Direktversicherer steuert IT-Projekte erfolgreich

Verbindung zwischen Portfolioplanung und laufenden Projekten. ERGO Direkt Versicherungen planten im Unternehmensbereich IT Projekte bisher mit Excel und einer Individuallösung auf Basis von Lotus Notes. Die bestehende Lösung wurde nun von PLANTA Project abgelöst, das eine enge Verzahnung zwischen Einzelprojekt- und Portfoliomanagement ermöglicht.

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Vor Einführung der Multiprojektmanagement-Lösung von PLANTA wurde die Einzelprojekt- und Portfolioplanung bei ERGO Direkt hochgradig manuell durchgeführt. Die vorhandenen Tools deckten nur einen Teil des gewünschten Aufgabenspektrums ab. Ein toolgestützter Datenaustausch zwischen Portfolio- und Projektplanung fehlte. Laufende Veränderungen während eines Quartals waren wenig transparent.

Lösungsansatz
Ein internes Kompetenzteam mit acht Vertretern aus IT, IT-Koordination, Aktuariat definierte den Lösungsansatz. Ziele der Einführung eines neuen Systems waren Verbesserungen bei Projekt- und Portfoliosteuerung, Ressourcenplanung, Tätigkeitserfassung für die Mitarbeiter sowie die Ablösung alter Individuallösungen. Zunächst wurde der Markt an Projektmanagement-Software gesichtet. Anschließend erfolgte ein intensiver Check mit Vor-Ort Präsentation der letzten vier Anbieter. PLANTA überzeugte aus folgenden Gründen:

Informationen aus dem Projektlebenslauf, beispielsweise aufgetretene Probleme und deren Lösungen, wurden nicht zusammen mit dem Projekt für neue Projekte dokumentiert (Lessons learned). Gründe für die Probleme mit der Ressourcenübersicht lagen an der Arbeitsweise vor Einführung des PLANTA Systems. Jede Abteilung und jeder Projektleiter hatte isoliert von den anderen den Ressourceneinsatz geplant und nicht zentral dokumentiert, zum Teil wurden noch Wandboards für die Planung verwendet. Microsoft Excel und Microsoft Project, die auf Abteilungsebene eingesetzt wurden, werden in Einzelfällen noch weiterverwendet.
Übergreifende Terminübersichten waren nicht vorhanden. Es herrschte ein sehr hoher Mailverkehr, da jeder Projektbeteiligte Informationen zum Projekt erfasst hatte. Termine mussten bei den Zuständigen abgeholt werden. Wann eine Ressource verplant war, konnte nur nach Rücksprache in Erfahrung gebracht werden. Es fehlte ein zusammenhängender Informationsfluss. Sehr viel Kopfinformationen zum Projekt mussten auf diesem Wege kommuniziert werden. Die Kommunikation rund um das Projekt war sehr zeitaufwändig.

  • Kosten/Nutzen Verhältnis
    (Lizenzkosten und Einführungsaufwand)
  • Ressourcenplanung und Zeiterfassung
  • Projekt-Ranking gemäß Unternehmensstrategie
  • Usability
  • Abbildung aller relevanten Rollen (Mitarbeiter, Projektleiter, Gruppenleiter, Portfoliomanager)
  • Urlaub und Grundlast
  • Gutes Verständnis der Anforderungen von ERGO Direkt

Praxis-Einsatz der neuen Software
Seit Mai 2012 sind PLANTA Project und PLANTA Portfolio in den Unternehmensbereichen IT, IT-Koordination, Aktuariat im Praxis-Einsatz. Die Tätigkeitserfassung über PLANTA wird auch durch Mitarbeiter anderer Bereiche durchgeführt. Daten aus SAP (Organisationsstruktur einschließlich Mitarbeiter) und Jira (Projektstammdaten) werden über Schnittstellen nach PLANTA importiert. Am Standort Nürnberg/Fürth arbeiten ca. 30-50 Projektleiter und Teilprojektleiter, zwei Portfoliomanager, 300-350 Rückmelder, circa 20 Ressourcenmanager, 10-20 Manager/Stakeholder sowie rund 10 Controller mit dem System. Geplant werden circa 50 Vorhaben gleichzeitig mit Einzelaufwänden von jeweils mehr als 15 Personentagen. Im Rahmen der Skill-basierten Portfolioplanung entscheidet ERGO Direkt quartalsweise welche Projekte gemäß dem Ranking laut Unternehmensstrategie durchgeführt werden. Auswirkungen (z.B. Engpässe) auf die einzelnen Teams und Kompetenzfelder sind mit der neuen Software leicht zu erkennen. Ein Gegensteuern ist nun leichter möglich.

Seit Einführung von PLANTA Project haben wir eine gemeinsame und tagaktuelle Datenbasis für alle Projekte, Einplanungen und Rückmeldungen. Das ist uns wichtig und erleichtert die Zusammenarbeit der beteiligten Rollen.
Dr. Stefan Spieck , ERGO Direkt
Versicherungen – Leiter Kundenmanagement (IT Koordination)

Erfahrungen
Das PLANTA-System leistet seit Einführung bei ERGO Direkt Abhilfe von den bisherigen Problemen:

  1. Einzelprojekte und Portfolio greifen nun auf die gleichen Daten zu. Ein Projektleiter muss keinerlei Daten mehr für die Portfolioplanung abgeben. Die Excel-Sheets, die früher hin- und her kopiert wurden, konnten abgeschafft werden. Reports in PLANTA liefern die entscheidungsrelevanten Informationen.
  2. ERGO Direkt hat jetzt jederzeit einen aktuellen Blick auf den tatsächlichen Verlauf der Projekte und des Portfolios. Bei Problemen kann schneller reagiert werden.
  3. Die Projektleiter werden heute besser unterstützt als vorher. Die Zufriedenheit mit der Tool-Unterstützung ist deutlich gestiegen. Die Tätigkeitserfassung der Mitarbeiter ist einfacher und schneller geworden.