Projektplanung: Wie Provinzial diese vereinheitlichen konnte
Nach der Fusion von Provinzial Rheinland und NordWest hat der Versicherer seine Linien-, IT- und Projektplanung neu strukturiert. Eine einheitliche digitale Lösung schafft Transparenz über Projekte, Ressourcen und Kapazitäten und sorgt für effizientere Abläufe sowie vergleichbare Planungsprozesse.
Der Provinzial Konzern gehört mit Beitragseinnahmen von mehr als sieben Milliarden Euro zu den größten öffentlichen Versicherungsunternehmen in Deutschland. Er ist Teil der Sparkassen-Finanzgruppe. Im Bereich der Wohngebäudeversicherung zählt die Provinzial zu den führenden Anbietern und belegt bundesweit den zweiten Platz nach Marktanteil. Nach der Fusion der Provinzial Rheinland und Provinzial Nordwest wurde eine einheitliche, moderne Software für die Projekt- und Ressourcenplanung gesucht – und gefunden.
Ausgangssituation: Komplex und wenig akzeptiert
Die Provinzial Rheinland nutzte bereits vor der Fusion ein Projektmanagement-System zur Planung von IT-Projekten und zur internen Leistungsverrechnung, die Nordwest ein anderes Tool. Unterschiedliche Systeme verhinderten eine einheitliche Sicht auf Projekte und Kapazitäten. Gesucht wurde eine benutzerfreundliche Software, die klassische Projektplanung, IT-Linienplanungen und agile Teams gleichermaßen unterstützt. Ziel war eine moderne, intuitiv bedienbare Lösung, die Transparenz in der Einplanung von Mitarbeiterressourcen schafft und als Grundlage für die interne Kostenverrechnung dient.
Projektplanung: Entscheidung für Anpassbarkeit und Usability
Ein externer Beratungspartner begleitete die ursprüngliche Einführung. Nach einem strukturierten Auswahlprozess mit fünf geprüften Anbietern überzeugte ein System durch übersichtliche Oberfläche, einfache Bedienung und flexible Anpassbarkeit sowie ein skalierbares Lizenzmodell.
Einsatzbereiche: Vom PMO bis zur IT-Planung
Bei der ausgewählten Lösung für die Projektplanung handelt es sich um die bereits vor der Fusion bei der Provinzial Rheinland genutzte Software Planta Project. Ab 2023 erfolgte der konzernweite Rollout. Eingesetzt wird sie in konzernweiten Projekten, in Business-Development-Einheiten, in der IT-Linienplanung sowie in Stabsabteilungen. Auch agile Teams nutzen die Plattform für hybride Planungsansätze.
Die Software unterstützt Planung, Steuerung und Nachverfolgung sämtlicher Vorhaben. Vor Projektbeginn werden Aufgaben und Kapazitäten grob geplant, anschließend regelmäßig aktualisiert. Fortschrittseinschätzungen der Projektleitenden bilden die Grundlage für Analysen. Meilensteine werden auf Programmebene verdichtet. So entsteht eine übergreifende Sicht auf alle laufenden Projekte.
IT-Planung als zentrale Plattform
Im IT-Bereich dient die Lösung als zentrale Plattform für Jahresplanung und Steuerung. Standardisierte Vorlagen sorgen für einheitliche Planungsstrukturen. Alle Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit in der Software; die Daten bilden die Basis für interne Leistungsverrechnung und Kapazitätsanalysen. Dadurch werden Ressourcen, Auslastung und Kosten transparent und nachvollziehbar gesteuert.
Einige Abteilungen planen ihre Linienaufgaben detailliert, andere erfassen nur geleistete Stunden. Ziel ist ein Überblick über die Auslastung und die Grundlage für Prozessverbesserungen. Die Daten unterstützen auch Personalentscheidungen, da Aufwand und Aufgaben belegbar werden.
Anwendungsfälle in der Projektplanung
Die rund 200 Projekte der etwa 110 Projektleiter laufen im Schnitt 2,5 Jahre. Die Software ermöglicht es, je nach Bedarf zwischen klassischen, agilen und hybriden Methoden zu wechseln. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen:
- Projekt- und Linienplanung in einer gemeinsamen Umgebung
- Nutzung von Vorlagen für vergleichbare Standards
- Verdichtung von Projekten auf Programmebene
- IT-Leistungsverrechnung auf Basis der Buchungsdaten
- Ressourcentransparenz für Fach- und Projektverantwortliche
- Dateneinsicht für Führungskräfte
Ergebnis: Führungskräfte, Projektleiter und Product Owner können dezentral planen – mit klarer Sicht auf verfügbare Kapazitäten.
Kurzportait
Die Provinzial Holding AG ist einer der größten öffentlichen Versicherer Deutschlands und bietet Privat- und Firmenkunden umfassenden Schutz in allen Lebenslagen. Mit regionaler Verwurzelung und persönlichem Service sichert sie Menschen und Unternehmen zuverlässig ab.
Seit 2023 ist PLANTA bei ihnen im Einsatz.
