PM-Soft­ware opti­miert Ter­min- und Ressourcenplanung

Mul­ti­pro­jekt­ma­nage­ment Soft­ware im Anlagenbau

Uhde High Pres­su­re Tech­no­lo­gies (UHPT) ist ein Hoch­tech­no­lo­gie­un­ter­neh­men von thys­sen­krupp und gehört zu den welt­weit füh­ren­den Anbie­tern im Anla­gen­bau. Um die Pla­nungs­pro­zes­se zu ver­bes­sern, such­te UHPT eine neue Mul­ti­pro­jekt­ma­nage­ment Software.

Mit ca. 300 Mit­ar­bei­tern lie­fert UHPT für inter­na­tio­na­le Kun­den und Märk­te indus­tri­el­le Hoch­druck­an­la­gen und ‑gerä­te. Um die Pro­jek­te im Bereich kun­den­spe­zi­fi­scher Anla­gen, For­schung- und Ent­wick­lung sowie Ser­vice­pro­jek­te bes­ser pla­nen und steu­ern zu kön­nen, such­te UHPT ein Soft­ware­sys­tem, das den gesam­ten Pro­zess von Pla­nung, Ent­wick­lung, Fer­ti­gung und Ser­vice nach Aus­lie­fe­rung zuver­läs­sig unter­stützt. Die bestehen­den Pro­ble­me in der Ter­min- und Res­sour­cen­pla­nung soll­ten damit eben­falls gelöst wer­den. In ca. 170 par­al­lel­lau­fen­den Pro­jek­ten mit einer Dau­er von durch­schnitt­lich ein bis zwei Jah­ren konn­ten Lie­fer­ter­mi­ne häu­fig nicht ein­ge­hal­ten wer­den, die hete­ro­ge­ne Pro­jekt­land­schaft erschwer­te die Res­sour­cen­pla­nung und es gab kei­nen ein­heit­li­chen Projektplanungsprozess.

Pla­nung in Excel und MS Project

Im Rah­men eines inter­nen Pro­zess­op­ti­mie­rungs­pro­jek­tes soll­te ein neu­es Kom­pe­tenz­team eine zen­tra­le Ter­min- und Res­sour­cen­pla­nung auf­bau­en. Das neue Team, bestehend aus dem Team­lei­ter Auf­trags­leit­stand sowie drei Terminkoordinatoren/innen, setz­te zunächst auf eine Eigen­lö­sung, bis die rich­ti­ge Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware gefun­den wur­de. In die­ser Pha­se rich­te­te das Team eine Ter­min­land­schaft über selbst mon­tier­te MS Pro­ject Ter­min­plä­ne und eige­ne Excel-Tools ein. Gleich­zei­tig wur­de auch an Pla­nungs­pro­zes­sen und Stan­dards für Ter­min­plä­ne gear­bei­tet. Der sehr hohe manu­el­le Auf­wand zur Daten­pfle­ge schränk­te aber die Effek­ti­vi­tät und damit den Nut­zen der gewon­ne­nen Ergeb­nis­se stark ein.

Zusam­men mit der Digi­ta­li­sie­rungs­ma­na­ge­rin wur­de par­al­lel ein Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jekt gestar­tet. Die Zie­le für die­ses Pro­jekt waren hoch­ge­steckt, eine Rei­he Ver­bes­se­run­gen ver­sprach man sich bei UHPT durch die Ein­füh­rung einer Projektmanagement-Software:

  • Erhö­hung der Transparenz
  • Effek­ti­ve­re Ver­tei­lung der Ressourcen
  • Erhöh­te Pla­nungs­si­cher­heit /-genau­ig­keit
  • Früh­zei­ti­ges Erken­nen von Pro­ble­men / Ver­zö­ge­rung im Auftragsdurchlauf
  • Redu­zie­rung des manu­el­len Auf­wands bei der Auftragsüberwachung

Aus­wahl Multiprojektmanagement-Software

Das Kom­pe­tenz­team prüf­te ver­schie­de­ne am Markt ver­füg­ba­re Soft­ware­pro­duk­te  für Pro­jekt­ma­nage­ment und kon­sul­tier­te exter­ne Spe­zia­lis­ten. Die Long­list von ca. 50 mög­li­chen Anbie­tern wur­de durch tie­fer­ge­hen­de Recher­chen auf 15 Anbie­ter ein­ge­grenzt, mit denen Inter­views geführt wur­den.  Mit 6 aus­ge­wähl­ten Anbie­tern von Mul­ti­pro­jekt­ma­nage­ment Soft­ware wur­den dann halb­tä­gi­ge Work­shops durch­ge­führt, um ein kla­res Bild über die Pas­sung von den Anfor­de­run­gen bei UHPT zu den Mög­lich­kei­ten der jewei­li­gen Soft­wares zu erhal­ten. Schließ­lich wur­de mit PLANTA ein Demo­sys­tem auf­ge­setzt und ein wei­te­rer Work­shop durch­ge­führt. Die Ent­schei­dung für PLANTA fiel Anfang 2020.
Das neue Soft­ware­sys­tem über­zeug­te laut UHPT vor allem aus drei Grün­den. Ers­tens passt der PLAN­TA-Stan­dard bereits sehr gut zum fir­men­in­ter­nen Pro­zess. Zwei­tens kön­nen alle Mit­ar­bei­ter in PLANTA inte­griert wer­den. Und drit­tens ermög­licht das Sys­tem die Simu­la­ti­on von Pro­jek­ten bzw. –Ver­än­de­run­gen ohne direk­ten Ein­fluss auf die pro­duk­ti­ve Umgebung.

Ein­füh­rung Mul­ti­pro­jekt­ma­nage­ment Software

UHPT hat das neue PM-Sys­tem am Unter­neh­mens­stand­ort Hagen in allen Abtei­lun­gen par­al­lel und gestaf­felt nach Pro­dukt­grup­pen ein­ge­führt. Seit April 2021 ist die Soft­ware in den fol­gen­den Unter­neh­mens­be­rei­chen im Einsatz:

  • Pla­nung von Kun­den­pro­jek­ten, Ser­vice Pro­jek­ten und F&E Projekten.
  • Kon­struk­ti­on, Dis­po­si­ti­on, Arbeits­vor­be­rei­tung (Abteilungen/Teams mit vol­ler, durch­gän­gi­ger Pla­nung in PLANTA inkl. Res­sour­cen­pla­nung für alle Mitarbeiter)
  • Ein­kauf, Lie­fe­ran­ten­steue­rung, Qua­li­täts­si­che­rung, Ver­sand (Abtei­lun­gen mit Teil­pla­nung in PLANTA, kei­ne Ressourcenplanung)
  • Für die Fer­ti­gung wird eine gro­be Pla­nung auf Kos­ten­stel­len­ebe­ne durch­ge­führt, um eine gro­be Res­sour­cen­pla­nung abzu­lei­ten und den Workload zu über­wa­chen. Die Fein­pla­nung der Fer­ti­gung erfolgt nicht in PLANTA, son­dern mit SAP in Ver­bin­dung mit einem MES-Tool (Manu­fac­tu­ring Exe­cu­ti­ve Sys­tem) basie­rend auf der ter­min­li­chen Pro­jekt­pla­nung aus PLANTA.

In Sum­me arbei­ten aktu­ell 145 Nut­zer mit dem neu­en PM-Sys­tem: fünf Pro­jekt­lei­ter, vier Mul­ti­pro­jekt­lei­ter / Ter­min­ko­or­di­na­to­ren, 20 Team­lei­ter, 60 Rück­mel­der, 20 Mit­ar­bei­ter in Manage­ment & Vertrieb.

Neben dem Kern­pro­dukt PLANTA pro­ject für Mul­ti­pro­jekt­ma­nage­ment hat UHPT auch Bau­stei­ne für Cus­to­mi­zing und Schnitt­stel­len ein­ge­führt und das Sys­tem in zwei Spra­chen Deutsch und Eng­lisch (für Kun­den­be­rich­te) in Betrieb genom­men. Die gesam­te Suche und Ein­füh­rung des neu­en Tools hat 20 Mona­te gedau­ert, davon ver­gin­gen ca. 12 Mona­te von der Defi­ni­ti­on des Pro­blems bis zur Ent­schei­dung für PLANTA.

Die PLAN­TA-Soft­ware hat alle MS-Pro­ject Ter­min­plä­ne und Excel-Tools abge­löst. Die Ver­knüp­fung aller Pro­jek­te im Mul­ti­pro­jekt­ma­nage­ment ermög­licht eine bes­se­re Pla­nungs­qua­li­tät und opti­miert den Auf­wand für die Betreu­ung der Pro­jek­te signifikant.

Schnitt­stel­len, Inte­gra­tio­nen und Anpassungen

Schnitt­stel­len zum SAP-Sys­tem wur­den im Rah­men der Soft­ware-Ein­füh­rung rea­li­siert, um bspw. Pro­jekt­in­for­ma­tio­nen und rele­van­te Pro­jekt­da­ten wie Ter­mi­ne und Vor­gän­ge aus­zu­tau­schen. Es ist künf­tig geplant, auch noch die HR-Daten an das SAP-Sys­tem zu übertragen.

Die Stan­dard­soft­ware wur­de für UHPT an eini­gen Stel­len durch neue Ansich­ten oder Fil­ter ange­passt, die im Pro­zess auf bestimm­te List­box­wer­te reagie­ren bzw. die­se fül­len. Anpas­sun­gen betref­fen auch das Dash­board und den Pro­jekt­steck­brief. So kön­nen die UHPT-Anwen­der spe­zi­fi­sche Fel­der und Daten­be­rei­che im Pro­jekt­steck­brief ein- und aus­blen­den und sich über­fäl­li­ge Arbeits­pa­ke­te aus allen Pro­jek­ten (auch per Fil­ter aus bestimm­ten) im Dash­board anzei­gen. Zukünf­tig möch­te UHPT sol­che Ände­run­gen selbst durch­füh­ren und nutzt daher Cus­to­mi­zing-Schu­lun­gen durch PLANTA.

Fazit

Den­nis Tomath, Head of Pro­ject- and Resour­ce Manage­ment bei UHPT zieht ein posi­ti­ves Fazit: „Durch die neue PM-Soft­ware kön­nen nun alle Kunden‑, Ser­vice-und F&E‑Projekte abge­bil­det wer­den. Die durch­gän­gi­ge Pla­nung ermög­licht eine detail­lier­te Res­sour­cen­pla­nung und ent­spre­chen­de Prio­ri­sie­rung. Die Lie­fer­ter­min­treue hat sich durch Ein­füh­rung neu­er Pro­zes­se und des neu­en PM-Sys­tems signi­fi­kant und mess­bar ver­bes­sert.