Warum zögern KMU beim Kauf von PM-Software?

Der Geschäftserfolg eines Unternehmens hängt stark vom erfolgreichen Projektmanagement im Unternehmen und dem Einsatz geeigneter Projektmanagement-Software ab. Der Nutzen dieser Software ist den meisten Unternehmen klar: Transparenz im Projekt, flüssige Kommunikation im Projektteam, Überblick über alle verfügbaren Unternehmensressourcen. Doch warum zögern vor allem KMU in Deutschland vor dem Kauf von PM-Software?

Neue Studie: PM-Software in Deutschland

Erstaunlich ist, dass viele Unternehmen die Erkenntnisse über den Nutzen von Projektmanagement-Software nicht umsetzen: Excel und Outlook werden noch bei 54 % der Unternehmen für das Projektmanagement eingesetzt. Diese Zahlen stammen aus der neuen Capterra-Studie**, die die Nutzung von Projektmanagement-Software in kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland auswertet. Die Studie zeigt Trends auf dem deutschen Markt auf und identifiziert die Bereiche, in denen Unternehmen ihre Effizienz deutlich steigern könnten, um mit ihren Projekten mehr Erfolg zu haben.

Die Highlights der Studie

– Die Hälfte der Unternehmen ist bereit, in eine neue Projektmanagement Software zu investieren.
– 54% der deutschen KMU verwenden keine Projektmanagement-Software (nur Microsoft Excel und Outlook) und erledigen vieles manuell
– Knapp 60 % sind bereit, einen höheren Preis für Software aus Deutschland und Datenschutz nach deutschen Gesetzen zu bezahlen.

Warum fällt es vielen Unternehmen heute immer noch so schwer den Schritt zur Projektmanagement-Software zu gehen? Nun vor der Anschaffung einer geeigneten Software müssen die PM-Prozesse im Unternehmen gefestigt sein und über die Art der Software muss Klarheit herrschen: agil, klassisch oder mit hybrid beides – ob in der Cloud oder On-Premises etc. Das Unternehmen muss die Features identifizieren, die es für sein effizientes Projektmanagement benötigt. Dann muss es auf dem großen Markt an PM-Software die Anbieter mit den für ihn passenden Angeboten herauszufinden und genauerer Prüfung und einer Testphase unterziehen. Schon für den Auswahlprozess benötigt das Unternehmen Ressourcen und es ist es ist nicht verwunderlich, dass manches Mal diese Prozesse unterbrochen oder gar nicht erst begonnen werden.

Am falschen Ende sparen

Dennoch sollten sich die 54% der deutschen Unternehmen, die die Software-Einführung hinauszögern, im Klaren sein, dass sie am falschen Ende sparen, wenn sie den Kauf von PM-Software nicht angehen. Denn Projekte müssen in der Regel mit begrenztem Budget und meist auch definiertem Termin realisiert werden, außerdem werden in der Regel Unternehmensressourcen (Mitarbeiter, Teams, Maschinen oder Skill-basiert) in verschiedenen Projekten gleichzeitig eingesetzt – und diese Herausforderungen sind ohne geeignete Softwareunterstützung nicht effizient zu bewältigen. Hier ist eine gute Ressourcenplanungssoftware gefragt. Die Koordination parallellaufender oder komplexer Projekte ohne geeignete Software gefährdet nicht nur die Qualität und die Terminzusagen an den internen/externen Kunden, der auf das Projektergebnis wartet, nein es werden auch Ressourcen vergeudet, die bei besserem Überblick über ihre Auslastung effizienter eingesetzt werden könnten. Eine gute Ressourcenmanagement-Software zeigt schon bei der Planung Ressourcenengpässe über alle Projekte hinweg an.

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Last but not least schont eine effiziente Software die Nerven aller Projektbeteiligten, verhindert doppelte Datenerfassung und verhilft ihnen zu guter Kommunikation und effizienten Prozessen rund um ihre Projekte. Allein das Problem der mangelhaften Kommunikation ist für ein Drittel aller nicht erfolgreich abgeschlossener Projekte verantwortlich.*

Aber wer sagt denn, dass man immer erst monatelang Anforderungskataloge erstellen muss und sich die Einführung der Software über Jahre hinziehen muss? Ein kleines Team an Mitarbeitern, dass die Prozesse im Unternehmen kennt und die wesentlichen Anforderungen an den Einsatz der Software, kann die Spreu vom Weizen trennen auf dem großen Softwaremarkt. Warum nicht mal mit einer Testversion in einem Team beginnen und die Vorteile eines mit der neuen Software geplanten Projekts erkennen? Ein gutes Softwarehaus berät partnerschaftlich und ermöglicht sukzessives Einführen der neuen Software in den verschiedenen Anwendungsbereichen/Abteilungen. Ideal ist es, wenn das Produkt in der engeren Wahl dann so Standard-nah ist, dass es sich schnell einführen lässt, dabei aber so viel Flexibilität bietet, dass die Unternehmensprozesse abgebildet und auch zu späterer Zeit noch geändert werden können.

Cloud oder On-Premises

Es gibt heutzutage eine Vielzahl an Kollaboration-Tools z.T. mit PM-Features, die von Cloud-Anbietern als Standard-Lösung bereitgestellt werden. Solche Lösungen passen für viele Kleinunternehmen oder kleine Teams größerer Unternehmen, die ohne Management-Entscheidung ihr Tool installieren und nutzen dürfen. Diese Tools lassen sich meist sehr schnell einsetzen und sind für wenige User oft kostenlos. Deutsche Unternehmen zögern auch hier: nur 17% der von Gartner befragten Studienteilnehmer nutzen Cloud-Software.

Die Möglichkeit der Individualisierung und Abbildung von Unternehmensprozessen in der Software bieten eher Softwareanbieter von On-Premises-Lösungen, die daher von 59% der deutschen Unternehmen bevorzugt werden. Manche Software-Produkte auf dem Markt bieten Standard-Vorlagen für die Abbildung der Unternehmensprozesse an (nach DIN, PMI, PRINCE2 etc.), das strafft den Einführungsprozess der PM-Software.

Wenn deutsche Unternehmen zögern, Cloud-Lösungen einzusetzen liegt das nicht zuletzt auch an Bedenken wegen der Datensicherheit. 55% der Befragten gab an, nur Software aus Deutschland bzw. mit dem in Deutschland vergleichbaren Datenschutz einsetzen zu wollen.

Wichtig zu wissen: browserbasierte Lösungen sind nicht zwangsläufig Cloud-Lösungen, bei browserbasierten Lösungen wird die Software zentral auf einem Server installiert und man kann schnell über den Browser darauf zugreifen, der Server kann aber sehr wohl im eigenen Unternehmen stehen… oder beim Software-Hersteller … oder eben bei einem Provider – das wäre dann die Cloud-Lösung.

Alles agil?

Tatsächlich hat die Bedeutung agiler PM-Methoden weltweit für Unternehmen zugenommen: 71% der Teilnehmer der internationalen PMI-Umfrage* geben an, diese Methoden mehr oder weniger regelmäßig einzusetzen. So gehen Projekte mit mehreren Jahren Laufzeit zurück, da in der schnelllebigen Welt ein Reagieren auf aktuelle Situationen und Anforderungen eher in agilen Projekten zu bewältigen sei. Dies spiegelt sich noch nicht am deutschen Markt wider: nur 2% der Befragten der Gartner-Studie über PM-Software in Deutschland gaben an, agile Methoden überwiegend einzusetzen. Das ist sehr wenig, auch wenn klar ist, dass agile Methoden sich nicht überall im Projektmanagement eignen.

Agile Methoden eignen sich besonders für die schnelle Reaktion auf neue Anforderungen, um die Kommunikation im Projektteam möglichst flüssig zu halten und die Aufgabenpakete möglichst flexibel zu strukturieren.

Nicht alles lässt sich agil planen, das Management will einen Überblick über Risiken und Chancen aller Unternehmensprojekte, es will schnell den Status aller Projekte und eventuelle Verzögerungen seit Projektbeginn erkennen. Für dieses Monitoring im Multiprojektmanagement bietet sich die klassische PM-Software an. Ideal ist es, wenn beide Methoden in einem System kombiniert werden können, dann lassen sich Multiprojekt-Features auch für agile (Teil-)Projekte nutzen.

Last but not least: das Management
Ob Software im Projektmanagement genutzt wird oder nicht, hängt vor allem auch vom Management und der Branche ab. Im Internetsektor setzen beispielsweise 67 % der Unternehmen Software ein, Banken geben an, zu 70 % Software zu nutzen, wohingegen es nur 35 % im Gesundheitswesen und 28 % im Konsumgüter-Sektor sind.**

Soll der Nutzen von Tool-Unterstützung im Projektmanagement sich im Geschäftserfolg ausdrücken, so ist zwangsläufig eine professionelle Software-Lösung erforderlich, kein Tool-Wirrwarr in den einzelnen Teams. Die vermeintlich kostenlosen Tools gehen zu Lasten der Effizienz im gesamten Unternehmen. Die Entscheidung für die umfassende Digitalisierung muss das Management tragen und vor allem stützen, wenn der Prozess dann ins Rollen kommt.

Checkliste: eine gute PM-Software

– lässt sich im Standard schnell einführen
– ist gleichzeitig so flexibel, dass neue Prozesse im Unternehmen, neue Reports darin auch nach der Einführung noch angepasst werden können
– wächst mit, lässt sich erweitern, wenn das Unternehmen/die Projektumfänge zunehmen
– hilft Risiken und Chancen in Projekten zu erkennen und auf neue Projektsituationen (Änderungen in der Anforderung, Ausfall von Ressourcen) rechtzeitig zu reagieren
– vereinfacht die Kommunikation unter allen Projektbeteiligten ohne die sonst übliche E-Mail-Flut
– vereinfacht den Projektalltag: eine gemeinsame und stets aktuelle Datenbasis für alle Projekte erleichtert die künftige Projektplanung
– ermöglicht agile, klassische und hybride Vorgehensweise bei der Projektplanung, ganz wie es das jeweilige Projekt erfordert

Quellen:

* Pulse of the Profession 2017 (2017)

** International Project Management Survey Germany, Capterra – eine Gartner Firma

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