Priorisierung von Projekten im Multiprojektmanagement

Im Multiprojektmanagement (MPM) werden in einem Unternehmen mehrere Projekte mit unterschiedlichen Zielsetzungen und Ressourcenanforderungen gleichzeitig verwaltet. Dabei können Synergieeffekte durch gemeinsam genutzte Ressourcen oder sich ergänzende Projektziele erreicht werden. Ein umfangreiches Projektportfolio ist in einer modernen und schnelllebigen Geschäftswelt oft essentiell, um die eigene Unternehmensstrategie umzusetzen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Warum ist die Priorisierung von Projekten im Multiprojektmanagement wichtig? Eine effektive Projektpriorisierung stellt sicher, dass die wichtigsten Ressourcen für die wertvollsten Projekte eingesetzt werden. Diese erhalten dann die höchste Aufmerksamkeit und sind auch diejenigen Projekte, die am besten die Unternehmensziele erfüllen.

Fehlt im Multiprojektmanagement eine effiziente Projektpriorisierung, kann es zu Ressourcenengpässen und Projektverzögerungen kommen. Diese Probleme beeinträchtigen die Fähigkeit des Unternehmens, seine langfristigen Ziele zu erreichen.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, gibt es verschiedene Methoden, um Projekte zu priorisieren. Dazu zählen nicht nur Auswahlkriterien zur klaren Priorisierung, sondern auch die richtige Projektmanagement-Software als Unterstützung bei der Planung und als Entscheidungshilfe für effizientes Multiprojektmanagement. Details stellen wir in unserem Artikel vor.

Warum ist eine effektive Projektpriorisierung im Multiprojektmanagement entscheidend?

Effektives Multiprojektmanagement führt zu einer Effizienzsteigerung, kann Risiken minimieren, die Ressourcenallokation optimieren und die Einhaltung von Fristen und Budgets unterstützen.

Werden Projekte nach ihrer strategischen Bedeutung und Dringlichkeit priorisiert, können kritische Projekte rechtzeitig gestartet und abgeschlossen werden. Der optimierte Einsatz von knappen Ressourcen wie Personal, Zeit und Budget führt zu einer Effizienzsteigerung im unternehmensweiten Projektportfolio.

Eine ineffiziente Verteilung von Ressourcen steigert das Risiko von Budgetüberschreitungen und Verzögerungen in der Projektumsetzung. Erhalten unwichtige Projekte zu viel Aufmerksamkeit, werden strategisch wichtige Projekte vernachlässigt und Unternehmensziele womöglich verfehlt.

Vorteile eines strukturierten Priorisierungsprozesses

Eine strukturierte Priorisierung von Projekten umfasst unter anderem:

• Identifizierung von Projektideen und Erfassung von Projekten
• Festlegung und Gewichtung von Bewertungskriterien
• Projektbewertung nach einem Scoring-Modell
• Ressourcenallokation basierend auf Projektprioritäten
• Stakeholder-Engagement und -Kommunikation
• Überwachung und Anpassung der Prioritäten

Dadurch entstehen im Multiprojektmanagement folgende Vorteile:

• Klarheit und einheitliches Verständnis über die Priorisierung aller Projekte
• Verbesserte Entscheidungsfindung auf der Basis definierter und gewichteter Projektrisiken und -chancen
• Schnellere Übersicht und Reaktion auf Veränderungen und neue Anforderungen
• Optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit der Projektteams

Mithilfe der Projektpriorisierung werden begrenzte Ressourcen wie Zeit, finanzielle Mittel und Fachkräfte gezielt dort eingesetzt, wo sie den größten Mehrwert schaffen. Weniger wichtige Projekte können eher auf freie Kapazitäten warten als kritische Projekte.

Werden ausreichend Ressourcen für wichtige Projekte bereitgestellt, können diese fristgerecht fertiggestellt werden. Die Einhaltung des Budgets wird durch klar priorisierte Projekte gefördert, weil Überschneidungen von Ressourcen vermieden und Risiken rechtzeitig berücksichtigt werden.

Wie können Priorisierungsmethoden (Auswahlkriterien) die Projektpriorisierung verbessern?

Priorisierungsmethoden können die Bewertung von Projekten erheblich erleichtern, indem sie systematische und transparente Entscheidungskriterien bereitstellen.

Klar definierte Auswahlkriterien sind unter anderem:

• Strategische Relevanz
• Erwartete Chancen für das Projekt
• Ressourcenbedarf
• Risiken
• Dringlichkeit

Diese Kriterien ermöglichen eine objektive Bewertung und Vergleichbarkeit von Projekten. Sie werden in verschiedenen Priorisierungsmethoden und Entscheidungstools im Projektmanagement umgesetzt.

Bei der Ranking-Methode werden den Beurteilungskriterien Werte zugeordnet und diese addiert. Das Projekt mit der höchsten Punktzahl erhält die höchste Priorität. Eine gute Wahl ist das Ranking in Projekten mit maximal drei Bewertungskriterien, die sich leicht berechnen lassen.

Strategische Projekte lassen sich besser mit einem Scoring-Modell einschätzen. Dies ermöglicht, eine Vielzahl an Auswahlkriterien umfassend zu gewichten. In eine Scoring-Bewertung fließen auch diejenigen Kriterien mit ein, die sich weniger gut berechnen lassen, wie die strategische Relevanz, Risikofaktoren, Dringlichkeit oder der wirtschaftliche Nutzen. 

Für ein besonders großes Projektportfolio ist der Domain-Ansatz geeignet. Projekte werden zu Themenbereichen zusammengefasst und dezentral verwaltet. Manche Unternehmen setzen innerhalb der jeweiligen Themenbereiche Ranking- oder Scoring-Modelle ein, um innerhalb des Themenfeldes Prioritäten zu setzen.

Beispiel aus der Praxis mit dem Scorecard-Modell

Ein Praxisbeispiel des Projektmagazins beschreibt die Verwendung des Scorecard-Modells. In einem Softwareentwicklungsunternehmen wurde die Balanced Scorecard für ein Profitcenter erfolgreich implementiert. Ziel war es, durch Mitarbeitermotivation und agile Methoden die Kundenzufriedenheit und Produktivität zu steigern. Mit Kennzahlen wie Personalkosten, Verrechnungssatz und Kundenzufriedenheitsindex wurde die Zielerreichung des Projektes erfolgreich überwacht.

Kosten-Nutzen-Analyse

• Sie verwendet messbare Daten wie Kosten, Umsatz oder Zeitaufwand. Mit dem geringsten Aufwand soll der höchste Nutzen, beispielsweise ein besserer ROI, erreicht werden.
• Die Kosten-Nutzen-Analyse ist oft die Basis von Projekten mit messbaren finanziellen Ergebnissen, etwa in der öffentlichen Verwaltung oder bei großen Unternehmen mit umfangreichen Budgetentscheidungen.
• Sie hilft, Investitionsentscheidungen zu treffen und dient der Bewertung der Wirtschaftlichkeit von Aktivitäten und Projekten.
• Mit dieser Bewertung kann das Problem der Budgetknappheit gelöst werden, indem sie sicherstellt, dass nur Projekte mit dem größten finanziellen Nutzen durchgeführt werden.
• Der Vorteil liegt darin, dass die Beurteilung klar und objektiv erfolgt und ein einfaches Vergleichen von Projekten möglich ist.
• Als Nachteil sollte genannt werden, dass qualitative Projektziele unberücksichtigt bleiben und genaue Daten für eine präzise Analyse notwendig sind.

Eisenhower-Matrix

• Diese Methode klassifiziert Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die Aufgaben lassen sich in vier Quadranten abbilden: dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig, weder dringend noch wichtig.
• Die Eisenhower-Matrix kommt nicht nur in kleineren Projekten zum Einsatz, sondern oft auch in der Priorisierung von persönlichen Aufgaben und im Zeitmanagement.
• Mit dieser Matrix wird der Fokus auf wirklich wichtige Aufgaben gelegt. Unwichtige oder nicht dringende Tätigkeiten können delegiert oder eliminiert werden.
• Sie löst das Problem der Überlastung durch zu viele parallele Aufgaben, indem sie klare Prioritäten setzt. Software-Features wie „Work in Progress” (WIP) helfen dabei, die maximal zulässige Anzahl paralleler Aufgaben zu begrenzen.
• Als Vorteile überzeugen die einfache Anwendung und die schnelle Umsetzung bezüglich Zeitmanagement und Produktivität.
• Ein Nachteil ist die Subjektivität bei der Bewertung.

Scorecard-Modell

• Verschiedene Kriterien wie strategische Bedeutung, Marktpotenzial, technische Machbarkeit und Ressourcenanforderungen werden gewichtet. 
• Das Scorecard-Modell findet vor allem in strategischen Planungsprozessen großer Unternehmen und in der Softwareentwicklung Anwendung.
• Das Modell ermöglicht eine ganzheitliche Bewertung und Priorisierung von Projekten durch mehrere gewichtete Kriterien.
• Es löst das Problem der einseitigen Beurteilung, indem es mehrere relevante Faktoren berücksichtigt.
• Der größte Vorteil ist die ausgewogene und umfassende Bewertung, die auf unterschiedliche Projekte angewendet werden kann.

Die zeitaufwendige Implementierung zählt zu den Nachteilen.

MoSCoW-Matrix

• Mit den Kategorien Must have, Should have, Could have und Won’t have werden die Prioritäten von Projektergebnissen klar definiert.
• In agilen Projekten und Softwareentwicklungsprojekten, wo Anforderungen schnell priorisiert werden müssen, ist die Matrix besonders gut geeignet.
• Mit ihr wird der Fokus auf die wichtigsten Anforderungen gelegt, um Ressourcen entsprechend zu verteilen.
• Sie hilft, das Problem der Ressourcenknappheit zu lösen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erfüllt werden.
• Als Vorteil gilt die Klarheit bei der Priorisierung. Zudem lässt sich die Matrix flexibel und einfach anwenden.
• Die Kategorisierung der Anforderungen kann jedoch sehr subjektiv sein und ist ein Nachteil dieser Bewertung. Zudem werden oft zu viele Aufgaben als Must have eingeordnet. 

AHP-Methode

• Die AHP-Methode zerlegt das Hauptproblem in eine Hierarchie von Zielen, Kriterien und Alternativen und bewertet die Elemente durch paarweise Vergleiche nach ihrer Wichtigkeit.
• Diese komplexe Methode findet Anwendung im Projektmanagement für große Projekte, in der strategischen Planung und bei der Auswahl von Technologien.
• Sie bietet eine strukturierte Entscheidungsfindung mit hoher Transparenz sowie eine hohe Objektivität durch systematische Paarvergleiche.
• Komplexe Projekte mit zahlreichen Kriterien werden vereinfacht und die Subjektivität wird verringert. 
• Der Vorteil der AHP-Methode ist der strukturierte Ansatz im Entscheidungsprozess, der transparent und nachvollziehbar wird.
• Je größer das Projekt, desto komplexer und zeitaufwendiger ist diese Methode, was als Nachteil gesehen werden kann.

Projektpriorisierung mit der passenden MPM-Software von PLANTA

Softwarelösungen spielen eine entscheidende Rolle im Multiprojektmanagement, da sie Unternehmen dabei unterstützen, komplexe Projektpriorisierungen effizient zu bewältigen. Dabei automatisiert die Software den Datenerfassungs-, Verarbeitungs- und Analyseprozess, was Zeit spart und die Genauigkeit erhöht. Durch die Visualisierung von Daten und Ergebnissen können Trends zudem leichter erkannt und fundierte Entscheidungen getroffen werden.

Unsere PLANTA Project Software bietet Unternehmen eine effektive Lösung zur Priorisierung von Projektideen und Vorhaben anhand verschiedener Kriterien wie Zielbeitrag und Risikowert. Basierend auf diesen Bewertungen können klare Entscheidungen getroffen werden, welche Projekte durchgeführt werden sollen und welche nicht. Zudem unterstützt PLANTA Project eine Projektsimulation, sodass etwa Überschneidungen von Ressourcen frühzeitig erkannt werden.

PLANTA Project Enterprise: Eine Projektsimulation hilft Ihnen dabei, die Machbarkeit von Projekten zu überprüfen und eventuelle Ressourcenkonflikte zu lösen.

Welche Bereiche des Projektmanagements sind entscheidend für die Priorisierung?

In der effektiven Priorisierung von Projekten spielen verschiedene Bereiche eine entscheidende Rolle, darunter die Ressourcenplanung und das Projektportfolio-Management.

Die Planung der Mittel im Projektmanagement beinhaltet die Zuweisung von Personal, Budget und anderen Ressourcen. Eine sorgfältige Ressourcenallokation ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Projekte priorisiert, mit ausreichend Kapazitäten und Finanzmitteln ausgestattet und dadurch ohne Verzögerung abgeschlossen werden. 

Das Projektportfolio-Management konzentriert sich auf die Auswahl und Bewertung der Projekte selbst bezüglich ihrer Auswirkungen auf die Unternehmensziele. Mit einer systematischen Analyse und Bewertung ihrer Projekte stellen Unternehmen sicher, dass sie ihre begrenzten Ressourcen auf diejenigen Projekte konzentrieren, die den größten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. 

Diese Bereiche des Projektmanagements haben einen großen Einfluss auf die Priorisierung, da sie es Unternehmen ermöglichen, ihre Projekte strategisch zu planen, organisieren und steuern. Organisationen können dadurch ihre langfristigen Ziele erreichen und ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern.

Wie beeinflusst das Projektportfolio-Management die Unternehmensstrategie?

Alle Projekte eines Unternehmens werden zum Projektportfolio gezählt. KPIs (Key Performance Indicators) und Metriken spielen dabei eine entscheidende Rolle, da sie die Leistung und den Fortschritt der Projekte messen und bewerten. 

Mit der Berücksichtigung der Bedürfnisse und Ziele verschiedener Abteilungen können Unternehmen sicherstellen, dass die ausgewählten Projekte die Gesamtziele des Unternehmens unterstützen und Synergien zwischen den Abteilungen geschaffen werden. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen, die durch eine Projektmanagement-Software wie PLANTA Project unterstützt werden können.

PLANTA Project: Eine grafische Darstellung der Projektkriterien unterstützt die Entscheidungsfindung und hilft, Risiken zu minimieren und Chancen zu erkennen.

Wie beeinflusst die Ressourcenplanung die Priorisierung von Projekten?

Ressourcen werden mit den Methoden der Kapazitätsplanung oder dem Ressourcenmanagement verwaltet:

1. Die Kapazitätsplanung beinhaltet die Vorausberechnung verfügbarer Ressourcen und ihre Zuweisung zu Projekten entsprechend ihrer Verfügbarkeit. 
2. Das Ressourcenmanagement umfasst die Überwachung, Zuweisung und Optimierung von Ressourcen während des gesamten Projektzyklus, um sicherzustellen, dass sie effizient genutzt werden.

Eine effektive Ressourcenplanung im Projektmanagement trägt maßgeblich zum Erfolg von Projekten bei, da sie sicherstellt, dass die wichtigsten Ressourcen zur richtigen Zeit am passenden Ort sind.

Tools wie die PLANTA-Software können die Ressourcenplanung unterstützen

Die Ressourcenplanung mit der PLANTA-Software bietet einen umfassenden Überblick über die Auslastung einzelner Abteilungen oder Teams. Mithilfe von Drag-and-drop-Funktionen können Projekte einfach verschoben werden, um potenzielle Ressourcenkonflikte zu lösen. Darüber hinaus ermöglicht die Software die Durchführung von Simulationen auf Knopfdruck, wodurch Anpassungen und Optimierungen der Ressourcenzuweisung schnell durchgeführt werden können. Diese Simulationen können anschließend als Roadmap in PowerPoint exportiert werden, um die Planungsergebnisse transparent zu kommunizieren.

Welche Herausforderungen bei der Priorisierung von Projekten im Multiprojektmanagement gibt es?

Zu den Herausforderungen im Multiprojektmanagement zählen:

• Ressourcenknappheit
• Konflikte zwischen Projekten
• Priorisierung von strategischen Unternehmenszielen

Eine transparente Entscheidungsfindung fördert das Engagement der Beteiligten, indem sie Verständnis und Akzeptanz für die gefassten Beschlüsse und den zugrunde liegenden Prozess schafft. Stakeholder verstehen besser, warum bestimmte Priorisierungen getroffen wurden, und akzeptieren diese eher, wenn sie nachvollziehen können, wie sie zustande gekommen sind; nämlich durch die genaue Betrachtung von Risiken und Chancen der Projekte im Unternehmensportfolio.

Multiprojektmanagement Strategien sowie die Identifizierung von Synergien zwischen Projekten ermöglichen es Unternehmen, Ressourcen wie Zeit, Budget und Fachwissen gemeinsam und projektübergreifend zu nutzen. Unternehmen sparen Zeit sowie Kosten und verbessern ihre Gesamtleistung.

Was sind häufige Fehler der Projektpriorisierung?

Die Projektpriorisierung ist ein entscheidender Schritt im Projektmanagement, der häufig mit einer Reihe von Herausforderungen und Fallstricken verbunden ist. Um eine effektive Priorisierung sicherzustellen, ist es wichtig, sich der häufigsten Fehler bewusst zu sein und Strategien zu entwickeln, um sie zu vermeiden. 

Hier sind einige der typischen Fehler bei der Projektpriorisierung:

1. Unklare Zielsetzung: Unklare oder widersprüchliche Projektziele können zu Verwirrung und ineffektiver Ressourcennutzung führen. Klare und eindeutige Ziele sind für erfolgreiche Projekte und deren Priorisierung entscheidend.
2. Fehlende Priorisierungskriterien: Ohne klare Kriterien für die Priorisierung können Projekte auf subjektiver Basis ausgewählt werden. Eine Definition objektiver Kriterien ist wichtig.
3. Vernachlässigung von Risiken: Projekte mit hohem Risiko sollten nicht übersehen werden, da dies zu erheblichen finanziellen Verlusten führen kann. Eine integrierte Risikobewertung ist unerlässlich.
4. Mangelnde Stakeholder-Einbindung: Die Einbeziehung relevanter Stakeholder ist entscheidend, um deren Perspektiven und Anforderungen zu berücksichtigen.
5. Fehlende Flexibilität: Ein starrer Ansatz bei der Projektpriorisierung kann auf Veränderungen oder neue Informationen nicht angemessen reagieren.

Fazit zur Priorisierung und Auswahl von Projekten im Multiprojektmanagement

Die Priorisierung von Projekten im Multiprojektmanagement ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ressourcen effektiv eingesetzt werden und Projekte den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen erzielen. Sie erfordert klare Ziele, objektive Kriterien und eine Risikobewertung. Eine fehlende Priorisierung von Projekten oder vermeidbare Fehler führen zu ineffizienter Ressourcennutzung, Verzögerungen und letztlich zu nicht erreichten Projektzielen. Die PLANTA Project Software vereinfacht den Prozess der Projektpriorisierung durch transparente Entscheidungsfindung. Für ein effizientes Multiprojektmanagement in Ihrem Unternehmen ist die Projektbewertung mit einer unterstützenden Softwarelösung daher unerlässlich.

FAQs zur Priorisierung von Projekten im MPM

Wie bewältigt man Konflikte bei der Priorisierung von Projekten?

Durch eine klare Kommunikation, die Einbeziehung von Stakeholdern sowie das Festlegen transparenter Kriterien wie etwa einer objektiven Risikoanalyse kann das Management letztendlich sicher entscheiden, wenn es zu Konflikten in der Projektpriorisierung kommt.

Welche Metriken sind entscheidend für die Überwachung der Effektivität von Projektpriorisierungen?

Wichtige Metriken sind beispielsweise der ROI, die Bedeutung der abgeschlossenen Projekte oder die Auswirkungen der priorisierten Projekte auf die Unternehmensziele.

Spielen Stakeholder im Prozess der Projektpriorisierung eine Rolle?

Stakeholder sollten bei der Projektpriorisierung berücksichtigt werden, da ihre Interessen, Bedürfnisse und Erwartungen das Projekt beeinflussen und sie zur Akzeptanz des Projekts sowie zur Vermeidung von Konflikten beitragen können.