Projektdaten auf Knopfdruck

Rentenversicherer trimmt Projektmanagement mit neuer Software. Die Deutsche Rentenversicherung Baden-Württemberg (DRV BW) hat ihre IT- und Organisationsprojekte mit dem Projekt- und Projektportfoliomanagement-System der Firma PLANTA optimiert. Nun kann der Rentenversicherer seine Projekte vom Antrag bis zum Abschluss effizient planen und steuern.

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Die DRV BW ist Träger der gesetzlichen Rentenversicherung im Land mit rund 3,6 Millionen Versicherten und 3.600 Mitarbeitern. Im Unternehmensbereich IT sowie zunehmend auch in den Bereichen Organisation, Verwaltung und technischer Dienst planen rund 30 Projektleiter an den Standorten Karlsruhe und Stuttgart Projekte für 140 Mitarbeiter mit einer Laufzeit zwischen drei Monaten und vier Jahren. Vor Einführung des Multiprojektmanagementsystems des Karlsruher Softwarehauses plante die DRV BW ihre Projekte mit uneinheitlichen Planungs- und Steuerungsmethodiken. Die monatlichen Projektlisten erforderten einen großen manuellen Aufwand. Zudem fehlten zuverlässige Informationen über Aufwände, Kosten, Termine und Ressourcenauslastungen zum Zeitpunkt der Projektfreigabe und während der Realisierung. Auch waren Aussagen der Mitarbeiter über zu hohe Belastungen nicht belegbar. Darüber hinaus wechselten die Priorisierungen in den Projekten häufig und waren nicht transparent. Ein neu gegründeter Projektausschuss definierte die Ziele für die Softwareeinführung und den Lösungsansatz. Die früher eingesetzten Produkte „Microsoft Project“ Einzelplatzversion und „Microsoft Excel“ wurden durch das PLANTA System abgelöst, das zunächst zwei Monate als Pilot eingesetzt wurde und seit Mai 2005 im Echtbetrieb läuft.

Bessere Planung und Steuerung
Seit Einführung der neuen Software können Projekte mit einheitlichen Prozessen vom Projektantrag bis zum Abschluss des Projekts transparent geplant und gesteuert werden: Der jeweilige Prozessstatus der einzelnen Projekte ist in PPMS auf Anhieb erkennbar. Auch die Planungsergebnisse sind transparent und stellen eine zuverlässige Grundlage für die Projektfreigabe dar. Dies führt auch dazu, dass Projekte nicht mehr so oft umgeplant und Prioritäten verschoben werden. Zudem sind seitdem zuverlässige Projekt- und Portfoliodaten jederzeit auf Knopfdruck für alle Projektbeteiligten verfügbar.

Diese lassen sich – insbesondere auch für den Bedarf der Abteilungsleitung und Geschäftsführung – in übergeordnete Berichte integrieren. Wolfgang Bär, Verantwortlicher für die IT-Projektorganisation der DRV Baden-Württemberg, stellt fest: „Seit Einführung von PPMS haben unsere Projektleiter erstmals die Möglichkeit, ein Projekt von Anfang bis Ende professionell und stabil durchzuplanen, konstant zu bewerten und zu priorisieren. Die Ergebnisse werden nach innen und außen transparent kommuniziert.“

Die Planung, so erklärt Bär, habe damit eine von allen Projektbeteiligten getragene Verbindlichkeit. Die Ressourcen würden nicht mehr so häufig von einem Projekt zum anderen umgeplant. Auch sei eine erheblich verbesserte Stabilität und Effizienz in die gesamte Projektarbeit gebracht worden. „Erstmals können auch zuverlässige Aussagen getroffen werden, was uns ein Projekt nach Abschluss tatsächlich gekostet hat.“ Das neue System hat darüber hinaus einen positiven Nebeneffekt bewirkt: Die Bedeutung der Projektarbeit ist zunehmend ins Bewusstsein aller Projektbeteiligten gerückt. So macht sich eine höhere Verbindlichkeit bei projektbezogenen Aktivitäten bemerkbar – sowohl bei den Mitgliedern der Projektteams selbst als auch bei Mitarbeitern im Umfeld der Projekte (Auftraggeber, Management, externe Firmen).

Das PLANTA-System: Die Vorteile laut DRV BW

  • Funktionsumfang (Projektbasisdaten, Projektpläne, Ressourcenstatistiken)
    und einfache Handhabung.
  • Umfangreiche Customizing-Möglichkeiten.
  • Schnittstellen zu Office, Lotus Notes und SAP.
  • Transparente Projektinformation für alle beteiligten Rollen ohne manuellen
    Aufwand.
  • Effiziente Ressourcenplanung, Vermeidung von Ressourcenkonflikten und
    -überlast.