Pharmaunternehmen standardisiert Prozesse

Gesundes Projektmanagement

Um den Überblick über Termine, Ressourcen und Kosten zu behalten, implementierte man bei Hermes Arzneimittel eine Projektmanagement-Software (PM). Das mittelständische Unternehmen entwickelt Pharmazeutika sowohl für Eigenmarken als auch für große Pharmakonzerne.

Im Fokus standen die Optimierung der Verwaltung und die Steuerung mehrerer Projekte, die gleiche Ressourcen verwenden. Die Vorgehensweise von Projektphasen und -meilensteinen vereinheitlicht werden. Davon versprach man sich eine größere Gesamtübersicht sowie die Möglichkeit, schnellere Entscheidungen über die Priorisierung von Projekten treffen zu können. Auch die Standardisierung von Prozessen spielte bei der Entscheidung eine Rolle.

Klare Rollendefinition

Eine genauere Planung, Berücksichtigung von Unter- und Überlast, Prognose und Analyse waren in der Zieldefinition für die neue Software ebenso enthalten wie die exakte Stundenkontierung auf Projekte. Die Auswertung der Tätigkeiten, eine klare Rollendefinition, ein Reporting für verschiedene Zielgruppen sowie die Unterstützung bei der Ressourcenplanung waren weitere Anforderungen.

Projektstart war im Mai 2012. Nach 16 Monaten fiel im Herbst 2013 die Entscheidung für die Einführung von PLANTA project. Bis zum Go-Live im August 2014 erfolgten die Schritte Erstinstallation, Schulung des Kernteams, Erarbeitung des entsprechenden Fachkonzeptes, Testphase und Anwenderschulung. Die Abgrenzung der Aufgabenbereiche wurde  als wichtige Voraussetzung für ein effizientes Projektmanagement identifiziert. Das Kernteam hat die in der Software vordefinierten Rollen firmenspezifisch angepasst.

Die Prozesse für den Ablauf allgemeiner Projekte wurden definiert: zum einen der Proess für Grundlastprojekte und zum anderen der gesamte Prozess eines Kundenprojekts – vom Eingang der Kundenfrage, dem Anlegen des Projekts als Simulationsprojekt mit Standard-Template bis zur Freigabe durch den Verantwortlichen und der anschließenden Aktievierung des gesamten Projektes als Entwicklungsprojekt.

Dem Systemadinistrator wurde der gleiche Screen zur Verfügung gestellt wie den Linienverantwortlichen der Abteilungen, um diese bei Fragen besser unterstützen zu können. Um Abstimmungsprozesse bei zusätzlichen, nicht geplanten Aufwänden zu entzerren, bekamen die Ressourcenmanager dieselben Berechtigungen wie die Multiprojektmanager, so dass erst ab einem gewissen zusätzlichen Aufwand eines Mitarbeiters die Rücksprache mit dem zuständigen Projektleiter nötig wurde.

Datenschutz wurde berücksichtigt
Der Betriebsrat wurde frühzeitig zum Thema Zeiterfassung informiert. Auch der Datenschutz wurde berücksichtigt: Personengebnudene Daten sind nur für die beiden Systemadministratoren und den PLANTA-Consultant sichtbar. Die Retrospektive am Ende der Tests führte zu einer Einschätzung, welche Ziele mit der Software-Einführung erreicht werden konnten, ob alle Beiteiligten in den neuen Prozessen genügend berücksichtigt wurden und welche Verbesserungen noch durchzuführen waren.

Nach der Einführungsphase wurde parallel zum Live-System eine Testumgebung installiert, um Anpassungen direkt vor Ort möglich zu machen. Ein Modul für das Innovationsmanagement wurde etabliert, um die Nachverfolgung von Projektideen anhand eigener Terminplände mit anschließende Übernahme in das Entwicklungsprojektmanagement zu erleichtern. Dr. Torsten Eckardt, Head Healtcare Application Services & Packaging Development bei dem Pharmaunternehmen, beschreibt den Nutzen der Einführung : „Die neue Software hilft uns, die Entwicklungsprojekte software-gestützt besser zu verwalten und zu priorisieren. Die Projektdetailplanung und die Transparenz in der gesamten Entwicklung wurde verbessert, der Überblick über unsere vorhandenen Ressourcen erleichtert. Wir sind jetzt in der Lage, neue Produkte schneller und kostengünstiger zu entwickeln.“