Wichtige Projekte im Blick

Das Projektgeschäft ist in einem Pharmaunternehmen auch jenseits der Arzneimittelentwicklung ziemlich ausgeprägt. Das Management braucht Transparenz im Projektportfolio, um sichere Entscheidungen zu treffen. In der Unternehmensgruppe Dr. Willmar Schwabe hat eine neue Software mehr Klarheit über die zahlreichen parallellaufenden Business-Projekte gebracht. Die Verantwortlichen haben den Status eines jeden Projekts im Blick und können sich bei neuen Projektvorhaben leichter auf die wirklich wichtigen Projekte fokussieren.

Logo Schwabe
Download Praxisbericht

Die Unternehmensgruppe Dr. Willmar Schwabe beschäftigt an drei Standorten in Karlsruhe und Umgebung 1600 Mitarbeiter und stellt hochwertige pflanzliche und homöopathische Arzneimittel her. Durchschnittlich 300 Projekte plant Schwabe parallel mit einer Laufzeit von etwa 12 Monaten.

Problem vor Einführung der neuen Software

Vor Einführung der neuen Software konnten die Projekte des Unternehmens nur sehr rudimentär in einer SharePoint-Liste erfasst werden. Die Anzahl gleichzeitig laufender Projekte und die parallele Einlastung von Mitarbeitern war nicht transparent. Ebenso wenig waren Informationen zum Projektstatus, zur Projektlaufzeit und zum Fertigstellungstermin eines jeden Projekts leicht zugänglich.

Projektfreigaben existierten nur informell. Statusberichte waren nur sporadisch in PowerPoint in den jeweiligen Projekt-Dokumentablagen zugänglich. Die bisherige Tool-Landschaft bot den Projektbeteiligten keine Transparenz und erschwerte Entscheidungen. Um den Herausforderungen weiterhin erfolgreich gewappnet zu sein, war es erforderlich eine bessere Softwareunterstützung für das gesamte Projektportfolio zu erhalten.

Veröffentlicht in Digital Process Industry 1/2020

Zieldefinition

Alle Unternehmensprojekte sollten einfach einsehbar sein. Die Kern-Rollen (Auftraggeber, Projektleiter, Projektkernteam, Lenkungsausschuss) sollten die relevanten Projektinformationen wie Projektsteckbrief, Meilensteine, Projektphase, Ressourcen jederzeit im Blick haben und Statusberichte direkt im Projektportfolio lesen können. Bei der Suche nach einer neuen Software wurde eine Eigenlösung nicht erwogen, drei verschiedene Produkte am Markt wurden geprüft. Im Dezember 2018 fiel die Entscheidung für PLANTA. Eingeführt wurden die Bausteine PLANTA project, PLANTA portfolio, PLANTA customizer, PLANTA link. Die bestehende rudimentäre SharePoint-Lösung wurde abgelöst. Das fachliche Konzept für die neue Softwarelösung stammt von Schwabe selbst, mit Hilfe eines PLANTA-Beraters wurde es in eine technische Lösung übersetzt.

Straffe Software-Einführung

Die Software-Einführung verlief zügig, von der Definition des Problems bis zur Entscheidung für PLANTA vergingen nur 5 Monate und bis zum Echtbetrieb im März 2019 nochmal 2,5 Monate.

In der Einführungsphase waren 150-200 Mitarbeiter beteiligt, das Kompetenzteam für die Einführung umfasste zwei Mitarbeiter aus dem PMO und einen aus der Organisationsentwicklung. Mit 10 Nutzern wurden Feedbackschleifen durchgeführt.

Das neue Softwaresystem wird fast in der gesamten Unternehmensgruppe eingesetzt: in den Bereichen Finance, HR, Quality, IT, Purchasing, Production, Supply Chain, Infrastructure & Technology. Planerisch greifen 50 Projektleiter und 25 Portfoliomanager auf die PLANTA-Software zu. 300 Stakeholder erkennen auf einen Blick anhand der Hauptmeilensteine, wo ihr Projekt im Moment steht. Eingesetzt wird eine Ressourcenplanung mit einem sehr pragmatischen Ansatz, bei der in erster Linie die Anzahl parallellaufender Projektvorhaben betrachtet wird.

Anpassungen an den PLANTA-Standard

Um unternehmensspezifische Prozesse gut abzubilden, wurden einige Anpassungen am Standardsystem durchgeführt, die Hälfte davon von Schwabe selbst, der Rest von PLANTA: Eigene Projektrollen und andere Projekttypen wurden definiert, Ansichten wurden geändert und die Berechnung der Projektphasen wurde anhand der Erfüllung von Meilensteinen gelöst. Auch eine Benutzerdaten-Schnittstelle zum Einlesen einer CSV-Datei aus SAP ERP wurde erstellt.

Nutzen der Software-Einführung

Nachdem das neue System ein halbes Jahr im Einsatz ist, lässt sich der Nutzen wie folgt skizzieren:

  • Die Termintreue wurde erhöht, da der Projektstatus nun transparent ist und konsequenter nachverfolgt wird.
  • Die Anzahl parallellaufender Projekte wurde reduziert. Eine Fokussierung auf die wichtigen Projekte hat spürbar zugenommen.
  • Parallellaufende Projekte/Projektideen mit gleichem Zielraum lassen sich frühzeitiger identifizieren und synchronisieren.

Stefan Bolz (Leitung Project Management Consulting) fasst den Nutzen wie folgt zusammen:

Die zunehmende Fokussierung auf die wichtigen Projekte verbessert die Projektsituation, vor allem die Termintreue. Die Projekte werden nun bewusster eingeplant, freigegeben und gestartet. Positiver Nebeneffekt: die Projekt-Pipeline ist transparent, es können Fragen zur notwendigen Ressourcen-Ausstattung im 3-Jahreshorizont gestellt werden.

Kurzportrait Dr. Willmar Schwabe

Das Unternehmen Dr. Willmar Schwabe ist weltweit führend in der Erforschung, Entwicklung und Herstellung von pflanzlichen Arzneimitteln, den Phytopharmaka. Unsere innovativen Medikamente sind wirksam und gut verträglich. Die Qualität unserer Phytopharmaka ist auf höchstem Niveau: Vom natürlichen Rohstoff bis zum verpackten Medikament kommt bei Dr. Willmar Schwabe alles aus einer Hand.

Begleitend zur medikamentösen Therapie bieten unsere Arzneimittel wissenschaftlich fundierte Informationen zum Krankheitsbild oder unterstützen die Gesundung durch Trainingsprogramme. Sie helfen bei der Selbsthilfe oder geben Tipps zur krankheitsspezifischen Gesundheitsvorsorge. Bei Dr. Willmar Schwabe steht der Patient im Mittelpunkt, damit Sie ein besseres Leben führen können.