Pharmaprojektmanagement aus einem Guss
Unterschiedliche Prozesse, isolierte Datenspeicher und uneinheitliche Zuständigkeiten – das war der Ist-Zustand beim Projektmanagement des Schweitzer CDMO Siegfried. Jetzt hat das Pharmaunternehmen Siegfried seine Projektmanagement-Strukturen harmonisiert. Was die Einführung einer Projektmanagement-Software gebracht hat.
Die Siegfried AG mit Sitz in Zofingen (CH) ist ein international tätiges Unternehmen, das Dienstleistungen entlang des gesamten pharmazeutischen Lebenszyklus anbietet (Custom Development and Manufacturing Organization – CDMO). Das Unternehmen mit 13 Standorten weltweit ist in den letzten Jahren stark gewachsen und erzielte 2024 einen Umsatz von ca. 1,3 Mrd. CHF. Mit diesem Wachstum ging jedoch keine entsprechende Harmonisierung der Projektmanagement-Strukturen einher. Unterschiedliche Prozesse, isolierte Datenspeicher und uneinheitliche Zuständigkeiten führten zunehmend zu Qualitätseinbußen und teilweise ineffizienter Zusammenarbeit – insbesondere bei standortübergreifenden Projekten.
Das Top-Management des Unternehmens erkannte daher die Notwendigkeit, das Projektmanagement unternehmensweit zu vereinheitlichen. Ziel war es, durch Einführung einer geeigneten Softwarelösung:
- einen einheitlichen Projektmanagementprozess zu etablieren,
- die Transparenz und Datenqualität zu verbessern,
- Wissen zentral verfügbar zu machen,
- Risiken systematisch zu erfassen,
- Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren
Softwareauswahl und Projektstart
Nach einer strukturierten Evaluierungsphase entschied sich das Pharmaunternehmen für PLANTA Project, das als einzige Lösung alle Anforderungen an eine zentrale Projektmanagementplattform – die „Single Source of Truth“ – erfüllte. Entscheidende Kriterien waren dabei:
- vollständige Abbildung des neuen Siegfried Projektmanagementprozesses,
- Integration mit MS Sharepoint als vorgegebenes Dokumentenmanagementsystem,
- Kompatibilität mit dem SAP-Finanzsystem,
- umfassende Reporting- und Portfolioauswertungen,
- klare Abbildung von Projektänderungen (Scope Change Management),
- Erfassung von Risiken und Chancen innerhalb der Projekte,
Ein Kernteam definierte im Vorfeld in einem halben Jahr den neuen Siegfried-Projektmanagementprozess basierend auf dem PMBOK Guide des Project Management Institute (PMBOK =Project Management Body of Knowledge) und verband ihn mit den bestehenden Abläufen im Unternehmen.
Einsatzbereiche der neuen Projektmanagement Software beim Pharmaunternehmen Siegfried
1. Projektstrukturierung und -planung
PLANTA bildet die Projektstruktur gemäß der in SAP vorgegebenen PSP-Logik exakt ab. Die Projekte werden in Hauptprojekte, Subprojekte (Bestellungen) und Bestellpositionen (Aufgaben) unterteilt. Jede dieser Ebenen spiegelt sich konsistent in SAP wider, was eine nahtlose Integration der Finanzdaten gewährleistet. Standort-spezifische Projektvorlagen ermöglichen eine schnelle und standardisierte Projektplanung.
2. Einheitlicher Workflow
Der definierte High-Level-Workflow im neuen Softwaresystem umfasst neun standardisierte Projektphasen, die jeweils mit konkreten Schlüsselaufgaben unterlegt sind. Dieser strukturierte Ablauf sorgt für Klarheit, Vergleichbarkeit und Transparenz über alle Standorte hinweg.
3. Projekt Charter und Teamdefinition
Projekte werden auf der Hauptprojektebene im Project Charter angelegt, dort werden nur die grundlegenden Projektdaten eingegeben, wie zum Beispiel Projekttyp, klinische Prüfphase, Kunde usw. Diese Informationen werden auf alle Subprojekte (also jede einzelne Bestellung) vererbt und dienen hauptsächlich der späteren Projektportfolio-Auswertung in der Software.
Die Teamstruktur wird systematisch abgebildet – sowohl das Kernteam als auch erweiterte Teammitglieder – und kann auf die organisationsspezifischen Abteilungen zurückgeführt werden.
4. Ressourcenmanagement
PLANTA unterstützte Siegfried bei der Vereinheitlichung der Abteilungs- und Ressourcenstruktur. Trotz standortspezifischer Unterschiede wurde ein gemeinsames Ressourcensystem mit standardisierten Abteilungsgruppen etabliert.
5. Zeiterfassung
Ein weiterer bedeutender Schritt war die geplante Umstellung der Projektzeiterfassung auf die neue Projektsoftware. Statt der bisher eingesetzten Excel-Tabellen soll die Arbeitszeit der F&E künftig an allen Standorten einheitlich in der neuen Software erfasst werden. Die zentrale Erfassung schafft Vergleichbarkeit, Effizienz und bereitet den Weg für zukünftige detaillierte Analysen.
6. Projektfortschrittsberichte
PLANTA erlaubt die automatisierte Generierung von Monatsberichten direkt aus dem System – inklusive Gantt-Charts. Diese standardisierten Berichte ersetzen die bisher individuell bearbeiteten PowerPoint-Vorlagen und ermöglichen eine einheitliche visuelle Kommunikation des Projektstatus.
7. Multiprojekt-Reporting
Aktuell arbeitet Siegfried an der Definition eines zentralen Multiprojekt-Dashboards, das bis Ende Q4/25 abgeschlossen sein soll. Ziel ist eine umfassende Auswertung des gesamten Projektportfolios, einzelner Projektgruppen bis hin zu einzelnen Projekten auf Knopfdruck.
Nutzen und Erfolge
Die Einführung des neuen Projektmanagement-Systems hat bei Siegfried bereits zahlreiche positive Effekte erzielt:
- Harmonisierung: Die Software war Katalysator für eine unternehmensweite Vereinheitlichung von Prozessen, Strukturen und Begrifflichkeiten.
- Transparenz: Projektstände und -daten sind standortübergreifend zugänglich und konsistent dokumentiert.
- Effizienzsteigerung: Durch Vorlagen, strukturierte Abläufe und direkte SAP-Verknüpfungen konnten operative Aufwände reduziert werden.
- Wissensmanagement: Entscheidungen, Risiken und Projekterfahrungen werden zentral dokumentiert.
- Zukunftsfähigkeit: Die standardisierte Datenbasis erlaubt künftig auch strategische Portfolioanalysen, z. B. zur Bewertung von Produktpotenzialen oder Priorisierung von Vorhaben.
Herausforderungen und Ausblick
Die Einführung verlief nicht ohne Hürden. Alte Tools und Prozesse wurden teilweise weiterverwendet, weil sie nie offiziell abgelöst wurden. Gleichzeitig etablierte sich MS Teams als Projektplattform, was zu parallelen Arbeitsweisen führte. Auch die dynamische Veränderung von Ressourcenstrukturen erfordert laufende Nachpflege oder klare Managementvorgaben.
In Zukunft sollen insbesondere die Aspekte Risikomanagement, Entscheidungsdokumentation und Portfolio-Prognosen stärker fokussiert werden. Die kommende Einführung von SAP S/4HANA wird voraussichtlich weitere Harmonisierungsschritte mit sich bringen.
Fazit: Mehr als ein IT-Projekt
Die Einführung des neuen Projektmanagementsystems war für das Pharmaunternehmen Siegfried mehr als nur ein IT-Projekt – sie war ein unternehmensweiter Veränderungsprozess. PLANTA unterstützt nicht nur die operative Projektabwicklung, sondern treibt aktiv die strategische Weiterentwicklung des Projektmanagements bei Siegfried voran. Die Projektmanagement Software hat sich als tragfähiges Fundament für eine nachhaltige Harmonisierung und Professionalisierung bewährt – und wird diese Entwicklung auch künftig maßgeblich begleiten.
Kurzportrait
Siegfried ist ein führendes Auftragsentwicklungs- und Produktionsunternehmen mit einem globalen Netzwerk von 13 Produktionsstätten auf drei Kontinenten. Mit 150 Jahren Erfahrung in der Pharma- und Chemieindustrie bringen wir Ihre Innovationen auf industrielles Niveau.
