Transparenz geschaffen

REIS ROBOTICS (seit 2016 KUKA Industries) hat seit der Einführung des Projektmanagement-Systems von PLANTA eine bessere Übersicht über seine gesamten Projekte im Bereich der Terminplanung. Ressourceneinplanungen und Auslastung der Abteilungen können optimiert, die Termintreue verbessert werden. Terminkonflikte lassen sich für die Zukunft frühzeitig ermitteln. Positiver Nebeneffekt: doppelte Datenerfassungen rund um das Projekt entfallen.

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Kuka, ein Unternehmen der Robotertechnik und Systemintegration, konnte seit der Gründung 1957 viel Erfahrung sammeln bei der Planung und Realisierung von zahlreichen schlüsselfertigen Automationsanlagen. Das Unternehmen bietet eine umfassende Palette an Industrierobotern (Schweiß-, Gieß-, Handhabungs- oder Laserroboter usw.), Peripheriemodulen und Dienstleistungen zur Lösung von Automationsaufgaben in allen wichtigen Anwendungsbereichen. Das Produktprogramm umfasst neben Knickarmrobotern auch Linearroboter, Portale, Horizontalknickarmroboter sowie Spezialroboter. Weitere Produktbereiche sind Tuschier- und ne gegliederte Projektansicht über alle Ebenen. Es fehlte der jederzeit aktuelle Überblick über alle Projektdaten für jeden am Projekt Beteiligten: Projektverantwortliche, Vertrieb, Montage und Fachbereich.

Informationen aus dem Projektlebenslauf, beispielsweise aufgetretene Probleme und deren Lösungen, wurden nicht zusammen mit dem Projekt für neue Projekte dokumentiert (Lessons learned). Gründe für die Probleme mit der Ressourcenübersicht lagen an der Arbeitsweise vor Einführung des PLANTA Systems. Jede Abteilung und jeder Projektleiter hatte isoliert von den anderen den Ressourceneinsatz geplant und nicht zentral dokumentiert, zum Teil wurden noch Wandboards für die Planung verwendet. Microsoft Excel und Microsoft Project, die auf Abteilungsebene eingesetzt wurden, werden in Einzelfällen noch weiterverwendet.
Übergreifende Terminübersichten waren nicht vorhanden. Es herrschte ein sehr hoher Mailverkehr, da jeder Projektbeteiligte Informationen zum Projekt erfasst hatte. Termine mussten bei den Zuständigen abgeholt werden. Wann eine Ressource verplant war, konnte nur nach Rücksprache in Erfahrung gebracht werden. Es fehlte ein zusammenhängender Informationsfluss. Sehr viel Kopfinformationen zum Projekt mussten auf diesem Wege kommuniziert werden. Die Kommunikation rund um das Projekt war sehr zeitaufwändig.

Berater von PLANTA und ein internes Team von Kuka (ein Multiprojektleiter, ein Controller, zwei Projektleiter) definierten in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen Ziele und haben Lösungen erarbeitet. Eingeführt wurden PLANTA project und PLANTA Customizer. Seit 2002 läuft das System im Echtbetrieb in der Firmenzentrale in Obernburg und der Niederlassung in Tschechien, die Anbindung erfolgt via Citrix. Es wurde zunächst mit kleineren Modulen in einigen Unternehmensbereichen (Management, Projektleitung) begonnen. Die mit der Software-Einführung verknüpften Ziele wurden folgendermaßen definiert:

  • Termintreue verbessern. Terminkonflikte in der Zukunft frühzeitig ermitteln.
  • Bessere Übersicht über das gesamte Projekt in Bezug auf alle Termine, Ressourceneinplanungen und Auslastung der Abteilungen.
  • Alle projektrelevanten Informationen sollen zentral im Projekt hinterlegt werden. Keine Insellösung mehr durch Excel-Listen pro Abteilung. Projektnotizen sollen auf allen Projektebenen erfasst werden. Die Verknüpfung dieser Informationen mit allen terminrelevanten Reports soll ermöglicht werden.
  • Die Umsatzanalyse und Statistik soll pro Monat und der Vergleich mit Abweichungen zum Vorjahr pro Bereich erfolgen.Gründe, warum PLANTA-Produkte überzeugt haben:
  • Anpassung an eigene Bedürfnisse
  • Integration von Informationen aus verschiedenen im Unternehmen eingesetzten Software-Systemen (CRM, ERP) durch Views oder Import der Daten
  • Schneller Erfolg bei der Einführung Lizenzpolitik

Das PLANTA-System wird eingesetzt in den Unternehmensbereichen Projektleitung, Arbeitsvorbereitung, Info – Point im gesamten Betrieb, Controlling, Versand, Engineering, Konstruktion, Layout (Ressourcenplanung), Management und im Kundendienst.

Fazit und Nutzen
Die Anforderungen an ein Projektmanagement-System bei Kuka wurden durch die Einführung des PLANTA-Systems erfüllt. Es gibt keine doppelte Erfassung von Projektinformationen, da alles nur noch einmal erfasst wird (Ressourcen und Projektinformationen). Die Verknüpfung detaillierter Projektinformationen mit allen terminrelevanten Reports liefert gute Übersichten. Durch die Ermittlung von Terminkonflikten werden diese bereits im Vorfeld sichtbar, es kann also rechtzeitig gegengesteuert werden. Darstellung und Übersichtlichkeit von Terminen wurden verbessert. Die Ressourcenplanung erfolgt sehr effizient und kann von jedem Mitarbeiter jederzeit eingesehen werden. Die Liefertreue hat sich erhöht. Besonders wichtig ist, dass nun langfristig und verlässlich geplant werden kann, auch bei Projekten mit mehrjähriger Laufzeit. Jürgen Labod, System- und Anwendungsbetreuer PMS, Reis GmbH & Co. Maschinenfabrik: „Seit der Einführung von PLANTA project haben alle Projektbeteiligten endlich eine Gesamtübersicht über alle Projekttermine und die Ressourcenplanung. Die Planung der Termine für Zukaufteile – Montagebeginn und -ende – erfolgt reibungslos. Es ist möglich, entstehende Konflikte wie etwa drohende Terminprobleme für die Zukunft rechtzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.“ Größere Projekte können in derselben Zeit bewältigt werden. Informationen werden schneller für alle Beteiligten sichtbar, die Kommunikation zwischen den Abteilungen wurde erleichtert.