Wie baue ich eine Tool-Plattform für meine Projektteams auf?
In verteilten Projektteams ohne digitale Barrieren sicher arbeiten
Die gegenwärtige Krise zeigt eindrücklich wie wertvoll eine gute Digitalstrategie im Unternehmen ist, um immer komplexer werdende Planungs‑, Entscheidungs- und Informationsprozesse zu optimieren. Der Geschäftserfolg ist dort größer, wo es gelingt, flexibler auf veränderte Situationen zu reagieren und alle Mitarbeiter ob im Büro, vor Ort beim Kunden oder im Homeoffice ohne digitale Barrieren sicher arbeiten zu lassen.
Projektorientierte Unternehmen stehen mehr denn je vor der Herausforderung für die unterschiedlichen Projektarten und Voraussetzungen ein passendes PM-System zu finden, das auch noch von allen Projektbeteiligten akzeptiert wird: das Management wünscht aussagekräftige KPIs als Entscheidungsgrundlage, um Projekte zielbringend zu priorisieren und Termine, Budget und Ressourcen im Blick zu behalten. Die Projektteams wollen ihre Aufgaben flexibel und intuitiv bearbeiten und ohne Emailflut miteinander kommunizieren.
Wie finde ich die richtige Toolplattform, die zu meinem Unternehmen passt?
Das richtige Projektmanagement-Toolset für die eigenen Unternehmensprozesse zu finden, ist kein leichtes Unterfangen und kann Kosten verursachen, die vermeidbar wären, beispielsweise wenn die nötige Akzeptanz bei Anwendern und Führungskräften fehlt oder das gewählte System sich als nicht flexibel genug herausstellt für weitere Integrationen und abgelöst werden muss, bevor es sich amortisiert hat.
Native Integrationsmöglichkeiten in einer vollumfassenden Softwarelösung bieten den Vorteil auf Drittanbieterschnittstellen verzichten zu können und alle Daten ohne Redundanzen und Systembrüche in einem System zu halten. Die Wahl zwischen Datenhaltung im eigenen System (On-Premises) oder als SaaS-System sollte möglich sein, ebenso der webbasierte (mobile) Zugriff auf die Projektdaten.
Beispiele belegen, dass eine sorgfältig gewählte Tool-Plattform nicht nur in Zeiten der Pandemie, sondern langfristig einen wichtigen Baustein für erfolgreiche Unternehmensprojekte leistet, denn Teammitglieder oder Entscheidungsträger, die mit in den Informationsfluss eingebunden gehören, sitzen oft verteilt an verschiedenen Standorten oder im Homeoffice.
Das richtige Mindset nicht vergessen
Nicht nur das passende Toolset, sondern auch das richtige Mindset bei allen Beteiligten ist ein Erfolgsfaktor für verteiltes Arbeiten. Alle Führungskräfte müssen die neue Toollandschaft mittragen, um unternehmensweit Akzeptanz für das neue System zu erreichen. Projektmanager müssen sich umorientieren bei der Koordination und Führung von mehr und mehr agilen Projektteams, diese brauchen einen Wandel von „Führung durch Kontrolle“ hin zu überwiegend „Führung durch Vertrauen“.
Um die Qualität der verteilten Projektarbeit und die Motivation der Teams zu verbessern, können Collaboration-Tools und hybride Projektmanagement-Software einen wertvollen Beitrag leisten. Diese Systeme ermöglichen es allen Teammitglieder den Überblick über ihre Aufgabenpakete und ihre eigenen Termine zu behalten und halten das Management informiert über den Projektfortschritt.
Analysieren Sie Ihren Bedarf
Um die richtige Tool-Plattform für das eigene Unternehmen aufzubauen, analysieren Sie zuerst den Bedarf:
- welche Art von Projekten will ich planen
- wie wollen meine Projektteams arbeiten
- welche Systeme gibt es am Markt
Weitere Informationen für die ersten Schritte der Toolauswahl
Die folgenden Artikel vertiefen die angesprochenen Informationen und zeigen Überlegungen auf, die bei den ersten Schritten der Toolauswahl helfen sollen.
Erfahren Sie mehr über Möglichkeiten und Voraussetzungen für gelungene Softwareeinführung insbesondere auch im Mittelstand und die Digitalisierung und Anpassung von Unternehmensprozessen
Lesen Sie das Interview mit Jochen Geißer (Key Account Management & Sales Deutschland/Österreich bei PLANTA) in der DIGITAL FUTUREmag (das interaktive Magazin des DIGITAL FUTUREcongress)
Wichtige Überlegungen für die richtige Toolauswahl, bei der meist mehrere Systeme in einer Plattform (auch Projektmanagement-Stack oder Toolkit) zu integrieren sind, finden Sie auch im Artikel von Ines Bahr, Senior Content Analyst bei Capterra (eine Gartner-Firma), Capterra ist eine unabhängige Such- und Vergleichsplattform für Unternehmenssoftware.
Welche Anforderungen an Mitarbeiter und Firmenleitung für die erfolgreiche Einführung einer neuen Planungsmethode und eines agilen Toolsets gestellt werden, lesen Sie im Interview mit Dr. Torsten Eckardt, Hermes Arzneimittel.
