Optimierung der Governance im Projektmanagement
Die Concorida Versicherungen hat die Steuerung ihrer Projektlandschaft umfassend neu aufgestellt. Die Ausgangssituation war geprägt von Unüberischtlichtlichkeit in der Kapazitätsplanung für Projekte sowie der Anwendung von ganz verschiedenen Werkzeugen zur Projektplanung und Steuerung. In der Folge fehlte es teilweise an übergeordneter Steuerungsfähigkeit im Gesamtportfolio. Ziel war es, die Projekt-Governance, Ressourcenmanagement sowie die Portfolioübersicht substanziell zu verbessern. Dies sollte durch die Einführung einer integrierten Projektmanagement-Software gelingen.
Kurzportrait
Concordia Versicherungen ist ein Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit mit Hauptsitz in Hannover. Das Unternehmen bietet seit über 150 Jahren Versicherungs- und Vorsorgelösungen für Privatkunden, Selbstständige, Unternehmen und die Landwirtschaft an – von Kfz- und Rechtsschutzversicherungen über Kranken- und Lebensversicherungen bis hin zu individuellen Vorsorgekonzepten.
Seit 2023 ist PLANTA bei ihnen im Einsatz.
Ausgangssituation: Heterogene Strukturen, fehlende Transparenz
Vor Beginn des Projekts zur Tooleinführung war die Projektlandschaft des Unternehmens durch uneinheitliche Prozesse, zahlreiche manuelle Arbeitsschritte und intransparente Zuständigkeiten geprägt. Die Kapazitätsplanung erfolgte dezentral und wurde überwiegend über manuelle Excel-Lösungen abgebildet. Ein standardisiertes Berichtswesen war nicht vorhanden. Darüber hinaus lagen die projektrelevanten Daten verteilt in unterschiedlichen Systemen vor, eine durchgängige Datenintegration existierte nicht. Die Steuerungsfähigkeit über die Projektlandschaft im Gesamtunternehmen war entsprechend eingeschränkt. Insbesondere fehlte die Übersicht über Verantwortlichkeiten, Projektstände und Ressourcenauslastung in den Fachbereichen der Organisation. Stakeholdern und Teammitglieder hatten häufig keinen klaren Überblick, woran gearbeitet wurde und welche Aufgaben priorisiert werden sollten.
Zieldefinition: Goverance stärken, Ressourcen gezielter steuern
Die Concordia definierte als Ziel die Einführung einer integrierten Projektmanagementlösung, um die Transparenz und Steuerbarkeit der Projektlandschaft grundlegend zu verbessern. Angestrebt wurde eine einheitliche, digitalisierte Prozessstruktur über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg – von der Projektanfrage bis zur Portfoliosimulation.
Im Fokus standen insbesondere folgende Verbesserungen:
- Einheitliche Berichtsformate und fundierte Auswertungen zur Steuerung laufender Projekte
- Verbesserte Planbarkeit durch zentrale, transparente Kapazitätsplanung
- Ganzheitliche Informationsbasis über Budget und Ressourcen durch die Anbindung an Personal- und Finanzsysteme
- Digitalisierung und Vereinfachung der Simulationen im Portfoliomanagement
Systemauswahl
Im Rahmen eines strukturierten Auswahlprozesses wurden vier marktübliche Projektmanagementlösungen geprüft. Dabei fiel die Entscheidung auf PLANTA Enterprise, ergänzt durch Add-ons für Microsoft Project und eine Jira-Schnittstelle. Die Gründe für die Auswahl lagen in der umfassenden funktionalen Abdeckung, dem Preis-Leistungs-Verhältnis sowie der Möglichkeit, integrierte End-to-End-Prozesse vom Projektantrag bis zur Portfolioauswertung abzubilden. Zuvor war bereits eine Projektmanagementsoftware im Einsatz – allerdings beschränkt auf das Ressourcenmanagement innerhalb der IT. Eine Erweiterung oder Eigenentwicklung wurde nicht weiterverfolgt.
Systemeinführung: Integration, Customizing, Schulung
Nach der Entscheidung für die Software wurde ein zentrales Kompetenzteam aus acht Personen aufgestellt, bestehend aus
Projektleitung, Projektteam und IT-Support. Die Einführung umfasste unter anderem folgende Schwerpunkte:
- Migration bestehender Projektdaten
- Aufbau eines Berechtigungskonzepts
- Abbildung unternehmensspezifischer Prozesse im System
- Anbindung der Software an bestehende Systeme: SAP, HR-Systeme, Jira und
Active Directory - Schulungen für alle relevanten Nutzergruppen.
Bereits durchgeführte Anpassungen an der Standardsoftware erfolgten vor allem im Bereich der Auswertungen (Projekt- und Ressourcendaten), im Lenkungsausschuss-Bericht sowie zukünftig noch durch die Einführung eines Change-Request-Moduls. Die Customizings wurden weitgehend durch den Softwareanbieter umgesetzt. Von der Problemdefinition bis zur Entscheidung vergingen rund sechs Monate, die technische und organisatorische Implementierung dauerte weitere zehn Monate. Seit Juli 2023 ist das System im Echtbetrieb.
Anwendungsbereiche und Nutzungsumfang
Das System wird heute schwerpunktmäßig in den Bereichen Projektportfoliomanagement, Projektmanagement und Ressourcenmanagement eingesetzt. Insgesamt nutzen 50 Projektleitende sowie fünf Multiprojektleitende die Lösung aktiv, ergänzt durch rund 400 Mitarbeitende, die projektbezogene Rückmeldungen geben. Typischerweise laufen etwa 60 Projekte gleichzeitig, mit einer durchschnittlichen Laufzeit von zwölf Monaten. Der Einsatz erfolgt standortübergreifend, sowohl in der Direktion (Hannover) als auch in allen Vertriebsdirektionen bundesweit.
Ergebnisse: Mehr Transparenz, bessere Steuerung, klare Verantwortlichkeiten
Damit wurde nicht nur die operative Steuerung verbessert, sondern auch ein wesentlicher Beitrag zur Professionalisierung der Governance im Projektmanagement geleistet. Die integrierte Lösung schafft die Voraussetzung, strategische Projekte systematisch zu priorisieren, Ressourcen effizient zu planen und Entscheidungen auf fundierter Datenbasis zu treffen.