Wichtige Projekte im Blick
Zahlreiche parallellaufende Projekte
Das Projektgeschäft ist in einem Pharmaunternehmen auch jenseits der Arzneimittelentwicklung ziemlich ausgeprägt. Das Management braucht Transparenz im Projektportfolio, um sichere Entscheidungen zu treffen. In der Unternehmensgruppe Dr. Willmar Schwabe hat eine neue Software mehr Klarheit über die zahlreichen parallellaufenden Business-Projekte gebracht. Die Verantwortlichen haben den Status eines jeden Projekts im Blick und können sich bei neuen Projektvorhaben leichter auf die wirklich wichtigen Projekte fokussieren.
Die Unternehmensgruppe Dr. Willmar Schwabe beschäftigt an drei Standorten in Karlsruhe und Umgebung 1600 Mitarbeiter und stellt hochwertige pflanzliche und homöopathische Arzneimittel her. Durchschnittlich 300 Projekte plant Schwabe parallel mit einer Laufzeit von etwa 12 Monaten.
Problem vor Einführung der neuen Software
Vor Einführung der neuen Software konnten die Projekte des Unternehmens nur sehr rudimentär in einer SharePoint-Liste erfasst werden. Die Anzahl gleichzeitig laufender Projekte und die parallele Einlastung von Mitarbeitern war nicht transparent. Ebenso wenig waren Informationen zum Projektstatus, zur Projektlaufzeit und zum Fertigstellungstermin eines jeden Projekts leicht zugänglich.
Projektfreigaben existierten nur informell. Statusberichte waren nur sporadisch in PowerPoint in den jeweiligen Projekt-Dokumentablagen zugänglich. Die bisherige Tool-Landschaft bot den Projektbeteiligten keine Transparenz und erschwerte Entscheidungen. Um den Herausforderungen weiterhin erfolgreich gewappnet zu sein, war es erforderlich eine bessere Softwareunterstützung für das gesamte Projektportfolio zu erhalten.
PLANTA im Einsatz seit 2019
Zieldefinition
Alle Unternehmensprojekte sollten einfach einsehbar sein. Die Kern-Rollen (Auftraggeber, Projektleiter, Projektkernteam, Lenkungsausschuss) sollten die relevanten Projektinformationen wie Projektsteckbrief, Meilensteine, Projektphase, Ressourcen jederzeit im Blick haben und Statusberichte direkt im Projektportfolio lesen können. Bei der Suche nach einer neuen Software wurde eine Eigenlösung nicht erwogen, drei verschiedene Produkte am Markt wurden geprüft. Im Dezember 2018 fiel die Entscheidung für PLANTA. Eingeführt wurden die Bausteine PLANTA project, PLANTA portfolio, PLANTA customizer, PLANTA link. Die bestehende rudimentäre SharePoint-Lösung wurde abgelöst. Das fachliche Konzept für die neue Softwarelösung stammt von Schwabe selbst, mit Hilfe eines PLANTA-Beraters wurde es in eine technische Lösung übersetzt.
Straffe Software-Einführung
Die Software-Einführung verlief zügig, von der Definition des Problems bis zur Entscheidung für PLANTA vergingen nur 5 Monate und bis zum Echtbetrieb im März 2019 nochmal 2,5 Monate.
In der Einführungsphase waren 150–200 Mitarbeiter beteiligt, das Kompetenzteam für die Einführung umfasste zwei Mitarbeiter aus dem PMO und einen aus der Organisationsentwicklung. Mit 10 Nutzern wurden Feedbackschleifen durchgeführt.
Das neue Softwaresystem wird fast in der gesamten Unternehmensgruppe eingesetzt: in den Bereichen Finance, HR, Quality, IT, Purchasing, Production, Supply Chain, Infrastructure & Technology. Planerisch greifen 50 Projektleiter und 25 Portfoliomanager auf die PLANTA-Software zu. 300 Stakeholder erkennen auf einen Blick anhand der Hauptmeilensteine, wo ihr Projekt im Moment steht. Eingesetzt wird eine Ressourcenplanung mit einem sehr pragmatischen Ansatz, bei der in erster Linie die Anzahl parallellaufender Projektvorhaben betrachtet wird.
Anpassungen an den PLANTA-Standard
Um unternehmensspezifische Prozesse gut abzubilden, wurden einige Anpassungen am Standardsystem durchgeführt, die Hälfte davon von Schwabe selbst, der Rest von PLANTA: Eigene Projektrollen und andere Projekttypen wurden definiert, Ansichten wurden geändert und die Berechnung der Projektphasen wurde anhand der Erfüllung von Meilensteinen gelöst. Auch eine Benutzerdaten-Schnittstelle zum Einlesen einer CSV-Datei aus SAP ERP wurde erstellt.
