch die Eintrittswahrscheinlichkeit ist, was der entstandene Schaden kosten würde und welche Erträge das Projekt erwirtschaften kann.
Related Posts
LETZTE BEITRÄGE
