Exter­ne Vor­gän­ge im PM — Begriffs­klä­rung und Bedeutung

Exter­ne Vor­gän­ge sind Auf­ga­ben, Akti­vi­tä­ten oder Mei­len­stei­ne, die zwar außer­halb des betrach­te­ten Pro­jekts lie­gen und von ande­ren Teams, Abtei­lun­gen oder Orga­ni­sa­tio­nen ver­ant­wor­tet wer­den, aber den­noch direk­te Aus­wir­kun­gen auf den Ablauf oder Erfolg des eige­nen Pro­jekts haben. Sie wer­den ver­wen­det, um Abhän­gig­kei­ten zu ande­ren, oft par­al­lel lau­fen­den Pro­jek­ten oder exter­nen Lie­fer­ge­gen­stän­den im eige­nen Pro­jekt­plan zu berück­sich­ti­gen. Exter­ne Vor­gän­ge wer­den typi­scher­wei­se in Mul­ti­pro­jekt­um­ge­bun­gen oder Pro­gram­men rele­vant und in den Pro­jekt­plan inte­griert, um Schnitt­stel­len zu managen.

Bei­spiel, Best prac­ti­ce und wei­te­re Infor­ma­tio­nen zum Begriff

In einem IT-Imple­men­tie­rungs­pro­jekt könn­te ein exter­ner Vor­gang bei­spiels­wei­se die recht­zei­ti­ge Bereit­stel­lung einer benö­tig­ten Ser­ver­in­fra­struk­tur durch das zen­tra­le IT-Infra­struk­tur­team sein. Eine bewähr­te Metho­de (Best Prac­ti­ce) ist es, exter­ne Vor­gän­ge, von denen das eige­ne Pro­jekt abhängt, aktiv zu ver­fol­gen und die not­wen­di­ge Koor­di­na­ti­on mit den Ver­ant­wort­li­chen sicher­zu­stel­len. Dies steht im Ein­klang mit dem Manage­ment von Inter­de­pen­den­zen (Inter­de­pen­den­cy Manage­ment) nach PMBOK und agi­len Prak­ti­ken zur team­über­grei­fen­den Koor­di­na­ti­on (Cross-Team Coor­di­na­ti­on). Dies gewähr­leis­tet, dass das Pro­jekt rei­bungs­los ver­läuft und kri­ti­sche exter­ne Abhän­gig­kei­ten berück­sich­tigt werden.

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