Doku­men­ta­ti­on im PM — Begriffs­klä­rung und Bedeutung

Doku­men­ta­ti­on umfasst im Pro­jekt­ma­nage­ment die sys­te­ma­ti­sche Samm­lung, Erstel­lung und Ver­wal­tung aller rele­van­ten Doku­men­te, Auf­zeich­nun­gen und Infor­ma­tio­nen, die im Lau­fe eines Pro­jekts ent­ste­hen oder benö­tigt wer­den. Sie dient dazu, Trans­pa­renz über das Pro­jekt­ge­sche­hen zu schaf­fen, Ent­schei­dun­gen nach­voll­zieh­bar zu machen und Wis­sen zu sichern. Pro­jekt­do­ku­men­ta­ti­on ent­steht typi­scher­wei­se in allen Pro­jekt­pha­sen und umfasst unter ande­rem Plä­ne (z.B. Pro­jekt­plan, Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan), Berich­te (z.B. Sta­tus­be­rich­te, Abschluss­be­richt), Pro­to­kol­le (z.B. von Mee­tings), Spe­zi­fi­ka­tio­nen und Verträge.

Bei­spiel, Best prac­ti­ce und wei­te­re Infor­ma­tio­nen zum Begriff

In einem Soft­ware­ent­wick­lungs­pro­jekt könn­te die Doku­men­ta­ti­on bei­spiels­wei­se den ursprüng­li­chen Pro­jekt­plan, detail­lier­te Anfor­de­rungs­spe­zi­fi­ka­tio­nen, Archi­tek­tur­dia­gram­me, Test­pro­to­kol­le und Benut­zer­hand­bü­cher umfas­sen. Eine bewähr­te Metho­de (Best Prac­ti­ce) ist es, die Doku­men­ta­ti­on wäh­rend des gesam­ten Pro­jekt­ver­laufs aktu­ell, zugäng­lich und ver­sio­niert zu hal­ten. Dies steht im Ein­klang mit dem Wis­sens­ma­nage­ment nach PMBOK und agi­len Doku­men­ta­ti­ons­prin­zi­pi­en (z.B. „Working soft­ware over com­pre­hen­si­ve docu­men­ta­ti­on“, aber nicht „no docu­men­ta­ti­on“). Eine gute Doku­men­ta­ti­on unter­stützt die Pro­jekt­steue­rung, die Kom­mu­ni­ka­ti­on, das Onboar­ding neu­er Team­mit­glie­der und das Ler­nen aus Erfah­run­gen für zukünf­ti­ge Projekte.

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