Multiprojektmanagement (MPM) vs Projektportfoliomanagement (PPM): Unterschiede & Gemeinsamkeiten
Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement sind beides Projektmethoden zur Verwaltung von mehreren Projekten gleichzeitig. Beide Methoden zielen darauf ab, Projekte effizient umzusetzen und Unternehmensziele zu erreichen.
Worin unterscheiden sich Multiprojektmanagement und Portfoliomanagement? Multiprojektmanagement steuert mehrere Projekte gleichzeitig auf operativer Ebene. Portfoliomanagement hingegen priorisiert Projekte strategisch, um übergeordnete Unternehmensziele zu erreichen.
Multiprojektmanagement (MPM) und Projektportfoliomanagement (PPM) teilen das Ziel, Projekte effizient zu steuern und Ressourcen optimal zu nutzen. Beide Methoden verbessern die Transparenz und Kontrolle über mehrere Projekte hinweg.
Der Vorteil von Multiprojektmanagement liegt in der Koordination parallel laufender Projekte, wodurch die Übersicht verbessert und Konflikte zwischen Projektzielen frühzeitig erkannt und gelöst werden können. Als Nachteil kann genannt werden, dass es schnell zur Überlastung von Ressourcen kommen kann.
Im Portfoliomanagement liegt der Vorteil darin, dass die Projekte nach ihrer strategischen Bedeutung priorisiert werden. Das ermöglicht eine Fokussierung auf die für das Unternehmen wertvollsten Projekte und unterstützt langfristige Unternehmenserfolge. Der Nachteil liegt im hohen Planungsaufwand, denn das Portfoliomanagement umfasst alle Projekte eines Unternehmens.
In unserem Beitrag beschreiben wir Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement im Detail und zeigen Ihnen, wie die passende Software sowohl Multiprojekt- als auch Projektportfoliomanagement optimiert.
Was ist Multiprojektmanagement (MPM)?
Multiprojektmanagement bezieht sich auf die gleichzeitige Planung, Steuerung und Koordination mehrerer Projekte innerhalb einer Organisation. Im Vergleich zum Einzelprojektmanagement, das sich auf die Verwaltung eines einzelnen Projekts konzentriert, erfordert MPM eine übergeordnete Ressourcenplanung und die Priorisierung verschiedener Projekte.
Herausforderungen entstehen unter anderem dadurch, dass exklusive Ressourcen über mehrere Projekte hinweg verteilt werden müssen. Die Abhängigkeiten zwischen Projekten, unterschiedliche Prioritäten und die Sicherstellung, dass Projekte ihre Termine einhalten, erhöhen die Komplexität. Zudem müssen Teams flexibel auf Veränderungen reagieren, wenn sich Prioritäten verschieben.
In großen Unternehmen oder internationalen Organisationen kann MPM besonders komplex werden. Ein Beispiel wäre ein globaler Automobilhersteller, der gleichzeitig neue Modelle entwickelt, bestehende Linien optimiert und Forschungsprojekte für alternative Antriebe verfolgt. Hier müssen die Projekte auch strategisch priorisiert werden, um knappe Ressourcen wie Mitarbeiter, Maschinen sowie Finanzen optimal zu nutzen und dennoch die langfristigen Unternehmensziele zu erreichen.
Für die Priorisierung und Auswahl von Projekten im MPM werden Kriterien herangezogen, die dazu beitragen, dass die wichtigsten Projekte eines Unternehmens realisiert werden. Dazu zählen beispielsweise:
- Risikobewertung
- Return on Investment (ROI)
- Ressourcenverfügbarkeit
- Gesetzliche Anforderungen
- Technische Notwendigkeit
Welche Rolle spielt die Kommunikation im Multiprojektmanagement?
Kommunikation hat im Multiprojektumfeld eine zentrale Bedeutung. Sie ist der Schlüssel für den Informationsfluss zwischen verschiedenen Projektteams, aber auch zwischen den involvierten Führungsebenen, Abteilungen und weiteren Stakeholdern. Eine klare und regelmäßige Kommunikation verhindert Missverständnisse, fördert Transparenz und ermöglicht das frühzeitige Erkennen von Risiken oder Abhängigkeiten zwischen den Projekten. Zudem sorgt sie dafür, dass alle Beteiligten fortwährend über Prioritäten, Ressourcen, Risiken und Termine informiert sind.
Welche Werkzeuge und Methoden sind im Multiprojektmanagement nützlich?
Beim gleichzeitigen Management von mehreren Projekten ist es entscheidend, den Überblick über alle Vorgänge zu behalten. Im Vergleich zum klassischen Projektmanagement sind agile Projektmanagement-Methoden flexibler, iterativ und fördern die Kommunikation zwischen den Projektteams und ‑mitarbeitern.
Folgende Vorteile bieten agile Projektmanagement-Methoden:
- Flexibel: Auf sich ändernde Anforderungen oder Marktentwicklungen kann schnell reagiert werden.
- Iterativ: Aufgaben erfolgen in kurzen, sich wiederholenden Zyklen mit stetigem Feedback.
- Teamorientiert: Dank kurzer Kommunikationswege arbeiten Teams eng zusammen.
- Kundenfreundlich: Eine starke Einbindung von Kunden und anderen Stakeholdern ist während des gesamten Prozesses möglich.
- Schnelle Ergebnisse: Agile Projektmethoden ermöglichen die Lieferung von Teilprodukten anstatt eines großen Endprodukts zum Projektende.
Besonders gängig sind die agilen Methoden Kanban und SCRUM. Kanban setzt auf visuelle Boards, um den Workflow zu steuern und Engpässe zu identifizieren. SCRUM unterteilt die Projektaufgaben in kurze Sprints, bei denen die Teams in Meetings regelmäßig Feedback erhalten und den Fortschritt des Projekts überprüfen.
Für die visuelle Unterstützung, die Verarbeitung großer Datenmengen und die Automatisierung von Standardprozessen kommt Projektmanagement-Software zum Einsatz.
Diese Softwarelösungen bieten Funktionen wie Projektverfolgung, Ressourcenplanung, Risikomanagement und Echtzeit-Zusammenarbeit, die speziell auf die Bedürfnisse von Multiprojektumgebungen zugeschnitten sind. Sie ermöglichen es, Aufgaben zu priorisieren, Ressourcen zuzuteilen, Risiken zu identifizieren, den Projektfortschritt zu visualisieren und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Dadurch wird die Effizienz im Projektmanagement deutlich erhöht.
Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?
Projektportfoliomanagement bezieht sich auf die strategische Auswahl, Priorisierung und Planung aller Projekte innerhalb eines Unternehmens. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Projekte im Portfolio den langfristigen Unternehmenszielen entsprechen.
Das Portfoliomanagement trägt zur Unternehmensplanung bei, indem es Projekte mit dem höchsten Nutzen, den geringsten Risiken und nach strategischer Relevanz auswählt.
Zur Priorisierung der Projekte werden folgende Kriterien zugrunde gelegt:
- Strategische Bedeutung
- Erwartete Rendite
- Mögliche Risiken
- Verfügbare Ressourcen
- Interessen von Stakeholdern und Investoren
Wie wird der Erfolg im Projektportfoliomanagement gemessen?
Mit Key Performance Indikatoren (KPIs) ist der Erfolg im Portfoliomanagement im Projektkontext messbar.
Der ROI misst den finanziellen Ertrag eines Projekts im Verhältnis zu den Kosten. Der Kapitalwert (Net Present Value, NPV) hingegen berechnet den heutigen Wert zukünftiger Cashflows, um zu bewerten, wie profitabel ein Projekt langfristig ist. Indem die geplanten Kosten mit den tatsächlichen Ausgaben verglichen werden, wird ermittelt, wie genau das Projektbudget eingehalten wird.
Das Risikomanagement bewertet das Risiko jedes Projekts und wie gut mit diesen Risiken umgegangen wird. Geringe Abweichungen von geplanten Ergebnissen weisen auf ein gutes Risikomanagement hin.
Bezüglich der Ressourcen gilt es zu bemessen, wie effizient diese eingesetzt werden, um Über- oder Unterauslastung zu vermeiden. Eine effektive Ressourcennutzung bringt den größten Output mit dem geringsten Input.
Strategisch werden die tatsächlichen Projektergebnisse mit den langfristigen Unternehmenszielen verglichen.
Welche Rolle spielt Risikomanagement im Projektportfoliomanagement?
Risikomanagement spielt im Portfoliomanagement eine zentrale Rolle, weil es hilft, potenzielle Risiken im gesamten Projektportfolio zu identifizieren und zu bewerten, bevor diese den Erfolg gefährden. Mit verschiedenen Risikomanagement-Methoden und ‑Strategien werden Risiken durch systematische Analysen, wie Risikomatrizen oder SWOT-Analysen, identifiziert. Priorisiert werden sie nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihrem potenziellen Schaden.
Das Management von Risiken umfasst Maßnahmen zur Risikominderung oder ‑vermeidung. Diese proaktive Risikobewertung und ‑steuerung unterstützt die Entscheidungsfindung, indem Ressourcen auf risikoärmere, aber wertvolle Projekte konzentriert und riskante Projekte angepasst oder verworfen werden.
Welche Gemeinsamkeiten gibt es zwischen Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement?
Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement weisen in Struktur, Zielsetzung und Methoden mehrere Überschneidungen auf. Beide Ansätze erfordern eine koordinierte Ressourcenplanung, um sicherzustellen, dass Projekte effektiv und ohne Konflikte durchgeführt werden.
Die Zielsetzung ist ähnlich: Sie maximieren den Projekterfolg im Kontext der Unternehmensziele. Multiprojektmanagement konzentriert sich dabei auf die operative Steuerung paralleler Projekte, während das Projektportfoliomanagement die strategische Ausrichtung und Priorisierung der Projekte übernimmt. In beiden Fällen kommen Priorisierungsverfahren, Risikomanagement und Fortschrittsüberwachung zum Einsatz.
Welche Unterschiede gibt es zwischen Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement?
Beim Vergleich von Multiprojektmanagement vs. Portfoliomanagement werden Unterschiede in der Projektsteuerung deutlich. Multiprojektmanagement konzentriert sich auf die operative Steuerung mehrerer gleichzeitig laufender Projekte, mit dem Ziel, Ressourcen effizient zu verteilen und Projekte termingerecht abzuschließen.
Portfoliomanagement hingegen ist strategisch ausgerichtet und zielt darauf ab, die richtigen Projekte auszuwählen, um die langfristigen Unternehmensziele zu erreichen. Während das Multiprojektmanagement Methoden zur Ressourcenverteilung und Terminplanung verwendet, setzt das Portfoliomanagement auf die Bewertung und Priorisierung von Projekten nach strategischer Bedeutung, Risiken und Rendite. Ressourcen werden im Portfoliomanagement beispielsweise nur grob geplant.
Die Unterschiede zwischen Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement verdeutlichen wir Ihnen nachstehend übersichtlich in einer Tabelle:
| Aspekt | Multiprojektmanagement | Projektportfoliomanagement |
|---|---|---|
| Ziel | Koordination und Umsetzung mehrerer operativer Projekte | Strategische Auswahl und Management des gesamten Projektportfolios einer Organisation |
| Fokussierung | Operative Steuerung parallel laufender Projekte | Übergeordnete Ziele und Prioritäten des Portfolios |
| Zeithorizont | Kurz- bis mittelfristig | Langfristig und strategisch |
| Risikomanagement | Risikoabschätzung auf Projekt-Ebene | Risiko- und Chancenbewertung auf Portfolio-Ebene |
| Ressourcenmanagement | Koordination und Zuweisung der Ressourcen zwischen Projekten | Grobe Planung von Ressourcen auf Portfolio-Ebene |
| Erfolgskriterien | Ergebnisse der einzelnen Projekte inklusive Termin- und Budgeteinhaltung | Gesamtperformance des Portfolios wie ROI und strategische Ziele |
Welche Vorteile haben Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement?
Sowohl Multiprojektmanagement als auch Portfoliomanagement bieten Unternehmen operative und strategische Vorteile.
Die wesentlichen Vorteile von Multiprojektmanagement können wie folgt beschrieben werden:
- Operative Effizienz durch optimale Ressourcennutzung
- Flexibilität mit schnellen Reaktionen auf Anforderungsänderungen oder Konflikte
- Transparenz dank des Überblicks über den Fortschritt und die Abhängigkeiten aller laufenden Projekte
Erreichen von Unternehmenszielen durch die fristgerechte Umsetzung von Projekten
Ein IT-Unternehmen kann zum Beispiel Multiprojektmanagement als Methode einsetzen, um mehrere Software-Entwicklungsprojekte gleichzeitig zu steuern und Spezialisten wie Programmierer effizient auf die Projekte zu verteilen.
Die Vorteile des Projektportfoliomanagements konzentrieren sich eher auf strategische Unternehmensziele:
- Strategische Ausrichtung durch die Priorisierung von Projekten im Einklang mit den Unternehmenszielen
- Renditemaximierung dank der Verwendung von Ressourcen für die Projekte mit dem größten Nutzen
- Risikominimierung durch gezielte strategische Projektbewertungen
Welche Nachteile haben Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement?
Die Nachteile von Multiprojektmanagement stellen sich wie folgt dar:
- Konflikte durch das Konkurrieren der Projekte um exklusive Ressourcen
- Ressourcenüberlastung bei knappen Ressourcen
- Komplexität in der Projektsteuerung
Während die Nachteile des MPM aus der Komplexität der Projektsteuerung mehrerer Projekte resultieren, entstehen im Projektportfoliomanagement die Nachteile aus der langfristigen strategischen Planung:
- Hoher Planungsaufwand durch die strategische Bewertung aller Projekte, die viel Zeit und Ressourcen erfordert
- Einschränkung der kurzfristigen operativen Flexibilität durch die Fokussierung auf Langfristigkeit
- Übersehen von kleineren Projekten, die operativ wichtig sein könnten
Wann ist Multiprojektmanagement sinnvoll und wann Projektportfoliomanagement?
Unternehmen sollten Multiprojektmanagement einsetzen, wenn sie mehrere operative Projekte, die gemeinsame Ressourcen nutzen, parallel verwalten und koordinieren müssen. In diesem Fall ist es entscheidend, alle Projekte im Blick zu behalten, Prioritäten zu setzen, Synergien zu maximieren und exklusive Ressourcen optimal zu verwenden.
Projektportfoliomanagement hingegen ist dann sinnvoll, wenn strategische Entscheidungen darüber getroffen werden müssen, welche Projekte den größten Wert für das Unternehmen bieten. Es geht dabei weniger um die operative Steuerung einzelner Projekte, sondern um die Auswahl und Priorisierung der richtigen Projekte, um langfristige Unternehmensziele zu erreichen.
PLANTA ist Experte im Bereich Multiprojekt- und Projektportfoliomanagement, denn das Unternehmen verfügt über jahrzehntelange Erfahrung in der Entwicklung von Softwarelösungen für anspruchsvolles Projektmanagement. Tools wie PLANTA project und PLANTA portfolio sind nicht nur darauf ausgelegt, komplexe Projekte systematisch zu verwalten, sondern basieren auch auf einem tiefgreifenden Verständnis von Best Practices.
Wie können beide Ansätze kombiniert werden?
In einer integrierten Strategie zwischen Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement wird die operative und strategische Steuerung effizient verbunden. Zunächst werden durch PPM die strategisch relevanten Projekte priorisiert und zur Umsetzung freigegeben. MPM übernimmt dann die operative Planung und Steuerung dieser Projekte und stellt sicher, dass Ressourcen und Zeitpläne effizient koordiniert werden.
Die PLANTA Software bietet maximale Flexibilität und Skalierbarkeit für verschiedene Projektmanagement-Anforderungen. Unternehmen können zwischen klassischem, agilem und hybridem Projektmanagement wählen und die Funktionen individuell an ihre Projekte anpassen. Mit PLANTA lassen sich agile Methoden wie Kanban nahtlos mit klassischen Planungsansätzen verbinden, sodass Projekte sowohl hinsichtlich Terminen, Ressourcen als auch Kosten optimal überwacht werden können.
Die intuitive Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung ermöglichen es Teams, schnell produktiv zu werden. Außerdem haben Sie als Unternehmen die Wahl, Ihre Daten entweder im eigenen Unternehmen vor Ort (On-Premises) oder flexibel als SaaS-Lösung zu verwalten.
Die PLANTA-Suite umfasst folgende Software-Tools:
- PLANTA project für effizientes Multiprojektmanagement
- PLANTA portfolio für strategisches Projektportfoliomanagement
- PLANTA pulse für optimierte Kommunikation im Team und agile Projekte
PLANTA Hybrid-System für eine Kombination aus klassischem Projektmanagement mit PLANTA project und agilem Projektmanagement mit PLANTA pulse
Multiprojektmanagement vs Portfoliomanagement: Fazit
Sowohl Multiprojektmanagement als auch Projektportfoliomanagement umfasst die Bewertung und Steuerung mehrerer Projekte in einem Unternehmen. Während sich Multiprojektmanagement auf die Umsetzung operativer Projekte konzentriert, richtet das Projektportfoliomanagement alle Projekte einer Organisation in der Priorisierung nach den strategischen Unternehmenszielen aus.
Ziel beider Methoden ist es, knappe Ressourcen effizient zu nutzen und Projekte im festgelegten Zeitrahmen sowie Budget erfolgreich und im Sinne der Unternehmensziele zu realisieren. Zum Management dieser komplexen Aufgaben bieten sich Softwarelösungen wie PLANTA project und PLANTA portfolio an.
FAQs
Kann man sowohl Multiprojektmanagement als auch Projektportfoliomanagement in agilen Umgebungen nutzen?
Agile Methoden ermöglichen flexible Anpassungen und schnelle Reaktionen auf Veränderungen in Projekten. Daher sind agile Umgebungen sowohl für Multiprojektmanagement als auch für Portfoliomanagement eine gute Wahl.
Wie wirkt sich eine schlechte Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement auf die Projektergebnisse aus?
Schlechte Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement führt zu Doppelbelegungen bei exklusiven Ressourcen wie Maschinen und Personal, was Konflikte und Verzögerungen verursacht. Überlastung der Mitarbeiter durch Überarbeitung mindert die Leistung und erhöht das Risiko von Fehlern, während ineffiziente Maschinenbelegung Projektverzögerungen und höhere Kosten verursachen.
Welche Fehler treten häufig bei der Einführung von Multiprojektmanagement auf?
Häufige Fehler bei der Einführung von Multiprojektmanagement sind unklare Prioritäten, fehlende Ressourcenplanung, mangelnde Transparenz bei Projektfortschritten und fehlende Abstimmung zwischen Projekten und Projektmitarbeitern. Sind Software-Tools unzureichend und Teams nicht ausreichend geschult, führt das zu ineffizienter Projektsteuerung und erhöhten Konflikten zwischen parallel laufenden Projekten.
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