Projektportfoliomanagement (PPM): Definition, Methoden und Nutzen

Im Projektportfoliomanagement (PPM) werden Projekte eines Unternehmens zentral verwaltet.

Was genau ist Projektportfoliomanagement? Projektportfoliomanagement (PPM) beschreibt die Prozesse eines Unternehmens zur Auswahl, Priorisierung und Steuerung von Projekten.

PPM ist für Unternehmen entscheidend, da es ermöglicht, Projekte strategisch zu managen und Prioritäten auf die wichtigsten Vorhaben zu setzen. Die Vorteile umfassen eine optimierte Ressourcennutzung und eine höhere Erfolgsquote bei der Projektumsetzung, während die Herausforderungen in der Priorisierung und der Notwendigkeit präziser Planungsdaten liegen. Wichtige Aufgaben im PPM sind die Auswahl und Priorisierung von Projekten, die strategische Ressourcenzuteilung und die Portfolio-Überwachung. 

PPM-Software unterstützt den Prozess durch Automatisierungen, Echtzeit-Analysen und grafische Darstellungen. Im Gegensatz zum operativen Projekt- und Programmmanagement fokussiert sich PPM auf die strategische Ausrichtung und Unternehmensziele. In unserem Artikel erläutern wir die Definition und Bedeutung von PPM, Projektportfoliomanagement-Methoden und Lösungen mit Projektportfoliomanagement-Software.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?
2. Was sind die Auf­ga­ben von Projektportfoliomanagement?
3. Was sind die Zie­le von Projektportfoliomanagement?
4. Wie erfolgt die Projektauswahl und -priorisierung im PPM?
5. Wel­che Pro­­jek­t­­por­t­­fo­­lio­­ma­­na­ge­­ment-Metho­­den gibt es?
6. Wel­che Pro­­jek­t­­por­t­­fo­­lio­­ma­­na­ge­­ment-Tools gibt es?
7. Wel­che Vor­tei­le bie­tet die Nut­zung von PPM-Software?
8. Wie imple­men­tiert man Pro­jekt­port­fo­lio­ma­nage­ment in Unternehmen?
9. PPM vs. Pro­gramm­ma­nage­ment: Was sind die Unter­schie­de und Gemeinsamkeiten?
10. PPM vs. Pro­jekt­ma­nage­ment: Was sind die Unter­schie­de und Gemeinsamkeiten?
11. Fazit zu Pro­jekt­port­fo­lio­ma­nage­ment (PPM)

Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?

Projektportfoliomanagement (PPM) ist eine zentrale Organisationseinheit, die alle Unternehmensprojekte, ihre Prozesse und Technologien strategisch ausrichtet. Es stellt sicher, dass Projekte mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und wird von einem Projektportfoliomanager oder Projektbüro geleitet. 

Gemäß der Definition von Projektportfoliomanagement fokussiert sich PPM nicht auf die operative Umsetzung. Besonders wertvoll ist PPM für wachsende Unternehmen, Branchen mit hohem Innovationsdruck oder solche mit zahlreichen oder großen parallel laufenden Projekten. PPM unterscheidet sich vom Projektmanagement, das Einzelprojekte verwaltet, und vom Programmmanagement, das verwandte Projekte koordiniert.

Die Einführung von PPM mit der Projektmanagement-Software PLANTA Project bei der Unternehmensgruppe Max Frank hat zu einer erheblichen Verbesserung der Budget- und Kostenkontrolle sowie der Terminverfolgung geführt. Die Software ermöglicht eine transparente und strukturierte Übersicht über alle laufenden Projekte, was ineffiziente Arbeitsweisen und isolierte Vorgehensweisen der Vergangenheit angehören lässt. Durch die Anpassungsfähigkeit des Systems an individuelle Projektprozesse und die Integration mit dem ERP-System konnte Max Frank seinen Budgetprozess optimieren und die Projektabwicklung effizienter gestalten.

Auch die Royal Bank of Scotland profitierte von PPM, indem sie 35 alte Software-Systeme und 50 interne Lösungen sowie zahlreiche Excel-Sheets ersetzte. Innerhalb von 12 Monaten verbesserte die Bank ihre Datenstruktur, erhöhte die Prozess-Transparenz und senkte die Kosten in den Geschäftseinheiten.

Warum ist Projektportfoliomanagement wichtig für Unternehmen?

Projektportfoliomanagement ermöglicht einen systematischen Ansatz zur Verwaltung und Steuerung mehrerer Projekte. Es hilft Unternehmen, sicherzustellen, dass ihre Projekte in Einklang mit den strategischen Zielen stehen. 

PPM ist die Basis für eine bessere Ressourcennutzung, Risikomanagement und Entscheidungsfindung zur Projektpriorisierung. Es erhöht die Transparenz sowie Kontrolle und gewährleistet eine höhere Erfolgsquote der Projekte. Der Zweck von PPM besteht darin, den Gesamtwert und Nutzen der Projektinvestitionen zu maximieren. 

Durch die kontinuierliche Überwachung und Anpassung des Projekt-Portfolios kann das Unternehmen flexibel auf Veränderungen reagieren und Ressourcen effizienter einsetzen, was zu einer höheren Gesamtperformance und Erreichung der gesetzten Ziele führt.

Was sind die Vorteile von Projektportfoliomanagement?

Projektportfoliomanagement bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die ihr Projektportfolio strategisch steuern und optimieren möchten.

Zu den Vorteilen zählen:

• Objektive Projektauswahl: Belastbare Daten und Bewertungsmodelle machen den Projektauswahlprozess objektiv und effizient, indem sie eine klare Beurteilung der Projekte im Portfolio ermöglichen.
• Optimiertes Risikomanagement: Projektrisiken werden umfassend analysiert, bewertet und überwacht, sodass präventive Maßnahmen ergriffen werden können, um die Wahrscheinlichkeit des Eintretens zu verringern und sicherzustellen, dass nur Projekte mit einem Nutzen, der die Risiken rechtfertigt, ausgewählt werden.
• Flexibles Projektmanagement: PPM ermöglicht durch die Kombination verschiedener Planungsmethoden wie Scrum und Wasserfall eine agile Anpassung an Markt- oder Unternehmensveränderungen.
• Effizientere Projektlaufzeiten: PPM überwacht Zeit- und Ressourcenpläne sowie Projektrisiken, um Verzögerungen und Ressourcenkonflikte frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
• Verbesserter ROI: Durch die Vorteile des PPM wird der Return on Investment (ROI) verbessert, was zu einem positiven Projekterfolg führt.

Was sind die Herausforderungen von Projektportfoliomanagement?

Trotz der zahlreichen Vorteile des Projektportfoliomanagements ist der damit verbundene Aufwand nicht zu unterschätzen. Es bringt Kosten und administrative Prozesse mit sich, die sich aber mit einer passenden Softwarelösung leicht managen lassen. 

Was sind die Herausforderungen im Projektportfoliomanagement?

Die Implementierung und Nutzung von PPM kann mit verschiedenen Herausforderungen verbunden sein, die es zu überwinden gilt, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

So meistern Sie die folgenden Herausforderungen:

• Einbindung von PPM-Tools in bestehende Systeme
  Lösung: Planen Sie die frühzeitige Integration von PPM-Tools und nutzen Sie Schnittstellen und APIs, um eine nahtlose Verbindung zu bestehenden Systemen sicherzustellen. Testen Sie die Integration umfassend vor der endgültigen Einführung.
• Pflege und Aktualisierung von komplexen Daten
  Lösung: Setzen Sie auf automatische Datenaktualisierungen und regelmäßige Audits, um die Datenqualität zu gewährleisten. Nutzen Sie zentrale Datenmanagement-Plattformen für konsistente Informationen.
• Ressourcenzuweisung bei knappen Ressourcen
  Lösung: Verwenden Sie Ressourcenmanagement-Tools zur Überwachung von Verfügbarkeit und Auslastung. Implementieren Sie klare Priorisierungsrichtlinien und transparente Verfahren zur Ressourcenzuweisung, um Konflikte zu vermeiden.
• Veränderungsmanagement bei Ablehnung Lösung: Führen Sie ein umfassendes Veränderungsmanagement-Programm ein, das Schulungen, klare Kommunikation und Feedback-Mechanismen umfasst. Binden Sie Schlüsselpersonen frühzeitig ein, um Unterstützung zu sichern.

Was sind die Aufgaben von Projektportfoliomanagement?

Folgende Aufgaben gehören im Wesentlichen zum Projektportfoliomanagement:

1. Projektselektion: Auswahl der Projekte, die am besten zur strategischen Zielsetzung des Unternehmens passen und die definierten Unternehmensziele unterstützen.
2. Projektpriorisierung: Festlegung der Reihenfolge, in der Projekte durchgeführt werden sollen, basierend auf ihrem strategischen Nutzen und ihren Ressourcenanforderungen.
3. Erste Ressourcenplanung: Zuweisung und Optimierung der verfügbaren Ressourcen über alle Projekte hinweg.
4. Risikomanagement: Identifikation, Bewertung und Management von Risiken innerhalb des gesamten Projektportfolios und im Zusammenspiel aller Projekte.
5. Projektkontrolle: Überwachung des Fortschritts und der Ergebnisse aller Projekte im Portfolio, um sicherzustellen, dass sie den Erwartungen entsprechen.
6. Ständige Optimierung des Projektportfolios: Anpassung des Portfolios durch Hinzufügen, Entfernen oder Umpriorisieren von Projekten, um den strategischen Nutzen zu maximieren.

Was sind die Ziele von Projektportfoliomanagement?

Die Ziele des PPM unterstützen die Unternehmensstrategie, indem sie sicherstellen, dass alle Projekte zur Erfüllung der langfristigen Vision und den strategischen Prioritäten des Unternehmens beitragen. Dies führt zu einer besseren Ausrichtung der Ressourcen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Unternehmensziele erreicht werden.

Zu den wesentlichen Zielen des PPM gehören:

• Strategische Ausrichtung: Sicherstellung, dass alle Projekte die langfristigen Ziele und Strategien des Unternehmens unterstützen.
• Wertmaximierung: Maximierung des Gesamtwerts der Projekte durch optimale Projektsteuerung und fundiertes Risikomanagement.

Wie erfolgt die Projektauswahl und -priorisierung im PPM?

Der Prozess der Projektauswahl und -priorisierung zur Implementierung eines Projektportfolios wird vom Projektmanagement-Institut PMI wie folgt dargestellt: 

1. Bestandsaufnahme: Zunächst geht es darum, alle Projekte sowie die dazugehörigen Daten, Budgets, Prozesse und Priorisierungen zu identifizieren und in einer Projektübersicht abzubilden. 
2. Analyse: Im Rahmen der Projektanalyse werden Maßstäbe und Kennzahlen für den Projekterfolg festgelegt. Zudem werden für jedes Projekt der Zeitplan, die Kosten, das Budget und die Ressourcennutzung angelegt. Ebenso können die Projekte nach Geschäftsbereichen, strategischen Zielen und Unternehmenswerten sortiert werden. 
3. Klassifizierung und Gewichtung: Die Projekte werden nach ihrer Priorität und ihrem Beitrag zum Unternehmensziel bewertet.
4. Ausrichtung des Projektportfolios: Bei der Erstellung des Projektportfolios werden die Projekte nach Prioritäten sortiert, Redundanzen eliminiert, Ressourcen grob geplant, Risiken identifiziert und minimiert sowie die Projekte aufeinander abgestimmt. 
5. Implementierung: Um das Projektportfolio zu managen, müssen unter Umständen Verträge gekündigt, Projekte neu terminiert und Budgets und Ressourcen umgeplant werden. 

Die Projektauswahl und -priorisierung sowie die Gewichtung und Klassifizierung der Projekte erfolgt auf Basis verschiedener Kriterien. Diese zielen nicht nur darauf ab, Projekte auszuwählen, die den strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen, sondern reagieren auch auf externe Faktoren wie Marktanforderungen und Wettbewerbsbedingungen.

Kriterien zur Projektauswahl und -priorisierung sind:

• Strategischer Nutzen: Bewertung, wie gut das Projekt die langfristigen Ziele und strategischen Prioritäten des Unternehmens unterstützt.
• ROI: Analyse des erwarteten finanziellen Ertrags im Vergleich zu den Investitionskosten, um den wirtschaftlichen Nutzen des Projekts zu ermitteln.
• Marktanalyse: Untersuchung der Marktanforderungen und -trends, um sicherzustellen, dass das Projekt den aktuellen und zukünftigen Marktbedürfnissen entspricht.
• Wettbewerbsanalyse: Bewertung, wie das Projekt im Vergleich zu Wettbewerbsinitiativen abschneidet und ob es strategische Vorteile oder Differenzierung im Markt bietet.
• Wertschöpfung: Einschätzung des potenziellen Mehrwerts, unabhängig vom finanziellen Erfolg, oder der Vorteile, die das Projekt dem Unternehmen bringen kann.
• Abhängigkeiten: Analyse der Abhängigkeiten zwischen relevanten Projekten, um diese bei der Zusammenstellung des Projektportfolios entsprechend mitzuberücksichtigen.
• Compliance und rechtliche Anforderungen: Überprüfung, ob die Projekte alle relevanten rechtlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen.
• Innovationspotenzial: Bewertung des Potenzials des Projekts, Innovationen zu fördern oder technologische Fortschritte zu ermöglichen.

Welche Projektportfoliomanagement-Methoden gibt es?

Damit das Projektportfoliomanagement strategisch erfolgen kann, haben sich verschiedene Methoden zur Bewertung und Priorisierung von Projekten bewährt. 

Nachstehend die gängigen PPM-Methoden:

• Klassisches Projektportfoliomanagement
• Balanced Scorecard
• Value Based Management (VBM)
• Economic Value Added (EVA)
• Stage-Gate-Prozess
• Agiles Portfoliomanagement
• Kano-Modell

Das klassische Projektportfoliomanagement basiert auf traditionellen Bewertungsansätzen wie Kosten-Nutzen-Analysen und Risikoabschätzungen. Projekte werden nach ihrem strategischen Nutzen und ihrer finanziellen Rentabilität bewertet. Dies ist geeignet für Unternehmen, die klare, quantitative Kriterien zur Auswahl und Priorisierung von Projekten nutzen und eine strukturierte Entscheidungsfindung benötigen.

Die Balanced Scorecard nutzt eine ausgewogene Betrachtung von Kennzahlen, wie Finanzen, Kunden, interne Prozesse sowie Lernen und Wachstum, um Projekte zu bewerten. Sie ist ideal für Unternehmen, die eine ganzheitliche Sicht auf die Leistungsfähigkeit und strategische Ausrichtung ihrer Projekte anstreben.

Das Value Based Management (VBM) konzentriert sich auf den potenziellen Beitrag des Projektes, um den Unternehmenswert zu steigern. VBM wird von Unternehmen genutzt, welche die langfristige Wertsteigerung des Unternehmens bewerten möchten. 

Mit der Earned Value-Analyse (EVA) wird der wirtschaftliche Mehrwert eines Projekts umfassend bewertet. Diese Methode berücksichtigt nicht nur die Kosten des eingesetzten Kapitals, sondern analysiert auch die aktuelle Termin- und Kostensituation durch spezifische Kennzahlen. Durch die kontinuierliche Verfolgung dieser Kennzahlen ermöglicht die EVA eine präzise Fortschrittsbewertung und Trendanalyse. Sie ist besonders geeignet für Unternehmen, die sowohl den finanziellen Mehrwert als auch den Fortschritt ihrer Projekte genau berechnen und bewerten möchten.

Der Stage-Gate-Prozess unterteilt Projekte in Phasen, die durch Entscheidungsstufen (Gates) getrennt sind. An jedem Gate wird die Leistung bewertet, um zu entscheiden, ob das Projekt fortgesetzt, angepasst oder beendet wird. Der Stage-Gate-Prozess ist besonders geeignet für Unternehmen, die komplexe Projekte mit mehreren Entwicklungsstufen und Entscheidungsanforderungen managen müssen, wie in der Produktentwicklung oder Innovationsprojekten.

Agiles Projektportfoliomanagement ermöglicht Flexibilität und schnelle Anpassungen. Ändern sich Anforderungen und Marktbedingungen, kann entsprechend reagiert werden. Es ist optimal für Unternehmen, die in dynamischen und schnell wechselnden Umfeldern arbeiten und eine flexible und anpassungsfähige Projektverwaltung benötigen.

Das Kano-Modell rückt die Kundenzufriedenheit in den Fokus. Projekte werden nach den Kategorien Basisfaktoren, Leistungsfaktoren und Begeisterungsfaktoren und wie sie sich auf die Kundenzufriedenheit auswirken, bewertet. Das Modell ist nützlich für Unternehmen, die sicherstellen möchten, dass ihre Projekte die Kundenbedürfnisse und -erwartungen erfüllen und deren Zufriedenheit maximieren.

Welche Projektportfoliomanagement-Tools gibt es?

Im Projektportfoliomanagement sind zentrale Tools und Softwarelösungen entscheidend für die Effizienz der Prozesse und der anstehenden Management-Aufgaben. 

Projektmanagement-Software ermöglicht präzise Zeitplanung, Aufgabenverwaltung und Fortschrittsverfolgung. Gantt-Charts in Projektmanagement-Tools bieten eine visuelle Darstellung des Projektzeitplans, indem sie Aufgaben, Meilensteine und deren zeitliche Abfolge aufzeigen. Sie ermöglichen eine klare Übersicht über den Projektverlauf, die Dauer der einzelnen Aufgaben und deren Abhängigkeiten. So können Verantwortliche schnell Verzögerungen erkennen, den Fortschritt überwachen und Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitrahmen bleibt.

Mit Ressourcenmanagement-Tools optimieren Sie die Zuweisung und Überwachung von Ressourcen, um Engpässe zu vermeiden.

Collaboration-Tools verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit durch Dokumentenmanagement und Echtzeit-Austausch der Projektteilnehmer untereinander. 

Dashboard- und Reporting-Tools bieten eine visuelle Übersicht und detaillierte Berichterstattung zu Projektdaten und Kennzahlen, was schnelle Entscheidungen erleichtert. 

Risikomanagement-Software unterstützt bei der Identifikation, Bewertung und Überwachung von Risiken, um geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu treffen und den Projekterfolg zu sichern.

Die folgenden PPM-Tools unterstützen die PPM-Prozesse durch verschiedene Funktionen, die eine effiziente Planung, Verwaltung und Überwachung von Projekten im Portfolio ermöglichen:

Welche Vorteile bietet die Nutzung von PPM-Software?

Die Nutzung von Projektportfoliomanagement-Software bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere in Bezug auf Daten in Echtzeit, Nachverfolgung von Abhängigkeiten und Erhöhung der Effizienz.

Dies sind einige Vorteile bei der Nutzung von PPM-Software:

• Optimierung der Ressourcenallokation
• Verwaltung von Abhängigkeiten
• Fundierte Entscheidungsfindung
• Erhöhung der Transparenz und Nachverfolgbarkeit
• Strategische Ausrichtung
• Automatisierung von Prozessen

PPM-Software reduziert manuelle Fehler und erhöht die Effizienz durch Automatisierungen. Sie ermöglicht eine effektive Ressourcenzuweisung und verbessert die Koordination von Projektabhängigkeiten. Die Software optimiert die Entscheidungsfindung durch detaillierte Einblicke in Projekt- und Portfoliowerte, die über Dashboards und Berichte bereitgestellt werden. Diese Einblicke erleichtern präzise Planungen und Priorisierungen. Zudem erhöht die Software die Transparenz und Kommunikation durch umfassendes Reporting und ermöglicht die Echtzeit-Nachverfolgung von Fortschritt, Budgetnutzung und Ergebnissen.

Hier sind einige Beispiele für PPM-Software und ihre Funktionen:

• Microsoft Project: Projektplanung, Ressourcenmanagement, Zeitplanung und Berichterstattung, integriert mit anderen Microsoft-Produkten.
• Jira Roadmaps: Verwaltung von Projektportfolios, Planung, Ressourcenmanagement, Fortschrittsverfolgung und Visualisierung von Abhängigkeiten.
• Smartsheet: Zeitplanung, Ressourcenmanagement, Fortschrittsverfolgung und Berichterstattung, unterstützt kollaborative Arbeitsweisen und Automatisierung.
• Planview (inkl. Clarizen): Portfoliomanagement, Ressourcenplanung, strategische Ausrichtung, Kapazitätsplanung und Risikomanagement. Clarizen bietet umfassende Projekt- und Portfoliomanagement-Funktionen.
• PLANTA Project: Projektplanung, Ressourcenmanagement, Zeit- und Kostenverfolgung, Risikomanagement, bietet detaillierte Projektberichte und automatisierte Workflows.

PLANTA Project: PPM-Software für effektives Portfoliomanagement

PLANTA Project Software für Projektportfoliomanagement in der Enterprise-Edition ist die ideale Lösung für PPM, da sie umfassende Unterstützung in allen Phasen des Portfoliomanagements bietet. Die Software ermöglicht die Definition und Analyse von Bewertungskriterien, die Klassifikation sowie Priorisierung von Ideen, Vorhaben und Projekten und bietet umfassendes Ziel- und Projektmonitoring.

Die wichtigsten Funktionen sowie den Workflow von PLANTA Project und wie damit gutes Projektportfoliomanagement gelingt, beschreiben wir etwas genauer:

Bewertungskriterien und Risiken müssen definiert werden, um Projekte zu identifizieren, die am besten zur Unternehmensstrategie passen. Die Bewertungskriterien werden bei PLANTA Project in den Stammdaten festgelegt und kontinuierlich aktualisiert. Durch eine klare Struktur für die Definition und Pflege der Bewertungskriterien erleichtert PLANTA Project die Auswahl und Priorisierung der Projekte.

PLANTA Project unterstützt das PPM zudem, indem es eine strukturierte Risikoerkennung und -bewertung ermöglicht, was die Entscheidungsfindung verbessert und zur erfolgreichen Steuerung von Projekten beiträgt. Risiken und deren Einfluss auf den Projektverlauf werden mit PLANTA Project systematisch überwacht: Projektrisiken werden in Form von Fragen formuliert und gewichtet. Neue Risiken werden frühzeitig identifiziert und bestehende Risiken kontinuierlich neu bewertet. 

Ideen, Vorhaben und Projekte werden in Steckbriefen detailliert beschrieben. Diese enthalten Informationen zu Zielen, Umfang, möglichen Folgen bei Nichtumsetzung, Kosten, Aufwänden, Nutzen sowie Key Performance-Indikatoren.

Durch die Gewichtung der Bewertungskriterien berechnet das System den Gesamtzielbeitrag und Risikowert der Projektideen, Vorhaben und Projekte. Dies ermöglicht eine objektive und transparente Bewertung, die zur strategischen Ausrichtung und Risikominimierung beiträgt.

Projektideen, Vorhaben und Projekte werden anhand von Bezugsgrößen wie Zielbeitrag und Risikowert priorisiert. Diese Priorisierung ermöglicht es, festzulegen, welche Projekte durchgeführt werden und welche nicht.

PLANTA Project zeigt die Auslastung einzelner oder mehrerer Abteilungen und ermöglicht das Lösen von Ressourcenkonflikten durch einfaches Verschieben der Projekte. Simulationen können schnell erstellt, bearbeitet und als Roadmap in PowerPoint exportiert werden.

Quality Gates ermöglichen eine transparente Überwachung der Projektdurchführungsphase durch regelmäßige Abschnittskontrollen. Der Portfoliomanager definiert diese Quality Gates und weist sie den jeweiligen Projekten zu. Auf Basis der vom Projektmanager bereitgestellten Daten verfolgt der Portfoliomanager die Fortschritte und die Zielerreichung der Projekte.

Der Fortschritt des Portfolios wird durch die Überwachung des Status einzelner Projekte und Vorhaben gesteuert. Die Zielerreichung kann dadurch besser überprüft werden. Der Portfoliomanager erstellt Statusberichte für jedes Portfolio auf Knopfdruck, die direkt auf dem Bildschirm ausgewertet und grafisch dargestellt werden.

Das Infoboard liefert eine umfassende Übersicht über die Portfolios, indem es verschiedene Diagramme präsentiert, die Entwicklungen in Bereichen wie Risiken, Bewertungskriterien und Projektanalysen anschaulich darstellen.

Optimierung der Projekttransparenz und Ressourcenplanung bei Dr. Willmar Schwabe durch PLANTA Project

Die Unternehmensgruppe Dr. Willmar Schwabe, ein führender Hersteller pflanzlicher Arzneimittel, führte PLANTA Project ein, um die Transparenz und Verwaltung von rund 300 parallel laufenden Projekten zu verbessern. Vor der Einführung war die Projektüberwachung in einer rudimentären SharePoint-Lösung unzureichend, was zu Intransparenz und ineffizienter Ressourcenverteilung führte. Nach der Entscheidung für PLANTA im Dezember 2018 und einer schnellen Implementierung innerhalb von 2,5 Monaten wird die Software seit März 2019 genutzt.

Durch das Portfoliomanagement in PLANTA wurde die Termintreue erheblich gesteigert und die Anzahl parallel laufender Projekte reduziert. Die klare Sicht auf das gesamte Portfolio ermöglichte eine gezielte Fokussierung auf wichtige Vorhaben und verbesserte die Ressourcenplanung. Die Projekt-Pipeline ist nun transparent, was eine effizientere Planung und Ressourcenanpassung für die kommenden Jahre ermöglicht.

Wie implementiert man Projektportfoliomanagement in Unternehmen?

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen Projektportfoliomanagement einführen, dann kommen folgende Schritte zur Implementierung auf Sie zu:

1. Definition der strategischen Ziele: Festlegung der Unternehmensziele und -prioritäten, die durch das PPM unterstützt werden sollen.
2. Auswahl und Implementierung von PPM-Tools: Sie benötigen geeignete Software, welche die Planung, Überwachung und Analyse der Projekte unterstützt. Diese Software muss in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden.
3. Festlegung von Prozessen und Standards: Entwicklung klarer Prozesse und Standards für die Projektauswahl, -bewertung und -priorisierung. Dazu gehört die Definition von Kriterien und Bewertungsmethoden, die sicherstellen, dass die Projekte strategisch ausgerichtet sind.
4. Schulung und Integration der Mitarbeiter: Schulungen stellen sicher, dass alle beteiligten Mitarbeiter die neuen Prozesse und Software-Tools verstehen und effektiv nutzen können. Dies fördert die Akzeptanz und den reibungslosen Übergang zum neuen Projektportfoliomanagement.
5. Anpassungen: Einführung des PPM-Systems und regelmäßige Überwachung seiner Leistung. Bei Bedarf müssen Verträge gekündigt, Projekte neu terminiert und Budgets sowie Ressourcen umgeplant werden. Anpassungen werden vorgenommen, um die Effektivität zu steigern und sicherzustellen, dass das System die Unternehmensziele kontinuierlich unterstützt.
6. Kontinuierliche Überwachung und Optimierung: Laufende Überprüfung und Anpassung des PPM-Systems, um sicherzustellen, dass es effektiv bleibt und die Unternehmensziele erreicht werden. Dies beinhaltet regelmäßige Feedbackschleifen inklusive sogenannter Lessons Learned und Optimierungen basierend auf den gesammelten Daten und Erfahrungen.

Bei der Implementierung eines Projektportfoliomanagement-Systems kann es zu Herausforderungen kommen, wie einer fehlenden Akzeptanz der Mitarbeiter und Widerständen gegenüber Veränderungen. Zudem erfordert die Integration in bestehende Systeme und Prozesse eine sorgfältige Sicherstellung der Datenqualität und -konsistenz.

PPM vs. Programmmanagement: Was sind die Unterschiede und Gemeinsamkeiten?

Projektportfoliomanagement verwaltet eine Sammlung von Projekten und Programmen. Es umfasst die Bewertung, Priorisierung und Ressourcenzuweisung auf hoher Ebene. Programmmanagement koordiniert mehrere verwandte Projekte, um spezifische Programmziele zu erreichen. Es fokussiert sich auf die erfolgreiche Umsetzung und Integration der Projekte.

Gemeinsamkeiten beinhalten die Notwendigkeit, Ressourcen und Risiken zu managen sowie Fortschritte zu überwachen. Unterschiede zeigen sich in der Perspektive: PPM ist strategischer und breiter angelegt, während Programmmanagement operativer und auf die Koordination einzelner Projekte innerhalb eines Programms fokussiert ist. Unterschiedliche Softwarelösungen reflektieren diese Schwerpunkte: PPM-Software bietet umfassende Portfoliomanagement-Funktionen, während Programmmanagement-Tools auf die Koordination von Projekten und die operative Umsetzung innerhalb eines Programms ausgerichtet sind.

PPM vs. Projektmanagement: Was sind die Unterschiede und Gemeinsamkeiten?

Projektportfoliomanagement und Projektmanagement unterscheiden sich in ihrer Zielsetzung, ihrem Umfang und ihrem Fokus. PPM konzentriert sich auf die strategische Ausrichtung und Priorisierung mehrerer Projekte. Es handelt sich dabei um einen übergeordneten Prozess, der die kontinuierliche Auswahl, Steuerung und Optimierung von Projekten innerhalb eines Portfolios umfasst.

Im Gegensatz dazu fokussiert sich das Projektmanagement auf den operativen Aspekt, nämlich die Durchführung eines einzelnen Projekts. Es geht darum, spezifische Ziele in Bezug auf Zeit, Kosten und Qualität zu erreichen und den gesamten Produktlebenszyklus von der Initiierung bis zum Abschluss zu realisieren. 

Ein weiterer Unterschied liegt im Umfang der Aufgaben. Während PPM die kontinuierliche Verwaltung eines gesamten Projektportfolios beinhaltet, konzentriert sich das Projektmanagement auf die Umsetzung eines einzelnen Projekts mit einem definierten Start- und Endpunkt. Im Projektmanagement stehen taktische Entscheidungen, detaillierte Planung und die operative Ausführung im Vordergrund.

PPM-Tools unterstützen die strategische Planung und Priorisierung, bieten Funktionen zur Machbarkeit von Projekten und ermöglichen eine übergreifende Analyse und Berichterstattung für das gesamte Portfolio. 

Projektmanagement-Software hingegen bietet Funktionen für die detaillierte Projektplanung, Aufgabenverwaltung und Fortschrittsverfolgung. Beide Disziplinen nutzen jedoch ähnliche Methoden wie Gantt-Charts, Kritische-Pfad-Methoden und Risikomanagement-Techniken. PPM-Methoden unterscheiden sich von Projektmanagement-Methoden vor allem in ihrer unterschiedlichen Anwendungstiefe und -breite.

Wie hängt Multiprojektmanagement mit PPM zusammen?

Multiprojektmanagement (MPM) und Projektportfoliomanagement sind eng miteinander verbunden. MPM umfasst die operative Koordination mehrerer gleichzeitig laufender Projekte. PPM bietet dafür den strategischen Rahmen. Beide Disziplinen arbeiten zusammen, um Abhängigkeiten zu managen und eine Portfolioübersicht zu gewährleisten, die den Gesamtwert für das Unternehmen maximiert.

Wie hängt Aufgabenmanagement mit PPM zusammen?

Aufgabenmanagement und PPM sind direkt aufeinander abgestimmt. Projektportfoliomanagement gibt die strategische Priorisierung und Auswahl von Projekten vor, während die Aufgabenplanung im Projektmanagement die Detailplanung und die operative Umsetzung dieser Projekte sicherstellt. PPM sorgt für die übergeordnete Priorisierung und Grobplanung von Ressourcen, während das Aufgabenmanagement die Überwachung und Kontrolle der einzelnen Projektaufgaben umfasst, um sicherzustellen, dass sie im Einklang mit den strategischen Zielen stehen.

Wie hängt Kostenplanung mit PPM zusammen?

PPM steuert die strategische Budgetierung und Ressourcenzuweisung über alle Projekte hinweg. Daher arbeiten die Kostenplanung im Projektmanagement und im PPM eng zusammen. PPM stellt sicher, dass finanzielle Ressourcen effektiv auf die priorisierten Projekte verteilt werden. Durch kontinuierliche Kostenkontrolle und -überwachung im Rahmen von PPM wird gewährleistet, dass Projekte im Budget bleiben und die finanziellen Ziele des Unternehmens erreicht werden.

Wie hängt Ressourcenplanung mit PPM zusammen?

Ressourcenplanung im Projektmanagement und Projektportfoliomanagement sind eng verknüpft, da PPM die strategische Verteilung von Ressourcen über mehrere Projekte hinweg steuert. PPM ermöglicht eine effiziente Nutzung der verfügbaren Kapazitäten, um Engpässe zu vermeiden und Flexibilität zu gewährleisten. PLANTA Project ermöglicht die strategische Portfolioplanung und die operative Projektplanung inklusive detaillierter Ressourcenplanung und unterstützt damit effektives Projekt- und Portfoliomanagement.

Fazit zu Projektportfoliomanagement (PPM)

Projektportfoliomanagement (PPM) ist für Unternehmen essenziell, da es eine systematische Planung, Überwachung und Steuerung aller Projekte ermöglicht sowie einen strategischen Fokus bietet. Während Programm- und Projektmanagement operativ ausgerichtet sind, sorgt PPM dafür, dass Projekte im Einklang mit den langfristigen Unternehmenszielen stehen. Software für PPM wie PLANTA Project ist unerlässlich, weil sie umfassende Datenanalysen, Echtzeit-Transparenz und präzise Berichterstattung bietet. So können Unternehmen ihr Projektportfolio effizienter steuern, Engpässe vermeiden und die Erfolgsquote ihrer Projekte steigern.