Effizientes Projektcontrolling durch hybrides Projektmanagement
Digitalisierung im Pharma-Unternehmen
Software-Einführungen werden oft als komplex wahrgenommen und als wenig von Mitarbeitern akzeptiert, vor allem, wenn die Umstellung auf neue Methoden damit einhergeht. Ganz anders lief es bei Losan Pharma GmbH. Hier wurde in zwei Schritten Projektmanagement-Software eingeführt und dabei auf hybrides Projektmanagement gesetzt. Das Hybrid-System ermöglicht es jedem Mitarbeiter je nach Planungshorizont, nur mit dem Umfang an PM-Funktionalität konfrontiert zu werden, der für die jeweilige Arbeit benötigt wird. Planer können weiterhin die bewährte klassische Planungsmethode und den hohem Funktionsumfang einsetzen, das Gros der Mitarbeiter erledigt nach dem unternehmensweiten Rollout des agilen Schwestertools seine Aufgabenverwaltung und Arbeitszeiterfassung darin mit Leichtigkeit.
Die gesamte Belegschaft konnte in eine einheitliche Projektmanagement Governance-Struktur eingebunden werden. Mit der Einführung eines Standard-Projektprozesses gelang die erfolgreiche Digitalisierung und das Unternehmen ist im Projektmanagement nun moderner aufgestellt, ohne sein bisheriges PM-Tool und die bewährte Planungsmethode aufzugeben.
Komplexe Projekte steuern
Bereits seit 2007 wird bei Losan zunächst im Bereich Forschung und Entwicklung das Multiprojektmanagement-System PLANTA project für die Planung und Durchführung von externen Entwicklungsprojekten zur Herstellung und Verpackung von Arzneimitteln und Prüfmustern eingesetzt.
Mit PLANTA project gelingt es den 40 Mitarbeitern der F&E die zum Teil sehr umfangreichen und langjährigen Projekte mit vielen Arbeitspaketen und deren komplexen Daten für Termine , Aufwände und Qualitätsdaten zu strukturieren. Das Zeiterfassungssystem auf Arbeitspaketebene erlaubt eine transparente Abrechnung der geleisteten Stunden und aufgelaufenen Kosten , die die Kunden mit der Rechnungsstellung erwarten. Mit der bewährten klassischen Planungsmethode werden Kundenprojekte nach dem Wasserfallmodell mit Meilensteinen geplant, mit Hilfe von Templates individuelle Kundenprojektpläne erstellt,die notwendigen Ressourcen zugeordnet und ein für Losan und den Kunden effizientes Projekt-Controlling betrieben.
Hybrides Projektmanagement unternehmensweit einführen
Durch Kapazitätserweiterungen, Digitalisierungs- und Automatisierungsbestrebungen und Bau eines weiteren Standortes , kamen bei Losan nach weiteren 12 Jahren so viele neue Projekte dazu, dass ein unternehmensweites Projektmanagement nötig und Ende 2019 ein internes Projekt mit Mitarbeitern aus allen Unternehmensbereichen gestartet wurde. Alle Projekte sollten nach standardisierten Plänen und einheitlicher Methodik durchgeführt werden. Jeder Projektmitarbeiter sollte seine Aufgaben verwalten und seine Arbeitszeiten erfassen, damit diese dem bewilligten Projektbudget gegenübergestellt werden können.
Das agile Schwestertool PLANTA pulse wurde für alle 600 Mitarbeiter an zwei Standorten ausgerollt und dient vorrangig über Kanban-Boards der Aufgabenverwaltung und Rückmeldung von Arbeitszeiten. Die hybride Anbindung an das Planungstool PLANTA project ermöglicht die Beibehaltung der bewährten Projektplanungsmethode und dient ebenso dem effizienten Projektcontrolling.
Mit dem Collaboration-Tool PLANTA pulse können Projekte auch agil nach Kanban und Scrum geplant werden und in Sprints flexibel auf wechselnde Anforderungen reagiert werden.
Losan plant aber nur vereinzelt bei internen Organisations-Projekten agil, denn die Projekte In der stark regulierten Pharmabranche werden nach wie vor klassisch in PLANTA project geplant, da feste Termine und konkrete Ziele vorliegen, z.B. eine Zulassung für ein Medikament am Markt zu einem fixen Termin oder große Infrastrukturprojekte mit aufwändigen Umbauten von Produktionsräumen/Laboren, die qualifiziert und vom Regierungspräsidium abgenommen werden müssen, bevor dort ein Arzneimittel produziert werden darf (GMP “Good Manufacturing Practice”).
Neue Governance-Struktur
Um ein einheitliches hybrides Projektmanagement unternehmensweit einzuführen, ist in Workshops mit externer Beratung ein an PRINCE2 angelehnter Standard-Projektprozess und ein PM-Leitfaden entwickelt und dieser im PLANTA-System abgebildet worden. Dieser umfasst die 4 Phasen Vorbereiten, Planen + Initiieren, Steuern und Abschließen mit Checklisten und Freigaben. Daraus ist die neue Governance-Struktur für die komplexe Administration der Kunden- und Unternehmensprojekte entstanden. Jedes Projekt muss danach in PLANTA project geplant, budgetiert und entsprechend einem Genehmigungsprozess freigegeben werden. PLANTA pulse ist für alle Mitarbeiter für die Aufgabenverwaltung vorgegeben und es besteht die Pflicht zur Zeiterfassung auf alle Projekte. Ohne Medienbruch können die Arbeitszeiten jeweils dort erfasst werden, wo die Mitarbeiter auf Karten im pulse-Board ihre Aufgaben verwalten. Das Projekt-Controlling stützt sich bei der Budgetplanung und der Statusberichtserstellung auf die erfassten Arbeitszeiten aus den Projekten.
PLANTA im Einsatz seit 2007
Hybrides PM seit 2020
Überadministration vermeiden
Im Vordergrund steht bei Losan das Prinzip alle Unternehmensprojekte ins Projektmanagement einzubinden aber trotzdem eine Überadministration zu vermeiden. Zum einen gelingt das über die zentrale Projektplanung durch ein zentrales Projektmanagement Office in Zusammenarbeit mit einem Projektportfolio-Lenkungskreis. Unterstützt wird diese Struktur von sechs PMO, die die Projektleiter bei der Administration der Projekte entlasten, und zudem die Einhaltung der Governance sicherstellen. Zum anderen liegt es an der Strukturierung der externen Kundenprojekte in drei Kategorien: kleinere C‑Projekte, von denen etwa 35 parallel laufen, werden mit nur einem Vorgang in PLANTA project geplant und in PLANTA pulse erfolgt die detaillierte Aufgabenplanung nach dem typischen Kanban-Prinzip: Todo, In Process, In Testing, Freigegeben/Erledigt. Aufgaben können nach Belieben zahlreich im Kanban-Board geplant werden, jeder Mitarbeiter sieht übersichtlich seine Aufgaben und der Projektplan im klassischen Tool bleibt aufgeräumt. Für die etwa 20–25 gleichzeitig laufenden B‑Projekte gibt es in project meist mehrere Vorgänge für Rückmeldungen und in pulse mehrere Boards. Große A‑Projekte sind die erwähnten Infrastrukturprojekte, von denen meist fünf gleichzeitig über Jahre laufen und in denen mit Millionenbudget neue Linien oder Gebäude geplant werden, Templates erleichtern hier die Planung. Die eigene Werkserweiterung wird als Programm mit mehreren Projekten abgebildet.
Die Verantwortliche für das Digitalisierungsprojekt, Kerstin Moerel Head of Project- & Process Management R&D + Lead Projektmanagement Office, berichtet, dass das neue Aufgabentool im täglichen Einsatz ist und dass es intuitiv also quasi ohne Schulung eingesetzt werden konnte und die Akzeptanz der Belegschaft hat. „Der Nutzen des neuen Tools liegt nicht nur darin, dass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben in den Boards abarbeiten können, sondern auch in der deutlich besseren Kommunikation und Zusammenarbeit. PLANTA pulse ist ein sehr gutes Collaboration-Tool, das unzählige Mails einspart da nun alles auf Karten in Kanban-Boards erfasst wird und niemand in der Informationskette so schnell vergessen wird. Auch Abteilungsboards, Meetingboards und selbst Urlaubspläne lassen sich damit gut abbilden und alle betreffenden Mitarbeiter darin auf dem Laufenden halten. In der Pandemie haben wir auch das digitalisierte Shopfloor Management eingeführt, ein kurzes Meeting am Morgen und dort wird gleich auf Karten für alle transparent dokumentiert, wenn irgendwo Probleme aufgetaucht sind und wer sie wie gelöst hat bzw. lösen wird. Das ist nicht nur für das Projektmanagement, sondern auch für das Tagesgeschäft ideal, um alle über den aktuellen Stand zu informieren.“
Weitere Bausteine im Einsatz
Aus dem Enterprise Project Management System von PLANTA setzt Losan auch den Portfolio-Baustein ein, um dem Management bei strategischen Projekten Entscheidungen zu erleichtern u.a. durch die Evaluation von Risiken und Chancen. Da die Funktionalitäten der neuen PLANTA-Versionen für Losan bereits im Standard absolut ausreichend sind, werden die Customizing-Möglichkeiten der Softwaresuite nicht mehr so stark genutzt wie früher als ausschließlich in F&E Projekte geplant wurde. Als nächstes ist eine Schnittstelle des PLANTA-Systems mit SAP ERP geplant, um die bestehende Insellösung im Projektmanagement besser in die Unternehmens-IT zu integrieren.
