Multiprojektmanagement als Erfolgsfaktor für Digitalisierung von Kommunen

Digitale Prozesse in Wirtschaft und Verwaltung optimieren 

Verwaltungsprozesse und -strukturen in Kommunen werden immer komplexer, Gemeinden und Städte müssen schneller auf politische Bestimmungen wie beispielsweise das Online-Zugangsgesetz (OZG) reagieren und die digitale Transformation gestalten. Die Digitalisierung erfordert Maßnahmen nach außen mit digitalen Serviceleistungen für Bürger, aber auch nach innen, um effiziente und transparente Prozesse zu gewährleisten. Dabei werden neue Technologien vor allem im Bereich Multiprojektmanagement zum unerlässlichen Instrument, um den Anforderungen an die vielfältigen digitalen Projekte gerecht zu werden. Die gewohnten Prozesse der bisher vorherrschenden Linientätigkeiten passen dafür nicht.

Drei wesentliche Erfolgsfaktoren

Im Grunde genommen sehen sich Verwaltungen den gleichen Herausforderungen gegenübergestellt wie mittelständische und große Unternehmen mit zahlreichen, meist übergreifenden Projektteams: Planungs-, Entscheidungs- und Informationsprozesse müssen digitalisiert werden, um die Vielzahl an neuen IT- und Organisationsprojekten erfolgreich zu bewältigen. Die Auswahl des Tools steht beim effizienten Projektmanagement (PM) ganz vorne: Excel-Chaos und die ständige Suche nach Informationen gilt es zu vermeiden.

Es lassen sich drei wesentliche Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen und Kommunen identifizieren:

• die Tool-Frage,  
• das Commitment der Führungskräfte, 
• die Motivation der Mitarbeiter. 

Die Bedeutung von effizientem Projektmanagement in Kommunen ist nicht neu. Bereits 2015 stellte eine Hertie-Studie den Zusammenhang zwischen mangelndem Projektmanagement und Budgetüberschreitungen von durchschnittlich 73% bei 170 öffentlichen Großprojekten in Deutschland her und kam zu dem Schluss, dass „Fehlkalkulationen unter anderem mit Defiziten im Entscheidungs-, Planungs- und Steuerungsprozess“ zu erklären sind.

Seit der Corona-Pandemie hat das Thema noch einmal stark an Beachtung gewonnen. Gerade in Krisenzeiten werden aufgeschobene Prozessoptimierungen vielerorts beschleunigt angegangen. Die Bedeutung einer klaren Strategie und eines passenden Tool-Einsatzes für den Erfolg des Digitalisierungsprozesses ist vielen Kommunen bewusst:

• „Datenmanagementsysteme (54 %) werden bei mehr als der Hälfte der Kommunen eingesetzt.“ [Fraunhofer – Quellangaben am Ende des Textes]

Diese Kommunen haben damit den passenden Rahmen gesteckt, um ihre Ziele zu erreichen. Ein weiterer wesentlicher Baustein für den Erfolg der Digitalisierung darf nicht vergessen werden: der Faktor Mensch. Die Mitarbeiter im Transformationsprozess sollen effizient Aufgaben, Prozesse und Projekte neu organisieren und wollen entsprechend mitgenommen werden auf dem neuen Weg, sei es durch Förderung und Weiterbildung oder durch eine neue Art der Führung: Weg von „Kontrolle”, hin zu „Vertrauen“ und mehr individuellen Freiheiten, aber auch Eigenverantwortung. „48 % der Kommunen bieten Fortbildungen zu neuen Arbeitsweisen und methodischen Kompetenzen (wie beispielsweise Projektmanagement) an.“ [Fraunhofer]

Befragungen unter beteiligten Entscheidungsträgern in Kommunen während der Pandemie zeigen auf, dass die Digitalisierung dort bereits auf einem guten Weg ist, aber noch langer Atem nötig ist und einige Hemmschwellen zu beseitigen sind, um den erfolgreich eingeschlagenen Weg weiterzugehen. Diese reichen von unzureichenden IT-Budgets, „unklaren Zuständigkeiten und wenig Bereitschaft zu Veränderungen“ bis hin zu „fehlenden Schnittstellen und unterschiedlichen Softwarelösungen, die nicht verknüpfbar sind“. Eine Studie der Computerwoche gibt den Entscheidungsträgern in den Kommunen die Empfehlung, sich stärker an der freien Wirtschaft zu orientieren: Dort sei das Erfolgsrezept für Digitalisierungsvorhaben „eine funktionierende Plattform-Organisation, mit der IT- und Fachexperten bereichsübergreifend (…) Transformations-Projekte umsetzen können.“ [Computerwoche]

Die Tool-Frage

Eine Multiprojektmanagement-Software hilft den Planern dabei, aus den zahlreichen digitalen Projekten zielgerichtet auszuwählen und zu priorisieren. Parallellaufende Projekte lassen sich leichter steuern, Ressourcen teamübergreifend planen und Termine, Aufgaben und Budgets im Blick behalten.  

So ein Projektmanagementsystem muss sich nahtlos in die Tool-Landschaft integrieren lassen, damit die Digitalisierung der Prozesse in Unternehmen und Kommunen gelingen kann und keine neuen Hürden auftauchen. Das stellt Verantwortliche vor technische Herausforderungen, wenn langjährige gewohnte, aber nicht mehr effiziente Technik abgelöst werden muss. Häufig müssen dann einfache Tools wie MS Excel aufgegeben werden, die keine Planungstools sind und keine Projektmanagementfunktionen, wie Zuweisungen von Arbeitspaketen, Abhängigkeiten, Zeiterfassung, Berichte über den genauen Projektfortschritt usw., beinhalten. 

Um nicht nur die Projektplaner, sondern alle Projektbeteiligten mit den nötigen Informationen zu versorgen, auch wenn sie verteilt arbeiten, muss die neue Software die Daten zentral in einem System halten, auf das alle im Projektteam zugreifen können. Durchgängige Kommunikation ohne eine Fülle an E-Mails ist mit den Veränderungen des Arbeitslebens in den letzten zwei Jahren ein wesentlicher Faktor geworden. Ortsunabhängige Zusammenarbeit von Projektteams und Homeoffice begleiten auch im Behördensektor den Transformationsprozess. Dieser kann nur gelingen, wenn die Teams, die physisch nicht Tür an Tür sitzen, die richtige Softwarelösung einsetzen können, mit der sie ihre Aufgaben abstimmen und eventuell auftauchende Änderungen transparent kommunizieren können.

Ein hybrides Projektmanagement-System bietet je nach Anbieter durch die Kombination von zwei PM-Methoden dem Management und den Projektteams die optimale Unterstützung bei ihren Projektaufgaben. In dem von PLANTA entwickelten System erhalten Planer und Führungskräfte über das klassische Multiprojektmanagement mit Terminplan und Meilensteinen, Projektstatusreports etc. verlässliche Aussagen über Termine, Kosten und Projektfortschritt. Teammitglieder verwalten ihre Aufgaben, erfassen ihre Arbeitszeiten und stimmen sich mit dem restlichen Team über die agile PM-Komponente, dem sogenannten Collaboration-Tool, ab. Aufgaben lassen sich schnell auf Basis von intuitiv bedienbaren Kanban-Boards erfassen und neue Projektmitglieder können schnell einsteigen.  

Das Commitment der Führungskräfte

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine gelungene Digitalisierung stellt die Motivation der Beteiligten und vor allem der Zusammenhalt in den Projektteams dar. Führungskräfte auf allen Ebenen der Verwaltung müssen den Transformationsprozess aktiv mitgestalten und den vernetzt arbeitenden Teams Verantwortung übergeben und sie dabei unterstützen, diese anzunehmen. Ziele und Nutzen der Digitalisierung und des neuen Projektmanagement-Systems müssen sie transparent kommunizieren. Dadurch, dass sie das neue Planungskonzept mittragen, funktioniert die Umsetzung und Akzeptanzprobleme können wirksam vermieden werden, die den tatsächlichen Einsatz der neuen Software und den Digitalisierungsprozess gefährden würden. 

Die Motivation der Mitarbeiter

Alle Beteiligten brauchen Klarheit über ihre Verantwortung und ihre Rolle in den Projekten. Die Bedeutung der Motivation jedes Einzelnen darf beim Transformationsprozess nicht unterschätzt werden. Ein Regelwerk, wie ein Projekthandbuch, in dem Mitarbeitende grundlegende Informationen über neue Methoden wie das klassische und das agile Projektmanagement nachlesen und mit dem neue Kollegen schnell eingearbeitet werden können, ist eine wichtige Stütze. Regelmäßige Abstimmungen in kurzen Meetings – auch digital aus dem Homeoffice – sind darüber hinaus unerlässlich, um alle informiert zu halten und niemanden abzuhängen.

Wesentlich ist der neue Verantwortungsbereich von Projektteams, die ihre Aufgaben gemäß den agilen Methoden selbständig im Detail planen. Mit den neuen Prozessen muss den Teams eine gewisse Selbstorganisation ermöglicht werden, Vertrauen statt Mikromanagement. Sie müssen sich aber auch ihrer Verantwortung bewusst sein und anstehende Aufgaben und eventuelle Eskalationen transparent in ihren Teams und an ihre Führungskräfte kommunizieren.

Nehmen sich Unternehmen und Kommunen die hier aufgezeigten drei Erfolgsfaktoren zu Herzen, steht der erfolgreichen Digitalisierung nichts im Wege.