Projektdokumentation im PM – Begriffsklärung und Bedeutung
Die Projektdokumentation umfasst die Gesamtheit aller schriftlichen und elektronischen Dokumente, die im Laufe eines Projekts erstellt, gesammelt und verwaltet werden. Sie dient dazu, wichtige Informationen, Pläne, Entscheidungen, Ergebnisse und den Projektverlauf festzuhalten und zugänglich zu machen, typischerweise beinhaltet sie Artefakte wie Projektpläne, Anforderungsdokumente, Statusberichte, Besprechungsprotokolle und Abschlussdokumente, um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Wissenssicherung zu gewährleisten.
Beispiel, Best practice und weitere Informationen zum Begriff
Bei einem Bauprojekt besteht die Projektdokumentation beispielsweise aus den Bauplänen, den behördlichen Genehmigungen, den Verträgen mit Lieferanten und den regelmäßigen Fortschrittsberichten. Eine bewährte Vorgehensweise ist es, die Projektdokumentation während des gesamten Projektlebenszyklus aktuell, vollständig und für die relevanten Personen leicht zugänglich zu halten. Dies steht im Einklang mit den Prinzipien des Wissensmanagements nach PMBOK Guide und den agilen Dokumentationsprinzipien (z.B. “gerade genug” Dokumentation) und unterstützt eine effektive Projektsteuerung sowie das Lernen aus gesammelten Erfahrungen für zukünftige Projekte.