Alle Ressourcen im Blick bei Yamaichi Electronics
Parallele Entwicklungsprojekte mithilfe einer Software effizient planen und steuern
Klar, man kann wichtige Projekte auf Zuruf starten und ohne standardisierte Pläne führen. Ein Hersteller hatte davon genug und sattelte auf ein Projekt- und Portfoliomanagement-System um. Nun wissen die Führungskräfte bei jedem der vielen parallelen Projekte ganz genau, wer wann was zu tun hat.
Der japanische Hersteller elektromechanischer Elektronikkomponenten Yamaichi Electronics beliefert nicht nur verschiedene Branchen wie Industrie, Automotive, Halbleiter und Medizintechnik mit seinen Steckverbindern, er unterliegt auch einer besonderen Herausforderung: angesichts sehr vieler Projekte den Überblick zu behalten, weil einzelne Ressourcen in bis zu 25 Projekten gleichzeitig eingeplant sind.
Und so sieht die Situation grundsätzlich aus: Projekte für Massenprodukte werden im Bereich Connector Solutions mit Priorität geplant. Die typische Projektdauer beträgt sechs bis 24 Monate. An den Projekten sind mehr als 100 Mitarbeiter aus den Kernbereichen Vertrieb, Produktmanagement und Engineering beteiligt. Die Produktion erfolgt in eigener Fabrik oder extern, mit Schwerpunkt Asien. Es laufen etwa 60 bis 70 Entwicklungsprojekte gleichzeitig. Einzelprodukte werden im Bereich Test Solutions in etwa 250 Projekten pro Jahr entwickelt. Hier beträgt die typische Projektdauer sechs bis acht Wochen. Um dabei den Überblick zu behalten, optimiert der Hersteller seine Entwicklungs‑, Kunden- und Änderungsprojekte, auch bei individuellen Kundenentwicklungen, inzwischen mit dem Projekt- und Projektportfolio-Management-System der Firma PLANTA. In zwei Entwicklungszentren in München und im tunesischen Sousse sowie am Produktionsstandort in Frankfurt an der Oder unterstützt der Software-Spezialist circa zehn Projekt- und Multiprojektleiter und 90 Mitarbeiter bei der Planung und Steuerung von Projekten. Im Einsatz sind die drei Produkte PLANTA Project, PLANTA Portfolio und PLANTA-Customizer. Individuelle Reports und ein Modul für die Profitabilitäts-Analyse sind mithilfe von Anpassungen erstellt worden. Bei der Ressourcenplanung für den japanischen Hersteller gibt es eine Besonderheit: Auch Testgeräte werden als Skill-Ressourcen in Projekten eingeplant, sodass die optimale Auslastung dieser Geräte gewährleistet ist.
PLANTA im Einsatz seit 2015
Vor der Umstellung: Projekte auf Zuruf
Und so sah der Ablauf vor der Umstellung aus: Vor Einführung von PLANTA Project haben die Japaner Projekte mit Microsoft Excel und einfachen CRM-Systemen geplant. Damit war nur ein einfaches Projektmanagement möglich. Es gab keine standardisierten Termin- und Ressourcenpläne und nur vereinzelt Terminpläne in Excel oder OpenProj. Die Projektsteuerung erledigten die Ingenieure über Checklisten und offene Punkte in Excel. Die strategische Ausrichtung des Portfolios wurde in Roadmap Meetings mit der Geschäftsführung festgelegt. Das Portfoliomanagement erfolgte in Prio-Meetings anhand einer Excel-Liste. Höchste Priorität hatten akute Themen, es gab wenig Rücksicht auf andere Projekte. Weil die Software es einfach zuließ, den Freigabeprozess zu umgehen, wurden Projekte zum Teil auf Zuruf gestartet. Den Projektleiter sah das Entwicklungsteam in erster Linie als Antreiber an.
Deshalb wünschte sich der Hersteller durch die Einführung der PM-Software des Karlsruher Softwarehauses folgende Verbesserungen:
- eine bessere Vorhersehbarkeit der Entwicklung des Projektportfolios und auch der Einzelprojekte in Bezug auf Termine, Kosten, Qualität
- ein besseres Projektmanagements und dadurch eine professionellere Abwicklung der Projekte
- eine effizientere Nutzung von Ressourcen, auch der Testgeräte, im einzelnen Projekt sowie (durch die Priorisierung) im Portfolio
- eine bessere Umsetzung definierter Projektprozesse
- eine effektivere Projektauswahl hinsichtlich Umsetzung der Unternehmensstrategie
- eine effektivere Projektauswahl hinsichtlich der Frage „Wie kann ich mit den vorhandenen Ressourcen optimalen Umsatz generieren?“.
Gleicher Standard für alle Projekte
Vom Kickoff über Definition und Umsetzung von Anpassungen bis zum Rollout und der Migration aller Projekte inklusive der Teilprojekte nach PLANTA vergingen neun Monate: Der Rollout für den Bereich Connector Solutions lief von April 2014 bis Januar 2015. Die Excel-Templates wurden aufgelöst. Nun wird jedes Entwicklungsprojekt nach den gleichen Standards mit Terminplan, Checklisten und Prozessmodel durchgeführt. Die Entwicklungsressourcen werden geplant, die Priorisierung erfolgt anhand von Ressourcenplanung und Commercial Details in PLANTA. Künftig auch mit Zielwertbeiträgen und Risikowerten.
