Phar­ma­un­ter­neh­men stan­dar­di­siert Prozesse

Gesun­des Projektmanagement

Um den Über­blick über Ter­mi­ne, Res­sour­cen und Kos­ten zu behal­ten, imple­men­tier­te man bei Her­mes Arz­nei­mit­tel eine Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware (PM). Das mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men ent­wi­ckelt Phar­ma­zeu­ti­ka sowohl für Eigen­mar­ken als auch für gro­ße Pharmakonzerne.

Im Fokus stan­den die Opti­mie­rung der Ver­wal­tung und die Steue­rung meh­re­rer Pro­jek­te, die glei­che Res­sour­cen ver­wen­den. Die Vor­ge­hens­wei­se von Pro­jekt­pha­sen und ‑mei­len­stei­nen ver­ein­heit­licht wer­den. Davon ver­sprach man sich eine grö­ße­re Gesamt­über­sicht sowie die Mög­lich­keit, schnel­le­re Ent­schei­dun­gen über die Prio­ri­sie­rung von Pro­jek­ten tref­fen zu kön­nen. Auch die Stan­dar­di­sie­rung von Pro­zes­sen spiel­te bei der Ent­schei­dung eine Rolle.

Kla­re Rol­len­defi­ni­ti­on bei Her­mes Arzneimittel

Eine genaue­re Pla­nung, Berück­sich­ti­gung von Unter- und Über­last, Pro­gno­se und Ana­ly­se waren in der Ziel­de­fi­ni­ti­on für die neue Soft­ware eben­so ent­hal­ten wie die exak­te Stun­den­kon­tie­rung auf Pro­jek­te. Die Aus­wer­tung der Tätig­kei­ten, eine kla­re Rol­len­defi­ni­ti­on, ein Report­ing für ver­schie­de­ne Ziel­grup­pen sowie die Unter­stüt­zung bei der Res­sour­cen­pla­nung waren wei­te­re Anforderungen.

Pro­jekt­start war im Mai 2012. Nach 16 Mona­ten fiel im Herbst 2013 die Ent­schei­dung für die Ein­füh­rung von PLANTA pro­ject. Bis zum Go-Live im August 2014 erfolg­ten die Schrit­te Erst­in­stal­la­ti­on, Schu­lung des Kern­teams, Erar­bei­tung des ent­spre­chen­den Fach­kon­zep­tes, Test­pha­se und Anwen­der­schu­lung. Die Abgren­zung der Auf­ga­ben­be­rei­che wur­de  als wich­ti­ge Vor­aus­set­zung für ein effi­zi­en­tes Pro­jekt­ma­nage­ment iden­ti­fi­ziert. Das Kern­team hat die in der Soft­ware vor­de­fi­nier­ten Rol­len fir­men­spe­zi­fisch angepasst.

Die Pro­zes­se für den Ablauf all­ge­mei­ner Pro­jek­te wur­den defi­niert: zum einen der Proess für Grund­last­pro­jek­te und zum ande­ren der gesam­te Pro­zess eines Kun­den­pro­jekts — vom Ein­gang der Kun­den­fra­ge, dem Anle­gen des Pro­jekts als Simu­la­ti­ons­pro­jekt mit Stan­dard-Tem­p­la­te bis zur Frei­ga­be durch den Ver­ant­wort­li­chen und der anschlie­ßen­den Aktie­vie­rung des gesam­ten Pro­jek­tes als Entwicklungsprojekt.

Dem Sys­te­ma­di­nis­tra­tor wur­de der glei­che Screen zur Ver­fü­gung gestellt wie den Lini­en­ver­ant­wort­li­chen der Abtei­lun­gen, um die­se bei Fra­gen bes­ser unter­stüt­zen zu kön­nen. Um Abstim­mungs­pro­zes­se bei zusätz­li­chen, nicht geplan­ten Auf­wän­den zu ent­zer­ren, beka­men die Res­sour­cen­ma­na­ger die­sel­ben Berech­ti­gun­gen wie die Mul­ti­pro­jekt­ma­na­ger, so dass erst ab einem gewis­sen zusätz­li­chen Auf­wand eines Mit­ar­bei­ters die Rück­spra­che mit dem zustän­di­gen Pro­jekt­lei­ter nötig wurde.

Daten­schutz wur­de berücksichtigt

Der Betriebs­rat wur­de früh­zei­tig zum The­ma Zeit­er­fas­sung infor­miert. Auch der Daten­schutz wur­de berück­sich­tigt: Per­so­nen­ge­bun­de­ne Daten sind nur für die bei­den Sys­tem­ad­mi­nis­tra­to­ren und den PLAN­TA-Con­sul­tant sicht­bar. Die Retro­spek­ti­ve am Ende der Tests führ­te zu einer Ein­schät­zung, wel­che Zie­le mit der Soft­ware-Ein­füh­rung erreicht wer­den konn­ten, ob alle Betei­lig­ten in den neu­en Pro­zes­sen genü­gend berück­sich­tigt wur­den und wel­che Ver­bes­se­run­gen noch durch­zu­füh­ren waren.

Nach der Ein­füh­rungs­pha­se wur­de par­al­lel zum Live-Sys­tem eine Test­um­ge­bung instal­liert, um Anpas­sun­gen direkt vor Ort mög­lich zu machen. Ein Modul für das Inno­va­ti­ons­ma­nage­ment wur­de eta­bliert, um die Nach­ver­fol­gung von Pro­jekt­ideen anhand eige­ner Ter­min­plä­ne mit anschlie­ßen­der Über­nah­me in das Ent­wick­lungs­pro­jekt­ma­nage­ment zu erleichtern. 

Nut­zen der Software-Einführung

Dr. Tors­ten Eckardt, Head Health­ca­re Appli­ca­ti­on Ser­vices & Pack­a­ging Deve­lo­p­ment bei Her­mes Arz­nei­mit­tel, beschreibt den Nut­zen der Ein­füh­rung : Die neue Soft­ware hilft uns, die Ent­wick­lungs­pro­jek­te soft­ware-gestützt bes­ser zu ver­wal­ten und zu prio­ri­sie­ren. Die Pro­jekt­de­tail­pla­nung und die Trans­pa­renz in der gesam­ten Ent­wick­lung wur­de ver­bes­sert, der Über­blick über unse­re vor­han­de­nen Res­sour­cen erleich­tert. Wir sind jetzt in der Lage, neue Pro­duk­te schnel­ler und kos­ten­güns­ti­ger zu ent­wi­ckeln.