PM-Software optimiert Termin- und Ressourcenplanung
Multiprojektmanagement im Anlagenbau
Uhde High Pressure Technologies (UHPT) ist ein Hochtechnologieunternehmen von thyssenkrupp und gehört zu den weltweit führenden Anbietern im Anlagenbau. Um die Planungsprozesse zu verbessern, suchte UHPT eine neue Projektmanagement-Lösung.
Mit ca. 300 Mitarbeitern liefert UHPT für internationale Kunden und Märkte industrielle Hochdruckanlagen und ‑geräte. Um die Projekte im Bereich kundenspezifischer Anlagen, Forschung- und Entwicklung sowie Serviceprojekte besser planen und steuern zu können, suchte UHPT ein Softwaresystem, das den gesamten Prozess von Planung, Entwicklung, Fertigung und Service nach Auslieferung zuverlässig unterstützt. Die bestehenden Probleme in der Termin- und Ressourcenplanung sollten damit ebenfalls gelöst werden. In ca. 170 parallellaufenden Projekten mit einer Dauer von durchschnittlich ein bis zwei Jahren konnten Liefertermine häufig nicht eingehalten werden, die heterogene Projektlandschaft erschwerte die Ressourcenplanung und es gab keinen einheitlichen Projektplanungsprozess.
Planung in Excel und MS Project
Im Rahmen eines internen Prozessoptimierungsprojektes sollte ein neues Kompetenzteam eine zentrale Termin- und Ressourcenplanung aufbauen. Das neue Team, bestehend aus dem Teamleiter Auftragsleitstand sowie drei Terminkoordinatoren/innen, setzte zunächst auf eine Eigenlösung, bis die richtige Projektmanagement-Software gefunden wurde. In dieser Phase richtete das Team eine Terminlandschaft über selbst montierte MS Project Terminpläne und eigene Excel-Tools ein. Gleichzeitig wurde auch an Planungsprozessen und Standards für Terminpläne gearbeitet. Der sehr hohe manuelle Aufwand zur Datenpflege schränkte aber die Effektivität und damit den Nutzen der gewonnenen Ergebnisse stark ein.
Zusammen mit der Digitalisierungsmanagerin wurde parallel ein Digitalisierungsprojekt gestartet. Die Ziele für dieses Projekt waren hochgesteckt, eine Reihe Verbesserungen versprach man sich bei UHPT durch die Einführung einer Projektmanagement-Software:
Auswahl Multiprojektmanagement-Software
Das Kompetenzteam prüfte verschiedene am Markt verfügbare Softwareprodukte für Projektmanagement und konsultierte externe Spezialisten. Die Longlist von ca. 50 möglichen Anbietern wurde durch tiefergehende Recherchen auf 15 Anbieter eingegrenzt, mit denen Interviews geführt wurden. Mit 6 ausgewählten Anbietern wurden dann halbtägige Workshops durchgeführt, um ein klares Bild über die Passung von den Anforderungen bei UHPT zu den Möglichkeiten der jeweiligen Softwares zu erhalten. Schließlich wurde mit PLANTA ein Demosystem aufgesetzt und ein weiterer Workshop durchgeführt. Die Entscheidung für PLANTA fiel Anfang 2020.
Das neue Softwaresystem überzeugte laut UHPT vor allem aus drei Gründen. Erstens passt der PLANTA-Standard bereits sehr gut zum firmeninternen Prozess. Zweitens können alle Mitarbeiter in PLANTA integriert werden. Und drittens ermöglicht das System die Simulation von Projekten bzw. –Veränderungen ohne direkten Einfluss auf die produktive Umgebung.
Software-Einführung
UHPT hat das neue PM-System am Unternehmensstandort Hagen in allen Abteilungen parallel und gestaffelt nach Produktgruppen eingeführt. Seit April 2021 ist die Software in den folgenden Unternehmensbereichen im Einsatz:
- Planung von Kundenprojekten, Service Projekten und F&E Projekten.
- Konstruktion, Disposition, Arbeitsvorbereitung (Abteilungen/Teams mit voller, durchgängiger Planung in PLANTA inkl. Ressourcenplanung für alle Mitarbeiter)
- Einkauf, Lieferantensteuerung, Qualitätssicherung, Versand (Abteilungen mit Teilplanung in PLANTA, keine Ressourcenplanung)
- Für die Fertigung wird eine grobe Planung auf Kostenstellenebene durchgeführt, um eine grobe Ressourcenplanung abzuleiten und den Workload zu überwachen. Die Feinplanung der Fertigung erfolgt nicht in PLANTA, sondern mit SAP in Verbindung mit einem MES-Tool (Manufacturing Executive System) basierend auf der terminlichen Projektplanung aus PLANTA.
In Summe arbeiten aktuell 145 Nutzer mit dem neuen PM-System: fünf Projektleiter, vier Multiprojektleiter / Terminkoordinatoren, 20 Teamleiter, 60 Rückmelder, 20 Mitarbeiter in Management & Vertrieb.
Neben dem Kernprodukt PLANTA project für Multiprojektmanagement hat UHPT auch Bausteine für Customizing und Schnittstellen eingeführt und das System in zwei Sprachen Deutsch und Englisch (für Kundenberichte) in Betrieb genommen. Die gesamte Suche und Einführung des neuen Tools hat 20 Monate gedauert, davon vergingen ca. 12 Monate von der Definition des Problems bis zur Entscheidung für PLANTA.
Die PLANTA-Software hat alle MS-Project Terminpläne und Excel-Tools abgelöst. Die Verknüpfung aller Projekte im Multiprojektmanagement ermöglicht eine bessere Planungsqualität und optimiert den Aufwand für die Betreuung der Projekte signifikant.
Die Standardsoftware wurde für UHPT an einigen Stellen durch neue Ansichten oder Filter angepasst, die im Prozess auf bestimmte Listboxwerte reagieren bzw. diese füllen. Anpassungen betreffen auch das Dashboard und den Projektsteckbrief. So können die UHPT-Anwender spezifische Felder und Datenbereiche im Projektsteckbrief ein- und ausblenden und sich überfällige Arbeitspakete aus allen Projekten (auch per Filter aus bestimmten) im Dashboard anzeigen. Zukünftig möchte UHPT solche Änderungen selbst durchführen und nutzt daher Customizing-Schulungen durch PLANTA.
Schnittstellen, Integrationen und Anpassungen
Schnittstellen zum SAP-System wurden im Rahmen der Software-Einführung realisiert, um bspw. Projektinformationen und relevante Projektdaten wie Termine und Vorgänge auszutauschen. Es ist künftig geplant, auch noch die HR-Daten an das SAP-System zu übertragen.
Die Standardsoftware wurde für UHPT an einigen Stellen durch neue Ansichten oder Filter angepasst, die im Prozess auf bestimmte Listboxwerte reagieren bzw. diese füllen. Anpassungen betreffen auch das Dashboard und den Projektsteckbrief. So können die UHPT-Anwender spezifische Felder und Datenbereiche im Projektsteckbrief ein- und ausblenden und sich überfällige Arbeitspakete aus allen Projekten (auch per Filter aus bestimmten) im Dashboard anzeigen. Zukünftig möchte UHPT solche Änderungen selbst durchführen und nutzt daher Customizing-Schulungen durch PLANTA.
PLANTA im Einsatz seit 2021
