Warum ist Projektmanagement-Software ein Must-Have?
Im Folgenden finden Sie bekannte Probleme im Projektmanagement – kennen Sie die auch? Natürlich können Sie nur bedingt etwas dafür: Wie auch sollen Sie an alles denken können? Deswegen gibt es Projektmanagement-Software. Haben Sie also eines dieser Probleme könnte dies ein Indiz sein, dass Ihnen die richtige Software-Unterstützung fehlt.
1. Chaos und Ineffizienz
Ohne klare Strukturen und Prozesse können Projekte schnell aus dem Ruder laufen. Projektmanagement-Software hilft, Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten klar zu definieren und zu organisieren. Einmal Mehraufwand am Anfang verringert auf Dauer Ärger, Chaos und viel Aufwand über das gesamte Projekt.
2. Unklare Ziele und Erwartungen
Teams sind sich nicht immer sicher, was das genaue Ziel des Projekts ist oder wie Erfolg gemessen wird. Mit Projektmanagement-Software muss ein Plan erstellt werden, für den klare Ziele, Meilensteine und Erfolgskriterien festgelegt werden müssen. So wird jedem klar, was das Ziel ist und wann es erreicht ist.
3. Chaotische Aufgabenverteilung
Aufgaben und Aufgabengebiete werden in einem Projekt oftmals nicht deutlich festgelegt und sorgen für Verwirrung und doppelter Arbeit. Eine Priorisierung der Aufgaben fehlt, damit sich Projektmanager ihre Zeit besser einteilen können. Projektmanagement-Software bietet eine zentrale Plattform zur Aufgabenverteilung und ‑verwaltung, sodass jeder weiß, was er tun muss. Mit Gantt-Charts und Zeitplänen können Aufgaben besser geplant und Zeit effizienter genutzt werden.
4. Informationsaustausch hat Potential zur Besserung
In vielen Projekten gehen wichtige Informationen verloren oder werden nicht rechtzeitig weitergegeben. Mit einer Projektmanagement-Lösung haben alle Teammitglieder jederzeit Zugang zu den aktuellsten Informationen – das reduziert Missverständnisse und fördert die Zusammenarbeit.
5. Termine und Budgets werden nicht eingehalten
Chaos, Ineffizienz, aber auch eine mangelnde Planung zögern das Erreichen des Projektziels hinaus. Projektmanagement-Software bietet eine klare Übersicht und Prognosen über alle Ressourcen, was es einfacher macht, Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen.
6. Änderungen am Projekt während der Durchführung
Oftmals kommt es während der Projektdurchführung durch Änderungen. Der gesamte Plan wird durcheinander geworfen und es kommt zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten. Projektmanagement-Software kann dies nicht verhindern, aber es fängt negative Auswirkungen etwas ab. Durch die detailliertere Planung lässt sich diese auch leichter anpassen.
7. Unzureichendes Risikomanagement
Risiken werden nicht rechtzeitig erkannt oder effektiv gemanagt. Projektmanagement-Software analysiert Risiken und Chancen. So werden potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und präventive Maßnahmen können ergriffen werden.
8. Zukunftsplanung durch Datenanalyse
Integrierte Berichts- und Analysetools bieten wertvolle Einblicke in die Leistung des Teams. Anhand dieser Daten können zukünftige Projekte besser geplant, Engpässe frühzeitig erkannt und kontinuierliche Verbesserungen vorgenommen werden.
So unterstützt die PLANTA Software-Suite Losan beim Projektmanagement
Um die steigende Anzahl und Komplexität der Projekte effizient zu bewältigen und eine einheitliche, unternehmensweite Projektmanagement-Governance-Struktur zu etablieren, führte Losan Projektmanagement-Software ein.
Details zur Umsetzung:
- Projektmanagement-Software PLANTA project wird seit 2007 im Bereich F&E verwendet und bietet eine strukturierte Verwaltung komplexer Projekte.
- Agiles Tool PLANTA pulse wurde für alle 600 Mitarbeiter eingeführt, unterstützt die Aufgabenverwaltung über Kanban-Boards und erfasst Arbeitszeiten.
- Hybrides System: Beibehaltung der bewährten klassischen Methoden für stark regulierte Projekte, agile Methoden für interne Projekte.
- Governance-Struktur: Entwicklung eines PM-Leitfadens basierend auf PRINCE2, der in PLANTA integriert wurde.
Ergebnisse:
Durch die Einführung eines hybriden Projektmanagements konnte Losan Pharma die Digitalisierung erfolgreich umsetzen, die Kommunikation verbessern und die Projektkontrolle effizient gestalten.
“Alle Mitarbeiter können ihre Aufgaben in den Boards abarbeiten und profitieren von deutlich besserer Kommunikation und Zusammenarbeit.”
Kerstin Moerel, Losan Pharma GmbH
Finden Sie heraus, ob PLANTA zu Ihnen passt:
Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von zu laden.
BARC-Studie Marktübersicht: “Software-Systeme für Projektmanagement”
“Die Terminplanungsfunktion dürfte selbst in komplexen Projekten keine Wünsche offen lassen, ebenso wie die Ressourcenplanung. (…) So lässt sich ein Multiprojekt-Informationssystem aufbauen. Die Software eignet sich nicht nur für die Planung und Steuerung komplexer Projekte, etwa im Anlagenbau, sie kann auch dazu verwendet werden, Projekte vorzubereiten und beispielsweise Projektanträge systematisch zu bearbeiten sowie die Konsequenzen neuer Projekte für das Projektportfolio zu bewerten.” (Dr. Mey Mark Meyer)
