Leitfaden für eine erfolgreiche Projektplanung

Projektmanagement gleicht einem riesigen Puzzle: viele Teile, Methoden und Anforderungen, alle ausgerichtet auf ein Ziel – das erfolgreiche Abschließen eines Projekts. Von der ersten Projektidee bis zur endgültigen Fertigstellung sind viele Schritte entscheidend im Projektablauf. Eine zentrale Phase dabei ist die Projektplanung. Doch was genau verbirgt sich dahinter, wie erstellt man einen effektiven Plan und worauf sollte man achten?

Wirtschaftliche Folgen von Projektplanung

Wie wichtig eine gute Projektplanung ist, drücken die Zahlen einer GPM-Studie zur Projektifizierung von 2023 aus:

• “Mehr als jede dritte Arbeitsstunde wird in Projekten verbracht.”
• “Bezogen auf die Bruttowertschöpfung entspricht dies 1,2 Billionen Euro, die in Deutschland über Projekttätigkeit generiert wurden.” (Quelle: GPM)

Digitalisierung und Projektplanung

Mit der fortschreitenden Digitalisierung und der damit einhergehenden Veränderung von Unternehmensprozessen wird Projektarbeit immer wichtiger. Projekte werden zunehmend in Form von agilen Aufgabenverwaltungen, wie z.B. Kanban-Boards, organisiert. Doch auch bei weniger komplexen Projekten ist eine gute Strukturierung unerlässlich. Gute Strukturen und Leitlinien sind das A und O für erfolgreiche Projektplanung.

Nicht der statische Projektplan ist das Ziel

„Pläne sind nichts, Planung ist alles.“ Diese Aussage von Dwight D. Eisenhower betont, dass Pläne oft in der Realität nicht exakt umgesetzt werden können, da unvorhergesehene Ereignisse auftreten können. Trotzdem ist die Projektplanung selbst von unschätzbarem Wert, da sie einen strukturierten Ansatz für die Bewältigung von Herausforderungen im Projekt bietet und als Leitfaden dient. Ein gut durchdachter Plan dient als Orientierungspunkt, um flexibel auf Veränderungen zu reagieren, denn Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind ebenso entscheidend wie die ursprünglichen Pläne. Im Projektmanagement kommt es nicht auf das Festhalten an einem statischen Plan an, sondern auch auf die Fähigkeit, auf unerwartete Entwicklungen zu reagieren und den Kurs anzupassen.

Beginn der Projektplanung

Der Beginn der Projektplanung wird oft durch ein Kick-Off-Meeting markiert. Hier kommen Projektleiter und Team zusammen, manchmal unter Einbeziehung externer Berater und Interessengruppen.

Vorlagen für wiederkehrende Projektpläne

Eine solide Planung ist besonders wichtig für regelmäßig wiederkehrende Projekte und Aufgaben. Viele Unternehmen legen großen Wert auf einen einheitlichen Projektprozess. Projektplanungstools bieten standardmäßig Vorlagen an und gute Tools ermöglichen es, individuelle Vorlagen zu integrieren. Durch ständige Verbesserungen (Lessons Learned bei Projektabschluss) können diese Vorlagen immer weiter optimiert werden.

Die 4 Schritte der Projektplanung

In der Praxis lässt sich die Projektplanung grundlegend in vier Schritte unterteilen, die sich in viele Einzelschritte oder auch sog. Prozesse aufgliedern:

1. Klärung der Projektorganisation

In diesem ersten Schritt erfolgt die grundlegende Klärung der Projektorganisation. Die Rollen im Projekt, von der Projektleitung über das Projektteam bis zum Lenkungsausschuss, werden festgelegt. Vorbereitungen und Abstimmungen für die Umsetzung des Projekts werden getroffen.

Hierzu zählen die Gestaltung des Projektablaufs, die Planung aller Rahmenbedingungen wie Kosten, Termine und Personalfragen sowie die Definition des Projektziels. Klare, messbare und erreichbare Ziele bilden das Fundament jeder Projektplanung und ermöglichen es, sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleichen Erwartungen haben. Ein gut definiertes Ziel sollte spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein – im Projektmanagement als SMART-Ziele bekannt.

Risiken und Chancen eines Projekts planen

2. Grobplanung

Die Grobplanung eines Projekts fasst einige Schritte zusammen, bei denen die eigentliche Struktur eines Projekts ausgearbeitet wird. Die zu planenden Aufgaben und Arbeitsschritte werden hierarchisch aufeinander abgestimmt, bevor später Aufwände und damit der zeitliche Verlauf geplant wird. In dieser frühen Planungsphase wird meist auf Basis eines Projektstrukturplans (PSP) die Grundlage der Projektplanung gebildet und alle Inhalte miteinander vernetzt.

Der PSP besteht aus dem übergeordneten Projekt, Teilprojekten und den darauf aufbauenden Arbeitspaketen. Mit dem PSP lassen sich der aktuelle Stand im Projekt, der Leistungsfortschritt sowie mögliche Probleme oder Herausforderungen auf einen Blick erfassen.

Anschließend werden die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben im Projekt sowie bei Bedarf Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten geplant, diese lassen sich meist durch Anordnungsbeziehungen in der Projektmanagement-Software darstellen. Der Fokus liegt darauf, Klarheit über Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen zu schaffen und eine zielgerichtete Bearbeitung zu unterstützen.

Schließlich erfolgt die Erstellung des Zeitplans, der eng mit dem Projektablaufplan verknüpft ist. Hierbei werden den Aufgaben zusätzlich konkrete Termine zugewiesen, und es werden verschiedene Methoden zur Darstellung der Terminplanung genutzt.

Eine gängige Methode ist der Terminplan in Form eines Gantt-Diagramms, das Aufgaben in Form von Balken abbildet, die Länge der Balken entsprechen der jeweiligen Dauer der Aufgabe. Auf diese Weise lässt sich gut veranschaulichen, wieviel Aufwand eine Aufgabe mit sich bringt und wie sie im Verlauf des Projekts angeordnet ist.

Planung des Projekts im Gantt-Diagramm mit Prozessschritten nach DIN

3. Feinplanung

Nach der Grobplanung erfolgt die Feinplanung, die den dritten Schritt der ursprünglichen Struktur repräsentiert. In dieser Phase wird unter anderem die Kapazitätsplanung (auch Ressourcenplanung genannt) durchgeführt. Diese ist Teil der Aufwandsschätzung und befasst sich mit der Zuteilung der geplanten und vorhandenen finanziellen, zeitlichen und personellen Ressourcen. Auch Arbeitsmittel wie Maschinen oder Computer werden dabei berücksichtigt.

Eine sorgfältige und vorausschauende Feinplanung ist von großer Bedeutung, da die genannten Ressourcen begrenzt verfügbar sind und unter Umständen gleichzeitig in anderen Projekten benötigt werden und dadurch Engpässe und Überlastungen entstehen können. Das hätte wiederum zur Folge, dass Aufgaben nicht bearbeitet werden können, in Verzug geraten und das Projektziel gefährdet wird. Mit der passenden Software für Ressourcenplanung von PLANTA können Engpässe und Überlastungen schnell erkannt und behoben werden.

Darüber hinaus werden die internen Rahmenbedingungen festgelegt, um die gemeinsame Arbeit im Projekt möglichst angenehm, reibungslos und effizient zu gestalten. Die Beschreibungen der Arbeitspakete werden genutzt, um die Teilaufgaben in jedem Arbeitspaket im Detail zu klären. Der jeweilige Verantwortliche erstellt die Beschreibungen, um sicherzustellen, dass sich jeder intensiv mit seiner kommenden Aufgabe auseinandersetzt, auch wenn das Arbeitspaket erst in ein paar Monaten startet. Bei komplexen Projekten können auch die Teilaufgaben mit Fristen versehen werden.

Einplanung von Ressourcen ins Projekt und grafische Darstellung der Ressourcenauslastung

4. Projektcontrolling und Projektsteuerung

Abschließend rücken das Projektcontrolling und die Projektsteuerung in den Fokus.

Hierzu gehört die Begleitung der Planung sowie die Überwachung von Leistungen, Ressourcen und Zeiten. Die Integration der Projekte in unternehmerische Aktivitäten erfolgt ebenso wie die regelmäßige Prüfung von Qualität und Fortschritt.

Das Projektcontrolling ermöglicht die Reaktion auf unerwartete Änderungen und die Einleitung von Gegenmaßnahmen. Vom Beginn bis zum Abschluss des Projekts sind das Projektcontrolling und die Projektsteuerung eine Konstante zur Steuerung und Kontrolle. Dabei geht es nicht nur um die Überwachung der Leistungen als solche, sondern auch darum, sicherzustellen, ob die definierten Ziele erreicht oder gefährdet sind.

Steuern und Monitoren des geplanten Projekts: grafische Darstellung von Budget, Kosten und Erlösen

Praktische Umsetzung der Projektplanung

Die theoretischen Grundlagen der Projektplanung müssen in konkrete, umsetzbare Pläne übertragen werden. Der Prozess zum Projektplan erstellen folgt bewährten Methoden und strukturierten Vorgehensweisen. Ein systematischer Ansatz hilft dabei, alle relevanten Aspekte zu berücksichtigen und einen realistischen Zeitrahmen zu entwickeln. Die detaillierte Ausarbeitung des Projektplans bildet das Fundament für eine erfolgreiche Projektumsetzung.

Visualisierung der Zeitplanung

Eine erfolgreiche Projektplanung erfordert eine klare Darstellung der zeitlichen Abläufe und Abhängigkeiten. Das Gantt-Diagramm hat sich als bewährtes Instrument zur Visualisierung von Projektplänen etabliert. Diese grafische Darstellung macht komplexe Zeitpläne für alle Beteiligten verständlich und ermöglicht eine schnelle Übersicht über kritische Pfade. Die visuelle Aufbereitung der Planung erleichtert die Kommunikation mit Stakeholdern und unterstützt die Überwachung des Projektfortschritts.

Fazit: Projektplanung als Grundlage für erfolgreiches Projektmanagement

Die Projektplanung ist das Herzstück des Projektmanagements und schafft die Grundlage für einen erfolgreichen Projektabschluss. Von der Planung einzelner Tätigkeiten bis zur Zuteilung der Ressourcen bildet sie alle Aspekte ab und bereitet den Projektmanager optimal auf unerwartete Anpassungen vor. Sie bietet das Rüstzeug, um bei Verzögerungen flexibel genug gegenzusteuern und ist die Basis für das Kick-Off-Meeting, um von vornherein alle Stakeholder auf das gemeinsame Ziel und grundlegende Details im Ablauf einzustimmen. Mit dieser sorgfältigen Projektplanung wird jedes Projekt zu einem vollen Erfolg.

Ein weiterer entscheidender Aspekt für erfolgreiches Projektmanagement liegt in den Stärken des hybriden Projektmanagements. Immer häufiger werden Projekte durch eine Kombination aus agilen und traditionellen Methoden durchgeführt. Diese Hybridansätze ermöglichen eine flexible Anpassung an sich ändernde Anforderungen, während gleichzeitig die Struktur und Kontrolle der traditionellen Methoden beibehalten werden. Durch die Nutzung der Stärken des hybriden Projektmanagements können Teams effizienter arbeiten und den Erfolg ihrer Projekte weiter steigern.

Projekte planen mit PLANTA