Multiprojektmanagement (MPM): Definition, Planung und Tipps

In jedem Unternehmen gibt es mehrere parallel laufende Projekte, die es zu planen, realisieren und zu überwachen gilt. Dabei müssen Termine, Ressourcen und Kosten im Auge behalten werden und Ressourcen müssen effizient geplant werden ohne Überlast oder Unterlast. Multiprojektmanagement ist gefragt! 

Doch was ist Multiprojektmanagement überhaupt und welche Vorteile bringt es dem Unternehmen? Multiprojektmanagement ermöglicht es, alle Projekte im Überblick zu behalten, sie hinsichtlich des übergreifenden Unternehmensziels auszurichten und Prioritäten entsprechend zu vergeben. Dies ist besonders dann wichtig, wenn gleichzeitig mehrere Projekte laufen, die Zugriff auf gleiche Ressourcen benötigen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Multiprojektmanagement funktioniert und wie Sie Ihre Ressourcen- und Aufgabenplanung projektübergreifend gestalten. Wir geben Ihnen zudem Tipps, wie Sie Überschneidungen bei Terminen und Ressourcen vermeiden und Risiken und Folgekosten erkennen und reduzieren können. Nutzen Sie Multiprojektmanagement für strategische Entscheidungen, priorisieren Sie die “richtigen” Projekte, mit denen Sie Ihre Unternehmensziele erreichen und schaffen Sie Wettbewerbsvorteile für Ihr Unternehmen!

Was ist Multiprojektmanagement?

Multiprojektmanagement bezeichnet die Betrachtung, Auswahl, Koordinierung, Verwaltung sowie Prüfung aller Projekte eines Unternehmens, einer Organisation oder Abteilung. Dies unterscheidet sich vom Projektmanagement, bei welchem Aufgaben, Ziele und Ressourcen innerhalb eines einzelnen Projektes verwaltet werden. 

Multiprojektmanagement ermöglicht es, zu erkennen, in welchen Projekten Überschneidungen oder Engpässe bestehen und wo gegebenenfalls Anpassungen erforderlich sind. Ebenso kann die Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement gleichmäßiger und entsprechend der Priorisierung durchgeführt werden.  

Effektives Multiprojektmanagement macht Unternehmen schneller, da jederzeit ein ganzheitlicher Überblick über alle Projekte besteht. So können Terminverschiebungen, Änderungen von Kunden, Ressourcenausfälle und ihre Auswirkungen auf andere Projekte rechtzeitig erkannt und dagegen vorgegangen werden.

Greifen mehrere Projekte auf die gleichen Ressourcen zu, kann es schnell zu Engpässen kommen. Dies ist meist bei Fachkräften mit Spezialwissen der Fall, diese Engpassressourcen erschweren Projektplanung im Unternehmen. Auch andere Ressourcen wie Geld, Zeit und Materialien sind begrenzt und bedürfen eines guten Managements.

Eine weitere Herausforderung stellt die Vergabe von Prioritäten dar. Häufig werden die Prioritäten aus Sicht der Abteilung vergeben oder viele Projekte als gleich wichtig eingestuft. Wird dabei auf die gleichen Ressourcen zurückgegriffen, stellt sich die Frage, welches Projekt wichtiger ist und wer Vorrang hat. Auch eine Änderung der strategischen Ziele des Unternehmens hat Einfluss auf die Vergabe von Prioritäten und muss in der Projektplanung und -umsetzung berücksichtigt werden. Multiprojektmanagement schafft hier Transparenz.

Hierbei wird zwischen strategischem und operativem Multiprojektmanagement unterschieden. Beim strategischen Multiprojektmanagement steht die Ausrichtung der Projekte auf das Unternehmensziel im Vordergrund, während beim operativen MPM die eigentliche Projektplanung (Grob- und Feinplanung) umgesetzt wird.

Was ist strategisches Multiprojektmanagement?

Strategisches Multiprojektmanagement bezeichnet die Ausrichtung und Betrachtung von Projekten im Hinblick auf den Geschäftszweck des Unternehmens. 

Strategisches Multiprojektmanagement ermöglicht unter anderem:

• einen Überblick über alle Projektideen und Vorhaben, 
• die Erkennung und Beurteilung von Risiken, die das Projekt birgt,
• die Aufdeckung und Bewertung von Chancen,
• die Ermittlung und Nutzung von Synergien, 
• eine Transparenz über die Abhängigkeiten zwischen den Projekten,
• die bessere und schnellere Erreichbarkeit von Projektzielen,
• die Optimierung und Standardisierung der Abwicklung von Projekten.

Bubble-Charts im Portfolio zeigen Risikowerte und helfen bei der Priorisierung der Projekte

Was ist operatives Multiprojektmanagement?

Operatives Multiprojektmanagement bedeutet, Projekte übergreifend zu planen und zu steuern: So wird die Terminplanung sowie die Ressourcenplanung nicht mehr innerhalb eines Projektes betrachtet, sondern in Zusammenhang mit parallel laufenden Projekten. Dies macht den Einsatz der Kapazitäten effektiver und ermöglicht projektübergreifendes Controlling. Auch das Reporting, Qualitätsmanagement, Controlling und andere Elemente der Unternehmenssteuerung und -führung finden nunmehr projektübergreifend statt. 

 Operatives Multiprojektmanagement hat darüber hinaus folgende Ziele:

• Ressourcen so effektiv wie möglich einzusetzen, um Überschneidungen oder Lücken in der Auslastung vorzubeugen,
• termingerechte Fertigstellung der Projekte, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und Kosten durch Verzögerungen zu vermeiden,
• sicherzustellen, dass sich Projekte innerhalb ihrer Budgets bewegen,
• zu gewährleisten, dass die geforderte und vereinbarte Qualität eingehalten wird, 
• Risiken zu erkennen und minimieren, die den Projekterfolg gefährden, 
• die Kommunikation mit den Stakeholdern aufrechtzuerhalten, um über den Projektstatus und deren Anforderungen an das Projekt informiert zu sein.

Projektüberblick im Multiprojektboard und eigene Watchliste

Welche Aspekte unterscheiden sich im Multiprojektmanagement?

Im Rahmen des Multiprojektmanagements wird zwischen Programmmanagement und Projektportfoliomanagement unterschieden. Programmmanagement umfasst dabei mehrere Projekte, die zusammenhängen oder gemeinsame Ziele haben, um strategische Ziele zu erreichen. 

Projektportfoliomanagement hingegeben bezieht sich auf die Auswahl, Prioritätenvergabe und effektive Abwicklung des Projektportfolios eines Unternehmens. Der Portfolio-Manager stellt sicher, dass die ausgewählten Projekte oder Projektideen der strategischen Ausrichtung des Unternehmens entsprechen. Ein Programmmanager hingegen stellt sicher, dass alle Projekte, die zu einem Programm gebündelt wurden, erfolgreich abgewickelt werden.

Warum ist Multiprojektmanagement wichtig?

Multiprojektmanagement stellt sicher, dass Projekte nicht nur auf Erfolg und effektiven Ressourceneinsatz, sondern auch auf das Unternehmensziel ausgerichtet sind. 

Auch organisatorische Probleme können damit gelöst werden. Die Verschwendung von Ressourcen, wie beispielsweise Arbeitszeit und Maschinen, kann reduziert und Budgets können kosteneffektiv eingesetzt werden. 

Unternehmen, die Multiprojektmanagement einsetzen, können schneller auf Veränderungen durch den Markt, Kunden oder das Unternehmen reagieren. Dadurch spart das Unternehmen Kosten und Zeit und erlangt Wettbewerbsvorteile.  

Ebenfalls stehen den Beteiligten durch Multiprojektmanagement stets aktuelle Zahlen aus dem Projekt zur Verfügung. So können Fehler, die aufgrund veralteter Daten entstehen, reduziert und vermieden werden. Wenn ein Projekt das Budget überschreitet oder die Termine nicht eingehalten werden können, ist dies leicht erkennbar. 

Auch die Kommunikation mit den Stakeholdern verbessert sich, da sie immer aktuelle Berichte erhalten, um sie aktiv in den Projektverlauf einzubeziehen. Dadurch können sie schnell Handlungsbedarf erkennen und diesen basierend auf aktuellen Daten abstimmen.

Wie plant und steuert man mehrere Projekte effizient?

Schauen Sie sich zuerst Ihre Projekte an und entscheiden Sie, welche davon zusammen betrachtet werden sollten, weil sie die gleichen Ressourcen nutzen oder in einem anderen Projekt ähnliches Wissen erfordern. Es ist essentiell, hierbei die Projektziele und Unternehmensziele im Auge zu behalten.

Im zweiten Schritt sind Prioritäten zu vergeben. Anhand dieser wird im Anschluss die Ressourcenverteilung durchgeführt. Die Vergabe erfolgt anhand von (zeitlichen) Meilensteinen/Deadlines/Fristen/Stichtagen, Ressourcenverfügbarkeit und Wichtigkeit für die strategische Ausrichtung des Unternehmens.

Ist dies abgeschlossen, erstellen Sie ein Grobplanung. In diesem sollten die Projekte genau beschrieben sein. Aufgenommen werden sollten Zeitpläne, gewünschte Ergebnisse, benötigte Ressourcen, bekannte Risiken, erforderliches Fachwissen und Abhängigkeiten zu anderen Projekten.  

Ist dies erfolgt, teilen Sie die erforderlichen Ressourcen im Rahmen der Feinplanung zu und erstellen Zeitpläne. Diese umfassen das Projektziel, Meilensteine, Aufgaben, Multiprojektmanagement und andere Parameter, die für die Erfüllung erforderlich sind. Nur so kann ein Projekt erfolgreich umgesetzt werden. Definieren Sie im Anschluss mögliche Risiken und finden Sie Lösungen zur Bewältigung.

Auch Stakeholder sollten durch regelmäßige Berichterstattung unterrichtet werden. Legen Sie daher Reportings fest und den Rhythmus, in welchem diese erstellt werden sollen, und kontrollieren Sie stets den Projektstatus. 

Um den Erfolg während der Projekte messen zu können, sollten bereits zu Beginn Schlüsselparameter innerhalb der Produktkonfiguration festgelegt werden. Wenn diese nicht vorhanden sind, haben Beteiligte oft Schwierigkeiten zu wissen, ob das Projekt sich noch im gesteckten Rahmen befindet oder ob es Gefahr läuft, sich zu verzögern oder aus dem Budget geraten. 

Um die Zeit- und Ressourcenplanung in Projekten effektiver zu gestalten, gibt es unter anderem folgende Methoden:

• Einsatz von Ressourcenplanungssoftware: Diese bietet einen Überblick über die projektübergreifende Ressourcennutzung.
• Aufgabenpriorisierung: Klärt, welche Projekte Priorität haben, und beschleunigt Entscheidungsprozesse.
• Netzplantechnik (PERT/CPM): Visualisiert Abhängigkeiten zwischen Vorgängen eines Projekts und identifiziert kritische Pfade.
• Regelmäßige Überprüfung: Ein kontinuierliches Controlling gewährleistet, dass Projekte planmäßig verlaufen und ihre Ziele erreichen.

Steuerung einzelner Projekte im Portfoliokontext

Im Multiprojektmanagement müssen einzelne Projekte sowohl eigenständig als auch im Kontext des Gesamtportfolios gesteuert werden. Eine effektive Projektsteuerung berücksichtigt dabei sowohl projektspezifische Anforderungen als auch übergeordnete Portfolioziele.

Aufgabenverteilung, Zielsetzung und Entscheidungen im MPM

Klare Ziele zu definieren, ist entscheidend im Multiprojektmanagement ebenso wie im Einzelprojekt. Die übergreifenden Ziele sind im Einklang mit den Unternehmenszielen zu bestimmen und es gilt Parameter zu definieren, um die Einhaltung zu überprüfen.

Aufgaben sollten auf Basis der Fähigkeiten und Verfügbarkeiten vergeben werden. Sie können ebenfalls aufgeteilt werden. Fällt ein Mitarbeiter aus, kann ein anderer leichter diese Teilaufgabe übernehmen. Auch können die Aufgaben so wesentlich schneller bearbeitet werden. 

Aufgaben agil planen im Kanban-Board

Stellen Sie ebenfalls sicher, dass Beteiligte ausreichend Entscheidungskompetenz haben. Dies beschleunigt Prozesse, da für Entscheidungen weniger Rücksprachen erforderlich sind und schnell gehandelt werden kann.

Werden strategische Entscheidungen der Unternehmensleitung getroffen, beispielsweise aufgrund geänderter Marktbedingungen, so können diese zu Änderungen der Priorisierung von Projekten führen. Wenn es sich um bereits gestartete Projekte handelt, sind unter Umständen größere Umplanungen nötig, hier ist eine Multiprojektsoftware zur Unterstützung unentbehrlich.

Welche Rolle spielt das Projektmanagement-Office (PMO) im Multiprojektmanagement?

Um Multiprojektmanagement erfolgreich ein- und durchzuführen, ist die Einrichtung eines Projektmanagement-Office sinnvoll. Dieses unterstützt die Projektmanager und kümmert sich darum, dass Prozesse und Methoden vereinheitlicht werden. Auch bei der Erstellung von standardisierten Projektplänen, der Budget- und Ressourcenplanung leistet dieses einen wertvollen Beitrag für die Projektmanager und das Unternehmen.

Ein Projektmanagement-Office prüft ebenfalls anstehende Projekte auf Realisierbarkeit im Hinblick auf die Verfügbarkeit der Ressourcen und der Ausrichtung auf das Unternehmensziel. Es bündelt Unternehmenswissen und bieten Schulungen, Workshops und Coachings für Projektmanager an, um ihnen zu helfen, ihre Aufgaben besser zu erfüllen und den Anforderungen gerecht zu werden.

Auch die Umsetzung von Compliance Richtlinien wird von einem Projektmanagement-Office geprüft. Gibt es Abweichungen werden Korrekturmaßnahmen eingeleitet, damit alle Anforderungen und Vorgaben eingehalten werden. Durch stetige Reportings und Maßnahmen zur Qualitätssicherung, wie die Definition von Standards oder die Vorgabe von Richtlinien, stellt das PMO sicher, dass den Anforderungen des Projekts entsprochen wird.

Das Projektmanagement-Office kann wiederkehrende Prozesse in Projekten standardisieren und sicherstellen, dass sie in allen Projekten verwendet werden. Ebenfalls kann Wissen an dieser Stelle im Unternehmen gebündelt und Wiederholungsfehler können vermieden werden. Stakeholder profitieren in gleicher Form von einem PMO, da sie sich auf aktuelle Zahlen und die Berichtspflicht verlassen können.

Auch Leistungen im Projektteam können verbessert werden, wenn durch ein Projektmanagement-Office Anreizsysteme geschaffen, die vor allem in Zeiten verteilter Teams sinnvoll sind. Dies wird vor allem möglich, wenn klar erreichbare Ziele gesetzt werden. Sind Ziele stets zu hoch und werden nie erreicht, kann das zur Frustration führen. Sind sie zu einfach, kann es sein, dass die Motivation und Innovation sinkt. 

Anreizsysteme können personen- und teambezogen erfolgen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch nach der Projektarbeit ihre Potenziale und Erfolge nutzen können und eine Bewertung und Entwicklung dieser stattfindet. So fördern Sie Ihre Mitarbeiter, erweitern das Know-how in Ihrem Unternehmen, binden Ihre Mitarbeiter an sich und verschaffen sich Vorsprünge vor den Wettbewerbern.

Wie optimiert man Ressourcenmanagement und Teamkoordination in mehreren Projekten?

Um das Ressourcenmanagement und die Teamkoordination in Unternehmen zu optimieren, sollten die benötigten Ressourcen und die Vorgaben klar benannt sowie die Ressourcenverteilung zentralisiert werden. Gleichzeitig sollte die Ressourcenvergabe flexibel sein und sich an Änderungen, die während des Projekts eintreten, angepasst werden können.

Definieren Sie auch ganz deutlich das Anforderungsprofil an die Ressourcen. Erst damit können die benötigten Ressourcen gefunden und zugeordnet werden. Gegebenenfalls stellt sich dabei heraus, dass die Anforderungen von einer anderen Ressource erfüllt werden, die dann für das Projekt eingesetzt werden kann. Eine Multiprojektmanagement-Software kann Sie hier perfekt und schnell unterstützen und die gewünschten Ressourcen finden.

Einplanung von Ressourcen und Ressourcenanfragen aus anderen Abteilungen

Eine gute Kommunikation in Projektteams ist sehr wichtig für den Projekterfolg. Direkte Kommunikationskanale wie Chat und Aktivitätenverfolgung statt E-Mail sowie klare Angaben in den geplanten Aufgaben helfen, Kommunikationsproblemen in Projekten vorzubeugen. Unsere Software PLANTA project ermöglicht den Austausch projektübergreifend.

Sollten doch Konflikte entstehen, kann ein Ressourcenmanager für Lösungen sorgen. Ein Grund für Konflikte sind häufig Engpässe in der Ressourcenplanung. Zur Planung von Ressourcen im Projektmanagement bietet der Einsatz von PLANTA project eine gezielte Unterstützung und lässt Sie Zeit und Kosten einsparen.

Welche Projektmanagement-Software eignet sich für Multiprojektmanagement?

Für die Umsetzung von Projekten im Multiprojektmanagement eignen sich folgende Software-Arten:

• klassische Projektmanagement-Software, mit welcher Projektterminpläne, Budgets, Aufgaben und vieles andere Projektrelevante erstellt werden kann
• agile Projektmanagement-Software, die flexible Aufgaben- und Projektplanung ermöglicht 
• branchenspezifische Projektmanagement-Software, die speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen von bestimmten Branchen zugeschnitten ist
• Open-Source-Software, die kostenfrei zur Verfügung steht
• Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die über das Internet abgerufen werden kann
• Kollaborative Projektmanagement-Software, welche die Zusammenarbeit in den Fokus stellt

Die passendste Lösung umfasst eine Mischung, um möglichst flexibel zu sein. Mit dem PLANTA Project – Multiprojektmanagement-Tool können Sie die Projektplanung, -steuerung und den Projektabschluss für all Ihre Projekte, die parallel laufen, optimal vornehmen. PLANTA Project ist zudem bestens geeignet für die Zusammenarbeit in Projektteams und lässt sich branchenunabhängig einsetzen. Die Software ist als SaaS und On-Premises Lösung erhältlich und lässt sich webbasiert oder als Client-Server-System einsetzen.

Sie können damit alle Dokumente an einem Ort ablegen und verwalten, sodass jedem Beteiligten gleiche und aktuelle Daten vorliegen. Das reduziert Fehler aufgrund von veralteten Daten, vermeidet doppelte Datenführung und vereinheitlicht die Darstellung aus verschiedenen Quellen.

Wie überwacht und bewertet man die Leistung von Multiprojektmanagement?

Um den Projektfortschritt zu definieren, sollten Leistungskennzahlen (KPIs) und Metriken festgelegt werden. Erst durch klar benannte Kennzahlen werden Abweichungen deutlich. Statusberichte geben darüber regelmäßig Auskunft. Auch Audits machen deutlich, wie gut die definierten Standards und Richtlinien sind und wo Verbesserungsbedarf besteht.

Zur Überwachung des Projektfortschritts können Gantt-Diagramme, Earned Value Management (EVM), Meilensteintrendanalysen (MTA), Kanban-Boards erstellt werden. All diese Controlling-Features bietet die Multiprojektmanagement-Software PLANTA Project.

Regelmäßige Auswertungen und die Erstellung von Statusberichten sollten stets vorgenommen werden, um bereits kleine Veränderungen wahrzunehmen und im Bedarfsfall zu handeln. Sind die Abweichungen noch im Anfangsstadium, können diese schneller und mit einfacheren Mitteln behoben werden. Haben sich Veränderungen im Projekt bereits etabliert und vergrößert, können diese Einfluss auf andere Projekte nehmen und deren Ziele gefährden.   

Enterprise-Lösungen für Multiprojektmanagement

Die Komplexität des Multiprojektmanagements erfordert leistungsfähige Software-Lösungen, die eine übergreifende Sicht auf alle Projekte ermöglichen. PLANTA Enterprise für Portfoliomanagement bietet die notwendigen Funktionen zur koordinierten Steuerung mehrerer Projekte.

FAQs

Wie geht man mit konkurrierenden Projektzielen im Multiprojektmanagement um?

Gibt es Projektziele, die konkurrieren, unterstützt unsere Software bei der Priorisierung und Planung. Sie bietet die Möglichkeit von Simulationen, um Alternativen zu prüfen, ohne Ressourcen bereits einzuplanen.

Welche Rolle spielt die Unternehmenskultur bei erfolgreichem Multiprojektmanagement?

Die Unternehmenskultur spielt eine elementare Rolle. Ist es dem Unternehmen wichtig, klar zu kommunizieren und aus Fehlern zu lernen, kann über Lessons Learned im Multiprojektmanagement aus Fehlern in alten Projekten für künftige Projekte gelernt und diese entsprechend optimal aufgesetzt werden. 

Wie kann man sicherstellen, dass alle Projekte im Einklang mit der Gesamtstrategie des Unternehmens stehen?

Wenn Unternehmen ihre Projekte strategisch in Portfolios planen, haben sie die Chancen und Risiken besser im Blick und erkennen, welche Projekte im Portfolio eher den Unternehmenszielen entsprechen.