Vertrauen ist gut, Erfassen ist besser!

Alle Arbeitgeber müssen laut EuGH-Urteil die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen. Und zwar “objektiv, verlässlich und zugänglich.”

Es reicht also nicht, einfach pro forma zu bestätigen, dass Mitarbeitende jeden Tag 8 Stunden arbeiten und 30 Minuten Pause machen. Stattdessen müssen die Arbeitszeiten ganz konkret mit Beginn und Ende erfasst werden.

Unternehmen, in denen bisher auf Vertrauensbasis gearbeitet wurde, müssen sich hier neu organisieren.

Dieser Artikel liefert Hintergrundinfos, Umsetzungsmöglichkeiten und Tipps zur digitalen Arbeitszeiterfassung.

Eigentlich hat ein EuGH-Urteil schon 2019 angeordnet, dass alle EU-Länder eine vollumfängliche Arbeitszeiterfassung einführen sollten, doch deutsche Unternehmen haben das Thema vor sich hergeschoben. Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht bestätigt, dass das Urteil auch für deutsche Arbeitsschutzgesetze gilt – und dessen Umsetzung ohne Vorlauffrist angeordnet.

Arbeitszeiterfassung – Vorteile, Fragen und mögliche Herausforderungen

Dass Mitarbeitende vor Überarbeitung geschützt werden müssen, ist klar. Deshalb müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten rechtssicher erfassen. Und natürlich ist es auch für Unternehmen sinnvoll, Kapazitäten zu erfassen, um besser planen zu können. Trotzdem kann es ein paar Stolperstellen geben: Schließlich werden in der Belegschaft Vertrauensarbeitszeit, Flexibilität und Homeoffice sehr geschätzt, und auf den ersten Blick “beißt” sich der neue Beschluss damit.

Das muss aber nicht sein!

Arbeitszeiterfassung – Herausforderungen und Vorbehalte

Aus welchen Gründen gibt es Vorbehalte – und von welcher Seite?

Mehr Bürokratie, weniger Flexibilität
Manche Unternehmen haben bisher keine Arbeitszeiten erfasst. Die Einführung bedeutet für diese also einen Mehraufwand. Und dagegen gab es Widerspruch – zum Beispiel vom Branchenverband Bitkom, der sich für die Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit seiner Mitglieder einsetzt. Klar, dass mehr Vorschriften auch kritisch gesehen werden: Denn Regularien – zum Beispiel eine starre Arbeitszeiterfassung – können sich negativ auf die Agilität der Unternehmen auswirken und deren Handlungsfähigkeit am Markt bremsen.

Deshalb haben sich Mitglieder des Verbands zum Teil skeptisch zur Pflicht zur “digitalen Stechuhr” geäußert. Doch einige Unternehmen, die ebenfalls dem Verband angehören und schon in der Vergangenheit Arbeitszeiten erfassen, haben diese Bedenken nicht geteilt: Es gibt nämlich durchaus unbürokratische Mittel, um Arbeitszeiten zu erfassen – zum Beispiel mit entsprechenden Softwaretools. Diese bieten außerdem einen zusätzlichen Nutzen, denn erfasste Zeiten können gleichzeitig für die Auswertung von Projekten genutzt und bei späteren Planungen berücksichtigt werden.

So sind Zeiterfassungen keine Bremse, sondern dienen dem Schutz der Wettbewerbsfähigkeit!

Mitarbeiterakzeptanz
Auch wenn das Gesetz vor allem ihrem Schutz dient, werden viele Mitarbeitende nicht begeistert sein, wenn sie anfangen sollen, ihre Zeiten zu erfassen. Schließlich kann sich die neue Vorschrift nach Überwachung anfühlen und etwas Misstrauen mitschwingen. Konflikte und Unzufriedenheit lassen sich also wie bei vielen Veränderungen nicht ganz vermeiden. Initiale Ablehnung lässt sich aber durch offene Kommunikation und unkomplizierte digitale Tools schnell beseitigen.

Kosten und Schwierigkeiten bei der Umsetzung
Vor allem für kleinere Unternehmen könnte die Umsetzung eine Herausforderung sein. Schließlich muss jemand die Arbeitszeitdaten prüfen und dafür sorgen, dass sie korrekt erfasst und aufbewahrt werden – keine besonders spannende Aufgabe.

Das muss aber nicht sein: Der Aufwand kann dank Digitalisierung minimal gehalten werden, denn passende Softwaretools übernehmen diese Aufgaben reibungslos und zuverlässig!

Arbeitszeiterfassung, New Work und Homeoffice – kein Problem!

Die letzten Jahre wurde viel über New Work und Vertrauensarbeitszeit diskutiert und spätestens seit Corona ist das Arbeiten aus dem Homeoffice nicht mehr wegzudenken. Vor allem für junge Fachkräfte ist diese Option eine Grundvoraussetzung, um einen Job anzunehmen, und verteilt arbeitende Teams sind längst keine Seltenheit mehr.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung steht dem zum Glück nicht entgegen. Flexibilität, taskbasiertes Arbeiten und Vertrauen dürfen weiterhin eine wichtige Rolle spielen. Denn das Gesetz schreibt nicht vor, dass Arbeitszeiten starr gestaltet werden sollen – sie müssen einfach dokumentiert werden!

Das ist auch deshalb wichtig, weil vor allem im Homeoffice die Grenzen zwischen Privatleben und Arbeit verschwimmen und manche Mitarbeitende oft selbst nicht merken, dass sie zu viel arbeiten und Ruhezeiten einhalten müssen. Gleichzeitig können Mitarbeitende Freiheiten bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit genießen.
Zum Glück geht das mit digitalen Tools mobil und sehr unbürokratisch. Ob daheim auf dem PC oder unterwegs per Smartphone – ein geeignetes Softwaretool erfasst die Arbeitszeit lückenlos und fast nebenbei.

Laut einer Studie der WHO zur Überarbeitung (ab 55 Stunden die Woche) stiegen zwischen 2000 und 2016 Herzerkrankungen mit Todesfolge um alarmierende 42 % an. Sehr lange Arbeitszeiten sind auch oft der Hintergrund von Schlaganfällen, psychischen Problemen und anderen Gesundheitsschäden.

Kein Wunder, dass Unternehmen deshalb per Arbeitszeiterfassung zur Einhaltung von Arbeitsschutzgesetzen angehalten werden! Denn wenn Arbeitszeiten und Überstunden konsequent dokumentiert werden, werden vorgeschriebene Ruhezeiten eher beachtet.

Auch ist es in Zeiten von Remote Work besonders wichtig, dass Arbeit und Privatleben getrennt werden.

Zwei in Einem: Arbeitszeiterfassung mit Projektzeiterfassung verbinden

Das neue Gesetz gibt zwar “nur” vor, dass die geleistete Arbeitszeit erfasst wird – doch wenn Sie die Arbeitszeiterfassung einführen, können Sie ohne großen Aufwand mehr Vorteile genießen. Zum Beispiel dann, wenn Ihr Unternehmen vor allem auf Projektbasis agiert. Sie können nämlich im selben Tool nahtlos sowohl Arbeits- als auch Projektzeit erfassen!

Zeiterfassung ist dann nicht einfach eine Vorschrift. Sie kann auch dazu dienen, den Projektfortschritt zu verfolgen und die Ressourcennutzung zu optimieren. Basierend auf den erfassten Projektarbeitszeiten können Unternehmen neue Projekte zuverlässiger planen, den Stand aktueller Projekte im Blick behalten und auf Knopfdruck Auswertungen erstellen. So erkennen sie rechtzeitig, ob Liefertermine eingehalten werden können oder ob es Verzögerungen gibt – und können frühzeitig einschreiten!

Und geht das nicht auch mit Exceltabellen? Ja, aber sie sind nicht das beste Mittel, um Projektzeiten zu buchen. Inoffiziell gelten sie sogar oft als Produktivitätskiller im Arbeitsalltag – unübersichtlich und nicht transparent. Fehler sind fast vorprogrammiert. Im Gegensatz dazu ist eine webbasierte Projektzeiterfassung zuverlässig und unbürokratisch.

Arbeitszeiten erfassen und das Vertrauen bewahren?
So klappt es!

Zum Schutz der Mitarbeitenden müssen Arbeitszeiten genau dokumentiert werden – eigentlich keine große Sache. Doch wie immer, wenn Menschen involviert sind, kann es zu Differenzen kommen. Denn wer will schon gerne von “Arbeiten auf Vertrauensbasis” zu einer Methode wechseln, die nach “Überwachung” aussieht?

Dann ist etwas Fingerspitzengefühl gefragt. Das Management sollte die Vorteile vermitteln: Wenn Überstunden nicht einfach unbeachtet unter den Tisch fallen, kommt es vor allem den Mitarbeitenden zugute. Es ist nicht zulässig, Arbeitszeitdaten zur Leistungsüberwachung einzusetzen: Sinn ist wirklich nur sicherzugehen, dass Mitarbeitende nicht zu viel und nicht ohne die ihnen zustehenden Ruhezeiten arbeiten.

Und wenn eine neue Software eingeführt wird? Solche Umstrukturierungen brauchen geschickte Digital Leadership und offene Kommunikation. Wer Entscheidungen einfach “von oben” verordnet und Mitarbeitende sich selbst überlässt, darf nicht mit Begeisterung rechnen. Optimal ist, wenn das Team weitestmöglich eingebunden wird und innerhalb des Unternehmens Ansprechpartner zur Seite gestellt werden, die den Nutzen der neuen Prozesse vermitteln können.