Warum zögern KMU beim Kauf von Projektmanagement-Software?
Der Geschäftserfolg eines Unternehmens hängt stark vom erfolgreichen Projektmanagement und dem Einsatz geeigneter Projektmanagement-Software ab. Schließlich wird in Deutschland mehr als ein Drittel der gesamten Arbeit in Projekten geleistet Tendenz steigend. Bereits jetzt beträgt die Wertschöpfung aus Projekten mehr als 1,2 Billionen Euro in Deutschland, so die Studie „Projektifizierung 2.0” der GPM.1
Trotz des offensichtlichen Nutzens von Projektmanagement-Software zögern viele KMU in Deutschland, diese Software einzuführen. In diesem Artikel untersuchen wir die Gründe für diese Zurückhaltung und bieten Lösungen an.
Studie: Nutzung von Projektmanagement-Software bei KMU
Erstaunlich ist, dass viele Unternehmen die Erkenntnisse über den Nutzen von Projektmanagement-Software nicht umsetzen: Laut einer Capterra-Studie2 werden noch bei 54 % der Unternehmen Excel und Outlook für das Projektmanagement eingesetzt. Die Studie zeigt Trends auf dem deutschen Markt auf und identifiziert die Bereiche, in denen Unternehmen ihre Effizienz deutlich steigern könnten, um mit ihren Projekten mehr Erfolg zu haben.
Die Highlights der Studie
- Die Hälfte der Unternehmen ist bereit, in eine neue Projektmanagement Software zu investieren.
- 54% der deutschen KMU verwenden keine Projektmanagement-Software (nur Microsoft Excel und Outlook) und erledigen vieles manuell
- Knapp 60% sind bereit, einen höheren Preis für Software aus Deutschland und Datenschutz nach deutschen Gesetzen zu bezahlen.
Warum betreiben immer noch so viele Unternehmen Projektmanagement ohne Software?
Allein der Kauf von Projektmanagement-Software reicht nicht. Vor der Anschaffung einer geeigneten Software müssen die PM-Prozesse im Unternehmen gefestigt sein und die Art und Ziele der Projekte definiert werden. Die Art der Software muss klar festgelegt werden, z.B.:
- agil, klassisch oder beides mit hybrid
- Datenhaltung in der Cloud oder On-Premises
Das Unternehmen muss die Features identifizieren, die es für sein effizientes Projektmanagement benötigt. Dann muss es die Anbieter mit den für ihn passenden Angeboten herausfinden. Diese werden genauer überprüft und getestet.
Schon für den Auswahlprozess benötigt das Unternehmen Ressourcen. Daher ist es nicht verwunderlich, wenn diese Prozesse unterbrochen oder gar nicht erst begonnen werden. Professionell betriebenes Projektmanagement für KMU bedeutet eine große Investition. Da müssen Kosten, Aufwand und Nutzen genau abgewogen werden.
Projektmanagement ohne Software bei KMU
Sparen KMU ohne Projektmanagement-Software am falschen Ende?
Projekte müssen in der Regel mit begrenztem Budget und definierter Frist realisiert werden. Außerdem werden meistens Unternehmensressourcen (Mitarbeiter, Teams, Maschinen oder Fähigkeiten) in verschiedenen Projekten gleichzeitig eingesetzt. Dies ohne geeignete Softwareunterstützung effizient zu verwalten ist kaum zu bewältigen.
Hier ist eine gute Ressourcenplanungssoftware gefragt. Ohne dieser sind nicht nur die Qualität und die Terminzusagen an den Kunden gefährdet. Auch werden Ressourcen unter Umständen vergeudet, die bei besserem Überblick über ihre Auslastung effizienter eingesetzt werden könnten. Eine gute Ressourcenmanagement-Software zeigt schon bei der Planung Ressourcenengpässe über alle Projekte hinweg an.
Der Kauf von passender Projektmanagement-Software schont die Nerven aller Projektbeteiligten, verhindert doppelte Datenerfassung und verhilft ihnen zu guter Kommunikation und effizienten Prozessen rund um ihre Projekte. Allein eine mangelhafte Kommunikation ist für ein Drittel aller nicht erfolgreich abgeschlossener Projekte verantwortlich.3
Aber wer sagt denn, dass man immer erst monatelang Anforderungskataloge erstellen und sich die Einführung der Software über Jahre hinziehen muss?
Für die Softwareauswahl reicht ein kleines Team, das die Prozesse im Unternehmen und die wesentlichen Anforderungen an den Einsatz der Software kennt. Dieses kann anhand der Testversion die Vorteile eines mit der neuen Software geplanten Projekts erkennen.
Ein gutes Softwarehaus berät partnerschaftlich und ermöglicht sukzessives Einführen der neuen Software in den verschiedenen Anwendungsbereichen/Abteilungen. Ideal ist es, wenn das Produkt so Standard-nah ist, dass es sich schnell einführen lässt, dabei aber so viel Flexibilität bietet, dass die Unternehmensprozesse abgebildet und auch zu späterer Zeit noch geändert werden können.
Cloud vs. On-Premises-Projektmanagement-Software für KU
Insgesamt nutzen nur 18% der von Gartner befragten Studienteilnehmer Cloud-Software. Oft zögern deutsche Unternehmen wegen der Datensicherheit Cloud-Lösungen einzusetzen. 55% der Befragten gaben an, nur Software aus Deutschland bzw. mit dem in Deutschland vergleichbaren Datenschutz einsetzen zu wollen. Es gibt heutzutage eine Vielzahl an Collaboration-Tools mit Projektmanagement-Merkmalen, die von Cloud-Anbietern als Standard-Lösung bereitgestellt werden. Diese Lösungen passen für viele kleine Teams, die ohne Management-Entscheidung ihr Tool installieren und nutzen dürfen. Sie lassen sich meist sehr schnell einsetzen und sind für wenige User oft kostenlos.
Gerade Softwareanbieter mit On-Premises-Lösungen bieten die Möglichkeit der Individualisierung und Abbildung von Unternehmensprozessen in der Software. Daher werden diese von 59% der deutschen Unternehmen bevorzugt.
Manche Software-Produkte bieten Vorlagen für die Abbildung der Unternehmensprozesse nach bestimmten Standards (z.B. DIN, PMI, PRINCE2) an. Das erleichtert den Einführungsprozess der PM-Software. Wichtig zu wissen: Browserbasierte Lösungen sind nicht zwangsläufig Cloud-Lösungen. Bei browserbasierten Lösungen wird die Software zentral auf einem Server installiert und man kann schnell über den Browser darauf zugreifen. Der Server kann dabei im eigenen Unternehmen, beim Software-Hersteller oder bei einem Provider – das wäre dann die Cloud-Lösung – stehen.
Nur noch agile Projekte?
Tatsächlich hat die Bedeutung agiler PM-Methoden weltweit für Unternehmen zugenommen: 71% der Teilnehmer der internationalen PMI-Umfrage3 setzen diese Methoden mehr oder weniger regelmäßig ein. So gehen Projekte mit mehreren Jahren Laufzeit zurück, da in der schnelllebigen Welt besser in agilen Projekten auf aktuelle Situationen und Anforderungen reagiert werden kann.
Dies spiegelt sich noch nicht am deutschen Markt wider: nur 2% der Befragten2 gaben an, überwiegend agile Methoden einzusetzen. Dies ist eine sehr niedrige Zahl, auch wenn sich agile Methoden nicht überall einsetzen lassen.
Agile Methoden eignen sich besonders, um schnell auf neue Anforderungen zu reagieren, um die Kommunikation im Projektteam flüssig zu halten und Aufgabenpakete flexibel zu strukturieren.
Nicht alles lässt sich agil planen, stark regulierte Bereiche wie Projekte in der Pharmabranche oder aufwändige Produktentwicklungsprojekte im Bereich Maschinen- und Anlagenbau setzen auf das klassische Planungsmodell mit Wasserfall und Meilensteinen.
Das Management will eine Chancen-Risiken-Analyse und den Status aller Projekte mit eventuellen Verzögerungen schnell erkennen können. Für dieses Monitoring im Multiprojektmanagement bietet sich die klassische PM-Software an.
Im Idealfall können beide Methoden in einem System kombiniert werden. So lassen sich Multiprojekt-Features auch für agile (Teil-)Projekte nutzen.
Nutzung der Projektmanagement-Software für KMU
Ob Software im Projektmanagement genutzt wird oder nicht, hängt vor allem auch vom Management und der Branche ab:
- Im Internetsektor setzen 67% der Unternehmen Software ein
- Banken nutzen zu 70% Software.
- Im Gesundheitswesen sind es nur 35% und im Konsumgüter-Sektor nur 28%.2
Soll sich der Nutzen von Tool-Unterstützung im Projektmanagement im Geschäftserfolg widerspiegeln, ist eine professionelle Software-Lösung erforderlich. Die vermeintlich kostenlosen Tools gehen zu Lasten der Effizienz im gesamten Unternehmen. Eine Entscheidung für den Kauf von Projektmanagement-Software muss das Management tragen. Dieses lässt sich meistens von Einführungskosten und –aufwand abschrecken. Dabei werden jedoch Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen weniger beachtet.
Checkliste: Das gilt es beim Kauf von Projektmanagement-Software zu beachten
Quellen
2 International Project Management Survey Germany, Capterra – eine Gartner Firma: Auswertung über die Nutzung von Projektmanagement-Software in kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland
