In 10 Schritten Projektplan erstellen mit Checkliste

Ein Projektplan (auch: Projektmanagementplan) ist das zentrale Steuerungsdokument für jedes Projekt. Er dient als Roadmap, die detailliert aufzeigt, wie ein Projekt von der ersten Idee bis zum erfolgreichen Abschluss geführt wird. Sein Hauptziel ist es, Klarheit, Struktur und Transparenz für alle Beteiligten zu schaffen. Der Kerninhalt eines guten Projektplans beantwortet die wesentlichen W-Fragen:

• Was sind die Ziele und Liefergegenstände?
• Warum wird das Projekt durchgeführt?
• Wie wird es umgesetzt?
• Wer ist für welche Aufgaben verantwortlich?
• Wann müssen welche Meilensteine und Aufgaben abgeschlossen sein?
• Wo findet die Arbeit statt oder wo werden Ressourcen benötigt?
• Wie viel Budget und welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

Warum ist ein Projektplan im Projektmanagement essenziell? Der Projektplan ist das Fundament für die erfolgreiche Durchführung von Projekten. Ohne ihn fehlt die Orientierung, was zu Chaos, Fehlentscheidungen und letztlich zum Scheitern des Projekts führen kann.

Die Erstellung eines Projektplans ist keine bürokratische Übung, sondern eine strategische Notwendigkeit. Eine sorgfältige Planung hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen, Ressourcen effizient einzusetzen, den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass die Projektziele im vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmen erreicht werden. Häufige Fehler bei der Erstellung eines Projektplans sind unklar definierte Ziele und eine unrealistische Ressourcen- oder Zeitplanung.

Nicht alle Projektpläne sehen gleich aus – sie variieren je nach Projektgröße, Komplexität und Methodik (klassisch, agil, hybrid). Ein agiler Sprintplan unterscheidet sich naturgemäß von einem detaillierten Wasserfall-Projektplan.

Moderne Projektmanagement-Software kann Sie dabei unterstützen, Projekte umfassend zu planen. Gute Tools bieten Funktionen wie interaktive Gantt-Diagramme zur Zeitplanung, Werkzeuge zur Erstellung von Projektstrukturplänen (auch: Work Breakdown Structure, WBS), integrierte Ressourcen- und Kostenplanung sowie Funktionen für das Risikomanagement und die Kommunikation.

Um einen umfassenden und praxistauglichen Projektplan zu erstellen, durchlaufen Sie 10 wesentliche Schritte:

Inhaltsverzeichnis

1. Projektumfang definieren
2. Work Breakdown Structure erstellen
3. Projektziele in Meilensteine unterteilen
4. Ressourcen planen
5. Zeitplan erstellen
6. Projektbudget festlegen
7. Risiken identifizieren und bewerten
8. Kommunikationsplan erstellen
9. Qualitätsanforderungen bestimmen
10. Änderungsmanagement-Prozess definieren
11. Checkliste für die Erstellung eines Projektplans
12. Was sind häufige Fehler bei der Projektplanung?
13. Wie hilft eine Projektmanagement-Software bei der Projektplanung?
14. Fazit zur Erstellung eines Projektplans
15. FAQs

1. Projektumfang definieren

Der erste und vielleicht wichtigste Schritt bei der Erstellung eines Projektplans ist die klare Definition des Projektumfangs (Scope). Hier legen Sie fest, was genau das Projekt erreichen soll und was nicht dazugehört. Beschreiben Sie die Hauptziele des Projekts, die wichtigsten Liefergegenstände (Deliverables) und die messbaren Erfolgskriterien.

Eine präzise Scope-Definition schafft eine gemeinsame Verständigungsbasis für alle Stakeholder und schützt vor dem gefürchteten „Scope Creep“, also der schleichenden Ausweitung des Projektumfangs während der Laufzeit. Dokumentieren Sie Annahmen und Grenzen des Projekts klar und holen Sie die Zustimmung der wichtigsten Stakeholder ein. Dieser Schritt legt das Fundament für alle weiteren Planungsaktivitäten.

2. Work Breakdown Structure erstellen

Sobald der Umfang klar ist, zerlegen Sie das Projekt in kleinere, handhabbare Arbeitspakete. Dies geschieht mithilfe der Work Breakdown Structure (WBS), auch Projektstrukturplan (PSP) genannt. Die WBS gliedert das Projekt hierarchisch von den Hauptphasen oder Hauptliefergegenständen bis hin zu detaillierten Aufgaben.

Diese Strukturierung hilft, die Komplexität zu reduzieren und sicherzustellen, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden. Jedes Arbeitspaket in der WBS sollte klar definiert, schätzbar (in Bezug auf Aufwand und Dauer) und einer verantwortlichen Person oder einem Team zuordenbar sein. Die WBS ist die Basis für die spätere Zeit-, Ressourcen- und Kostenplanung.

3. Projektziele in Meilensteine unterteilen

Meilensteine sind wichtige Kontrollpunkte oder signifikante Ereignisse im Projektverlauf. Sie markieren den Abschluss wichtiger Phasen, die Fertigstellung entscheidender Liefergegenstände oder kritische Entscheidungspunkte. Definieren Sie klare, messbare und terminierte Meilensteine, die sich aus den übergeordneten Projektzielen und der WBS ableiten.

Meilensteine dienen nicht nur der Strukturierung des Zeitplans, sondern auch der Motivation des Teams und der Kommunikation des Fortschritts an die Stakeholder. Sie helfen dabei, den Überblick zu behalten und frühzeitig zu erkennen, ob das Projekt auf Kurs ist. Jeder Meilenstein sollte ein klares Ergebnis oder einen erreichten Zustand repräsentieren.

4. Ressourcen planen

Die Ressourcenplanung ist ein kritischer Schritt bei der Planung eines Projekts, der oft unterschätzt wird. Hier legen Sie fest, welche Ressourcen (Personal, Material, Ausrüstung, finanzielle Mittel) für die einzelnen Arbeitspakete benötigt werden. Ermitteln Sie den Bedarf pro Aufgabe und gleichen Sie diesen mit den verfügbaren Kapazitäten ab. Berücksichtigen Sie dabei die erforderlichen Qualifikationen (Skills) und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter.

Eine sorgfältige Ressourcenplanung ist entscheidend, um Engpässe zu vermeiden, Überlastungen vorzubeugen und sicherzustellen, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten. Dies ist besonders in Multiprojektumgebungen eine Herausforderung. Gerade wenn mehrere Projekte parallel laufen, benötigt es einen zentralen Überblick darüber, wie die Auslastung projektübergreifend aussieht: Wer hat die nötigen Skills und ist wann verfügbar? Eine Ressourcenmanagement Software, die eine zentrale, skillbasierte Ressourcenplanung ermöglichen, sind hier der Schlüssel zum Erfolg.

5. Zeitplan erstellen

Der Projektzeitplan (oft als Gantt-Diagramm visualisiert) ordnet die Arbeitspakete aus der WBS in eine zeitliche Abfolge. Definieren Sie für jede Aufgabe die geschätzte Dauer und legen Sie die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben fest (z. B. welche Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor eine andere beginnen kann).

Berücksichtigen Sie bei der Zeitplanung auch die Verfügbarkeit der geplanten Ressourcen sowie Pufferzeiten für Unvorhergesehenes. Identifizieren Sie den kritischen Pfad – die Kette von Aufgaben, die die Gesamtdauer des Projekts bestimmt. Ein realistischer Zeitplan ist entscheidend für die Termintreue und ermöglicht eine proaktive Steuerung bei Verzögerungen.

6. Projektbudget festlegen

Basierend auf der WBS und der Ressourcenplanung können Sie nun das Projektbudget detailliert kalkulieren. Schätzen Sie die Kosten für jede Aufgabe oder jedes Arbeitspaket und fassen Sie die Einzelkosten zu einem Gesamtbudget zusammen. Berücksichtigen Sie dabei Personalkosten, Materialkosten, Kosten für externe Dienstleister, Reisekosten und sonstige Ausgaben. Es ist ratsam, auch einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben (Kontingenzreserve) einzuplanen.

Das festgelegte Budget dient als wichtige Kontrollgröße während der Projektdurchführung. Eine transparente und realistische Budgetplanung ist essenziell, um die Wirtschaftlichkeit des Projekts sicherzustellen und Kostenüberschreitungen zu vermeiden.

7. Risiken identifizieren und bewerten

Kein Projekt verläuft exakt nach Plan. Deshalb ist ein proaktives Risikomanagement unerlässlich. Identifizieren Sie potenzielle Risiken, die den Projekterfolg gefährden könnten. Dazu gehören beispielsweise technische Probleme, Ressourcenengpässe, Budgetüberschreitungen oder Änderungen der Anforderungen.

Bewerten Sie die identifizierten Risiken hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihrer potenziellen Auswirkungen auf das Projekt. Das erlaubt es Ihnen, anschließend Maßnahmen zur Risikovermeidung, -minderung oder -bewältigung zu entwickeln. Die Ergebnisse dieser Risikoanalyse im Projektmanagement sollten Teil des Projektplans sein und regelmäßig überprüft werden.

8. Kommunikationsplan erstellen

Eine klare und effektive Kommunikation ist der Schlüssel zum Projekterfolg. Der Kommunikationsplan legt fest, wer welche Informationen wann, wie und wie oft erhält. Definieren Sie die Zielgruppen (z. B. Projektteam, Lenkungsausschuss, Stakeholder), die Kommunikationsinhalte (z. B. Statusberichte, Risikowarnungen, Entscheidungsbedarfe) und die Kommunikationswege. Idealerweise sind alle Beteiligten über eine PM-Software nahtlos in den Kommunikationsfluss eingebunden. Sie sehen so direkt den Stand des Projekts und erhalten Benachrichtigungen. Diese können auf Wunsch per E-Mail zugestellt werden – die sonst übliche E-Mail-Flut wird auf ein Minimum reduziert und alle Projektinformationen bleiben gebündelt in der Software.

Ein gut durchdachter Kommunikationsplan stellt sicher, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit über die relevanten Informationen verfügen. So können Missverständnisse vermieden und Entscheidungen fundiert getroffen werden. All dies fördert die Zusammenarbeit und das Engagement im Projektteam.

9. Qualitätsanforderungen bestimmen

Qualität bedeutet, die vereinbarten Anforderungen und Erwartungen zu erfüllen. Legen Sie im Projektplan fest, welche Qualitätsstandards für die Projektergebnisse gelten und wie die Einhaltung dieser Standards sichergestellt und überprüft wird. Definieren Sie dafür konkrete Qualitätskriterien, Messgrößen und Methoden zur Qualitätssicherung und -kontrolle.

Dies kann beispielsweise durch Reviews, Tests oder Audits geschehen. Die Festlegung der Qualitätsanforderungen hilft, spätere Nacharbeiten zu vermeiden, die Kundenzufriedenheit sicherzustellen und den Projekterfolg nachhaltig zu sichern. Integrieren Sie die geplanten Qualitätssicherungsmaßnahmen direkt in den Zeit- und Ressourcenplan.

10. Änderungsmanagement-Prozess definieren

Änderungen sind in Projekten oft unvermeidlich – wichtiger ist, wie Sie damit umgehen. Definieren Sie einen klaren Prozess für das Änderungsmanagement (Change Management). Dieser Prozess sollte beschreiben, wie Änderungsanträge eingereicht, bewertet, genehmigt oder abgelehnt und dokumentiert werden.

Legen Sie fest, wer für die Entscheidung über Änderungen zuständig ist und wie sich diese auf den Projektumfang, den Zeitplan, das Budget und die Ressourcen auswirken. Ein formalisierter Änderungsmanagement-Prozess sorgt für Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit und verhindert unkontrollierte Änderungen, die das Projekt gefährden könnten.

Checkliste für die Erstellung eines Projektplans

Ein solider Projektplan ist das Herzstück erfolgreicher Projekte. Zum erfolgreichen Abschluss gehört jedoch mehr als nur die Planung. Auch die konsequente Projektsteuerung und -überwachung (Projektcontrolling) sowie die eigentliche Umsetzung der Aufgaben sind entscheidend für den Erfolg.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir eine umfassende Checkliste zusammengestellt, die über die reine Planerstellung hinausgeht und wichtige Aspekte für den gesamten Projektverlauf abdeckt.

Was sind häufige Fehler bei der Projektplanung?

Selbst erfahrene Projektmanager können bei der Erstellung eines Projektplans auf Fallstricke stoßen. Eine unzureichende Planung führt oft zu erheblichen Problemen im Projektverlauf. Vor allem eine fehlende Verbindlichkeit bei Aufgaben und Verantwortlichkeiten kann negative Auswirkungen auf den erfolgreichen Verlauf eines Projekts haben.

Hier sind einige der häufigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten:

• Unklare oder unrealistische Projektziele
• Ungenügende Definition des Projektumfangs
• Fehlende oder unvollständige WBS
• Unrealistische Zeit- und Aufwandsschätzungen
• Mangelhafte Ressourcenplanung (Überlastung, falsche Skills)
• Unzureichende Budgetplanung und Kostenkontrolle
• Vernachlässigung des Risikomanagements
• Kein definierter Kommunikationsplan
• Fehlender oder unklarer Änderungsmanagement-Prozess
• Der Projektplan wird nicht als lebendes Dokument genutzt und aktualisiert

Wie hilft eine Projektmanagement-Software bei der Projektplanung?

Ohne geeignete Werkzeuge kann die Projektplanung schnell unübersichtlich und fehleranfällig werden – insbesondere bei komplexen Vorhaben oder in Multiprojektumgebungen. Hier kommt professionelle Projektmanagement-Software ins Spiel. Sie dient als zentrale Plattform, um alle planungsrelevanten Informationen zu bündeln, zu strukturieren und zu visualisieren.

Eine gute PM-Software unterstützt Sie aktiv bei jedem Planungsschritt: von der Definition des Umfangs über die Erstellung der WBS und des Zeitplans bis hin zur Ressourcen-, Budget- und Risikoplanung. Sie ermöglicht es, Abhängigkeiten darzustellen, den kritischen Pfad zu berechnen und Was-wäre-wenn-Szenarien durchzuspielen.

Die Vorteile gehen jedoch über die reine Planungsphase hinaus. PM-Software erleichtert auch die Projektdurchführung, die Überwachung des Fortschritts, die Kommunikation im Team und das Reporting an Stakeholder. Sie schafft Transparenz über den aktuellen Stand, die potenziellen Probleme und die Ressourcenauslastung.

Für eine effektive Projektplanung sollte eine PM-Software insbesondere folgende Funktionen bieten:

• Features zur Erstellung und Visualisierung von Projektstrukturplänen (PSP bzw. WBS)
• Interaktive Gantt-Diagramme für die Zeitplanung mit Abhängigkeiten und kritischem Pfad
• Zentrales Ressourcenmanagement mit skillbasierten Zuweisungen und Auslastungsübersichten
• Funktionen zur Kosten- und Budgetplanung sowie -verfolgung
• Integriertes Risikomanagement mit Bewertungsmatrizen
• Aufgabenmanagement und Collaboration-Tools
• Berichtsfunktionen und Dashboards zur Fortschrittskontrolle

Welche Vorteile bietet eine PM-Software wie PLANTA bei der Projektplanung?

Die PLANTA Project PM-Software ist darauf ausgelegt, Sie optimal bei der Erstellung und Verwaltung Ihres Projektplans zu unterstützen. Sie integriert alle wesentlichen Planungsdisziplinen in einem System und bietet spezifische Vorteile gegenüber Insellösungen oder manuellen Methoden wie Excel.

PLANTA Project ermöglicht die Erstellung detaillierter und interaktiver Projektstrukturpläne, die direkt mit der Zeit- und Ressourcenplanung verknüpft sind. Änderungen im Strukturplan oder bei den Aufwandsschätzungen wirken sich automatisch auf den Zeitplan (visualisiert im Gantt-Diagramm) und die Ressourcenauslastung aus. Die zentrale Ressourcen-Datenbank erlaubt eine realistische, skillbasierte Planung über einzelne Projekte hinweg und hilft, Engpässe frühzeitig zu identifizieren. Funktionen zur Kostenplanung, Budgetierung und zum Risikomanagement runden die Planungsmöglichkeiten ab und schaffen eine solide Basis für die Projektsteuerung.

Fazit zur Erstellung eines Projektplans

Einen soliden Projektplan zu erstellen, ist ein unverzichtbarer Schritt für den Projekterfolg. Er schafft Klarheit über Ziele (Was), Umfang, Aufgaben (Wie), Verantwortlichkeiten (Wer), Termine (Wann) und Ressourcen (Wie viel). Die 10 Schritte – von der Scope-Definition über WBS, Meilensteine, Ressourcen-, Budget- und Zeitplanung bis hin zu Risiko-, Kommunikations-, Qualitäts- und Änderungsmanagement – bilden das Gerüst für eine umfassende Planung. Häufige Fehler wie unklare Ziele oder unrealistische Schätzungen gilt es zu vermeiden. Professionelle PM-Software wie PLANTA Project unterstützt diesen Prozess maßgeblich durch integrierte Funktionen und die Schaffung von Transparenz.

Denken Sie daran: Ein guter Projektplan ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein lebendiges Dokument, das im Projektverlauf gepflegt und als Steuerungs- und Kommunikationsinstrument aktiv genutzt werden muss. Dashboards und Statusberichte informieren alle Beteiligten über den aktuellen Projektstand. Die Arbeitszeitrückmeldung zeigt den Ist-Zustand im Projektplan und im Dashboard in Echtzeit. Der Projektleiter sieht sofort, wenn Aufwände höher werden oder die Dauer von der ursprünglichen Planung abweicht – so kann er schnell gegensteuern.

FAQs

Was ist ein Projektplan und warum ist er wichtig?

Ein Projektplan ist das zentrale Dokument, das detailliert beschreibt, wie ein Projekt durchgeführt wird (Was, Wer, Wann, Wo, Warum, Wie, Wie viel). Er ist wichtig, weil er als Roadmap dient, Struktur gibt, die Steuerung ermöglicht und Transparenz für alle Beteiligten schafft, was essenziell für den Projekterfolg ist.

Was ist der Unterschied zwischen einem Projektplan und einer Projektcharta bzw. einem Projektsteckbrief?

Der Projektsteckbrief ist ein kurzes Dokument, das ein Projekt formell autorisiert und den groben Rahmen (Ziele, Scope, Stakeholder) absteckt. Der Projektplan ist wesentlich detaillierter und beschreibt den konkreten Weg zur Umsetzung, inklusive Zeitplan, Ressourcen, Budget und Risiken.

Wie behalte ich den Überblick über den Projektfortschritt?

Den Überblick behalten Sie durch regelmäßige Aktualisierung des Projektplans mit Ist-Daten (z. B. erledigte Aufgaben, aufgewendete Zeit/Kosten). Status-Meetings, Projektcontrolling-Berichte und Dashboards in einer PM-Software helfen dabei, Abweichungen vom Plan frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.