Workflow-Management im PM – Begriffsklärung und Bedeutung
Workflow-Management bezeichnet die systematische Definition, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von strukturierten Arbeitsabläufen (Workflows), bei denen Aufgaben, Informationen oder Dokumente in einer festgelegten Reihenfolge zwischen verschiedenen Beteiligten oder Systemen weitergegeben werden. Es wird eingesetzt, um Geschäftsprozesse oder Projektabläufe zu standardisieren, zu automatisieren und zu steuern, typischerweise durch den Einsatz von Workflow-Management-Systemen (Software), die die Prozessschritte, Regeln, Rollen und Übergänge verwalten, um Effizienz, Konsistenz und Nachvollziehbarkeit zu fördern.
Beispiel, Best practice und weitere Informationen zum Begriff
Im Rahmen eines Projekts könnte ein Workflow-Management-System beispielsweise den mehrstufigen Genehmigungsprozess für Änderungsanträge (Change Requests) abbilden und automatisiert steuern, indem Anträge automatisch an die zuständigen Prüfer weitergeleitet werden. Als Best Practice gilt die klare Definition, Modellierung und kontinuierliche Überwachung der implementierten Workflows. Dies steht im Einklang mit den Prinzipien des Prozessmanagements (vgl. PMBOK Guide) und unterstützt agile Bestrebungen zur Automatisierung von Routineabläufen. Ein effektives Workflow-Management kann manuelle Fehler reduzieren, Durchlaufzeiten beschleunigen und die Einhaltung von Prozessvorgaben sicherstellen.