Prozesse digitalisieren und Entwicklungsprojekte beschleunigen
Vor dem Hintergrund des Markteintritts von Technologiekonzernen wie Google, Amazon, Facebook, IBM und Apple, die das Geschäftsmodell der Pharma- und Gesundheitsbranche nachhaltig verändern wollen, steht die klassische Pharmabranche unter Veränderungsdruck. Innovationsprozesse müssen optimiert werden und flexible Strukturen geschaffen werden. Die Digitalisierung von Produktionsprozessen, aber vor allem auch von Informations- und Entscheidungsprozessen sind wichtige Meilensteine auf dem Weg zu einer starken Marktposition.
Zahlreiche Unternehmen der Pharmabranche stehen noch am Anfang der Digitalisierung, andere, wie das folgende Beispiel zeigt, bauen auf dem eingeschlagenen Weg zur Digitalisierung ihrer Prozesse auf agile Tools. Besonders in der gegenwärtigen Krisensituation der Corona-Pandemie stellen nicht digital gestützte Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse Unternehmen vor Probleme. Teams müssen sich statt in persönlicher Abstimmung in Meetings nun verstärkt virtuell abstimmen. Informationen müssen flexibel zu verwalten und für alle Beteiligten zentral einsehbar sein und nicht mehr aus Telefonaten auf Papier oder in einer lokalen Datei festgehalten werden. Aber auch nach Überwindung dieser Pandemie-Situation gewinnt die Digitalisierung von Informations- und Entscheidungsprozessen an Bedeutung, da Teammitglieder oder Entscheidungsträger, die mit in den Informationsfluss eingebunden gehören, oft verteilt an verschiedenen Standorten oder im Homeoffice sitzen.
Die Herausforderung virtuelle Teams in diesen Zeiten zu führen und Stakeholder zu informieren ist groß: Wie klappt die räumlich und zeitlich getrennte Kommunikation, wie können Führungskräfte sicher sein, dass ihre Mitarbeiter im Homeoffice auf dem Laufenden sind, was ihre Projekte, ihre Aufgaben und die Kommunikation mit Kollegen und Kunden angeht? Wie gelingt der digitale Wandel, wie können interne Widerstände der Angestellten gegenüber Veränderungen
abgebaut werden?
Collaboration-Tool erleichtert die Kommunikation
Im Expertentalk berichtet Dr. Torsten Eckardt, Senior Manager PMO and Innovation bei der Hermes Arzneimittel GmbH, der DIGITAL PROCESS INDUSTRY Redaktion, wie der Einsatz agiler Planungs- und Collaboration-Software dazu beitragen kann, in der aktuellen, pandemisch bedingten Situation Entwicklungsprojekte zu planen und Entscheidungsprozesse zu optimieren, wenn die Projektteam-Mitglieder an verschiedenen Standorten tätig sind.
Die neue Planungsmethode bringt eine höhere Geschwindigkeit und gesteigerte Aktualität der Information für alle Projektteammitglieder mit sich.
Interview mit Dr. Torsten Eckardt
Senior Manager PMO und Innovation bei Hermes Arzneimittel
Sie planen Ihre Entwicklungs- und Organisationsprojekte bereits mit einer klassischen Projektmanagement-Software. Nun haben Sie ein agiles Planungstool eingeführt, um Prozesse während dieser Pandemie-Situation im Unternehmen zu optimieren. Wie sehen Sie den Nutzen der Tools auch nach der Pandemie-Situation?
PLANTA project haben wir 2014 und damit außerhalb der Pandemie-Situation eingeführt, um damit unsere Entwicklungsprojekte, Grundlastprojekte und Organisations-Projekte software-gestützt besser zu verwalten und zu priorisieren. Die detaillierte Planung der Projekte und der Überblick über vorhandenen Ressourcen wurde so optimiert. Wir sind jetzt in der Lage, neue Produkte schneller und kostengünstiger zu entwickeln. 75 Prozent unserer Projekte planen wir mit PLANTA project. Nun haben wir vom selben Hersteller das agile Planungs-Tool PLANTA pulse eingeführt und in den letzten Monaten im Projektmanagement und PMO verstärkt eingesetzt, um die Kollaboration in den Strategie- und Entwicklungs-Projekten zu verbessern. Besonders gut lassen sich mit diesem Tool in der aktuellen, pandemisch bedingten Situation strategische Projekte webbasiert (mobil) verfolgen, in denen die wesentlichen Projektteam-Mitglieder an verschiedenen Standorten tätig sind. 25 Prozent unserer Projekte planen wir mit PLANTA pulse.
Der Nutzen beider Tools — auch nach dieser Krisensituation – ist hoch: mehr Transparenz und höhere Geschwindigkeit in der Projektplanung sowie besserer Informationsgehalt, die Aktualität der Informationen ist bei allen Projektteammitgliedern gleich.
Welche Probleme bringt die Integration eines agilen Planungstools, wenn vorher nur klassisch geplant wurde und wie haben Sie die gelöst?
Die neue Planungsmethode bringt eine höhere Geschwindigkeit und gesteigerte Aktualität der Information für alle Projektteammitglieder mit sich. Man kann sich nicht darauf verlassen, dass die aktuellen Informationen bei jedem angekommen sind, Faktor Mensch: Schreiben in ein Kanban-Board ersetzt nicht das Reden miteinander. Manch einer muss sich noch daran gewöhnen, dass er sich selbst im Board auf dem Laufenden halten kann. Regelmäßige Update-Meetings mit Hilfe von PLANTA pulse helfen hier allen Projektbeteiligten. Wenn man bisher nicht agil gearbeitet hat, ist die neue Planungsmethode nicht einfach, allerdings gewöhnt man sich in der Praxis schnell daran.
Welche Kenntnisse/Fertigkeiten sollte man mitbringen, um die agile Planungsmethode einzuführen? Welche Anforderungen sind an die Mitarbeiter und Kollegen zu stellen, die damit arbeiten sollen?
Ich leite das Projektmanagement-Office und bin System Owner und Administrator von PLANTA pulse. Das hat den Vorteil, dass alles in einer Hand ist und neue Boards nach einer klaren Struktur angelegt werden. Mitgebracht habe ich ein Basistraining im Bereich Projektmanagement. Das neue Tool fordert von Teammitgliedern, die damit arbeiten, mehr Flexibilität und Verantwortung beim Einzelnen. Das Commitment ist gut, alle wollen agil arbeiten, aber es ist mitunter noch schwierig, die bisherigen eingefahrenen Kommunikationswege/-kultur zu ändern.
Welche Rolle spielt die Firmenleitung in der Erfolgsgeschichte des neuen Planungstools?
Sie spielt eine besonders zentrale Rolle und wirkt unterstützend. Dadurch, dass sie das neue Planungskonzept mitträgt, funktioniert die Umsetzung. Die Motivation der Firmenleitung ist groß, da sie nun viel schneller einen Überblick über den Status von Projekten erhält. Informationen werden allen Beteiligten reibungslos zur Verfügung gestellt und Entscheidungsprozesse auf diese Weise beschleunigt.
PLANTA im Einsatz seit 2014
