Work­flow-Manage­ment im PM — Begriffs­klä­rung und Bedeutung

Work­flow-Manage­ment bezeich­net die sys­te­ma­ti­sche Defi­ni­ti­on, Model­lie­rung, Aus­füh­rung, Über­wa­chung und Opti­mie­rung von struk­tu­rier­ten Arbeits­ab­läu­fen (Work­flows), bei denen Auf­ga­ben, Infor­ma­tio­nen oder Doku­men­te in einer fest­ge­leg­ten Rei­hen­fol­ge zwi­schen ver­schie­de­nen Betei­lig­ten oder Sys­te­men wei­ter­ge­ge­ben wer­den. Es wird ein­ge­setzt, um Geschäfts­pro­zes­se oder Pro­jekt­ab­läu­fe zu stan­dar­di­sie­ren, zu auto­ma­ti­sie­ren und zu steu­ern, typi­scher­wei­se durch den Ein­satz von Work­flow-Manage­ment-Sys­te­men (Soft­ware), die die Pro­zess­schrit­te, Regeln, Rol­len und Über­gän­ge ver­wal­ten, um Effi­zi­enz, Kon­sis­tenz und Nach­voll­zieh­bar­keit zu fördern.

Bei­spiel, Best prac­ti­ce und wei­te­re Infor­ma­tio­nen zum Begriff

Im Rah­men eines Pro­jekts könn­te ein Work­flow-Manage­ment-Sys­tem bei­spiels­wei­se den mehr­stu­fi­gen Geneh­mi­gungs­pro­zess für Ände­rungs­an­trä­ge (Chan­ge Requests) abbil­den und auto­ma­ti­siert steu­ern, indem Anträ­ge auto­ma­tisch an die zustän­di­gen Prü­fer wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Als Best Prac­ti­ce gilt die kla­re Defi­ni­ti­on, Model­lie­rung und kon­ti­nu­ier­li­che Über­wa­chung der imple­men­tier­ten Work­flows. Dies steht im Ein­klang mit den Prin­zi­pi­en des Pro­zess­ma­nage­ments (vgl. PMBOK Gui­de) und unter­stützt agi­le Bestre­bun­gen zur Auto­ma­ti­sie­rung von Rou­ti­ne­ab­läu­fen. Ein effek­ti­ves Work­flow-Manage­ment kann manu­el­le Feh­ler redu­zie­ren, Durch­lauf­zei­ten beschleu­ni­gen und die Ein­hal­tung von Pro­zess­vor­ga­ben sicherstellen.

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